Konsernilaskenta on Procountorin maksullinen lisäpalvelu, jonka avulla voidaan toteuttaa konserniyhtiöiden yhdistely sekä laatia konsernin kirjanpito ja tilinpäätös. Konsernilaskenta mahdollistaa myös reaaliaikaisen konsernin raportoinnin.
Konsernilaskennan tilaamisesta ja hinnoittelusta on saatavilla tarkempaa tietoa täällä. Konsernilaskenta-lisäominaisuuden tilaaminen ja aktivoiminen tapahtuu seuraavalla tavalla:
- Asiakas perustaa yhdistely-ympäristön (lisää tietoja tämän ympäristön tarkoituksesta ja käytöstä myöhemmin tässä artikkelissa), jonka nimeen liitetään sana ”Konserni”. Tämän jälkeen asiakas ilmoittaa seuraavat tiedot Procountorin hallinnolle osoitteeseen hallinto@procountor.com:
- Luodun yhdistely-ympäristön nimi
- Milloin yhdistely-ympäristö halutaan siirrettävän tuotantokäyttöön?
- Mitä yritystä yhdistely-ympäristöstä laskutetaan?
- Edellisten tietojen ilmoittamisen jälkeen hallinto aktivoi Konsernilaskenta-lisäominaisuuden uuden yhdistely-ympäristön käyttöön.
Yleiset periaatteet
Konsernilaskenta toteutetaan siten, että jokaisen erillisen konserniyhtiön Procountor-ympäristön lisäksi Procountoriin perustetaan erillinen, uusi ympäristö konserniyhdistelyjä varten. Käytännössä tämä tarkoittaa siis sitä, että konserniin liittyviä ympäristöjä on Procountorissa aina yksi enemmän kuin varsinaisia konserniyrityksiä on todellisuudessa olemassa. Seuraava havainnekuva selventää konserniympäristöjen suhdetta:
Kuvion ylimpänä olevaa yhdistely-ympäristöä käytetään konsernin sisäisten tapahtumien eliminointiin sekä konsernikirjanpidon ja -tilinpäätöksen laatimiseen. Jotta yhdistely onnistuu, tulee yhdistely-ympäristön tilikartasta löytyä kaikki eri lähdeympäristöissä käytössä olevat tilit. Tilikarttaa käsitellään tässä artikkelissa tarkemmin alempana.
Tilikausien tulee olla kaikissa konserniympäristöissä keskenään samat. Konserniympäristöjen välisessä automaattisessa tiedonsiirrossa hyödynnetään dimensiointia siten, että yhdistely-ympäristöön siirtyvät lähdeympäristöjen tiedot ohjautuvat niitä varten perustuille dimensionimikkeille ja ovat näin erotettavissa raportoinnissa. Tarkemmat ohjeet tarvittavista dimensiomäärityksistä löytyy täältä.
Konserniyhdistelyt-näkymä
Kun uusi yhdistely-ympäristö on perustettu Procountoriin ja konsernilaskenta on aktivoitu käyttöön tässä ympäristössä, ilmestyy yhdistely-ympäristön päävalikon kohtaan Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Konserniyhdistelyt uusi Konserniyhdistelyt-näkymä:
Tämän näkymän ylemmässä osiossa määritetään konserniin kuuluvat ympäristöt. Näkymän alemmassa osiossa taas määritetään konserniyhdistelyssä käytettävät kirjanpitotilit.
Konsernisuhteiden määrittäminen
Ennen kun konsernisuhteet määritetään Konserniyhdistelyt-näkymällä, tulee yhdistely-ympäristöön luoda yhdistelyn apuna käytettävä dimensio ja siihen kuuluvat nimikkeet. Dimension luominen tapahtuu Dimensiot-näkymällä (ohjelman kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Dimensiot):
- Luo dimensio, jonka nimeksi tulee ”Konserni”.
- Luo dimension alle ”Eliminointi”-nimike, jota käytetään konsernin sisäisten tapahtumien eliminoimiseen.
- Luo dimension alle omat nimikkeet jokaista konserniyhtiötä varten; edellisen kuvan esimerkissä konserniyhtiöitä on siis kaksi, emoyhtiö sekä yksi tytäryhtiö.
Dimension ja sen nimikkeiden luomisen jälkeen siirrytään Konserniyhdistelyt-näkymälle:
Konsernisuhteet luodaan klikkaamalla näkymän ylemmässä osiossa olevaa Lisää ympäristö -painiketta. Tällöin avautuu seuraava ikkuna:
- Lähdeympäristö-alasvetovalikosta valitaan konserniin yhdistettävä ympäristö. Valikossa on listattuna kaikki ne ympäristöt, joihin käyttäjä on lisätty.
- Kohdedimensio-valikosta valitaan äskettäin luotu ”Konserni”-dimensio.
- Kohdenimike-valikosta valitaan yhdistettävää ympäristöä vastaava nimike, joka on luotu edellisessä kohdassa ”Konserni”-dimension alle.
- Eliminointinimike-valikosta valitaan eliminoinnissa käytettävä nimike, eli edellisessä kohdassa luotu ”Eliminointi”-nimike.
- Kun valinnat on tehty, painetaan OK-painiketta.
Lisätty ympäristö ilmestyy tämän jälkeen näkyville Konserniyhdistelyn ympäristöt -osioon. Jos yhdistetyn ympäristön tiedoissa ja valinnoissa on virheitä tai puutteita, voidaan aktiiviseksi valittu ympäristö poistaa Poista ympäristö -painikkeella.
Konsernin kirjanpitotilien määrittäminen
Yhdistely-ympäristön tilikartasta tulee löytyä kaikki eri lähdeympäristöissä käytössä olevat tilit. Tietyllä tilinumerolla oleva tili tulee olla myös samassa käytössä kussakin ympäristössä. Esimerkiksi: jos tili 3000 on myyntitili lähdeympäristössä A, tulee tilin 3000 olla myyntitili kaikissa muissakin konserniin kuuluvissa ympäristöissä.
Seuraavassa esitellään suositeltava tapa konserniin kuuluvien ympäristöjen tilikarttojen määrittämiseksi sellaisessa tilanteessa, jossa konserniin kuuluvia Procountor-ympäristöjä ei ole vielä perustettu:
- Perusta ensin emoyhtiön Procountor-ympäristö. Kun konsernin emoyhtiön Procountor-ympäristö on perustettu Procountorin oletustilikartalla (tai muulla mahdollisella tilikartalla), lisää kyseiseen tilikarttaan Muokkaa tilikarttaa -näkymällä tarvittavat uudet tilit konsernin sisäisiä tapahtumia varten haluttuihin tiliryhmiin.
- Nimeä tilit käyttäen sanaa ”Konserni”, sillä Procountor tunnistaa tällaiset tilit eliminoitaviksi tileiksi automaattisesti ”Konserni”-sanan perusteella.
- Kun uudet tilit on lisätty emoyhtiön olemassa olevaan tilikarttaan, valitse tytärympäristöjä ja yhdistely-ympäristöä perustettaessa emoyhtiön tilikartta kopioitavaksi kyseisiin ympäristöihin Perusta uusi ympäristö -näkymän Kopioi tilikartta ja oletustiliöinnit -valikosta.
Kun yhdistely-ympäristö on perustettu ja emoyhtiön tilikartta on kopioitu yhdistely-ympäristöön, voidaan konserniyhdistelyssä käytettävät tilit valita Konserniyhdistelyt-näkymän Konserniyhdistelyn kirjanpitotilit -osiossa:
Halutut tilit voidaan valita yhdisteltäväksi vienneittäin aktivoimalla haluttujen tilien kohdalta Vienneittäin-sarakkeen valintaruutu. Jos kaikki tilit halutaan valita yhdisteltäväksi vienneittäin, voidaan klikata Tuo kaikki tilit vienneittäin -painiketta. Vienneittäin-valinta voidaan poistaa kaikkien tilien osalta klikkaamalla tätä painiketta uudestaan. Huom! Vienneittäin-valinta saattaa hidastaa konsernin tietojen päivittymistä, mikäli ympäristöissä on paljon tapahtumia.
Eliminoitavat, konsernin sisäisiä tapahtumia sisältävät tilit valitaan aktivoimalla Eliminoinnit-sarakkeen valintaruutu haluttujen tilien kohdalla. Oletuksena valittuna ovat ne tilit, jotka sisältävät ”Konserni”-sanan. Tilien valinnat on kuitenkin hyvä tarkistaa, jotta mikään tarvittava tili ei jää puuttumaan eliminoitavien tilien joukosta.
Jos ilmaantuu tarve perustaa uusia konsernitilejä kesken tilikauden, tulee uudet tilit lisätä kaikkiin konserniin kuuluviin ympäristöihin. Tämän jälkeen uudet tilit määritetään eliminoitaviksi tileiksi yhdistely-ympäristön Konserniyhdistelyt-näkymällä.
Konsernin kirjanpidon muodostuminen
Kun edellisissä kohdissa läpikäydyt toimet on tehty, konserniympäristön kirjanpitoaineisto alkaa muodostua automaattisesti päivittäin. Kirjanpidon tiedot haetaan yhdistely-ympäristöön emoyhtiöstä ja tytäryhtiöistä siten, että ne dimensioidaan automaattisesti konserniyrityksen mukaiselle kohdenimikkeelle (joka määritettiin konsernisuhteita muodostettaessa). Eliminoitaviksi valittujen tilien osalta dimensiointi tapahtuu siten, että viennit tuodaan kohdenimikkeelle (konserniyrityksen nimi) alkuperäisellä etumerkillä ja eliminointinimikkeelle vaihdetulla etumerkillä, jolloin eliminoitavien vientien vaikutus neutralisoituu.
Konserniyhdistelyn tiedot tuodaan yhdistely-ympäristöön päivittäin yhtenä automaattisesti päivittyvänä muistioaineistona, joka sisältää kaikkien konsernin yhtiöiden liiketapahtumat. Tapahtumat haetaan lähdeympäristöistä (eli tytär- ja emoyhtiöistä) yhdistely-ympäristön vanhimmasta avoimesta seurantajaksosta alkaen. Jos seurantajaksoja ei ole perustettu yhdistely-ympäristöön lainkaan, haetaan tapahtumat kaikille yhdistely-ympäristössä avoimena oleville tilikausille. Kun seurantajakso suljetaan, päivitetään seurantajakson kaikki viimeisimmät muutokset muistioaineistolle automaattisesti. Seurantajakson sulkemisen jälkeen seurantajakson tapahtumia ei kuitenkaan enää tuoda päivittäisille muistioaineistoille. Tietojen siirron nopeuttamiseksi onkin suositeltavaa sulkea yhdistely-ympäristön seurantajaksot samassa tahdissa kuin lähdeympäristöjen seurantajaksot. Mikäli yhdistely-ympäristössä ei ole yhtään tilikautta ja seurantajaksoa suljettuna, tiedot päivitetään lähdeympäristöistä ensimmäiset tapahtumat sisältävästä päivästä lähtien.
Yhdistely-ympäristöön muodostuneita muistiotositteita ei voi muokata yhdistely-ympäristössä, vaan mahdolliset muutokset ja korjaukset on tehtävä emoyhtiön ja tytäryhtiöiden Procountor-ympäristöissä. Jos tehdyt muutokset halutaan päivittää yhdistely-ympäristöön saman päivän aikana, tulee raportointitietokanta päivittää ensin emoyhtiössä/tytäryhtiöissä ja sen jälkeen vielä yhdistely-ympäristössä. Raportointitietokannan päivittäminen onnistuu esimerkiksi Kirjanpitoraportit-näkymällä (Raportointi > Kirjanpitoraportit) painamalla Päivitä raportointitietokanta -painiketta.
Konsernin raportointi
Konsernin tapahtumia voidaan seurata eri konserniyhtiöiden tasolla kirjanpitoraporttien avulla. Esimerkiksi tuloslaskelma voidaan muodostaa siten, että sen avulla nähdään helposti konsernin eri yritysten tilanteet eroteltuna toisistaan:
- Valitse Esitystapa-alasvetovalikosta Kausi nimikkeittäin ja nimikkeet yhteensä, jolloin tuloslaskelma muodostetaan erottelemalla eri dimensionimikkeet (eli tässä tapauksessa eri konserniyhtiöt) toisistaan.
- Valitse Uusi hakuehto-alasvetovalikosta Dimensiot uudeksi hakuehdoksi. Valitse tämän jälkeen Dimensiot-alasvetovalikosta Konserni-dimensio ja Nimikkeet-kentästä kaikki dimensioon kuuluvat nimikkeet.
- Lisää mahdolliset muut halutut hakuehdot ja klikkaa lopuksi näkymän yläreunan Hae raportti -painiketta.
Vastaavia hakuehtoja voidaan käyttää myös tasetta muodostettaessa. Päiväkirja voidaan puolestaan muodostaa konserniyhtiöt yksilöiden käyttämällä Esitystapa-alasvetovalikon valintaa Vienneittäin, dimensioinnit näkyvillä.
Procountorin ulkopuolella olevan yhtiön yhdistäminen konserniin
Kaikki tässä artikkelissa käsitellyt esimerkit esittävät tilanteita, joissa kaikki konserniin liittyvät yhtiöt ovat Procountorissa. Jos jokin konserniin kuuluva yhtiö ei ole Procountorissa, voidaan tällainen yhtiö yhdistää Procountorissa olevaan yhdistely-ympäristöön seuraavalla tavalla:
- Luo yhdistettävälle yhtiölle sitä vastaava nimike tässä artikkelissa aiemmin kerrotulla tavalla.
- Tuo yhdistettävän yhtiön kirjanpidon tiedot konsernin yhdistely-ympäristöön manuaalisesti, esimerkiksi tallennustyökalun liitä vientejä -toiminnolla ja aseta dimensionimikkeeksi kyseistä yhtiötä varten perustettu nimike. Nimikettä hyödyntämällä tämän yhtiön tiedot tulevat näkyviin esimerkiksi tuloslaskelmalle vastaavalla tavalla kuin Procountorissa olevien yhtiöiden tiedot.
- Kun kirjanpidon tiedot tuodaan manuaalisesti esimerkiksi tallennustyökalun liitä vientejä -toimintoa käyttäen, tulee myös eliminointiviennit tuoda manuaalisesti. Tämä tapahtuu siten, että eliminoitavat viennit dimensioidaan eliminointia varten luodulle dimensionimikkeelle käyttäen samalla vastakkaista etumerkkiä verrattuna alkuperäiseen vientiin.
Konsernitilinpäätös
Konsernitilinpäätös laaditaan käyttämällä tilinpäätöstyökaluja.
- Koko konsernia koskevaa tilinpäätösaineistoa voidaan luoda yhdistely-ympäristössä. Koska yhdistely-ympäristön kirjanpidossa on huomioitu konsernin sisäiset tapahtumat, edustavat yhdistely-ympäristöstä saatavat kirjanpitoraportit koko konsernin tilannetta.
- Vastaavasti emoyhtiötä tai yksittäisiä tytäryhtiöitä koskevaa tilinpäätösmateriaalia voidaan muodostaa yrityskohtaisesti jokaisen erillisen ympäristön tilinpäätöstyökalujen avulla.
Palvelun lopettaminen
- Palvelun Irtisanomisaika on yksi (1) kuukausi, kuitenkin siten, että sopimus päättyy sopimuksen päättymiskuukauden viimeisenä päivänä.
- Voit ilmoittaa palvelun irtisanomisesta meille Procountorin kautta kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot ja valitsemalla Muutospyynnöt -alasvetovalikosta Muu tilausmuutos. Kerrothan viestissä yrityksen nimen ja y-tunnus sekä tiedon minkä lisäominaisuuden haluat irtisanoa. Jos ilmoittaminen Procountorin kautta ei onnistu, voit lähettää irtisanomispyynnön kirjallisesti osoitteeseen hallinto@procountor.com.