Tässä ohjeessa määritellään, millaista tietoa tulorekisteriin pystytään ilmoittamaan Procountorista maksajan tietojen osalta. Ohjeessa on verrattu tulorekisterin tarjoamia ilmoittamisen mahdollisuuksia siihen, miltä osin ilmoittaminen on mahdollista Procountorista.
Maksajan tietojen määrittely Procountorissa
Jokaisella palkkatietoilmoituksella lähetetään tietoa tulon maksajasta. Näitä maksajan tietoja määritellään sekä Procountor-ympäristön Perustiedot-näkymässä että Palkkojen perustiedot -näkymällä.
Yrityksen perustiedot
Maksajan tietojen määrittely aloitetaan kohdasta: Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot.
Palkkatietojen ilmoittamista varten Perustiedot-näkymään tulee olla määriteltynä seuraavia tietoja.
Nimi
Yhtiön virallinen nimi on tärkeä tunnistetieto, joka siirtyy vapaaehtoisena tietona myös palkkatietoilmoitukselle. Palkkatietoilmoituksella maksaja tunnistetaan ensisijaisesti y-tunnuksen tai hetun perusteella.
Y-tunnus tai Hetu
Procountorissa valitaan "FI", kun annetaan yhtiön y-tunnusta.
Procountorissa valitaan "HETU", kun tunnisteena käytetään henkilötunnusta.
Procountorissa oletamme, että yhtiöllä on aina jokin edellä mainituista tunnisteista käytöstä ja tämä toimii pääsääntöisenä maksajan tunnisteena palkkatietoilmoituksella.
Y-tunnuksen on oltava olemassa Yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä YTJ:ssä. Procountorissa y-tunnuksen merkkijonon muoto tarkastetaan tietojen tallentamisen yhteydessä, mutta Procountor ei seuraa YTJ:stä y-tunnuksen voimassaoloa.
Suomalaisen henkilötunnuksen on oltava olemassa Väestötietojärjestelmässä VTJ:ssä. Procountorissa henkilötunnuksen merkkijonon muoto tarkastetaan tietojen tallentamisen yhteydessä.
Osoitetiedot
Suosittelemme täydentämään yhtiön osoitetiedot mahdollisimman tarkasti Perustiedot-näkymälle.
c/o-tarkenne -tietokenttään voidaan tallentaa postiliikenteessä käytettävä postilähetyksen toimitusosoite. Tiedot siirtyvät Procountorissa muodostettavalle palkkatietoilmoitukselle.
Postilokero (PL) tai katuosoite ovat palkkatietoilmoituksen näkökulmasta vapaaehtoisia tietokenttiä, mutta toki yrityksen osoitetietojen ilmoittamisessa olennaisia. Tulee huomioida, että Perustiedot-näkymään kirjoitetut tiedot näkyvät Procountorin myyntilaskuilla ja palkkalaskelmilla yrityksen tietoina.
Postinumero ja postitoimipaikka ovat maksajan osoitetietoja, jotka välitetään palkkatietoilmoituksella tulorekisteriin.
Maakoodi on suositeltavaa lisätä osoitetietoon tarkentavana tietona.
Maksajan tunnisteiden rajoitukset
Tulorekisterissä maksajan tunnisteena voi olla y-tunnus, suomalainen hetu tai maksajan tunnistetta ei ole ollenkaan annettu. Tulorekisterissä, jos tunnistetta ei ole annettu, maksajan maakoodi ja maan nimi ovat pakollisia tietoja maksajasta. Tällä ohjauksella mahdollistetaan palkkatietojen ilmoittaminen myös tilanteessa, jossa maksaja on ulkomainen yhtiö.
Procountorissa maksajan tunnisteena tulee olla suomalainen y-tunnus tai suomalainen henkilötunnus. Procountor ei tue tilannetta, jossa maksaja on ulkomainen yhtiö.
Maksajan perustiedot
Tulorekisterissä on annettu maksajan tietojen määrityksiä tilanteeseen, jos maksajaa ei tunnisteta y-tunnuksen tai henkilötunnuksen perusteella ja maksajan tyypiksi on määritelty "tilapäinen työnantaja". Tulorekisterin mukaan silloin on maksajan pakollisena tietona annettava yrityksen nimi, sukunimi ja etunimi, syntymäaika.
Procountorin palkkatietoilmoituksella maksaja tunnistetaan aina y-tunnuksen tai hetun perusteella, joten tämän tyyppisiä tietoja ei voida antaa Procountorin yrityksen perustiedoissa. Myös Procountorin kautta ilmoittavalla tilapäisellä työnantajalla tulee aina olla y-tunnus tai suomalainen hetu. Tilapäinen työnantaja voi muodostaa palkkatietoilmoituksen Procountorissa.
Tulorekisteriin voidaan vapaaehtoisena tietona ilmoittaa myös asiointikieli, mutta tätä tietoa ei voi antaa Procountorin kautta.
Palkkojen perustiedot
Palkkatietoilmoitukselle tulee antaa tapauskohtaisesti lisätietoja maksajasta.
Tämä tehdään kohdassa: Hallinta > Palkanlaskennan tiedot (uusi) > Palkkojen perustiedot > Tulorekisteritietoja.
Maksajan tyyppi
Palkkatietoilmoituksella tulee erikseen antaa maksajan lisätieto, mikäli maksaja on julkisyhteisö, kotitalous, ulkomainen konserniyhtiö, valtio, valtion liikelaitos tai erillishallinnollinen valtion laitos, tilapäinen työnantaja tai kotitalouksien työnantajarinki.
Luettelossa ei ole mukana määritystä esim. osakeyhtiölle tai yhdistykselle tulon maksajana, sillä tulorekisteri pyytää lisätietoa vain näistä erityisesti määritellyistä maksajista.
Julkisyhteisöjä ovat Suomen julkishallintoa toteuttavat talousyksiköt. Tieto on annettava kansainvälisen tietojenvaihdon vuoksi, jos tulonsaajana on rajoitetusti verovelvollinen. Silloin, kun suoritus maksetaan yleisesti verovelvolliselle, tietoa ei tarvitse ilmoittaa, vaikka maksaja olisikin julkisyhteisö.
Kotitaloudella on erilainen ennakonpidätysvelvollisuus kuin yhteisöllä, joten jos maksajana toimii yksityistalouden muodostama kotitalous, tieto on ilmoitettava.
Ulkomainen konserniyhtiö on konserniin kuuluva yhtiö, joka on perustettu muualla kuin Suomessa. Tieto on annettava silloin, kun ulkomainen konserniyhtiö maksaa ulkomailla työskentelevälle työntekijälle palkkaa (esim. suomalaisen työnantajan lähettämä työntekijä). Lisätietoja tämän tiedon määrittelemiseksi tarjoaa verohallinto.
Jos suorituksen maksaja on valtio, valtion liikelaitos tai erillishallinnollinen valtion laitos, on tämä ilmoitettava palkkatietoilmoituksella.
Tilapäinen työnantaja on järjestänyt työntekijöidensä eläketurvan tekemättä vakuutussopimusta työeläkelaitoksen kanssa. Suosittelemme selvittämään erikseen eläkevakuutusyhtiöstä, millainen työnantaja voi toimia tilapäisenä työnantajana.
Voit tutustua tarkemmin palkkatietoilmoituksen tietosisällön soveltamisohjeeseen täältä. Edeltävä ohjeistus on koottu soveltamisohjeen sivujen 14, 15 ja 16 tietojen perusteella.
Maksajan tyypin rajoitukset
Tulorekisteriin voitaisiin ilmoittaa maksajan tyyppinä myös ulkomainen työnantaja ja erityisjärjestö.
Tulorekistesrissä ulkomaisella työnantajalla pidetään yritystä, jota ei ole perustettu Suomen lainsäädännön mukaan tai jonka rekisteröity kotipaikka on muualla kuin Suomessa tai työnantajana toimivaa henkilö, joka ei asu Suomessa. Procountorissa maksajan tulee aina olla suomalaisen y-tunnuksella tai henkilötunnuksella tunnistettava taho, joten emme tue ulkomaisen työnantajan palkkojen ilmoittamista.
Tulorekisterissä erityisjärjestöllä tarkoitetaan sellaista erityisjärjestöä, joiden maksaja palkka on kansainvälistä erityisjärjestöä koskevassa sopimuksessa sovittu vapaaksi Suomen tuloverosta. Palkka saattaa kuitenkin olla joidenkin vakuutusmaksujen alainen. Procountorin palkkatietoilmoituksella ei voida maksajan tyypin koodina ilmoittaa erityisjärjestöä.
Maksajan aliorganisaation tunniste
Aliorganisaation tunniste -tietokenttä ovat maksajan lisätietoja, jonka antaa joko Kevan piiriin kuuluva yhtiö ohjelman kohdassa Hallinta > Palkanlaskennan tiedot (uusi) > Palkkaojen perustiedot tai yksityinen yhtiö Palkkatietoilmoitusta laadittaessa Aineiston tiedot sivulla.
Kevan ylläpitää tulorekisterin käyttöönoton jälkeenkin järjestelmässään tiedot työnantajista ja näiden aliorganisaatioista (aiemmin ilmoittajatunnus) sekä ilmoitusliikenteen hoitajista. Voit lukea lisää tietoa tulorekisterin vaikutuksista Kevan asiakkaille täältä.
Procountorissa Aliorganisaation tunniste -tietokenttä tulee pakolliseksi silloin, kun TyEL-vakuutukseksi on määritelty jokin Kevan työeläkelaitoksista:
- Kevan jäsenyhteisöt
- Keva - Ahvenanmaa
- Keva - kirkko
- Keva - Kelan toimisuhde-eläkkeet
- Keva -valtio
Procountoriin toteutetussa aliorganisaation tunnisteen tietokentässä voidaan ilmoittaa Kevan ilmoittajakoodiston mukainen tunniste. Kevan ilmoittajakoodistoa käyttävät kunta-alan, valtion, kirkon ja Kelan työnantajat, joilla on käytössään Kevan antama yksilöllinen ilmoittajakoodi laitostensa ja virastojensa palkkatietoilmoitusten erittelemiseksi. (Lähde Palkkatietoilmoituksen tietosisällön soveltamisohje).
Maksajan aliorganisaation rajoitukset
Tulorekisteriin voidaan ilmoittaa aliorganisaation tunnisteena kolmea eri tyyppistä tietoa: Kevan ilmoittajakoodiston mukainen tunniste, maksajan oma koodisto tai virastotunniste.
Procountorin aliorganisaation tunnisteen tietokentässä voidaan ilmoittaa ainoastaan Kevan ilmoittajakoodiston mukainen aliorganisaation tunniste ja Maksajan oma aliorganisaation tunniste.
Lähteet:
Tulorekisterin dokumentaatio: https://www.vero.fi/tulorekisteri/ohjelmistokehitt%C3%A4j%C3%A4t/dokumentaatio/
Palkkatietoilmoituksen tietosisällön soveltamisohje: https://www.vero.fi/globalassets/tulorekisteri/bannerit/palkkatietoilmoituksen-tietosis%C3%A4ll%C3%B6n-soveltamisohje.pdf