Palkka-aineiston sisäänluvulla tarkoitetaan tilannetta, jossa esimerkiksi työajanseurantajärjestelmästä siirretään palkkatietoja Procountoriin. Tämän ohjeen tavoitteena on tarjota kokonaiskuva palkka-aineiston sisäänluvusta Procountoriin.
Procountoriin voidaan siirtää palkka-aineistoa kahdella erilaisella siirtotiedostolla:
- Palkka-aineiston erittelytietue
- Palkka-aineiston siirtotiedosto, jossa käytetään kolmea erilaista tietuetta (tätä tiedosto- ja tietuetyyppiä käytettiin siirtotiedostoissa ennen Tulorekisterin aikakautta)
Tämän ohjeen kuvissa on esimerkkinä käytetty siirtotiedostona palkka-aineiston erittelytietuetta ja oletetaan, että työajanseurantajärjestelmä tuottaa siirtotiedoston palkanlaskijalle valmiiksi. Huomaathan, että palkka-aineiston sisäänluvun prosessi toimii samalla tavalla riippumatta siitä, kumpaa palkka-aineiston sisäänluvun tiedostoa käytetään ja miten palkka-aineiston siirtotiedosto on tuotettu.
Kaikkien sisäänluvussa käytettävien palkkalajien koodien tulee vastata Procountorissa käytettävien palkkalajien koodeja. Tutustu Procountorissa käytettäviin palkkalajeihin (linkistä avautuva ohjekirjasivu sisältää Excel-tiedoston palkkalajeista).
- Lataa CSV pohja täältä.
- Lataa CSV pohjan täyttöohje täältä. Täyttöohjeesta löytyy myös esimerkkejä erilaisiin käyttötilanteisiin.
Palkka-aineiston sisäänluku Procountoriin
Palkka-aineistolla tarkoitetaan palkkalajien rivitiedot sisältämää CSV-muotoista tiedostoa, jonka avulla palkat muodostetaan Procountoriin. Esimerkiksi työajanseurantajärjestelmästä saadaan tieto siitä, miten paljon henkilölle on kertynyt lisiä tai ylitöitä palkkakaudella. Tieto voidaan siirtää Procountoriin vakiomuotoisilla palkka-aineiston siirtotiedostoilla.
Kun palkka-aineisto siirretään Procountoriin, muodostuu ohjelmaan uudet palkkalaskelmat, jotka voidaan hyväksyä, lähettää ja maksaa. Palkkalaskelman sisältö määräytyy sekä siirtotiedoston että palkansaajalle ennalta Procountorissa määriteltyjen tietojen (henkilötiedot, palkkatiedot, palkkaperuste) perusteella.
Uuden palkkalistan luominen
Palkanlaskijalla tulee olla hallussaan palkat sisältävä CSV-muotoinen siirtotiedosto tietojen sisäänlukemiseksi Procountoriin.
1. Procountorissa lähdetään toteuttamaan kauden palkanlaskentaa luomalla uusi palkkalista ja antamalla palkkakauden ajanjakson määritykset.
2. Tämän jälkeen näkymälle ladataan siirtotiedosto Valitse tiedosto -painikkeen avulla.
3. Painetaan Luo laskelmat -painikketta, jolloin ohjelma muodostaa palkkalaskelmat siirtiedostolla tuotujen tietojen (ja Procountorissa ennalta tehtyjen määritysten) mukaisesti. Palkka-aineisto kohdistuu palkansaajiin henkilötunnuksen tai henkilönumeron avulla.
4. Palkkalaskelmilta tarkastetaan, että tiedot ovat siirtyneet oikein. Tarvittaessa muodostuneisiin palkkalaskelmiin tehdään muutoksia ennen niiden hyväksymistä.
5. Hyväksytään palkkalista Hyväksy-painikkeella ja edetään normaalisti maksamiseen ja ilmoittamiseen kun kyseiset toimenpiteet ovat ajankohtaisia.
Palkansaajien tietojen täydennys ennen aineiston sisäänlukua
Palkka-aineiston sisäänluku muodostaa palkansaajille palkkalaskelmia. Jotta palkkalaskelman muodostuminen onnistuu, tulee kaikkien niiden palkansaajien, joille tuodaan palkkarivejä siirtotiedostolla, olla ennen sisäänlukua perustettuna Procountoriin. Siirtotiedostoa ei voida käyttää uusien palkansaajien perustamiseen.
Uuden työntekijän tietojen tallentaminen aloitetaan henkilörekisteristä, jossa henkilölle annetaan henkilötunnus ja mahdollisesti henkilönumero (joka täydennetään Asiakasnumero-kenttään). Palkka-aineiston siirtotiedostossa henkilön tunnistamisessa voidaan käyttää kohdistustietona sekä henkilötunnusta että henkilönumeroa.
Uudelle työntekijälle tulee myös täydentää palkkatiedot ja palkkaperuste valmiiksi. Palkkatiedoissa annetaan tietoa esimerkiksi työsuhteesta, verokortista ja vakuuttamisesta. Nämä ovat olennaisia tietoja palkkalaskelmalla. Palkkaperusteelle tulee ennen palkkojen sisäänlukua tuoda valmiiksi ainakin sellaiset palkkalajit, joille halutaan siirtää tietoa palkka-aineiston sisäänluvun avulla: toisin sanoen kaikkien palkka-aineiston sisäänluvussa käytettävien palkkalajien on löydyttävä palkkaperusteelta. Kyseiset palkkalajit lisätään ennen sisäänlukua kunkin henkilön taakse siten, että lukumäärä on 0 ja hinta tai maksuprosentti on oikein, mikäli hintatietoa ei tuoda siirtoaineiston mukana toisesta järjestelmästä.
Siirtotiedosto
Palkka-aineiston siirtotiedosto: Erittelytietue
Palkka-aineiston erittelytietueessa voidaan antaa seuraavia palkkatietoja:
- Henkilötunnus tai henkilönumero = palkansaajan tunnistaminen.
- Palkkalajin koodi = palkkalajin tunnistaminen.
- Palkkalajin nimi = tässä esimerkissä on annettu palkkalajille nimi siirtotiedostossa ja tämä siirtotiedostossa saapuva nimi halutaan siirtyvän palkkalaskelmalle palkkalajin nimeksi.
- Määrä = tässä esimerkissä tuodaan tietoa palkkalajin kappalemääristä.
- Yksikköhinta = hinta voidaan siirtää palkka-aineiston siirtotiedostossa. Yleensä palkkalajin hinta määritellään palkansaajakohtaisesti Procountorissa palkansaajan palkkaperusteelle tallennetun palkkalajin Yksikköhinta-kentässä, jolloin yksikköhintaa ei tuoda lainkaan aineistolla.
Erittelytason siirtotiedoston tietuekuvaus
Siirtotiedosto on vakiomuotoinen, ja kunkin tietokentän sisältö tarkistetaan sisäänluvun ohessa. Siirtotiedoston kuvauksessa on eritelty, mitä tietoja siirtotiedostoon sisältyy, mukaanlukien tiedot siitä, missä järjestyksessä tietojen tulee olla, ovatko ne pakollisia tietoja sekä missä muodossa tietojen tulee olla.
Tietuekuvaus löytyy oheisesta linkistä (PDF-tiedosto):
Erittelytietueen esimerkkitiedosto
Alla on esimerkki siitä, miltä erittelytietueena muodostettu siirtotiedosto voisi näyttää. Procountoriin siirrettävässä lopullisessa siirtotiedostossa ei tule olla lainkaan otsikkorivin tietoja mukana, mutta otsikot ovat kuvassa auttamassa hahmottamaan siirtotiedoston sisältöä.
Tässä esimerkissä palkansaajat tunnistetaan henkilönumeron perusteella (numerot 5502, 5503 ja 5504). Palkkalajin nimeä ei tarvitse siirtää siirtotiedostossa, mutta tässä esimerkissä on lisätty nimet selkeyttämään aineistoa. Palkansaajille siirretään palkkakauden aikana ansaittujen lisien kappalemäärät. Hinta-kenttä on jätetty siirtotiedostossa tyhjäksi eli hintaa ei siirretä. Esimerkissä oletetaan, että palkansaajien palkkaperusteilta löytyy siirrossa käytettävät lisä-palkkalajit ja palkkaperusteella näille palkkalajeille on annettu yksikköhinnat. Näiden palkkalajien lukumääränä puolestaan tulee Procountorin palkkaperusteella olla "0", jotta ne kohdistuvat siirrossa oikein.
Lukumäärä siis tuodaan tässä tapauksessa siirtotiedostolla ja hinta haetaan automaattisesti palkkaperusteelta, kun siirtotiedoston rivi kohdistuu palkkaperusteen riviin.
Erittelytietueen esimerkki: Iltavuorolisä
Alla olevassa kuvassa on esimerkki tilanteesta, jossa palkka-aineiston siirtotiedostossa tuodaan Procountoriin iltavuorolisän tietoja ja tiedot kohdistuvat henkilön palkkaperusteella olevaan Iltavuorolisä-palkkalajiin. Palkkalaskelmalle saadaan molempien tiedonlähteiden kautta muodostumaan Iltavuorolisä-palkkalaji, jonka nimi ja kappalemäärä tulevat siirtotiedostosta ja hinta tulee palkkaperusteelta. Yleisesti ottaen palkkalaskelman muodostuminen vaihtelee sen mukaan, mitä tietoa siirtotiedostossa tuodaan sekä mitä tietoja on palkkaperusteelle annettu.
