Tämä ohje käsittelee työnantajan erillisilmoituksen korjaamista ja ilmoitukseen liittyviä mahdollisia virhetilanteita.
Lähettämätön ilmoitus
Muutokset kauden palkoissa, kuten uudet tai mitätöidyt palkkalaskelmat tai palkoille päivitetyt vakuutussopimukset, päivittyvät automaattisesti jo luodulle ja lähettämättömälle ilmoitukselle. Kun ilmoitus avataan seuraavan kerran, aukeaa ikkuna, jossa ilmoitetaan muutoksista:
Jos ilmoitus on tallennettu, mutta vielä lähettämättä, voidaan ilmoitusta muokata Muokkaa ilmoitusta -painikkeen kautta tai avaamalla ilmoitus suoraan listasta. Tällöin voidaan muokata ilmoituksen manuaalisesti lisättäviä kenttiä, kuten yhteyshenkilötietoja sekä mahdollisia viivästys- ja hyvityskorkoja.
Ilmoitus voidaan myös poistaa Poista-painikkeella, minkä jälkeen luodaan kokonaan uusi ilmoitus.
Kun onnistuneesti lähetetyssä ilmoituksessa virheellistä tietoa
Erillisilmoituksen lähettämisen jälkeen huomatut virheet korjataan joko mitätöinnillä tai korvaavalla ilmoituksella. Tulorekisteri ohjeistaa käyttämään ensisijaisesti korvaavaa menetelmää.
Mitätöinti
Alla olevissa tilanteissa on käytettävä erillisilmoituksen mitätöintiä:
- Maksajan tietojen korjaus
- Eläkejärjestelynumeron korjaus, jos sopimustieto on ollut virheellinen
- Työtapaturmayhtiön yhtiötunnuksen ja vakuutusnumeron korjaus
- Vakuuttamisen tiedon poikkeus: ei kuulu Suomen sosiaaliturvan soveltamispiiriin, vain jos sairasvakuutusmaksun summa muuttuu
Ilmoituksen mitätöinnin yhteydessä tulisi ottaa huomioon, että tämä menetelmä mitätöi ilmoituksen myös Tulorekisterin päässä. Mikäli olet tehnyt erillisilmoituksen korvaavan ilmoituksen ennen mitätöintiä, huomioithan, että ensimmäisen kohdekauden erillisilmoituksen version maksutosite jää ohjelmaan ja se tulee käsitellä.
Korvaava ilmoitus
Korvaava ilmoitus laaditaan muodostamalla samalle kohdekaudelle uusi erillisilmoitus. Kun korvaavaa ilmoitusta luodaan, ohjelma varoittaa, että samalle kohdekaudelle on jo lähetetty työnantajan erillisilmoitus. Uusi ilmoitus muodostetaan siis korvaavana ilmoituksena.
Ohjelma hakee ilmoitukselle kaikki kohdekaudella olevat palkkalaskelmat palkkapäivän mukaan ja ilmoittaa Tulorekisteriin, että korvaava ilmoitus korvaa samalle kohdekaudelle lähetetyn alkuperäisen ilmoituksen. Aiemmin muodostettu ilmoitus siirtyy tällöin Procountorissa tilaan Korvattu. Korvattu-tilainen ilmoitus on mahdollista mitätöidä.
Uudesta korvaavasta ilmoituksesta muodostuu kirjanpito- ja maksutosite. Korvaavan ilmoituksen kirjanpitosivulle muodostuu automaattisesti edellisen ilmoituksen kirjanpitovaikutuksen kumoavat viennit sekä uudet, ajantasaiset viennit. Maksutositteella huomioidaan alkuperäisen erillisilmoituksen maksutosite riippumatta siitä, missä tilassa alkuperäinen tosite on. Korvaavan ilmoituksen maksutositteelle tulee siis ensimmäisen ilmoituksen ja korvaavan ilmoituksen erotus.
Huomioithan maksamisen yhteydessä, että samalla kohdekaudella voi olla useampikin maksutosite, mikäli korvaavaa menettelyä on käytetty.
Tilanteessa, jossa työnantajan erillisilmoitus on merkitty ilmoitetuksi muualla, tulee mahdolliset korjaukset tehdä Tulorekisterin asiointipalvelussa. Merkitse ilmoitettu muualla -painikkeen painamisen jälkeen erillisilmoitusta ei voi enää mitätöidä tai poistaa.
Ilmoitus on jäänyt virheeseen Tulorekisterissä
Mikäli ilmoitus on jäänyt virheeseen Tulorekisterissä, tulee tarkistaa ensin, mikä palaute virheestä on tullut. Kun palaute on luettu ja virheen aiheuttaja on paikannettu, tulee virheen aiheuttaja korjata.
Korjauksien jälkeen virheeseen jäänyt ilmoitus voidaan poistaa painamalla Poista -painiketta. Tämän jälkeen tulee luoda uusi työnantajan erillisilmoitus samalle kohdekaudelle ja lähettää se Tulorekisteriin.
Mahdolliset virhetilanteet työnantajan erillisilmoituksen luonnissa
Tällä hetkellä osa Tulorekisterin palautteista on aiheettomia. Ilmoitukset johtuvat palvelun hitaudesta. Esimerkiksi, jos tiedot ovat menneet onnistuneesti palkkatietoilmoituksella läpi mutta erillisilmoituksen yhteydessä tulee virhepalaute esimerkiksi ammattinimikkeestä, TyEL-sopimuksesta tai tapaturmavakuutussopimuksesta, voidaan uusi erillisilmoitus lähettää korjaamatta tietoja. Mikäli virhe toistuu, on syytä olla yhteydessä Tulorekisteriin ja varmistaa, ovatko ilmoitukset saapuneet Tulorekisteriin.