Procountorin palkkalaskelmilla on useita eri tiloja ja ne eroavat toisistaan muokattavuuden ja aiempaan tilaan palauttamismahdollisuuksien osalta. Alla oleva kuva kertoo hieman tarkemmin tilojen suhteet ja niiden salliman tietojen muokattavuuden.
Uusi palkkalista -näkymällä avulla aloitetaan palkkalistan luonti. Luo laskelmat -painikkeen avulla kaikki listalla olevat palkkalaskelmat siirtyvät Kesken-tilaan.
Kesken –tilassa palkkalaskelmaa voidaan muokata ja palkkalaskelman Asetukset, Lisäasetukset, Muistiinpanot ja Tulorekisteri-ilmoittaminen -osiot ovat muokattavissa. Kun laskelmalle on tehty tarvittavat muutokset, tiedot tallennetaan Tallenna-painikkeella. Kesken-tilaisen laskelman voi vielä tarvittaessa mitätöidä.
Mitätöi –tilainen palkkalaskelma on mitätöity käyttäjän toimesta. Mitätöityjä laskelmia päästään hakemaan palkkalaskelmien hausta valitsemalla hakuehdoissa tilaksi Mitätöity. Mitätöity-tilaista palkkalaskelmaa ei päästä muokkaamaan tai palauttamaan muihin tiloihin. Mitätöidystä laskelmasta ei siirry tietoja Tulorekisteriin ja sillä ei ole kirjanpitoa.
Hyväksytty –tilaan päästään siirtymään tiloista Kesken (paina Hyväksy –painiketta), Odottaa siirtoa pankkiin (peru maksutapahtuma) ja Maksettu muualla (Siirry > Maksaminen > Tilisiirto). Hyväksytty–tila lukitsee palkkalaskelman tarkastelua varten ja hyväksynnän yhteydessä palkkalaskelman tiedot siirtyvät kirjanpitoon ja ne voidaan ilmoittaa Tulorekisteriin. Hyväksytty–tilasta päästään siirtymään Odottaa siirtoa pankkiin-, Maksettu muualla- ja Ilmoitettu –tilaan.
Odottaa siirtoa pankkiin –tilaan siirtyvät ne palkkalaskelmat, joiden kohdalla on painettu Maksa-painiketta. Maksa-painike löytyy palkkalaskelman kohdasta Maksaminen > Palkanmaksu tai Tilisiirto. Odottaa siirtoa pankkiin –tilasta päästään vielä siirtymään Hyväksytty-tilaan, mikäli maksutapahtuma perutaan. Maksutapahtuman peruuttamisen yhteydessä tilaksi tulee Hyväksytty.
Siirretty pankkiin –tilassa olevia palkkalaskelmia ei pääse enää palauttamaan Hyväksytty-tilaan. Siirretty pankkiin -tila tarkoittaa, että palkka-aineisto on siirtynyt pankkiin käsiteltäväksi.
Maksettu–tilassa olevat palkkalistat tai -laskelmat on maksettu ja tiliotteelle tullut maksusuoritus on kohdistunut palkkalaskelmaan.
Maksettu muualla –tilaan merkitään manuaalisesti palkkoja, joita ei makseta Procountorin kautta, tai joista tehdyt maksutapahtumat eivät ole automaattisesti kohdistuneet Maksettu-tilaan. Maksettu muualla –tilasta päästään vielä siirtymään Hyväksytty –tilaan, mikäli maksutapa poistetaan palkkalaskelman Maksaminen-näkymällä (Siirry > Maksaminen > Maksutapahtumat > Poista maksutapahtuma.
Muokkaus -tila on tarkoitettu tilanteisiin, jossa palkkalaskelma on Maksettu tai Siirretty pankkiin –tilassa ja palkkalaskelman osalta ilmoittamisen tietoja joudutaan muuttamaan. Muokkaus-tilaan päästään siirtymään ainoastaan siinä tapauksessa, jossa palkkalaskelmaa ei ole ilmoitettu tai ilmoitus on mitätöity. Tässä tilassa voidaan muokata Lisäasetukset- ja Tulorekisteri-ilmoittaminen -osioita palkkalaskelmalla. Muokkaus-tilaan päästään laskelman Muokkaa-painikkeen avulla. Korjaamisesta lisätietoa löydät täältä.
Ilmoitettu –tilaan siirtyvät ne palkkalaskelmat, jotka on nostettu Palkkatietoilmoitukselle. Ilmoitettua ja maksettua palkkalaskelmaa ei pääse enää muokkaamaan. Ilmoitettua ja ei vielä maksettua palkkalaskelmaa pääsee muokkaamaan Korjaus-tilan avulla. Tilanteessa, jossa laskelmaa tulisi korjata, voidaan ilmoituksen mitätöinnillä siirtyä siihen tilaan, jossa laskelma oli ennen laskelman ilmoittamista. Katso lisätietoja ilmoituksen korjaamisesta täältä.
Korjaus –tilaan siirrytään vain niissä tilanteissa, joissa palkkalaskelma on jo ilmoitettu, mutta sitä ei olla maksettu. Korjaus on tarkoitettu palkkalaskelman tietojen korjaamiseen. Korjaus-tilassa olevan laskelman rivitietoja voidaan vielä muuttaa ja lisäksi muistiinpanot ja asetusosiot ovat muokattavissa. Vakuutuksen poikkeustilanteita ei kuitenkaan pääse muokkaamaan tässä tilassa. Huomioithan, että jo ilmoitettu palkkatietoilmoitus ei päivity automaattisesti korjauksen yhteydessä. Laskelman tietojen korjaamisen jälkeen tulee lähettää tulorekisteriin korvaava ilmoitus (versio 2). Lisätietoja korvaavasta ilmoituksesta tilanteessa, jossa palkka on ilmoitettu, mutta ei vielä maksettu, löytyy täältä.