Palkkalaskelmien haussa voidaan hakea palkkalaskelmia monipuolisesti eri hakuehtoja hyödyntäen. Palkkalaskelmien haku -näkymä on jaettu kahteen osaan siten, että käytettävät hakuehdot määritetään sivun yläosan kentissä ja hakutulokset näytetään sivun alaosan taulukossa.
Hakutoiminnot
Hae-painike hakee annettuja hakuehtoja vastaavat tositteet ja listaa ne näkymän alaosan taulukossa.
Tyhjennä-painike tyhjentää annetut hakuehdot.
Omat haut -painikkeen avulla voidaan tallentaa hakuehtojen määrityksiä, jolloin samoilla hakuehdoilla voidaan suorittaa uusi haku vaivattomasti myöhemmin.
Valittavissa olevat hakuehdot
- Palkkapäivä-hakuehto hakee palkkoja maksupäivämäärän eli palkkapäivän mukaan. Jos annetaan vain alkupäivä, haetaan palkkalaskelmat, joiden palkkapäivä on kyseisellä päivällä tai sitä uudempi. Jos annetaan vain loppupäivä, tuodaan palkkalaskelmat kyseiseen palkkapäivään asti. Vaihtoehtoisesti voidaan antaa myös päivämääräväli.
- Nimi-hakuehto hakee palkkalaskelmia palkansaajan nimen mukaan. Hakukenttä toimii siten, että annetaan pelkkä etunimi tai sukunimi, tai koko nimi muodossa "Sukunimi, Etunimi". Esimerkiksi haettaessa palkansaajan Anni Aikanen palkkoja kirjoitetaan hakukenttään "Anni"; "Aikanen" tai "Aikanen, Anni".
- Laskelman numero -hakuehdolla voidaan noutaa tositteita palkkalaskelman numerolla. Tällä hakuehdolla voidaan hakea yksi laskelma kerralla numeron perusteella.
- Uusi hakuehto -kentän avulla voidaan hakuun luoda lisää hakuehtoja: palkkalaskelmia voidaan hakea muun muassa niille asetettujen dimensioiden perusteella. Toinen hyödyllinen hakuehto on henkilöryhmät, jonka avulla voidaan hakea esimerkiksi vain kuukausipalkkaisten tai tuntityöläisten palkkalaskelmia (henkilöryhmät määritellään ja perustetaan kohdassa Rekisterit > Liikekumppaniryhmät).
- Laskelman tila -hakuehdolla haetaan valitussa tilassa olevat palkkalaskelmat. Palkkalaskelmien tilat ja niiden määritykset löytyvät täältä.
- Laskelma lähetetty -hakuehdolla voidaan hakea laskelmia, jotka on joko lähetetty (Kyllä) tai joita ei ole lähetetty (Ei).
- Tulorekisteri-ilmoittaminen -hakuehdolla voidaan määrittää hakua sen perusteella, millaisia Tulorekisteri-ilmoittamisen määrityksiä palkkalaskelmille on tehty. Valittavana ovat seuraavat vaihtoehdot:
- Huomioidaan kummallakin ilmoituksella
- Ei huomioida palkkatietoilmoituksella
- Ei huomioida kummallakaan ilmoituksella
Hakutulokset
Haettujen palkkalaskelmien tiedot tulevat sarakkeittain hakutuloksiin. Näytettäviä sarakkeita voi hallita oikean laidan rataskuvaketta painamalla. Pyöreä nuolikuvake palauttaa valinnat oletukseen.
- Nimi-sarake kertoo palkansaajan nimen.
- Palkkapäivä-sarake listaa palkkalaskelmien palkkapäivät.
- Laskelman numero -sarake kertoo laskelman numeron.
- Laskelman tila -sarake listaa laskelman sen hetkisen tilan. Ohjeet palkkalaskelmien tiloista löytyvät täältä.
- Muistiinpanot-sarake näyttää palkkalaskelman alalaidassa olevaan Muistiinpanot-kenttään merkityn muistiinpanon.
- Laskelma lähetetty -sarake näyttää, onko laskelma lähetetty. Lähetetyn laskelman kohdalle tulee "check"-merkki, kun laskelma on lähetetty palkansaajalle. Kun sarakkeessa on rasti, laskelma on palautettu Korjaus-tilaan. Palkkalaskelman tilat löytyvät täältä. Kun sarakkeessa on punainen rasti, palkkalaskelma on palautettu Korjaus-tilaan ja tämän jälkeen Hyväksytty, mutta sitä ei vielä ole lähetetty uudestaan.
- Tulot ilmoitettu -sarake kertoo, onko tulot ilmoitettu palkkatietoilmoituksella Tulorekisteriin Procountorin kautta. Sarakkeeseen tulee "check"-merkki, kun laskelman tulot on ilmoitettu Tulorekisteriin Procountorista. Kun sarakkeessa on rasti, laskelma on palautettu Korjaus-tilaan. Palkkalaskelman tilat löytyvät täältä. Kun sarakkeessa on punainen rasti, palkkalaskelma on palautettu Korjaus-tilaan ja tämän jälkeen Hyväksytty, mutta ei vielä ilmoitettu. Sarake on tyhjä, jos tuloja ei ole ilmoitettu Procountorin kautta Tulorekisteriin.
- Palkat-sarakkeeseen tulee bruttopalkan määrä.
- Luontoisetu-sarakkeeseen tulee luontoisetujen summa.
- Vakuutuspalkat-sarakkeessa näytetään vakuutuspalkan summa.
- Vähennys ennen ennakonpidätystä -sarakkeessa näytetään vähennykset ennen ennakonpidätystä (palkkalaji 7070).
- Vero-sarakkeeseen lasketaan palkasta perittävän veron määrä.
- Veronalaiset korvaukset -sarakkeeseen lasketaan veronalaisten korvausten summa.
- Verovapaat erät -sarake kertoo verovapaitten erien yhteissumman.
- Muut vähennykset -sarake listaa kaikki palkkalajit kategoriassa "6 Nettovähennykset".
- Maksetaan-sarake näyttää nettopalkan summan.
Hakutulosten painikkeet
Henkilön laskelmalle -painikkeesta siirrytään tarkastelemaan valitun henkilön laskelmaa.
Siirry-painikkeesta siirrytään tarkastelemaan joko kirjanpitoa tai dimensioita.
Tulostettava listaus -painikkeen alta avautuu alasvetovalikko, jossa hakutulosten palkoista saadaan tulostettua PDF-paketti tai ZIP-paketti. Pakettiin tuodaan tehdyn valinnan mukaan palkkalaskelmien esikatselut ja/tai liitteet.
Maksaminen-painikkeen avulla siirrytään Maksaminen-näkymälle tai Usean laskun maksaminen -näkymälle riippuen siitä, kuinka monta palkkalaskelmaa on valittuna aktiiviseksi. Näillä näkymillä voidaan maksaa yksi tai useampi listalla oleva laskelma tilisiirtona.
Kun hakutuloksia klikataan hiiren oikealla painikkeella, voidaan sarakkeissa näkyvät tiedot avata ja tallentaa PDF-, HTML- tai Excel-muodossa.
Vakuutusmaksuraportti
Kun palkkalaskelmia on haettu, hakutulosten yllä olevasta Vakuutusmaksuraportti-painikkeesta voidaan avata haetuista palkoista vakuutusmaksutiedot. Normaalinäkymään voidaan siirtyä takaisin klikkaamalla uudestaan samaa painiketta, joka on nyt muodossa Laskelman tiedot.
Ohjelma muuttaa hakutulosten kenttiä vastaamaan vakuutusmaksuraportilla tarvittavia kenttiä. Raportti jakaa tiedot viiteen eri osaan: Laskelman tiedot, Eläkevakuutus, Työttömyysvakuutus, Työtapaturma- ja ryhmähenkivakuutus ja Sairausvakuutusmaksu.
Laskelman tiedot
- Nimi-sarake kertoo palkansaajan nimen.
- Palkkapäivä-sarake listaa palkkalaskelmien palkkapäivät.
- Laskelman numero -sarake kertoo laskelman numeron.
- Laskelman tila -sarake listaa laskelman sen hetkisen tilan. Ohjeet palkkalaskelmien tiloista löytyvät täältä.
Eläkevakuutus
- Vakuutuksen alaiset palkat -sarake laskee yhteen kaikki palkkalaskelmalla käytetyt palkkalajit, jotka kuuluvat eläkevakuutuksen piiriin.
- Työnantajamaksut-sarake laskee eläkevakuutusmaksun työnantajan osuuden.
- Työntekijämaksu-sarake näyttää työntekijän eläkevakuutusmaksun summan.
Työttömyysvakuutus
- Vakuutuksen alaiset palkat -sarake kertoo yhteissumman palkoista, joista vakuutus lasketaan.
- Työnantajamaksut-sarake laskee työttömyysvakuutuksen työnantajan osuuden.
- Työntekijämaksu-sarake näyttää työntekijän työttömyysvakuutusmaksun summan.
Työtapaturma- ja ryhmähenkivakuutus
- Vakuutuksen alaiset palkat -sarake kertoo yhteissumman palkoista, joista vakuutus lasketaan.
- Maksu-sarake laskee työtapaturma- ja ryhmähenkivakuutuksen summan.
Sairausvakuutusmaksu
- Vakuutuksen alaiset palkat -sarake kertoo yhteissumman palkoista, joista vakuutus lasketaan.
- Maksu-sarake laskee sairausvakuutusmaksun summan.