Osto-, matka- ja kululaskuilla on laskukohtainen keskusteluikkuna, jossa voidaan seurata laskua koskevia tapahtumia sekä lähettää viestejä. Keskusteluun tallennetaan laskun tapahtumatiedot ja käyttäjien lähettämät viestit Procountorista ja Mini-sovelluksesta. Näin samaa laskua käsittelevät henkilöt voivat antaa kommentteja ja käydä keskustelua laskuun liittyen.
Keskustelutoiminto on oletuksena käytössä kaikilla osto-, matka- ja kululaskuilla. Keskusteluun voivat osallistua kaikki käyttäjät, joilla on vähintään katseluoikeudet tietylle laskulle.
Keskusteluikkuna
Keskusteluikkuna avataan Keskustelu-painikkeesta, joka löytyy laskun eri näkymiltä (Lasku-, Kirjanpito-, Tarkastaminen-, Dimensiot- ja Maksaminen-näkymät). Laskukohtaisen keskustelun sisältö on sama kaikilla eri näkymillä.
Keskustelu-painikkeen suluissa näkyvä numero kuvastaa sitä, kuinka monta viestiä laskua koskevaan keskusteluun on lähetetty. Esimerkiksi painikkeen teksti ”Keskustelu (0)” tarkoittaa, ettei keskusteluun ole lähetetty vielä varsinaisia viestejä. Keskustelussa kuitenkin näkyy laskun toimenpiteitä, kuten tiedot laskun hyväksyjästä ja hyväksynnän ajankohdasta.
Keskusteluikkunan alaosassa on tekstikenttä viestien kirjoittamista varten. Viestit lähetetään muiden käyttäjien nähtäville Lähetä-painikkeesta.
Keskustelussa on mahdollista mainita toinen käyttäjä @-merkin avulla kirjoittamalla halutun henkilön nimi @-merkin perään. Ohjelma ehdottaa mainintaa varten automaattisesti laskun tekijää, tarkastajia ja keskusteluun aiemmin osallistuneita henkilöitä. Jos keskustelussa mainittu henkilö on sallinut laskukohtaisen keskustelun sähköposti-ilmoitukset (Omat tiedot ja asetukset > Sähköpostiviestit Procountorista), saa hän maininnasta ilmoituksen sähköpostiinsa.
Varsinaiset viestit keskustelussa erottaa siitä, että niiden fontin väri on musta. Laskun tapahtumatiedot (sekä niiden yhteydessä mahdollisesti annetut kommentit) sen sijaan ovat harmaita.
Laajennettu merkitseminen
Laskukohtaiseen keskusteluun liittyvää käyttäjien merkitsemistä @-merkillä on mahdollista laajentaa kattamaan ympäristön kaikki käyttäjät, joilla on oikeus laskujen asiatarkastukseen ja/tai hyväksyntään.
Laajennetun merkitsemisen voi ottaa käyttöön ohjelman kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Hyväksymiskierron hallinta valitsemalla asetuksen Salli laajennettu merkitseminen laskukohtaisessa keskustelussa.
Mikäli laajennettu merkitseminen laskukohtaisessa keskustelussa otetaan käyttöön, keskustelun kommenttikentän käyttäjälistalta on löydettävissä aiempien laskuun liittyvien käyttäjien (laskun laatija, muokkaaja sekä kierrossa mukana olevat) lisäksi kaikki ympäristön käyttäjät, joilla on oikeus laskujen asiatarkastukseen ja/tai hyväksyntään. Oletuksena laajennettu merkitseminen on pois käytöstä.
Keskustelu Procountor Mini-sovelluksessa
Laskukohtainen keskustelu on käytössä myös Procountor Minissä laskun tarkastus- ja hyväksymisnäkymällä. Keskustelutoiminto mahdollistaa viestien lähettämisen Minin ja Procountorin välillä. Samat viestit ovat näkyvissä Minin ja Procountorin käyttäjille riippumatta siitä, mistä viestit on lähetetty.
Minin puolella keskusteluikkunassa ei kuitenkaan näytetä Procountorin puolella tehtyjä toimenpiteitä (asiatarkastus, hyväksyminen jne.). Näin ollen toimenpiteiden yhteydessä annetut kommentit eivät myöskään näy Minissä. Minissä toimenpiteen yhteydessä annetut kommentit näkyvät kuitenkin normaaliin tapaan Procountorissa.
Tarkemmat ohjeet viestien lähettämiseen Minissä löytyvät Procountor Mini -ohjeesta.
Keskustelun poistaminen käytöstä
Laskukohtainen keskustelu voidaan poistaa käytöstä ohjelman kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Hyväksymiskierron hallinta > Kommunikaatio.
Kun toiminto otetaan pois käytöstä, Keskustelu-painikkeet poistuvat eri näkymiltä. Keskusteluun lähetettyjä viestejä kuitenkaan ei poisteta, vaikka keskustelutoiminto otetaan pois käytöstä. Viestit ovat jälleen nähtävissä, jos keskustelutoiminto otetaan myöhemmin takaisin käyttöön.
Jos keskustelutoiminto on otettu pois käytöstä, voidaan laskun tapahtumatietoja kuitenkin tarkastella laskun Tarkastaminen-näkymällä sekä tositteiden haun kautta, kun jonkin tositteen kohdalla valitaan Lisää toimintoja -painikkeesta Laskun tapahtumatiedot.