Tositteiden hakuun päästään ohjelman vasemman laidan päävalikon Haku-osion kautta, josta valitaan Tositteiden haku. Samalla Tositteiden haku -näkymällä päästään hakemaan kaikkia eri tositetyyppejä. Tällä ohjesivulla on kerrottu käytettävissä olevista hakuehdoista sekä haku-näkymän painikkeista ja toiminnoista.
Hakuehdot
Näkymän yläosan Hakuehdot-osion käytettävissä olevat hakuehdot ovat seuraavat:
Laskut välillä: haetaan tositteet annetun aikavälin perusteella. Laskuilla haku tehdään laskun päivän perusteella ja muistioilla kirjanpitopäivän perusteella.
Tai valitse aikahaarukka: vaihtoehtona Laskut välillä –hakuehdolle voidaan valita aikahaarukka. Valikossa on valittavana seuraavat vaihtoehdot:
- Ei valintoja: valinta näytetään valikossa, jos Laskut välillä –hakuehdon päiväykset ovat tyhjät
- Tämä viikko: Laskut välillä –hakuehdon alkupäiväksi tulee automaattisesti kuluvan viikon maanantai
- Viime viikko: Laskut välillä –hakuehdon alkupäiväksi tulee automaattisesti edellisen viikon maanantai
- Tämä kuukausi: Laskut välillä –hakuehdon alkupäiväksi tulee automaattisesti kuluvan kuun ensimmäinen päivä
- Viime kuukausi: Laskut välillä –hakuehdon alkupäiväksi tulee automaattisesti edellisen kuun ensimmäinen päivä
- Viimeiset 6kk: Laskut välillä –hakuehdon alkupäiväksi tulee automaattisesti 6 kk takaisen kuun ensimmäinen päivä
- Tämä vuosi: Laskut välillä –hakuehdon alkupäiväksi tulee automaattisesti kuluvan vuoden ensimmäinen päivä
- Viime vuosi: Laskut välillä –hakuehdon alkupäiväksi tulee automaattisesti edellisen vuoden ensimmäinen päivä
- Muu: näytetään valikossa, jos Laskut välillä –hakuehtoon on määritetty päiväykset käsin.
Hae: kenttään voidaan syöttää tekstiä tai numeroita. Haku kattaa useita laskuun liittyviä kenttiä, kuten nimen, osoitteen, laskun sisältämät tuotteet, sekä laskunumeron. Haku voidaan tehdä useammalla laskunumerolla erottamalla laskunumerot toisistaan pilkulla (esim. ”1, 2, 3”) tai syöttämällä numerohaarukan (esim. ”1-3”).
Haun tyyppi: valittavana on Laskut, Avoimet laskut, Tarkastettavat laskut ja Maksettavat laskut.
- Laskut-valinta kattaa kaikki tositetyypit lukuun ottamatta oma-aloitteisten verojen veroilmoituksia.
- Avoimet laskut-valinta kattaa myyntilaskut, ostolaskut, matka- ja kululaskut sekä oma-aloitteisten verojen veroilmoitukset.
- Tarkastettavat laskut kattaa ostolaskut, ostotilaukset, matka- ja kululaskut sekä muistiot.
- Maksettavat laskut kattaa ostolaskut, matka- ja kululaskut, palkat ja oma-aloitteisten verojen veroilmoitukset.
Tositelaji: valikosta valitaan joko kaikki tai haluttu tositetyyppi. Valittavissa on ne tositetyypit, jotka on mahdollista sisällyttää Haun tyyppi –valikossa määritettyyn hakuun. Jos haettavaa tositelajia tai –lajeja ei valita erikseen, haetaan oletuksnea kaikki ne tositelajit, jotka määritetyllä Haun tyyppi –valinnalla ovat haettavissa.
Tila: valikosta valitaan joko kaikki tai haluttu tila. Valittavissa on ne tilat, jotka on mahdollista sisällyttää Tositteen tyyppi –valikossa määritettyjen tositteiden hakuun.
Näkymän yläosan painikkeet
- Hae laskut –painike hakee tositteet annettujen hakuehtojen mukaisesti.
- Tyhjennä-painike tyhjentää annetut hakuehdot
- Tallenna haku –painikkeella saadaan tallennettua annetut hakuehdot omaksi hauksi, jolloin jatkossa voidaan suoraan tehdä haku kyseisten hakuehtojen mukaisesti. Omien hakujen tallentamisesta on kerrottu tarkemmin tämän ohjeen kohdassa Omat haut.
Tarkennettu haku
Hakuehdot-osion alapuolella olevan Tarkennettu haku –osion hakuehdot saadaan näkyviin painamalla osion oikeassa laidassa olevaa alaspäin osoittavaa nuolta. Käytettävissä ovat seuraavat hakuehdot:
Jaksotetut tositteet, jossa valittavissa on seuraavat vaihtoehdot:
- Ei valintoja: oletusvalinta
- Vain jaksottamattomat tositteet: haetaan vain ne tositteet, joita ei ole jaksotettu jaksotustyökalulla
- Vain jaksotetut tositteet: haetaan vain ne tositteet, jotka on jaksotettu jaksotustyökalulla
Liikekumppaniryhmän rajaus, jossa valittavissa on seuraavat vaihtoehdot:
- Ei valintoja: oletusvalinta
- Nykyinen ryhmä: haetaan ne tositteet, jotka ovat kohdistuneena liikekumppanille, joka kuuluu tällä hetkellä Liikekumppaniryhmä-hakuehdossa valittuun liikekumppaniryhmään
- Laadintahetken ryhmä: haetaan ne tositteet, jotka ovat kohdistuneena liikekumppanille, joka tositteen laadintahetkellä kuului Liikekumppaniryhmä-hakuehdossa valittuun liikekumppaniryhmään
Maksumuistutus lähetetty, jossa valittavissa ovat seuraavat vaihtoehdot:
- Ei valintoja: oletusvalinta
- Kyllä: haetaan vain ne tositteet, joista on lähetetty maksumuistutus
- Ei: haetaan vain ne tositteet, joista ei ole lähetetty maksumuistutusta
Haetaanko vain kohdistamattomat: oletuksena valinta ei ole rastitettuna. Jos valinta rastitetaan, haetaan vain ne tositteet, jotka eivät ole kohdistuneet liikekumppanirekisteriin.
Haetaanko vain liputetut laskut: Valinnalla haetaan tositteita, joiden kirjanpitosivulla tai tarkastaminen näkymällä on valittu lippu-ikoni. Liputuksesta lisää täällä.
Liikekumppaniryhmä: valittavissa kaikki käytössä olevat liikekumppaniryhmät. Valittaessa tietty liikekumppaniryhmä, haetaan tositteet, jotka ovat kohdistuneet kyseisen ryhmän liikekumppanille.
Laskukanava: valittavissa kaikki Procountorissa käytössä olevat laskukanavat. Valittaessa valikosta tietty laskukanava, haetaan ne tositteet, joilla on käytössä kyseinen laskukanava.
Laskuryhmä: mahdollistaa jaksotustyökalulla jaksotettujen ja joukkolaskuna laadittujen laskujen haun laskuryhmän perusteella. Valittavissa ovat kaikki muodostuneet laskuryhmät.
Hallinnan vastuuhenkilö: valittavissa kaikki Procountor-ympäristöön liitetyt käyttäjät. Valittaessa tietty käyttäjä, haetaan ne tositteet, jotka ovat kohdistuneet liikekumppanille, jolle on liikekumppanirekisterin Hallinta-näkymällä määritetty vastuuhenkilöksi kyseinen käyttäjä.
Viimeisin muokkaaja: valittavissa kaikki Procountor-ympäristöön liitetyt käyttäjät. Valittaessa tietty käyttäjä, haetaan ne tositteet, joissa viimeisimpänä muokkaajana on kyseinen käyttäjä.
Kp-kausi välillä: haetaan tositteet, joiden kirjanpitokausi on annetulla aikavälillä.
Kirjanpitopäivä välillä: haetaan tositteet, joiden kirjanpitopäivä on annetulla aikavälillä.
Toimituspäivä välillä: haetaan tositteet, joiden toimituspäivä on annetulla aikavälillä.
Maksupäivä välillä: haetaan tositteet, joiden maksupäivä on annetulla aikavälillä.
Eräpäivä välillä: haetaan tositteet, joiden eräpäivä on annetulla aikavälillä.
Palkkapäivä välillä: haetaan palkkalaskelmat, joiden palkkapäivä on annetulla aikavälillä.
Kaikille näille hakuehdoille voi vaihtoehtoisesti valita aikahaarukan niiden alapuolella olevasta Tai valitse aikahaarukka –valikosta, jossa valittavissa on samat vaihtoehdot kuin Laskut välillä –hakuehdossa.
Ostolaskujen vastaanotto - Vastaanotto-operaattori: hakuehdolla voidaan rajata hakutuloksia operaattorin mukaan, sekä hakea niitä operaattoreita, joiden verkkolaskujen tai skannauspalvelun vastaanotto-osoite on ollut tallennettuna ympäristön osoitteisiin.
Maksutapahtumat saakka -hakuehto tulee näkyviin, kun Haun tyyppi-kohtaan valitaan Avoimet laskut. Hakuehdolla haetaan avoimia laskuja annettuun päivämäärään asti.
Kp-arvo ja valuutta: vasemmanpuoleiseen kenttään voidaan syöttää kirjanpitoarvo, jonka perusteella tositteita haetaan ja oikeanpuoleisesta valikosta voidaan valita valuutta, jonka perusteella tositteita haetaan.
Liikekumppani, jolle kohdistettu: Hae-painikkeen kautta päästään valitsemaan liikekumppani, jolle kohdistettuja tositteita halutaan hakea. Tyhjennä-painikkeella saadaan valinta tyhjennettyä.
Pääkirjatilit: valittaessa tietty pääkirjatili tai –tilit, haetaan ne tositteet, joilla on käytetty kyseistä kirjanpitotiliä. Haluttu pääkirjatili tai –tilit voidaan valita joko listalta hiirellä klikkaamalla (useampi saadaan valittua pitämällä näppäimistön CTRL-painiketta pohjassa), tai Hae-painikkeen kautta avautuvalta listalta. Tyhjennä-painikkeella saadaan tyhjennettyä tehdyt tilivalinnat.
Dimensiot: valittaessa tietty dimensio ja sen alainen nimike tai nimikkeet, haetaan tositteet, jotka on kohdistettu kyseisille nimikkeille. Valikossa on valittavissa kaikki käytössä olevat dimensiot.
- Dimensiot-valikon alla on Nimikkeet-ikkuna, josta on valittavissa kaikki Dimensiot-valikosta valitun dimension alaiset nimikkeet. Haluttu nimike tai nimikkeet voidaan valita joko listalta hiirellä klikkaamalla (useampi saadaan valittua pitämällä näppäimistön CTRL-painiketta pohjassa), tai Hae-painikkeen kautta avautuvalta listalta. Tyhjennä-painikkeella saadaan tyhjennettyä tehdyt valinnat.
Laskun tapahtumatiedot: mahdollistaa tositteiden haun tapahtumatietojen perusteella.
- Hae väliltä –kohdassa voidaan määrittää aikaväli, jolta tapahtumia haetaan. Vaihtoehtoisesti voidaan valita aikahaarukka Tai valitse aikahaarukka –valikosta, jossa valittavissa on samat vaihtoehdot kuin Laskut välillä –hakuehdossa.
- Laskun tapahtumatiedon tyyppi –valikossa valitaan tapahtuma, jonka perusteella tositteita halutaan hakea ja valittavissa on kaikki Procountorin tositteille tehtävät toimenpiteet.
- Tapahtuman tekijä –kenttään voidaan syöttää sen käyttäjän nimi, jonka tekemiä tapahtumia halutaan hakea.
Hakutulokset
Hakutuloksissa näytetään oletuksena seuraavat sarakkeet:
- Nimi
- Y-tunnus
- Laskunumero
- Laskun päivä
- Kp-arvo
- Tositelaji
- Tila
- Eräpäivä
- Maksupäivä
- Laskukanava
- Liitteet
- Muistiinpanoja
- Alkuperäinen laskunumero
Hakutulosten oikeassa ylälaidassa olevan 
(Muokkaa sarakkeiden näkyvyyttä) -painikkeen kautta päästään muokkaamaan sarakkeiden näkyvyyttä.
- Painiketta painettaessa avautuu listaus sarakkeista, jotka oletuksena näytetään hakutuloksissa ja tietty sarake saadaan tarvittaessa piilotettua hakutuloksista klikkaamalla sitä listauksessa.
Kyseinen painikkeen vasemmalla puolella olevan 
(Palauta taulukon oletusasetukset) -painikkeen kautta saadaan palautettua hakutuloksiin näkyviin piilotetut sarakkeet, eli oletuksen mukainen hakutulos.
Hakutulosten yläpuolella olevat painikkeet ja valikot
Voit valita hakutuloksista halutun tositteen klikkaamalla riviä kyseisen tositteen kohdalta. Tositteen Lasku-näkymälle pääset siirtymään klikkaamalla tositteen Nimi-saraketta hakutuloksissa. Hakutulosten yläpuolella on käytettävissä painikkeita ja valikoita, joiden avulla pääset käsittelemään hakutuloksessa listattuja laskuja. Käytettävissä ovat seuraavat painikkeet ja valikot:
Siirry-valikon kautta päästään siirtymään valitun tositteen Lasku-, Kirjanpito-, ja Dimensiot-näkymälle sekä tarkastelemaan tositteelle lisättyjä liitteitä.
Esikatselu-painikkeen kautta päästään avaamaan valitun tositteen esikatselu. Oletuksena esikatselu avautuu PDF-muodossa, mutta painikkeen oikeasta laidasta avautuvan valikon kautta päästän avaamaan esikatselu myös HTML-muodossa.
Tulostettava listaus –painikkeesta avautuu hakutulos ja ALV-erittely HTML-muodossa. Painikkeen oikean laidan valikon kautta saadaan hakutuloksista seuraavat tulosteet:
- Hakutulos ja ALV-erittely (HTML)
- Tulostettava ZIP-paketti
- Tulostettava PDF-paketti
- Tulostettava PDF-paketti, myös liitteet
- Tulostettava PDF-paketti, vain liitteet
- Suppea export-tuloste
- Laaja export-tuloste
Tarkastaminen-painikkeesta avautuu tositteen Tarkastaminen-näkymä. Painikkeen oikean laidan valikon kautta päästään lisäksi Usean laskun tarkastaminen –näkymälle.
Maksaminen-painikkeesta avautuu tositteen Maksaminen-näkymä. Painikkeen oikean laidan valikon kautta päästään lisäksi Usean laskun maksaminen –näkymälle.
Maksumuistutus-painikkeesta päästään siirtymään Maksumuistutus-näkymälle.
Lisää toimintoja –valikossa on valittavissa seuraavat vaihtoehdot:
- Tiliotekohdistus
- Joukkodimensiointi
- Usean laskun mitätöinti
- Yhdistä tilaukset laskuksi
- Joukkokirje
- Erikoistilanteet
- Laskun tapahtumatiedot
- Muistiinpanot
- Tee uusi lasku
- Kohdista liikekumppanille
- Luo uusi liikekumppani
- Usean laskun merkitseminen maksetuksi muualla
Haku-osion valmiit haut
Ohjelman päävalikon Haku-osiossa on listattuna valmiita hakuja, joille on määritetty oletuksena tietyt hakuehdot. Käytettävissä on seuraavat valmiit haut:
Omat haut
Tositteiden haku –näkymän yläosan Tallenna haku –painikkeen kautta päästään tallentamaan omia, käyttäjäkohtaisia hakuja. Kun oma haku on tallennettu, saa haun tallentanut käyttäjä määritetyt hakuehdot jatkossa automaattisesti käyttöön ilman, että niitä tarvitsee erikseen määrittää. Omat haut ovat käyttäjäkohtaisia, eli eivät näy muille saman ympäristön käyttäjille.
Oman haun tallentaminen
- Määritä halutut hakuehdot
- Paina Tallenna haku –painiketta
- Nimeä haku halutulla tavalla avautuvassa Tallenna haku nimellä –ikkunassa ja paina OK
Oman haun käyttäminen
Tallennetut omat haut tulevat näkyviin ohjelman päävalikon Haku-osioon ja ne on merkitty valkoisella tähdellä. Oman haun mukainen haku saadaan tehtyä valitsemalla Haku-osiosta kyseinen haku. Valittaessa oma haku, avautuvat Tositteiden haku –näkymä ja hakutulokset automaattisesti oman haun mukaisilla hakuehdoilla haettuna.
Oman haun poistaminen
- Valitse kyseinen haku ohjelman päävalikon Haku-osiosta
- Avautuvalla Tositteiden haku –näkymällä, paina näkymän yläreunan Poista tallennettu haku –painiketta
- Avautuvassa Poista tallennettu haku –ikkunassa, paina OK