Palkkatietojen siirtotiedoston avulla Procountoriin voidaan tuoda sisään henkilöiden palkkatietoja. Sisäänluvussa käytetään CSV-muotoista siirtotiedostoa, joka siirretään Procountoriin Palkansaajarekisteri-näkymän (ohjelman kohdassa Palkat > Palkansaajarekisteri) yläpalkissa olevan Palkkatietojen sisäänluku -painikkeen kautta. Onnistuneesti luetut tiedot tallennetaan automaattisesti kunkin henkilön palkkatietoihin.
Tarkempaa tietoa palkkatiedoista ja palkansaajan perustamisesta on saatavilla täältä. Palkka-aineiston sisäänlukuun voi taas perehtyä tarkemmin tämän artikkelin avulla.
Palkkatietojen siirtotiedostolla voidaan tuoda palkansaajarekisteriin seuraavat tiedot:
- Peruspalkka (määrä, tyyppi)
- Peruspalkkaan kuuluvat tunnit
- Palkkakanava
- Työntekijän veronumero
- Verokortin tiedot (voimaantulo, tyyppi, perusprosentti, lisäprosentti, vuosituloraja, tulorajasta käytetty)
- Eläkevakuutuksen tyyppi
- TyEL-sopimuksen numero
Palkkatietojen sisäänluku
Siirtoaineistossa olevat palkkatiedot kohdistetaan kuhunkin henkilöön henkilötunnuksen perusteella. Sisäänluku korvaa rekisterissä olevat palkkatiedot niillä tiedoilla, joita siirtotiedostossa käytetään. Myös palkkaperustetta päivitetään palkkatietojen perusteella.
Palkansaajien palkkatietojen sisäänluku tehdään palkansaajarekisterissä. Jotta henkilön palkkatietoja voi tuoda, on henkilöiden oltava valmiiksi perustettuna henkilörekisteriin. Henkilöiden on oltava myös palkansaajien listassa.
Palkkatietojen sisäänluku -painikkeesta avautuu ikkuna, jossa valitaan sisäänluettava CSV-tiedosto:
Tiedoston valitsemisen jälkeen painetaan Jatka-painiketta, minkä myötä siirrytään aineiston tarkastusvaiheeseen:
Tarkastusvaiheessa näytetään sisäänluetut tiedot ja onnistuneiden/epäonnistuneiden rivien lukumäärä. Palkkatietojen sisäänluvussa yksi rivi vastaa yhden palkansaajan palkkatietoja. Jos kaikki tiedot vastaavat tietuekuvausta, rivi merkitään onnistuneeksi ja tietojen sisäänluku tallentaa tuodut tiedot palkansaajan palkkatietoihin.
Jos tiedoissa on virheellisiä tietoja, eli yhdessä tai useammassa solussa ollut tieto ei vastaa kyseisen solun vaatimuksia, kyseinen kenttä korostetaan punaisella ja koko rivi merkitään väärin luetuksi. Esimerkiksi: jos verokortin päivämäärä on syötetty muodossa "1.1.2019", tieto jää virheeseen, sillä vaadittu muoto on "01.01.2019". Väärin luettujen rivien palkkatietoja ei tuoda palkansaajarekisteriin.
Jos lomakkeella on ollut virheellisiä tietoja, voidaan ne korjata tässä vaiheessa syöttämällä näkymälle oikeat tiedot kenttä kerrallaan. Esimerkiksi virheellisessä muodossa olleen päivämäärän voi korjata niin, että päiväys läpäisee tarkistuksen. Vaihtoehtoisesti tiedot korjataan suoraan CSV-tiedostoon, joka luetaan korjausten jälkeen uudelleen sisään Procountoriin.
Aineiston siirtotiedosto
Siirtotiedosto tuodaan Procountoriin CSV-muodossa. Siirtotiedoston voi laatia Excelissä siten, että alempana tässä artikkelissa esitetyn tietuekuvauksen mukainen taulukko tallennetaan CSV-muodossa. CSV-tiedostotyypin ominaisuuksien vuoksi tulee tarkistaa, että tiedoston ensimmäisessä solussa (A1) on sisältöä; jos solu on tyhjänä, liikahtavat myös kaikki muut solut väärään kohtaan.
Aineiston siirtotiedosto on tekstitiedosto, jossa yksi rivi muodostaa tietueen. Tietueen kentät erotetaan toisistaan puolipisteellä, minkä vuoksi soluissa ei saa esiintyä puolipistettä. Tiedostossa ei käytetä erillistä otsikkoriviä, eli tietueet alkavat heti tiedoston ensimmäiseltä riviltä. Tiedoston tunnisteena käytetään CSV-päätettä, mutta muuten tiedoston voi nimetä vapaasti. Jos tiedosto tehdään Excel-taulukossa ja tallennetaan CSV-muodossa (ei CSV (Macintosh) tai CSV (MS-DOS)), tulevat kentän erotin ja pääte automaattisesti oikein. Jos tiedosto tehdään OpenOffice-taulukkolaskennalla, tarjoaa se CSV-muodossa tallennettaessa oletuksena merkkijonojen ympärille lainausmerkkejä. OpenOfficen asetuksia tulee muuttaa siten, että lainausmerkkejä ei muodostu, jotta siirtotiedostosta tulee onnistuneesti luettava.
Palkkatietotietue
Palkkatietojen siirtotiedostossa käytetään vain yhdenlaista tietuetta. Alla oleva tietuekuvaus sisältää seuraavat tiedot kenttäkohtaisesti:
- Excel-solu: kentän sarake Excel-taulukossa
- Kentän nimi / Tieto: mistä tiedosta on kyse
- Pakollisuus: X = tieto on pakollinen, (X) = pakollinen tilanteesta riippuen, tyhjä = vapaaehtoinen
- Muoto: teksti, desimaaliluku, kokonaisluku, päivämäärä tai muu erikseen määritelty muoto
- Sallitut arvot / Tarkistus: sallitut arvot; suoritetaanko tiedolle oikeellisuustarkistus
- Lisätietoja: muuta huomioitavaa kentän osalta
| Excel-solu | Kentän nimi / Tieto | Pakollisuus | Muoto | Sallitut arvot / Tarkistus | Lisätietoja |
| A | HETU | X | Teksti | Max 40 merkkiä | Käytetään tietojen kohdistamiseen henkilörekisterin henkilöön. Tiedon tulee vastata henkilön tietoja.
Mikäli sisään luettava tiedosto sisältää henkilötunnuksen, joka on esimerkiksi käytössä kahdella palkansaajalla, joista toinen on asetettu passiiviseksi, sisäänluku ei huomioi passiivista henkilöä, vaan luo laskelmarivin aktiiviselle palkansaajalle. |
| B | Peruspalkka | X | Desimaaliluku |
Max 999999999,99 |
|
| C | Peruspalkan tyyppi | X | Teksti |
A = 1 kuukausi B = 1 kuukausi (kokonaispalkka) C = 2 viikkoa D = 1 viikko E = 1 päivä F = Tuntipalkka G = Työkorvaus H = Urakkapalkka |
Pakollinen, jos peruspalkka on määritetty |
| D | Peruspalkkaan kuuluu tunteja | X |
Kokonaisluku
|
Min 0,01 Max 8760,00 |
Palkollinen, jos peruspalkka on määritetty |
| E | Palkkakanava | X | Kokonaisluku |
1 = Sähköposti 2 = Posti 3 = Ei lähetetä 4 = Verkkopalkka |
Pakollinen |
| F | Veronumero | Teksti |
Max 12 merkkiä |
Valinnainen | |
| G | Verokortin päivämäärä (voimaantulo) | X | Päivämäärä | pp.kk.vvvv | Pakollinen |
| H | Verokortin tyyppi | X | Kokonaisluku |
1 = Yksi tuloraja 2 = Lähdeverokortti |
Pakollinen |
| I | Perusprosentti | X | Desimaaliluku |
Min 0,00 Max 100,00 |
Pakollinen |
| J | Lisäprosentti | (X) | Desimaaliluku |
Min 0,00 Max 100,00 |
Pakollinen tieto, jos käytössä yhden tulorajan verokortti (H-solun arvo 1) |
| K | Vuosituloraja | (X) | Desimaaliluku |
Min 0,00 Max 999999999,99 |
Pakollinen tieto, jos käytössä yhden tulorajan verokortti (H-solun arvo 1) |
| L | Tulorajasta käytetty | (X) | Desimaaliluku |
Min 0,00 Max 999999999,99 |
Pakollinen tieto, jos käytössä yhden tulorajan verokortti (H-solun arvo 1) |
| M | Eläkevakuutus | X | Teksti |
T = TyEL Y = YEL M = MyEL |
Pakollinen |
| N | TyEL-sopimus | Teksti |
Max 11 merkkiä NN-NNNNNNNT |
Kenttä täytetään vain silloin, kun vakuutustyyppi on TyEL. Annetun tiedon tulee vastata voimassa olevaa TyEL-sopimusta (kohdassa Hallinta > Palkanlaskennan tiedot > TyEL-sopimukset) | |
| O | Kommentit | Teksti |
Max 80 merkkiä |
||
| P | Ei sisällytetä Verokorttiautomaatioon | X | Teksti |
Y = Työntekijää ei sisällytetä automaattiseen verokorttilähetykseen N = Työntekijä sisällytetään automaattiseen verokorttilähetykseen |