Procountorissa laskujen ja muiden tositteiden tiloilla on suuri merkitys. Ne vaikuttavat siihen, miten tositteita pääsee muokkaamaan ja miten ne tulevat raporteille sekä kausiveroilmoitukselle. Tässä ohjeessa kerrotaan myyntilaskun ja myyntitilauksen tiloista.
Myyntilaskun tilat
Tilojen kuvaukset
Tallentamaton
- Tosite on niin kauan tallentamaton, kunnes se ensimmäisen kerran tallennetaan.
- Tallentamatonta tositetta pystyy muokkaamaan.
Kesken
- Keskeneräistä myyntilaskua voidaan täydentää ja muuttaa. Lasku voidaan myös mitätöidä.
- Keskeneräiseen myyntilaskuun ei voida kohdistaa maksusuorituksia, eikä sitä voida lähettää.
- Keskeneräistä laskua ei oteta mukaan kirjanpitolain mukaiseen raportointiin eikä arvonlisäveroilmoitukseen.
- Se huomioidaan raportoinnissa, johon valitaan kaikki tapahtumat (myös ei-liiketapahtumat).
Lähettämätön (Hyväksytty, kun laskukanava Ei lähetetä)
- Myyntilasku menee tilaan Hyväksytty, jos sen laskukanava on Ei lähetetä ja lasku hyväksytään.
- Laskun voi palauttaa tilaan Kesken Lasku- tai Erikoistilanteet-näkymällä painamalla Muokkaa > Palauta kesken.
- Lasku huomioidaan kirjanpitolain ja verolain mukaiseen raportointiin, eli se vaikuttaa tulokseen sekä arvonlisäverotukseen.
Lähetetty
- Lähetettyä laskua ei voida enää muuttaa, eikä sitä voida mitätöidä.
- Laskun kirjapito- ja dimensiointisivuja voidaan ylläpitää, eli sen tiliöintejä voidaan muuttaa ja sille voidaan tehdä dimensiointeja.
- Tilanteessa, jossa lähetetyssä myyntilaskussa on virhe tulisi virhe korjata luomalla ensin hyvityslasku ja tarvittaessa uusi myyntilasku.
Osittain maksettu
- Laskuun tullut osasuoritus on päivitetty automaattisesti pankista vastaanotetun konekielisen viitemaksuluettelon avulla.
- Kun lasku on maksettu kokonaan, sen tila muuttuu Maksettu-tilaksi.
- Tarvittaessa lasku voidaan mutta manuaalisesti Maksettu-tilaan myyntilaskun Erikoistilanteet-näkymällä (Siirry > Erikoistilanteet) painamalla Lisää maksutapahtuma -painiketta.
- Ohjelma ehdottaa laskun ja jo maksetun summan erotusta automaattisesti Maksetaan kenttään.
Maksettu
- Laskua vastaava maksusuoritus näkyy Procountoriin sisäänluettavalla tiliote- ja viiteaineistolla ja maksusuoritus on kohdistunut automaattisesti laskuun.
- Laskua ei voi enää muokata.
- Mikäli asiakas on maksanut liikaa tulee noudattaa seuraavia ohjeita.
Maksettu muualla
- Lasku on merkitty maksetuksi käyttäjän toimesta Erikoistilanteiden tai Tiliotekohdistuksen kautta.
- Merkintä tehdään, kun lasku on maksettu ilman viitettä tiliotteella, maksukortilla tai käteisellä rahalla.
- Tilaa käytetään myös kuitattaessa veloitus- ja hyvityslasku maksetuiksi tai kuitattaessa lasku maksetuksi ostolaskua vastaan tai kirjattaessa se luottotappioksi.
- Jos myyntireskontra hoidetaan Procountorin ulkopuolella, on laskut myös merkittävä maksetuiksi muualla, jotta lasku ei olisi ohjelmassa avoimena laskuna.
- Maksettu muualla -merkinnän voi poistaa Erikoistilanteet-näkymällä painamalla Poista maksutapahtuma -painiketta.
Mitätöity
- Lasku on tehty virheellisesti, minkä johdosta se on merkitty mitätöidyksi.
- Laskulla ei ole kirjanpitomerkintää.
- Mitätöity lasku otetaan mukaan tositteiden haussa vain, jos käyttäjä haluaa nähdä mitätöidyt laskut.
- Mitätöity-tilassa olevan laskun voi kopioida uudeksi keskeneräiseksi laskuksi (Muokkaa > Kopioi).
Myyntitilauksen ja tarjouksen tilat
Tilaukset eivät ole liiketapahtumia eivätkä missään tositteen tilassa tule mukaan esimerkiksi alv-laskelmille.
Tilat aikajärjestyksessä
- Tallentamaton
- Kesken
- Lähettämätön (jos laskukanavaksi on merkitty "Ei lähetetä", käytetään tilaa Hyväksytty)
- Lähetetty
- Mitätöity
- Laskutettu (kopioitu myyntilaskuksi)
Tilojen kuvaukset
Tallentamaton
- Tosite on niin kauan tallentamaton, kunnes se ensimmäisen kerran tallennetaan.
Kesken
- Keskeneräistä myyntitilausta voidaan täydentää ja muuttaa.
- Myyntitilaus voidaan myös mitätöidä sekä muuttaa tai kopioida laskuksi.
- Keskeneräistä myyntitilausta ei voida lähettää.
Lähettämätön (Hyväksytty, jos kanava Ei lähetetä)
- Lähettämätöntä myyntitilausta voidaan täydentää ja muuttaa, se voidaan mitätöidä sekä se voidaan muuttaa tai kopioida laskuksi.
- Lähettämätön myyntitilaus voidaan lähettää.
Lähetetty
- Lähetettyä myyntitilausta voidaan täydentää ja muuttaa.
- Myyntitilaus voidaan myös mitätöidä sekä muuttaa tai kopioida laskuksi.
- Lähetettyn tilauksen voi lähettää uudestaan.
Mitätöity
- Myyntitilaus on tehty virheellisesti tai se ei ole johtanut kauppoihin, minkä johdosta se on merkitty mitätöidyksi.
- Mitätöidyllä myyntitilauksella ei ole kirjanpitomerkintää.
- Se otetaan mukaan tositteiden haussa vain, jos käyttäjä haluaa nähdä mitätöidyt tapahtumat.
- Mitätöity-tilassa olevan tilauksen voi kopioida uudeksi keskeneräiseksi laskuksi (Muokkaa > Kopioi).
Laskutettu
- Myyntitilaus on kopioitu laskuksi.
- Sillä ei ole kirjanpitoa eikä sitä voida muokata.
Video myyntilaskun ja tilauksen tiloista