Procountorissa laskujen ja muiden tositteiden tiloilla on suuri merkitys. Ne vaikuttavat siihen, miten tositteita pääsee muokkaamaan ja miten ne tulevat raporteille sekä kausiveroilmoitukselle. Tässä ohjeessa kerrotaan ostolaskun ja ostotilauksen tiloista.
Ostolaskun tilat
Tilojen kuvaukset
Tallentamaton
- Tosite on niin kauan tallentamaton, kunnes se ensimmäisen kerran tallennetaan.
Vastaanotettu
- Ostolasku on saapunut ohjelmaan verkkolaskuna tai skannauspalvelusta.
- Vastaanotettu-tila vastaa itse laaditun laskun tilaa Kesken. Lasku on erikseen hyväksyttävä (Tositteiden haun -painikkeesta Tarkastaminen) tai siirrettävä suoraan maksuun, kuten muutkin ostolaskut.
- Vastaanotettu-tilassa olevaa laskua ei oteta mukaan kirjanpitolain mukaiseen raportointiin, eikä arvonlisäveroilmoitukseen.
- Se huomioidaan raportoinnissa, johon valitaan kaikki tapahtumat (myös ei liiketapahtumat).
Kesken
- Keskeneräistä ostolaskua voidaan täydentää ja muuttaa.
- Lasku voidaan myös mitätöidä.
- Muokattaessa ostolaskua, sille käsin tehdyt kirjanpitomerkinnät poistuvat ja ne päivittyvät laskun oletusten mukaan uudestaan (ostolaskun oletukset tai toimittajan oletukset).
- Keskeneräistä laskua ei oteta mukaan kirjanpitolain mukaiseen raportointiin eikä arvonlisäveroilmoitukseen.
- Se huomioidaan raportoinnissa, johon valitaan kaikki tapahtumat (myös ei liiketapahtumat).
Asiatarkastettu
- Yrityksessä voidaan sopia, että laskut on asiatarkastettava ennen niiden hyväksymistä ja maksamista.
- Lue lisää hyväksymiskierrosta täältä.
- Pienissä yrityksissä tämä toiminto on usein tarpeeton.
- Asiatarkastettu lasku rinnastetaan keskeneräiseen laskuun, eikä sitä oteta mukaan kirjanpitolain mukaiseen raportointiin eikä arvonlisäveroilmoitukseen.
- Se huomioidaan raportoinnissa, johon valitaan kaikki tapahtumat.
Maksukiellossa
- Kun laskua ei toistaiseksi makseta reklamoinnin tai muun syyn takia, se voidaan merkitä maksukieltoon.
- Lasku otetaan kuitenkin huomioon kirjanpitolain mukaisessa raportoinnissa ja arvonlisäverotuksessa vähennyskelpoisena ostona.
- Kun maksukielto halutaan peruuttaa, tulee lasku palauttaa ensin takaisin tilaan Hyväksytty (Siirry > Tarkastaminen > Hyväksy).
- Sen jälkeen palautetaan lasku tilaan Kesken (Siirry > Lasku > Muokkaa > Palauta kesken).
- Jos lasku halutaan sen jälkeen vielä mitätöidä, se onnistuu Poikkeus-painikkeen takaa valinnalla Mitätöi.
Mitätöity
- Lasku on tehty virheellisesti, minkä johdosta se on merkitty mitätöidyksi.
- Laskulla ei ole kirjanpitomerkintää.
- Lasku voidaan nähdä ohjelmassa, ja siitä voidaan tehdä kopioimalla uusi lasku.
- Se otetaan mukaan tositteiden haussa ja raportoinneissa vain, jos käyttäjä haluaa nähdä mitätöidyt laskut.
Hyväksytty
- Yrityksessä voidaan sopia, että laskut on hyväksyttävä ennen niiden maksamista.
- Pienissä yrityksissä tämä toiminto on usein tarpeeton ja laskut voidaan merkitä heti maksuun.
- Hyväksytty-tilaa voidaan kuitenkin käyttää silloin, kun rahaa maksatusta varten ei tilapäisesti ole, mutta lasku on kuitenkin huomioitava raportoinnissa ja arvonlisäverotuksessa vähennyskelpoisena ostona.
- Jos ostolaskua on hyväksymisen jälkeen vielä tarve muokata tai mitätöidä, saadaan ostolasku tilasta Hyväksytty tilaan Kesken ohjelman kohdasta Tositteiden haku painikkeesta Tarkastaminen.
Maksettu
- Lasku on maksettu onnistuneesti ja maksusuoritus näkyy Procountoriin saapuneella tiliotteella. Tiliotteen tieto muuttaa automaattisesti laskun tilaa.
Maksettu muualla
- Lasku on merkitty maksetuksi käyttäjän toimesta.
- Merkintä tehdään, kun lasku on maksettu Procountor-maksatuksen ulkopuolella esimerkiksi pankin muulla maksuliikennepalvelulla, maksukortilla tai käteisellä rahalla.
- Tilaa käytetään myös kuitattaessa veloitus- ja hyvityslasku maksetuiksi tai kuitattaessa lasku maksetuksi myyntilaskua vastaan.
- Maksettu muualla -merkintää käytetään myös silloin, kun tiliotteella oleva maksusuoritus ei kohdista/muuta laskun tilaa Maksetuksi.
- Tämä voi johtua esimerkiksi väärällä viitteellä maksamisesta.
Odottaa siirtoa pankkiin
- Maksatusoikeudellinen henkilö voi siirtää laskun Procountorissa automaattisesti maksettavaksi.
- Maksaminen voidaan tehdä laskuille, joiden tila on Kesken, Vastaanotettu, Asiatarkastettu, Hyväksytty tai Osittain maksettu.
- Yrityksen ostolaskujen hyväksymiskierto vaikuttaa laskun maksuunpanoon.
- Tosite odottaa siirtoa pankkiin maksupäivän maksuajoon asti.
Siirretty pankkiin
- Maksussa oleva lasku on automaattisesti siirretty pankkiin maksettavaksi laskun maksupäivänä.
- Tila muutetaan maksetuksi automaattisesti sen jälkeen, kun maksupäivän tiliote saapuu Procountoriin ja tiliotetapahtuma kohdistuu laskuun.
- Jos maksatuksessa on pankissa havaittu virhe (esim. tilillä ei ole rahaa maksua varten) tai tehty muutos (esim. vastaanottajan tili on pankissa muutettu), tilaa ei muuteta, eli lasku jää tilaan Siirretty pankkiin.
- Jos lasku halutaan laittaa uudestaan maksuun, on se palautettava aiempaan tilaan Hyväksytty.
- Mikäli lasku on maksettu, ja maksusuoritus näkyy tiliotteella, voidaan lasku kohdistaa käsin maksetuksi esimerkiksi tiliotekohdistuksen avulla.
Katso täältä tarkemmin, miten toimitaan, kun Odottaa siirtoa pankkiin tai Siirretty pankkiin-tila halutaan peruttaa.
Osittain maksettu
- Laskuun on kohdistunut tiliotteelta tai sille on tehty käsin pienempi tai suurempi maksusuoritus kuin itse laskun summa. Tämä muuttaa laskun osittain maksetuksi.
- Laskun on vielä avoin ja siihen on mahdollista kohdistua maksutapahtumia.
- Kun lasku on maksettu kokonaan, sen tila muuttuu Maksettu tai Maksettu muualla.
Ostotilauksen tilat
Tilaukset eivät ole liiketapahtumia eivätkä missään tositteen tilassa tule mukaan esimerkiksi alv-laskelmille.
Tilat aikajärjestyksessä
- Tallentamaton
- Kesken
- Lähettämätön (jos laskukanavaksi on merkitty "Ei lähetetä", käytetään tilaa Hyväksytty)
- Lähetetty (ei voida palauttaa tilaan Kesken)
- Mitätöity
- Laskutettu (kopioitu ostolaskuksi)
Tilojen kuvaukset
Tallentamaton
- Tosite on niin kauan tallentamaton, kunnes se ensimmäisen kerran tallennetaan.
Kesken
- Keskeneräistä ostotilausta voidaan täydentää ja muuttaa.
- Ostotilaus voidaan myös mitätöidä sekä muuttaa tai kopioida laskuksi.
- Keskeneräistä ostotilausta ei voida lähettää.
Lähettämätön (Hyväksytty, jos kanava Ei lähetetä)
- Lähettämätön ostotilaus voidaan muuttaa laskuksi.
- Lähettämätön ostotilaus voidaan lähettää.
- Hyväksyttyä tilausta, jonka laskukanava on Ei lähetetä ei voi palauttaa Kesken.
Lähetetty
- Lähetetty ostotilaus voidaan muuttaa laskuksi.
- Lähetetty ostotilaus voidaan lähettää uudestaan.
Mitätöity
- Ostotilaus on tehty virheellisesti, minkä johdosta se on merkitty mitätöidyksi.
- Mitätöidyllä ostotilauksella ei ole kirjanpitomerkintää.
- Ostotilaus voidaan nähdä ohjelmassa, ja siitä voidaan tehdä kopioimalla uusi ostotilaus tai lasku.
- Se otetaan mukaan tositteiden haussa ja raportoinneissa vain, jos käyttäjä haluaa nähdä mitätöidyt tapahtumat.
Laskutettu
- Ostotilaus on kopioitu laskuksi.
- Sillä ei ole kirjanpitoa eikä sitä voi muokata.