Tässä ohjeessa käymme läpi lomalaskennan käyttöönoton prosessin. Lomalaskennan moduuli julkaistaan osissa ja ohjelmasta löytyy tällä hetkellä toiminnot, joiden avulla voidaan aluksi laskea ja kerryttää lomia:
- Lomanansaintasääntö:
- 14 päivän sääntö
- 35 tunnin sääntö
- oikeus vapaaseen
- Laskentaperuste:
- keskipäiväansio
- kuukausittainen standardijakajalla (kuukausipalkka jaettuna standardijakajan 25:n mukaan)
- Kuukausittainen standardijakajalla ja % osuus lisistä
- kuukausittainen työpäiväjakajalla
- lomakeskituntiansio
- oikeus vapaaseen
- prosentti: 9% ja 11,5%
- Lomaraha:
- lomarahan kerryttäminen 50% säännöllä
Huomioithan, että vain yllä listatut lomalaskennan ominaisuudet ovat tällä hetkellä mahdollisia Procountorissa. Lomalaskennan käyttöönotossa kannattaa odottaa lomalaskennan muita ominaisuuksia, mikäli lomia ei lasketa listattujen tapojen mukaan.
Ennen lomalaskennan käyttöönottoa on avattava halutut lomavuodet ohjelman kohdasta Hallinta > Palkanlaskennan tiedot > Lomanmääräytymisvuodet.
1. Lomapalkkalaskennan asetukset (TES)
- Ensimmäinen vaihe lomalaskennan käyttöönotossa on lomapalkkalaskennan asetusten tarkastus. Tuntipalkkaisille on määritettävä oman työehtosopimuksen mukaiset palkkalajit, joista lomapalkka lasketaan. Tämän voi tehdä ohjelman kohdassa Hallinta > Palkanlaskennan tiedot > Lomapalkkalaskennan asetukset (TES).
- Mikäli omia asetuksia ei tehdä ohjelma käyttää Procountorin oletussääntöä, jonka voi nähdä Lomapalkkalaskennan asetukset -näkymällä työehtosopimuksena Ei räätälöityä sääntöä.
- Tarkemmat ohjeet asetusten luomisesta löytyvät täältä.
2. Vuosiloma-asetukset
- Vuosiloma-asetukset tehdään palkansaajakohtaisesti ja lomalaskenta otetaan käyttöön Palkansaajarekisterissä (Palkat > Palkansaajarekisteri > Muokkaa vuosilomia). Vuosilomat –näkymälle määritetään palkansaajan lomalaskennan laskentaperuste ja kertyneet lomat. Lomalaskennan asetukset ja kertyneet lomapäivät on mahdollista tuoda massana Procountorin sisään rakennetun massatyökalun avulla tai Excelin avulla.
- Lue lisää vuosilomien tuomisesta massana täältä.
- Tarkemmat ohjeet vuosiloma-asetuksista löytyvät täältä.
- Lomarahan kerryttäminen aktivoidaan erikseen käyttöasetuksista Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset > Lomaraha. Tämän jälkeen lomarahaa on mahdollista kerryttää automaattisesti 50% säännön mukaan.
3. Vuosilomien kertyminen
- Vuosilomia kerrytetään laskemalla palkkalaskelmia. Palkkalistan laatimishetkellä määritellään, kuinka monta työpäivää kyseisen palkkalistan laskelmien yhteydessä on kerrytetty. Määritys on mahdollista tehdä kaikille palkkalistan laskelmille yhdellä kerralla ja/tai muokata palkkalaskelmalla tarkemmin yksi palkkalaskelma kerrallaan.
- Lomat kertyvät palkansaajarekisterin Vuosilomat-näkymälle. Lomapäivien määrää on mahdollista käydä oikaisemassa käsin, mikäli lomapäivien kertymä eroaa palkkalaskelmilta lasketuista lomapäivistä. Käyttämättömät lomapäivät näkyvät palkansaajan palkkalaskelmalla oletuksena, mutta asetusta on mahdollista muuttaa Käyttöasetuksissa.
- Lomat kertyvät 14 päivän tai 35 tunnin säännön mukaan riippuen palkansaajan vuosiloma-asetuksista.
- Tarkemmat ohjeet vuosilomien kertymisestä löytyvät täältä.
4. Vuosilomien maksaminen
- Kertyneitä lomia käytetään ja maksetaan palkanlaskennan yhteydessä. Uudelle palkkalaskelmalle nostetaan lomapalkka painamalla Lomapalkka-painiketta ja valitsemalla mitä lomapalkkalajia käytetään ja minkä vuoden lomakertymästä kertyneet lomapäivät otetaan. Lomakertymiä on mahdollista käyttää useammalta vuodelta, mikäli niitä on vielä jäljellä.
- Laskelman ollessa Hyväksytty-tilassa, se vähentää kertyneitä lomia valitulta vuodelta Vuosilomat-näkymällä.
- Tarkemmat ohjeet vuosilomien maksamisesta löytyvät täältä.
Lomavuoden sulkeminen
Lomavuoden vaihtuessa (1.4) ja viimeisen palkanmaskun jälkeen lomavuoden kertymät tulee tarkastaa ja lomavuosi sulkea. Lomavuodet suljetaan ohjelman kohdassa Hallinta > Palkanlaskennan tiedot > Lomanmääräytymisvuodet.
Lomavuoden kertymän tarkistuksessa voidaan käyttää hyödyksi lomapalkkavelkaraporttia.
Lue lisää lomavuoden sulkemisesta ja avaamisesta täältä.