Lomalaskennan käyttöönotto tehdään joko yksitellen palkansaaja kerrallaan tai tuomalla kertyneet lomat ja lomalaskennan asetukset takautuvasti siirtotiedostolla. Tässä ohjeessa käydään läpi, kuinka lomalaskennan asetukset toimivat palkansaajatasolla. Tarkemmat ohjeet siirtotiedoton avulla tuotavista lomista löytyvät täältä.
Palkansaajan lomalaskennan asetukset löytyvät ohjelman kohdasta Palkat > Palkansaajarekisteri > Muokkaa vuosilomia.
- Ennen lomalaskennan aloittamista on avattava lomavuosi ohjelman kohdasta Hallinta > Palkanlaskennan tiedot > Lomanmääräytymisvuodet.
Lue lomalaskennan käyttöönoton prosessi täältä.
Vuosilomalaskennan käyttöönotto
Procountorin lomalaskenta otetaan käyttöön valitsemalla kohta Käytä lomalaskentaa. Tämän jälkeen on määritettävä, kuinka lomia lasketaan ja kertyneitten lomapäivien määrä.
1. Määritä päivä, josta lomapäivien kerryttäminen aloitetaan kohdassa Loma-ansainnan aloituspäivä. Ohjelma laskee kyseisen päivämärän perusteella, kuinka monta lomapäivää kuukaudessa ansaitaan.
- Oletuksena ohjelma laskee lomalaskennan ensimmäisenä vuotena palkansaajalle 2 lomapäivää kuukaudessa ja siitä eteenpäin lomia kerrytetään 2,5 päivää kuukaudessa.
- Kohdassa Muokkaa lomanansaintasääntöjä on mahdollista määrittää, kuinka monta lomapäivää kuukaudessa kertyy.
- Mikäli lomarahan ansainta on käytössä (Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset > Lomaraha) lomarahan-ansainnan aloituspäiväksi määritetään automaattisesti sama päivä kuin lomapalkan. Päivämäärää voidaan muuttaa.
- Procountoriin on määritetty lomarahan automaattinen kerryttäminen 50% lomapalkasta -säännön mukaan.
Jäljellä olevat lomapäivät yhteensä -kentässä näkyy kokonaismäärä käyttämättömistä lomista.
- Jäljellä olevien lomapäivien saldossa näkyvät kaikkien lomavuosien maksamattomat lomat yhteensä.
Jäljellä oleva lomapalkka yhteensä -kentässä näkyy kokonaismäärä maksamattomasta lomapalkasta.
- Lomapalkkajaksotukset (lomapalkkavelka) tulee tehdä omina muistioinaan kirjanpitoon. Näkymän tiedot vaikuttavat vain palkanlaskentaan.
Jäljellä olevat lomarahapäivät yhteensä -kentässä näkyy kokonaismäärä käyttämättömistä lomarahapäivistä.
Jäljellä olevat lomaraha yhteensä -kentässä näkyy kokonaismäärä maksamattomasta lomarahasta.
- Lomarahajaksotukset (lomarahavelka) tulee tehdä omina muistioinaan kirjanpitoon. Näkymän tiedot vaikuttavat vain palkanlaskentaan.
2. Valitse oikea lomankertymisvuosi Valitse lomankertymisvuosi -alasvetovalikosta.
- Menneiden lomankertymisvuosien lomanansaintasääntöjä ei ole mahdollista muuttaa.
- Menneiden lomankertymisvuosien lomakertymää on mahdollista muokata takautuvasti.
Vuoden uudelleenlaskenta -painikkeen avulla on mahdollista lasketuttaa lomapalkan kertymä uudemman kerran, mikäli kertymä ei ole toivottu.
- Painike lasketuttaa kertymän uudestaan kaikilta palkkalaskelmilta, joissa on ollut lomalaskenta päällä. Lisää tietoja lomavuoden sulkemisesta löytyy täältä.
- Jotta lomat voidaan laskea uudestaan, on kaikkien kyseiselle lomavuodelle kuuluvien palkkalaskelmien oltava ainakin Hyväksytty -tilassa.
3. Paina Muokkaa lomanansaintasääntöjä -painiketta ja määritä kuinka palkansaaja ansaitsee vuosilomia.
Lomanansaintasääntö -alasvetovalikosta valitaan joko 14 päivän sääntö tai 35 tunnin sääntö lomien kertymiselle.
- Mikäli palkansaajan lomapalkan laskentaperuste on Oikeus vapaaseen, tulisi valita ansaintasäännöksi Oikeus vapaaseen.
Työehtosopimus -alasvetovalikosta on mahdollista valita ohjelman kohdassa Hallinta > Palkanlaskennan tiedot > Lomapalkkalaskennan asetukset (TES) määritetty lomapalkan asetuspohja tai käyttää Procountorin oletuspohjaa (Ei räätälöityä sääntöä).
- Lomapalkkalaskennan TES kohtainen asetus vaikuttaa tuntipalkkaisten työntekijöiden lomapalkan laskentaan, mutta valinnan voi tehdä myös kuukausipalkkaisille. Näin kuukausipalkkaisille voidaan esimerkiksi määrittää ammattiliiton nimi, jos sääntöpohja on nimetty ammattiliiton mukaan.
Lomapalkan laskentaperuste -valinnalla määritetään lomapalkan laskentasääntö.
- Lomakeskituntiansio lasketaan (lomanmääräytymisvuoden aikana kertyneet ansiot / lomanmääräytymisvuoden aikana kertyneet tunnit) x kertyneiden lomapäivien kerroin, joka haetaan kerrointaulukosta (Lomapalkkalaskennan asetukset -näkymällä). LomaKTA on toteutettu toistaiseksi vain 40 tuntia työviikossa tekevälle työntekijälle. Mikäli työntekijän oletusviikkotuntimäärä on 37,5 tulisi Lomapalkkalaskennan asetusten kerrointaulukkoa mukauttaa kaavalla (kerroin/40)xtyöviikon tunnit
- Kuukausittainen standardijakaja jakaa kuukausipalkkaisten työntekijöiden kuukausipalkan 25:llä ja kertoo jakolaskun tuloksen käytetyillä lomapäivillä.
- Keskipäiväansio - lomavuoden ansiot (perustyöt+ ylityöansioiden perusosat) / (todelliset työpäivät + 1/8 ylityötunneista)
- Perustyöhön vaikuttavat ansiot lasketaan TES pohjaan valittujen palkkalajien mukaan.
- Palkkalajit 1221 ja 1220 on automatisoitu toimimaan ylityölaskennan mukaisesti.
- Valittaessa keskipäiväansio on määritettävä, kuinka monta työpäivää työntekijä työskentelee keskimäärin viikossa.
- 35 tunnin sääntö ja keskipäiväansio –yhdistelmä ei ole sallittu.
- Kuukausittainen standardij. ja lisät - Laskentaperusteen kaava muodostuu kuukausipalkan osan ja työaikalisien muodostaman osan summasta.
- Kuukausipalkan osuuden laskukaava on kuukausipalkka jaettuna standardijakajalla 25.
- Työaikalisien muodostaman osuuden laskukaava on lomanansaintavuoden aikaiset työaikalisät kerrottuna prosentilla, joka on määritelty työehtosopimuksen mukaan ja työsuhteen keston mukaan.
- Kuukausipalkan osuuteen vaikuttavien palkkalajit tulee olla myös palkansaajan palkkaperusteella.
- Prosentti - lasketaan joko 9% tai 11,5% mukaan.
- Valittaessa prosenttiperusteinen lomapalkan kertyminen on myös valittava, kumman prosentin mukaan lomia kerrytetään.
- Kuukausittainen työpäiväjakaja
- (Kuukausipalkka/Palkanmaksukauden työpäivät) x loma-ajalla olevien työpäivien lukumäärä.
- Lomapäiviä kulutetaan 5 työpäivää kohden 6 lomapäivää, jollei lauantai ole pyhäpäivä.
- Oikeus vapaaseen – lomakorvaus lasketaan joko 9% tai 11,5% mukaan
- Valittaessa oikeus vapaaseen, tulee lomanansaintasääntöön valita oikeus vapaaseen ja prosentti-kenttään joko 9% tai 11,5% mukainen lomakorvauksen kertyminen.
Lomapäiviä per kuukausi -kohtaan voidaan valita ohjelmasta poikkeava lomien automaattinen kertymä per kuukausi.
- Oletuksena ohjelma laskee 2 päivää per kuukausi ensimmäisen lomankerryttämisvuoden ajan ja 2,5 päivää siitä eteenpäin.
Lomarahapäiviä per kuukausi -kohtaan määritetään monta lomarahapäivää kertyy per kuukausi.
Ansaittujen lomien tarkastelu ja muokkaaminen
Ohjelman automaattisesti laskemat ansaitut lomat näkyvät kohdassa Ansaittu. Palkkalaskelmat, jotka ovat tilassa Hyväksytty, Maksettu, Maksettu muualla tai Osittain maksettu kerryttävät lomapäiviä annettujen lomalaskennan asetusten puitteissa. Lomapäivien kertymää on mahdollista muokata käsin palkansaaja kerrallaan tai käyttämällä vuosilomien siirtotiedostoa.
Ansaitut lomapäivät
- Kenttään tulevat kyseisenä lomavuotena ansaitut lomapäivät.
- Lomapäivät lasketaan palkkalaskelmilta Työajan kohdentaminen -painikkeen taakse määritettyjen työpäivien/tuntien ja lomanansaintasäännön perusteella.
Ansaitut lomarahapäivät
- Kenttään tulevat kyseisenä lomavuotena ansaitut lomarahapäivät.
Ansaitut lisävapaapäivät
- Kenttään tulevat kyseisenä lomavuotena ansaitut lisävapaapäivät.
Kumulatiiviset työtunnit
- Kenttään lasketaan palkkalaskelmilta kyseisenä lomavuotena tehdyt työtunnit, jotka kerryttävät lomia.
- Lomia kerryttävät palkkalajit tulevat Procountorin oletuksista, jos niitä ei erikseen muuta Lomapalkkalaskennan asetuksissa.
- Kenttä näkyy vain, jos palkansaajan lomapalkan laskentaperuste on lomakeskituntiansio.
Kumulatiiviset ansiot
- Kenttään lasketaan palkkalaskelmilta kyseisenä lomavuotena ansaitut bruttotulot, jotka kerryttävät lomia.
- Lomia kerryttävät palkkalajit tulevat Procountorin oletuksista, jos niitä ei erikseen muuta Lomapalkkalaskennan asetuksissa ja valitse lomanansaintasääntöihin palkansaajarekisterissä.
- Kenttä näkyy vain, jos palkansaajan lomapalkan laskentaperuste on lomakeskituntiansio.
- Kumulatiiviset ansiot -lukuan klikkaamalla on mahdollista nähdä kumulatiivisen ansion taustalle, mistä luku on kertynyt. Kumulatiiviset ansiot -lukua klikatessa avautuu uusi ikkuna, joka näyttää kaikki palkkalaskelmat ja summat, sekä manuaalisesti lisätyt/poistetut summat, jotka on huomioitu kumulatiiviseen ansioon.
Päivittäinen lomapalkka
- Kenttään lasketaan lomapalkan määrä per päivä.
Lomapalkka
- Kenttään lasketaan lomapalkan määrä yhteensä kyseisenä lomavuotena.
Lomaraha
- Kenttään lasketaan lomavuonna kertyneen lomarahan määrä 50% säännön mukaan.
Jäljellä olevat lomapäivät
- Kenttään lasketaan, kuinka monta lomapäivää on vielä käyttämättä.
Jäljellä olevat lomarahapäivät
- Kenttään lasketaan, kuinka monta lomarahapäivää on vielä käyttämättä.
Jäljellä oleva lomapalkka
- Kenttään lasketaan, paljonko lomapalkkaa on vielä maksamatta.
Jäljellä oleva lomaraha
- Kenttään lasketaan, paljonko lomarahaa on vielä maksamatta.
Ansaittujen lomien oikaisu
Mikäli lomien kertymää täytyy oikaista, voidaan se tehdä joko yhdellä kerralla koko vuodelle painamalla Muokkaa vuositasolla tai kuukausi kerrallaan painamalla Muokkaa kuukausitasolla.
Vuositasolla
- Ansaittuja lomia on mahdollista oikaista syöttämällä negatiivinen tai positiivinen summa Lisää tai poista ansaittuja lomapäiviä vuodelta -kenttään.
- Lisää tai poista ansaittuja lomarahapäiviä vuositasolla –kenttään annetaan negatiivinen tai positiivinen luku, jolla oikaistaan ansaittujen lomarahapäivien määrää, jotta jäljellä olevien lomarahapäivien määrä saadaan näkymään oikein.
- Esimerkiksi jos palkansaajalla on ansaittuja lomapäiviä yhteensä 30 ja hänellä on käyttämättä 10, tulisi Lisää tai poista ansaittuja lomapäiviä vuodelta –kenttään laittaa numero 30.
- Lisää tai poista ansaittuja lisävapaapäiviä vuodelta -kenttään voidaan tarvittaessa syöttää palkansaajalle lisävapaapäiviä tai vähentää niitä. Syötettäessä lisävapaapäiviä ensimmäistä kertaa, Procountor avaa erillisen ikkunan, johon voidaan syöttää lisävapaapäiväkorvauksen arvo (EUR/pv). Myöhemmin arvoa voi muuttaa näkymän oikeaan ylälaitaan ilmestyvässä Jäljellä oleva lisävapaapäiväkorvaus yhteensä -kentässä.
- Lisää tai poista kululatiivisia ansioita (EUR) -kentän voidaan tarvittaessa lisätä tai vähentää palkansaajan kumulatiivisten ansioiden arvoa. mMokkaus tehdään lisäämällä tai vähentämällä olemassa olevasta summasta. Esimerkiksi, mikäli palkansaajalla oli aiemmin kumulatiivisia (loma)ansioita 12 000 ja luvun pitäisi olla 15 000, lisätään kenttään 3000,00.
- Tuntityöntekijän kohdalla Muokkaa ansaittuja lomia -ikkunaan tulee määrittää lomalaskentaan vaikuttavat kumulatiiviset työtunnit ja ansiot.
Kuukausitasolla
- Muokkaa kuukausitasolla -painike avaa lomien kuukausikertymän. Ansaitut päivät ja Lomapäivät-sarakkeisiin on mahdollista syöttää oikea ansaittujen päivien lukumäärä.
- Päivien syöttämisen jälkeen oikaisuille on tehtävä kuvaus. Sama kuvaus tulee kaikille muokatuille kuukausille.
- Kertyneitä lomia ei voida tuoda tuntityöntekijälle takautuvasti kuukausittain Muokkaa kuukausitasolla-painikkeen avulla, sillä kumulatiivisia tunteja ja ansioita ei tuoda kuukausitasolla. Muokkaa vuositasolla -painikkeella voidaan tuoda kumulatiiviset saldot.
Jäljellä olevien lomien oikaisu
Jäljellä olevia lomia voidaan oikaista painamalla Muokkaa jäljellä olevia lomia -painiketta.
- Lisää tai poista jäljellä olevia lomapäiviä -kenttään annetaan negatiivinen tai positiivinen, jolla korjataan jäljellä olevien lomapäivien määrää.
- Lisää tai poista jäljellä olevia lomarahapäiviä –kenttään annetaan negatiivinen tai positiivinen luku, jolla jäljellä olevien lomarahapäivien määrää oikaistaan, jotta jäljellä olevien lomarahapäivien määrä saadaan näkymään oikein.
- Esimerkiksi jos palkansaajalla on jäljellä olevia lomapäiviä yhteensä 30 ja hänellä näkyy jäljellä olevia lomapäiviä 25, laita Lisää tai poista jäljellä olevia lomapäiviä -kenttään 5.
- Lisää tai poista jäljellä olevista lisävapaapäivistä -kenttään voidaan tarvittaessa syöttää palkansaajalle lisävapaapäiviä tai poistaa niitä.
- Oikaisun kuvaus on pakollinen.
Oikaisuhistoria
- Oikaisuhistoriaa voi tarkastella Oikaisuhistoria taulukosta ja tarkistella tehtyjä muutoksia.
- Historiakentissä näkyy oikaisun laatija, aikaleima, muutos ja oikaisun kuvaus.
Lisävapaapäivien määrittäminen
Tilanteessa, jossa työntekijä on ansainnut alle 24 lomapäivää lomavuoden aikana sairauden tai kuntoutuksen johdosta, voidaan lain asettamat lisävapaapäivät määrittää Vuosilomat-näkymälle.
- Lisävapaapäivät ja päivähinnat syötetään manuaalisesti näkymälle painamalla Muokkaa vuositasolla -painiketta.
- Määritä lisävapaapäivien määrä Lisää tai poista ansaittuja lisävapaapäiviä vuodelta -kenttään.
- Määritä tämän jälkeen Vuosilomat-näkymän yläreunaan vapaapäivän päivä-arvo. Arvoa käytetään vapaapäivien maksamiseen palkkalaskelmalla.
Maksettujen lomien tarkastelu
Lomia maksetaan luomalla palkansaajalle palkkalaskelma, johon nostetaan lomapalkkalajeja. Tarkemmat ohjeet lomapalkan maksamisesta löytyvät täältä.
Vuosilomat -näkymällä on mahdollista tarkastella jo maksettuja lomia kohdassa Maksetut lomat.
- Kohta listaa maksettujen lomien Maksupäivän, lomankertymisvuoden, jolta lomia on maksettu ja maksettujen lomapäivien määrän.
- Uusi maksettu loma kirjataan Palkansaajarekisteriin, kun palkkalaskelma on Maksettu tai Osittain maksettu, Maksettu muualla -tilassa.
Loma-ansaintasäännön muuttaminen
Loma-ansaintasääntöä on mahdollista muuttaa siihen asti, kunnes ensimmäinen palkkalaskelma on laskettu palkansaajalle lomasäännön ollessa päällä.
- Loma-ansaintasäännön muuttaminen on mahdollistettu toistaiseksi vain kuukausipalkkaisille, joilla sääntönä on standardijakaja tai työpäiväjakaja. Vaihto voidaan tehdä ainoastaan prosenttiperusteiseen lomalaskentaan.
- Ennen säännön vaihtamista tulisi kaikkien palkkalaskelmien olla Maksettu-tilassa.
Kuukaudessa kertyvien loma- ja lomarahapäivien määrää on mahdollista muokata.
- Palkansaajan osalta voidaan tarkistaa ja päivittää yhden vuoden ansaintasääntö (kertyvät päivät per kk) lomissa.
- Kertyvien päivien tarkistus ja päivitys voidaan tehdä palkansaajan Vuosilomat-näkymällä. Muokattaessa lomanansaintasääntöä (lomapäiviä ja/tai lomarahapäiviä / kk) Muokkaa lomanansaintasääntöä -painikkeesta avautuvalla ikkunalla Procountor kysyy tallennusvaiheessa haluatko muuttaa jo ansaitut lomapäivät takautuvasti kyseiselle lomavuodelle. Yleisimmässä käyttötilanteessa 2 pv > 2,5pv kun ensimmäinen työsuhdevuosi on täynnä.
Lomavuoden kertymän uudelleen lasketus
Lomavuoden kertymä voidaan laskea uudestaan painamalla Vuoden uudelleenlaskenta –painiketta.
- Painike laskee kaikkien niiden palkkalaskelmien vuosilomat uudestaan, joilla on ollut lomalaskenta käytössä.
- Huomioi, että uudelleenlaskenta ei ota huomioon manuaalisesti syötettyjä lomia. Se laskee vuoden kertymän ainoastaan palkkalaskelmilta.
- Tilanteessa, jossa lomalaskennan TES asetuksia muutetaan kesken lomavuoden, kyseinen painike laskee uusien TES asetuksen perusteella palkkalaskelmilla maksettujen palkkojen vaikutuksen lomapalkkaan.