Lomatietojen sisäänluku

Lomalaskennan käyttöönotto ja kertyneet vuosilomat on mahdollista täyttää palkansaajarekisteriin yhdellä kerralla käyttämällä ohjelman sisäänrakennettua massatyökalua tai Excel-siirtotiedostolla. Massatyökalun ja siirtotiedoston avulla tuodaan kertyneet lomapäivät halutulle lomavuodelle, lomapalkan määrä, lomalaskennan ansaintasäännöt ja asetukset. Tässä ohjeessa kuvataan, kuinka kertyneitä vuosilomia tuodaan Procountoriin massatyökalun ja Excel-tiedoston avulla.  

Kertyneet vuosilomat tuodaan ohjelman kohdassa Palkat > Palkansaajarekisteri > Lomatietojen asettaminen.

 

 

Sisäänluku massatyökalun avulla

Procountorin sisäänrakennettu vuosilomatietojen massatoiminnon avulla on mahdollista syöttää takautuvat vuosilomakertymät ja vuosiloma-asetukset useammalle palkansaajalle kerralla.

1. Lisää palkansaaja, jolle lomatietoja asetetaan. Lisää henkilöt -painike lisää palkansaajalle rivin, johon määritetää vuosiloma-asetukset ja kertyneet vuosilomat.
2. Lisää palkansaajalle useampi lomavuosirivi painamalla Kopioi rivi(t) –painiketta.
3. Täytä palkansaajalle tarvittavat lomatiedot.
   • Tarkemmat kuvaukset vuosilomien sisäänluvussa käytetyistä sarakkeista ja lyhenteistä löytyvät alla olevasta taulukosta Sisäänlukutiedoston kuvaus.
4. Lisää seuraava palkansaaja vuosilomatietojen sisäänlukuun, mikäli tuot useamman palkansaajan samalla kertaa.
5. Paina Tietojen sisäänluku, kun kaikki tarvittavat palkansaajat ja lomatiedot on annettu.
6. Voit tarkastella syötettyjä vuosilomia palkansaajan Vuosilomat-näkymällä.

 

Sisäänluku Excel-tiedoston avulla 

Lomalaskennan Excel-tiedostopohjat löytyvät oheisista linkeistä sekä suomeksi että englanniksi:

Sisäänluku Excel-tiedosto suomi

Sisäänluku Excel-tiedosto englanti

 

• On tärkeää, että Excel-tiedoston otsikkokentät (rivi 1) ovat samat kuin siirtotiedosto-Excelissä, jotta ohjelma osaa lukea lomatiedot Palkansaajarekisteriin.
• Excelin kenttien on oltava sallittujen arvojen sisällä.
  • Kunkin kentän sallitut arvot määritellään alla olevassa taulukossa.
  • Lomanansaintasääntö ja Lomapalkan laskentaperuste -kentät sisältävät alasvetovalikon sallituista arvoista ensimmäisessä rivissä. Muut rivit tulee määrittää käsin.
• Tallenna Excel tiedosto Microsoft Excel Workbook formaatissa.
• Tarkempi kuvaus Excelin sarakkeista löytyy alla olevasta taulukosta.

 

Sisäänlukutiedoston kuvaus

Excelin tietokenttien sallitut arvot löytyvät alla olevasta taulukosta:

 

Sarake	Nimi	Sallitut arvot	Selitteet	Pakollinen kenttä
A	Hetu	ddmmyy-uuuu ddmmyyAuuuu	Henkilötunnus	Kyllä
B	Lomanmääräytymisvuosi	yyyy-yyyy	Esimerkiksi: 2019-2020	Kyllä
C	Lomanansaintasääntö	D14 H35	D14: 14 päivän sääntö H35: 35 tunnin sääntö RFTO: oikeus vapaaseen	Kyllä
D	Loma-ansainnan aloituspäivä	ddmmyyyy		Kyllä
E	Lomaraha-ansainnan aloituspäivä	ddmmyyyy	Oletuksena sama kuin Loma-ansainnan aloituspäivä. Voidaan muokata loma-ansainnan aloituspäivästä katsoen tulevaisuuteen, mutta ei menneisyyteen.
F	Työehtosopimus		Työehtosopimuksen nimi tulee olla sama kuin ohjelmassa luodun työehtosopimuksen nimi. Jos kohdan jättää tyhjäksi katsotaan se 'Ei räätälöityä sääntöä' työehtosopimukseksi.
G	Lomapalkan laskentaperuste	M25 MPSC MW H D P	M25: standardijakaja 25 MPSC: kuukausittainen standardij ja lisät MW: Työpäiväjakaja H: LomaKTA D: keskipäiväansio P: prosenttiperusteinen RFTO: oikeus vapaaseen (pakollinen valinta, jos sarakkeessa C on RFTO)	Kyllä
H	Prosentti		Kenttä on pakollinen vain jos sarakkeeseen G valitaan P, MPSC tai RFTO	Ei/Kyllä
I	Työpäivät viikossa	Sallitut arvot 1-7	Pakollinen mikäli sarakkeeseen E on valittu D	Ei/Kyllä
J	Lomapäiviä per kuukausi	2 2,5 3	Arvon tulee olla yhtä suuri tai suurempi kuin 2	Kyllä
K	Ansaitut päivät yhteensä (Vuosi)		Vuoden aikana ansaitut lomapäivät (1.4-31.3) Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
L	Huhtikuu		Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
M	Toukokuu		Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
N	Kesäkuu		Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
O	Heinäkuu		Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
P	Elokuu		Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
Q	Syyskuu		Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
R	Lokakuu		Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
S	Marraskuu		Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
T	Joulukuu		Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
U	Tammikuu		Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
V	Helmikuu		Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
W	Maaliskuu		Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
X	Käyttämättömät lomapäivät		Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla. Lomavuoden jäljellä olevat käyttämättömät lomapäivät yhteensä. Ei tarvita Oikeus vapaaseen -laskentasääntöön. Rakennusala 14%+4,5% kanssa tulee jättää tyhjäksi tai arvo 0. Jäljellä olevat lomapäivät tulee laittaa erikseen jäljellä oleviin kesälomapäiviin ja talvilomapäiviin.
Y	Jäljellä olevat kesälomapäivät		Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin 0. Täytetään vain rakennusala 14%+4,5% kanssa
Z	Jäljellä olevat talvilomapäivät		Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin 0. Täytetään vain rakennusala 14%+4,5% kanssa
AA	Lomarahapäiviä per kuukausi		Kuukausittainen arvo. Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä per kuukausi.
AB	Lomarahapäivät hutikuu		Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa.
AC	Lomarahapäivät toukokuu		Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa.
AD	Lomarahapäivät kesäkuu		Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa.
AE	Lomarahapäivät heinäkuu		Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa.
AF	Lomarahapäivät elokuu		Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa.
AG	Lomarahapäivät syyskuu		Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa.
AH	Lomarahapäivät lokakuu		Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa.
AI	Lomarahapäivät marraskuu		Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa.
AJ	Lomarahapäivät joulukuu		Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa.
AK	Lomarahapäivät tammikuu		Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa.
AL	Lomarahapäivät helmikuu		Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa.
AM	Lomarahapäivät maaliskuu		Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa.
AN	Ansaitut lomarahapäivät yhteensä		Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
AO	Käyttämättömät lomarahapäivät		Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
AP	Kumulatiiviset työtunnit		Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla. Pakollinen mikäli sarakkeessa G on valinta H	Ei/Kyllä
AQ	Toteutuneet työpäivät		Lomapalkka, keskipäiväansion laskentaan vaikuttavat toteutuneet työpäivät yhteensä. Huomaa, että tähän on lisättävä 1/8 ylitöistä. Pakollinen mikäli sarakkeessa G on D	Ei/Kyllä
AR	Kumulatiiviset ansiot		Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla. Pakollinen mikäli sarakkeessa G on D, H tai P	Ei/Kyllä
AS	Maksettu lomakorvaus		Tiedolla saadaan ilmoitettua maksetun lomakorvauksen määrä, kun sääntönä on oikeus vapaaseen. Ohjelma laskee tämän avulla oikean jäljellä olevan lomakorvauksen.  Arvon tulee olla 0 tai suurempi	Ei

 

Vuosilomien sisäänluku

Lataa ja täytä yllä oleva excel tiedosto. Tallenna tiedosto Microsoft Excel Workbook -muodossa.

1. Siirry palkansaajarekisteriin (Palkat > Palkansaajarekisteri) ja paina Lomatietojen asettaminen -painiketta.

Paina tämän jälkeen Valitse tiedosto -painiketta.

2. Lataa Excel-tiedosto ja paina Jatka-painiketta.

3. Ohjelma avaa sisäänluettavat lomatiedot näkymälle ja kertoo punaisella mikäli kentässä on ei-sallittua tietoa. 

• Tarkista sisäänluetut tiedot.
• Mikäli osa Excel-tiedoston riveistä on virheellisiä, valitse vain ne rivit sisäänluettavaksi, joiden tiedot ovat ohjelman sallittujen sisäänlukuarvojen mukaiset. 
• Kopioi tiedot lomarahakenttiin -painikkeella on mahdollista kopioida valittujen rivien osalta ansaittujen lomapäivien määrä (kuukausi- ja vuositasolla) lomarahapäivien määräksi.

 

 

4. Paina Tietojen sisäänluku -painiketta.

Tarkista sisäänluetut tiedot palkansaajarekisteristä. 

• Sisäänluku korvaa jo valmiiksi täytetyt tiedot Vuosilomat-näkymällä. 
• Sisäänluku ei ole mahdollinen sen jälkeen, kun palkansaajalle on jo laskettu palkkojen lomalaskennan ollessa päällä.