Lomalaskennan käyttöönotto ja kertyneet vuosilomat on mahdollista täyttää palkansaajarekisteriin yhdellä kerralla käyttämällä ohjelman sisäänrakennettua massatyökalua tai Excel-siirtotiedostolla. Massatyökalun ja siirtotiedoston avulla tuodaan kertyneet lomapäivät halutulle lomavuodelle, lomapalkan määrä, lomalaskennan ansaintasäännöt ja asetukset. Tässä ohjeessa kuvataan, kuinka kertyneitä vuosilomia tuodaan Procountoriin massatyökalun ja Excel-tiedoston avulla.
Kertyneet vuosilomat tuodaan ohjelman kohdassa Palkat > Palkansaajarekisteri > Lomatietojen asettaminen.
Sisäänluku massatyökalun avulla
Procountorin sisäänrakennettu vuosilomatietojen massatoiminnon avulla on mahdollista syöttää takautuvat vuosilomakertymät ja vuosiloma-asetukset useammalle palkansaajalle kerralla.
- Lisää palkansaaja, jolle lomatietoja asetetaan. Lisää henkilöt -painike lisää palkansaajalle rivin, johon määritetää vuosiloma-asetukset ja kertyneet vuosilomat.
- Lisää palkansaajalle useampi lomavuosirivi painamalla Kopioi rivi(t) –painiketta.
- Täytä palkansaajalle tarvittavat lomatiedot.
- Tarkemmat kuvaukset vuosilomien sisäänluvussa käytetyistä sarakkeista ja lyhenteistä löytyvät alla olevasta taulukosta Sisäänlukutiedoston kuvaus.
- Lisää seuraava palkansaaja vuosilomatietojen sisäänlukuun, mikäli tuot useamman palkansaajan samalla kertaa.
- Paina Tietojen sisäänluku, kun kaikki tarvittavat palkansaajat ja lomatiedot on annettu.
- Voit tarkastella syötettyjä vuosilomia palkansaajan Vuosilomat-näkymällä.
Sisäänluku Excel-tiedoston avulla
Lomalaskennan Excel-tiedostopohjat löytyvät oheisista linkeistä sekä suomeksi että englanniksi:
Sisäänluku Excel-tiedosto suomi
Sisäänluku Excel-tiedosto englanti
- On tärkeää, että Excel-tiedoston otsikkokentät (rivi 1) ovat samat kuin siirtotiedosto-Excelissä, jotta ohjelma osaa lukea lomatiedot Palkansaajarekisteriin.
- Excelin kenttien on oltava sallittujen arvojen sisällä.
- Kunkin kentän sallitut arvot määritellään alla olevassa taulukossa.
- Lomanansaintasääntö ja Lomapalkan laskentaperuste -kentät sisältävät alasvetovalikon sallituista arvoista ensimmäisessä rivissä. Muut rivit tulee määrittää käsin.
- Tallenna Excel tiedosto Microsoft Excel Workbook formaatissa.
- Tarkempi kuvaus Excelin sarakkeista löytyy alla olevasta taulukosta.
Sisäänlukutiedoston kuvaus
Excelin tietokenttien sallitut arvot löytyvät alla olevasta taulukosta:
Sarake |
Nimi |
Sallitut arvot |
Selitteet |
Pakollinen kenttä |
A |
Hetu |
ddmmyy-uuuu ddmmyyAuuuu
|
Henkilötunnus |
Kyllä |
B |
Lomanmääräytymisvuosi |
yyyy-yyyy
|
Esimerkiksi: 2019-2020 |
Kyllä |
C |
Lomanansaintasääntö |
D14 H35 |
D14: 14 päivän sääntö H35: 35 tunnin sääntö RFTO: oikeus vapaaseen |
Kyllä |
D |
Loma-ansainnan aloituspäivä |
ddmmyyyy |
|
Kyllä |
E |
Lomaraha-ansainnan aloituspäivä |
ddmmyyyy |
Oletuksena sama kuin Loma-ansainnan aloituspäivä. Voidaan muokata loma-ansainnan aloituspäivästä katsoen tulevaisuuteen, mutta ei menneisyyteen. |
|
F |
Työehtosopimus |
|
Työehtosopimuksen nimi tulee olla sama kuin ohjelmassa luodun työehtosopimuksen nimi. Jos kohdan jättää tyhjäksi katsotaan se 'Ei räätälöityä sääntöä' työehtosopimukseksi. |
|
G |
Lomapalkan laskentaperuste |
M25 MPSC MW H D P |
M25: standardijakaja 25 MPSC: kuukausittainen standardij ja lisät MW: Työpäiväjakaja H: LomaKTA D: keskipäiväansio P: prosenttiperusteinen RFTO: oikeus vapaaseen (pakollinen valinta, jos sarakkeessa C on RFTO) |
Kyllä |
H |
Prosentti |
|
Kenttä on pakollinen vain jos sarakkeeseen G valitaan P, MPSC tai RFTO |
Ei/Kyllä |
I |
Työpäivät viikossa |
Sallitut arvot 1-7 |
Pakollinen mikäli sarakkeeseen E on valittu D |
Ei/Kyllä |
J |
Lomapäiviä per kuukausi |
2 2,5 3 |
Arvon tulee olla yhtä suuri tai suurempi kuin 2 |
Kyllä |
K |
Ansaitut päivät yhteensä (Vuosi) |
|
Vuoden aikana ansaitut lomapäivät (1.4-31.3) Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla |
|
L |
Huhtikuu |
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla |
|
M |
Toukokuu |
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla |
|
N |
Kesäkuu |
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla |
|
O |
Heinäkuu |
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla |
|
P |
Elokuu
|
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla |
|
Q |
Syyskuu |
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla |
|
R |
Lokakuu |
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla |
|
S |
Marraskuu |
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla |
|
T |
Joulukuu |
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla |
|
U |
Tammikuu |
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla |
|
V |
Helmikuu |
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla |
|
W |
Maaliskuu |
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla |
|
X |
Käyttämättömät lomapäivät
|
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla. Lomavuoden jäljellä olevat käyttämättömät lomapäivät yhteensä. Ei tarvita Oikeus vapaaseen -laskentasääntöön. Rakennusala 14%+4,5% kanssa tulee jättää tyhjäksi tai arvo 0. Jäljellä olevat lomapäivät tulee laittaa erikseen jäljellä oleviin kesälomapäiviin ja talvilomapäiviin. |
|
Y |
Jäljellä olevat kesälomapäivät |
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin 0. Täytetään vain rakennusala 14%+4,5% kanssa |
|
Z |
Jäljellä olevat talvilomapäivät |
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin 0. Täytetään vain rakennusala 14%+4,5% kanssa |
|
AA |
Lomarahapäiviä per kuukausi |
|
Kuukausittainen arvo. Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä per kuukausi. |
|
AB
|
Lomarahapäivät hutikuu | Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa. | ||
AC | Lomarahapäivät toukokuu | Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa. | ||
AD | Lomarahapäivät kesäkuu | Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa. | ||
AE | Lomarahapäivät heinäkuu | Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa. | ||
AF | Lomarahapäivät elokuu | Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa. | ||
AG | Lomarahapäivät syyskuu | Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa. | ||
AH | Lomarahapäivät lokakuu | Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa. | ||
AI | Lomarahapäivät marraskuu | Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa. | ||
AJ | Lomarahapäivät joulukuu | Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa. | ||
AK | Lomarahapäivät tammikuu | Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa. | ||
AL | Lomarahapäivät helmikuu | Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa. | ||
AM | Lomarahapäivät maaliskuu | Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa. | ||
AN | Ansaitut lomarahapäivät yhteensä | Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla | ||
AO | Käyttämättömät lomarahapäivät | Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla | ||
AP |
Kumulatiiviset työtunnit |
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla. Pakollinen mikäli sarakkeessa G on valinta H |
Ei/Kyllä |
AQ |
Toteutuneet työpäivät |
|
Lomapalkka, keskipäiväansion laskentaan vaikuttavat toteutuneet työpäivät yhteensä. Huomaa, että tähän on lisättävä 1/8 ylitöistä. Pakollinen mikäli sarakkeessa G on D |
Ei/Kyllä |
AR |
Kumulatiiviset ansiot
|
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla. Pakollinen mikäli sarakkeessa G on D, H tai P |
Ei/Kyllä |
AS |
Maksettu lomakorvaus |
|
Tiedolla saadaan ilmoitettua maksetun lomakorvauksen määrä, kun sääntönä on oikeus vapaaseen. Ohjelma laskee tämän avulla oikean jäljellä olevan lomakorvauksen. Arvon tulee olla 0 tai suurempi |
Ei |
Vuosilomien sisäänluku
Lataa ja täytä yllä oleva excel tiedosto. Tallenna tiedosto Microsoft Excel Workbook -muodossa.
1. Siirry palkansaajarekisteriin (Palkat > Palkansaajarekisteri) ja paina Lomatietojen asettaminen -painiketta.
Paina tämän jälkeen Valitse tiedosto -painiketta.
2. Lataa Excel-tiedosto ja paina Jatka-painiketta.
3. Ohjelma avaa sisäänluettavat lomatiedot näkymälle ja kertoo punaisella mikäli kentässä on ei-sallittua tietoa.
- Tarkista sisäänluetut tiedot.
- Mikäli osa Excel-tiedoston riveistä on virheellisiä, valitse vain ne rivit sisäänluettavaksi, joiden tiedot ovat ohjelman sallittujen sisäänlukuarvojen mukaiset.
- Kopioi tiedot lomarahakenttiin -painikkeella on mahdollista kopioida valittujen rivien osalta ansaittujen lomapäivien määrä (kuukausi- ja vuositasolla) lomarahapäivien määräksi.
4. Paina Tietojen sisäänluku -painiketta.
Tarkista sisäänluetut tiedot palkansaajarekisteristä.
- Sisäänluku korvaa jo valmiiksi täytetyt tiedot Vuosilomat-näkymällä.
- Sisäänluku ei ole mahdollinen sen jälkeen, kun palkansaajalle on jo laskettu palkkojen lomalaskennan ollessa päällä.