Kaikki ilo irti Procountorin oletuksista - Myynnit

Tämä artikkeli kertoo kuinka saada kaikki tehot irti myyntilaskujen laadinnan automatisoinnista oletusasetusten avulla. Myyntien käyttöasetusten, tuotteiden ja asiakkaiden asetusten ollessa valmiina myyntilaskun laadintahetkellä, laskun tiedot täyttyvät automaattisesti, laskun kirjanpito tiliöityy oletusten mukaisesti ja laskun laatijan tehtäväksi jää laskun tarkastaminen ja hienosäätö. Oletusten avulla säästät aikaa ja manuaalista työtä, jonka jälkeen aikaa jää yrityksen liiketoiminnan kehittämiseen.

Tässä artikkelissa kerrotaan vinkkejä ja huomioita myyntilaskujen asetusten optimaaliseen käyttöön. Ohjeessa on monta huomioitavaa kohtaa, mutta nämä asetukset tulee tehdä vain kerran, jonka jälkeen myyntilaskujen käsittely nopeutuu ja helpottuu huomattavasti.

 

Käyttöasetusten tehokas käyttö

Myyntilaskujen automatiikan valmistelu aloitetaan Käyttöasetuksista. Käyttöasetusten optimaalinen valmistelu ja valintojen tekeminen ennen laskujen laadintaa nopeuttaa laskujen käsittelyä. Huomioi seuraavat valinnat käyttöasetuksissa (Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset):

• Myyntilaskun oletuslisätiedot – Tähän kenttään määritetty lisätieto nousee jokaiselle myyntilaskulle. Oletuslisätieto on hyödyllinen, jos esimerkiksi yritys on käänteisen arvonlisäveron alainen yritys ja käänteinen menettely tulee ilmaista jokisella myyntilaskulla.
• Oletuslaskukanava uusille asiakkaille, toimittajille ja henkilöille – Tähän kohtaan valittu laskukanava määrittää, mitä kanavaa pitkin laskut oletuksena lähetetään Procountorista. Esimerkiksi, jos kaikkien asiakkaiden kohdalla toivottu laskujen lähetyskanava on Verkkolasku, niin uusia asiakkaita ja laskuja luotaessa ohjelma ehdottaa ensimmäisenä verkkolaskua asiakkaan laskukanavaksi. Valintaa voi muuttaa asiakaskohtaisesti laskulla ja asiakasrekisterissä.
• Myyntilaskujen käteisalennukset – Valitse, käytetäänkö myyntilaskuilla käteisalennuksia. Asetus mahdollistaa kaksiosaisten maksuehtojen käytön sekä myyntilaskuilla ja -tilauksilla että  asiakasrekisterissä. Jos asetus otetaan käyttöön, voidaan sekä myyntilaskuilla ja -tilauksilla  että asiakasrekisterissä käyttää maksuehtoa, jossa annetaan netto-eräpäivä sekä käteisalennuksen eräpäivä ja prosentti.
• Liikekumppanien perustaminen - Valitse perustetaanko liikekumppanit automaattisesti, kun uusia laskuja tallennetaan. Ohjelma perustaa aina uuden asiakkaan liikekumppanirekisteriin, mikäli se ei löydä samaa asiakasta rekisteristä valmiina (sama y-tunnus ja tilinumero). Asiakkaiden perustaminen rekisteriin helpottaa raportointia ja myyntilaskun laadintaa. Raporteilla on mahdollista esimerkiksi hakea tietyn asiakkaan laskuja tai seurata myynnin kehitystä asiakkaan osalta, jos laskutettavat laskut ovat kohdistuneet asiakkaaseen. Myöskin myyntilaskun laadinta automatisoituu, sillä rekisteristä haetulle asiakkaalle täytetään laskulle tarvittavat tiedot asiakkaan oletusten mukaan.
• Perintä ja viivästyskulujen asetukset – Valitse, käytetäänkö myyntilaskujen osalta perintä- ja viivästyskulujen laskentaa. Asettamalla ominaisuus päälle jo käytön aloittamisen yhteydessä, viivästyskulujen laskenta on päällä jo siinä vaiheessa, kun laskuja on tarkoitus laittaa perintään.

 

Laskupohjan tehokas käyttö

Procountorissa on valmiina oletuslaskupohja, jota voidaan muokata tiettyjen elementtien osalta. Tämä määrittää mille myyntilaskut näyttävät, kun ne lähetetään asiakkaille. Huomioi nämä asetukset laskupohjan osalta (Hallinta > Yrityksen tiedot > Laskupohjan asetukset):

• Rivisummien ALV - Procountor näyttää oletuksena laskun rivisummat arvonlisäverottomina summina laskun PDF tulosteessa. Valitsemalla tässä kohdassa kyseisen valinnan, Procountor näyttää oletuksena laskurivit tulosteessa myös arvonlisäverollisina.
• Omien yksiköiden asetus – Jotta myyntilaskun laadintahetkellä yrityksellä olisi käytössä kaikki tarvittavat yksiköt, valitse ennen laskun laadinta laskulla ehdotettavat yksiköt.

 

ALV-oletusten tehokas käyttö

Ennen myyntilaskujen laadintaa on hyvä käydä läpi, mitä ALV statuksia laskuilla käytetään ja laskeeko ohjelma tuotteiden hinnat ilman arvonlisäveroa vai arvonlisäveron kanssa. Valinnat nopeuttavat myyntilaskun rivien käsittelyä ja vähentää virheellisten ALV-statusten valintaa (Hallinta > Kirjanpidon tiedot > ALV-oletukset).

• Myyntilaskujen tuotteet – Valitse näytetäänkö myyntilaskun tuotteen yksikköhinnat ilman ALV:ta vai sisältäen ALV:n. Oletuksena Procountor laskee tuotteen Hinta-sarakkeessa olevasta hinnasta arvonlisäveron määrän ja tuotteen summaksi tulee hinnan ja ALV-summan yhteenlaskettu summa. Mikäli valitaan, että tuotteen yksikköhinta sisältää ALV:n, Hinta-sarakkeeseen määritetään tuotteen hinta sisältäen ALV:n määrän. Asetusta voi muokata myyntilaskulla. On suositeltavaa valita se menettelytapa, jota käytetään suurimmassa osassa laskuissa ja muuttaa poikkeustilanteista asetusta laskukohtaisesti.
• Käytettävät ALV-statukset – Karsi käytettävät ALV-statukset niihin, joita käytetään päivittäin. Määrittely vähentää väärän ALV-statuksen valinnan riskiä ja lyhentää valittavien ALV-statusten määrää laskulla. Asetuksia on mahdollista muuttaa jälkikäteen, jos yritykselle sattuu tulemaan poikkeuksellisesti eri ALV käsittelyn alainen lasku.
• Procountoriin on mahdollista saada EU-maiden käsittelysäännöt käyttöön, mikäli yrityksen liiketoiminnassa käytetään useamman EU-maan ALV prosentteja. Kyseinen erikoisoikeus mahdollistaa usean maan ALV-raportoinnin. Maksuttoman erikoisoikeuden voi aktivoida Procountorin asiakaspalvelun avulla. Lisää tietoa EU-maiden käsittelysäännöstä löytyy täältä.

 

Dimensioiden tehokas käyttö

Procountorissa käytetään dimensiointia sisäisen laskennan toteuttamiseen. Sisäisen laskennan avulla saadaan seurattuja kuluja tarkemmalla tasolla eri raporttien avulla. Dimensiointi on hyvä ottaa käyttöön jo ennen laskujen laadintaa, jotta laskut saadaan allokoitua halutuille kustannuspaikoille alusta alkaen (Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Dimensiot).  

• Perusta valmiiksi dimensiot ja nimikkeet sisäistä laskentaa varten ennen laskujen laatimista, jotta laskun laadintavaiheessa ei tarvitse siirtyä lisäämään uusia dimensioita.
• Asiakkaan taakse on mahdollista asettaa oletusdimensioita, joiden avulla asiakkaan laskut kirjautuvat tietyn seurattavan projektin tai kustannuspaikan taakse. Dimensiointia on mahdollista myös harjoittaa laskukohtaisesti.
• Dimensioita on mahdollista perustaa jälkikäteen ja laskuja voidaan käydä dimensioimassa massana Joukkodimensioinnilla tositteiden haussa.

 

Tuoterekisterin tehokas käyttö

Tuoterekisterin perustaminen ja ylläpito on kannattavaa, koska valmiiksi perustettujen tuotteiden avulla laskuille nostetut tuotteet tuovat mukanaan valmiiksi määritetyn hinnan, ALV prosentin, kirjanpidon tiliöinnin ja sisäisen laskennan dimensioinnin. Tuotteiden ollessa rekisterissä tuotteita voidaan hakea raporteille ryhmittäin ja myyntiä voidaan seurata tarkemmalla tasolla tuotteittain. (Rekisterit > Tuotteet)

• Tuoterekisteriin perustettujen tuotteiden taakse on mahdollista määrittää valmiiksi tuotteen hinta, ALV status, ALV prosentti, oletuskirjanpitotili ja dimensio. Aina kun tuotteita nostetaan laskuille, nämä oletukset nousevat tuotteen mukana. Oletusten määrittäminen automatisoi laskun laadintaa ja kirjanpidon tiliöintien ohjauksia.  
• Myyntituotteita on mahdollista ryhmitellä esimerkiksi aina yhdessä myytyjen tuotteiden paketeiksi. Yritys myy esimerkiksi pöytiä, joihin kuuluu pöytälevy ja iso jalka. Tästä yhdistelmästä voi luoda ryhmän nimeltä pöytä ja laskua laatiessa nostaa ryhmään pöytä kuuluvat tuotteet kerralla laskulle. Ryhmittelyn avulla tiettyyn ryhmään kuuluvia tuotteita on mahdollista seurata Procountorin raporttien avulla.
• Mikäli myyntilaskulla käytetään aina rekisterissä olevia tuotteita, voidaan myyntejä seurata tuotteiden osalta tarkemmin.
• Tuotteen oletukset ovat aina vahvemmat kuin asiakkaan oletukset, joten tuotteelle määritetyt oletukset otetaan laskulle ensimmäisenä huomioon, kun laskuja laaditaan.

 

 

Liikekumppanirekisterin tehokas käyttö

Asiakkaan perustaminen liikekumppanirekisteriin nopeuttaa myyntilaskun laadintaa, sillä asiakkaan tiedot saadaan poimittua myyntilaskulle suoraa rekisteristä. Liikekumppanirekisteristä löytyvät sekä asiakkaan rekisteritiedot että toimittajan rekisteritiedot.   Liikekumppanirekisteristä löytyviä asiakkaan tietoja voidaan ylläpitää ja päivittää tarvittaessa. Liikekumppanirekisteri mahdollistaa asiakkuuksien ryhmittelyn, josta on hyötyä myös myyntiraporteilla. (Rekisterit > Liikekumppanirekisteri).

Liikekumppanirekisterissä yksittäiselle asiakkaalle voidaan antaa paljon muutakin kuin vain yhteystiedot ja laskutustiedot. Liikekumppanirekisteriin perustetulle asiakkaalle voidaan määritellä asiakaskohtaisia oletustuotteita, antaa kirjanpidon ja alv-käsittelyn ohjauksia ja asettaa sisäisen laskennan seurantakohteita eli dimensioita. Nämä määritykset nousevat asiakkaan mukana jokaiselle myyntilaskulle. Kattavien oletusten avulla automatisoidaan laskun laadintaa.

• Asiakkaan taakse on mahdollista määrittää asiakkaan osoite, y-tunnus, mitä kautta laskuja lähetetään, laskutusosoitteet, oletusmaksuehto yms. Nämä tiedot nousevat kaikille asiakkaalle muodostetuille laskuille.
• Asiakkaan perustaminen rekisteriin mahdollistaa asiakkaan taakse oletustuotteiden määrittämisen. Oletustuotteita kannattaa käyttää, jotta jokaiselle laskulle ei tarvitse nostaa usein laskutettuja tuotteita manuaalisesti. Oletustuotteille on mahdollista määrittää asiakaskohtaisia hintoja ja alennuksia kohdassa Rekisterit > Liikekumppanirekisteri > valitse asiakas ja avaa asiakkaan tiedot > Oletukset > Oletustuotteet.
• Asiakkaan taakse on mahdollista perustaa oletustiliöintejä, joiden mukaan laskut tiliöidään automaattisesti, mikäli asiakkaan laskulle nostetuille tuotteille ei ole määritetty mitään oletustiliöintisääntöä. Oletustiliöinnin avulla myyntilaskun kirjanpito voidaan ohjata tietylle kirjanpitotilille ja voidaan määritellä laskulla oletuksena käytettävä alv-prosentti ja alv-status. Tiliöintiä on mahdollista muuttaa laskukohtaisesti, mikäli se poikkeaa oletustiliöinnistä. Oletustiliöinti helpottaa kirjanpitovientien kirjaamista, sillä jokaista vientiä ei tarvitse kirjata erikseen, vaan ne kirjautuvat oikeisiin paikkoihin jo laskun luonnin yhteydessä.
• Asiakkaan taakse voi määrittää dimensioinnin valmiiksi. Dimensioinnilla tarkoitetaan sisäisen laskennan seurantakohteita, esimerkiksi kustannuspaikkaa tai projektia. Kaikki asiakkaan laskut dimensioituvat asiakkaalle määritettyjen oletusdimensioiden mukaisesti, mikäli asiakkaan laskulle nostetuille tuotteille ei ole määritelty oletusdimensiota. Seurantakohteita on mahdollista muokata vielä laskukohtaisesti, mikäli se on tarpeen.
• Asiakasrekisteriin perustetulle asiakkaalle voidaan vapaasti tallentaa tietoja Hallinta-näkymällä. Pienimuotoiselle asiakashallinnan näkymälle voidaan luoda toimenpiteitä, kuten yhteydenotto tai sopimuksen allekirjoitus yms. Hallinnan tiedot eivät siirry myyntilaskulle, vaan näkymälle voidaan tallentaa yleistä asiakastietoa. (Rekisterit > Asiakasrekisteri > Asiakas > Hallinta).  

 

Oletuksilla tehokas laskutus

Oletusasetusten ollessa valmiina myyntilaskun laadintahetkellä, asiakkaan tiedot täytetään automaattisesti laskupohjalle. Ohjelma tiliöi laskut automaattisesti tuotteen ja asiakkaan oletustiliöintien mukaisesti. Laskulle nostettu asiakas tuo mukanaan tuotteet, joista häntä laskutetaan ja näitä rivejä ei tarvitse nostaa jokaiselle myyntilaskulle erikseen. Tuotteen mukana tulee tuotteen oletushinta ja asiakkaan takaa hinnan alennus, jos asiakkaan hinta eroaa oletushinnasta.

Oletusten avulla myyntilasku allokoidaan valituille oletusdimensioille automaattisesti. Asiakkaan ja tuotteen perusteella Procountor mahdollistaa monia eri raportteja, joista saadaan tarkempaa tietoa mistä ollaan laskutettu, ketä ollaan laskutettu ja kuinka paljon ollaan laskutettu. Tästä syystä on suositeltavaa kohdistaa kaikki myyntilaskut tiettyyn asiakkaaseen ja kaikki myyntilaskulle nostetut tuotteet on hyvä hakea tuoterekisteristä.  Sisäisen laskennan kannalta projektiseuranta tehostuu ja kustannuksia on mahdollista seurata tarkalla tasolla.