Hyväksymiskiertoa koskevat asetukset löytyvät ohjelman kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Hyväksymiskierron hallinta. Näkymällä määritetään kuinka ostolaskuja hyväksytään ja missä järjestyksessä hyväksyntä tapahtuu.
Laskujen hyväksymiskierto on ominaisuus, joka mahdollistaa osto-, matka- ja kululaskujen helpon kierrätyksen asiatarkastajalta seuraavalle ja edelleen hyväksyjille.
Ostolaskujen hyväksymiskierto
- Asetuksella otetaan käyttöön ostolaskujen hyväksymiskierto. Oletuksena hyväksymiskierto ei ole käytössä. Jos kierto ei ole käytössä, ei siihen liittyviä toimintoja ja kenttiä näytetä laskuilla.
- Vaikka hyväksymiskierto ei olisi käytössä, voidaan laskuja silti asiatarkastaa ja hyväksyä, mutta niitä ei erikseen ohjata kiertoon määrätyille henkilöille.
Matka- ja kululaskujen hyväksymiskierto
- Asetuksella otetaan käyttöön matka- ja kululaskujen hyväksymiskierto. Oletuksena hyväksymiskierto ei ole käytössä.
- Vaikka hyväksymiskierto ei olisi käytössä, voidaan laskuja silti asiatarkastaa ja hyväksyä, mutta niitä ei erikseen ohjata kiertoon määrätyille henkilöille.
Sähköpostimuistutusten lähetystiheys
Valinnalla voidaan määrittää, lähetetäänkö hyväksyttävästä laskusta huomautus useamman kerran, jos laskua ei olla tarkastettu.
- Huomautus vain kerran
- Procountor lähettää sähköpostitse yhden huomautusviestin tarkastettavasta / hyväksyttävästä laskusta, kun lasku saapuu ohjelmaan ja lähtee automaattisesti kiertoon, lähetetään manuaalisesti kiertoon, tai lähetetään seuraavalle vuorossa olevalle tarkastajalle / hyväksyjälle
- Erillisiä muistutusviestejä ei lähetetä
- Huomautukset ja muistutukset kerran päivässä
- Procountor lähettää sähköpostitse muistutusviestin, joka koostaa uudet hyväksyntäkierrossa esiintyvät laskut sekä vanhat tarkastamattomat / hyväksymättömät laskut kerran päivässä klo 12:00 yhteen sähköpostiviestiin käyttäjäkohtaisesti
- Erillisiä huomautusviestejä ei lähetetä laskukohtaisesti
- Huomautus kerran ja muistutukset joka toinen päivä
- Procountor lähettää yhden huomautusviestin sähköpostitse tarkastettavasta / hyväksyttävästä laskusta, kun lasku lähetetään kiertoon, tai seuraavalle vuorossa olevalle tarkastajalle / hyväksyjälle
- Tämän lisäksi käyttäjille lähetetään joka toinen päivä klo 12:00 muistutusviesti tarkastamattomista / hyväksymättömistä laskuista
- Erillisiä huomautusviestejä ei lähetetä laskukohtaisesti
- Huomautus kerran ja muistutukset joka kolmas päivä
- Procountor lähettää yhden huomautusviestin sähköpostitse tarkastettavasta / hyväksyttävästä laskusta, kun lasku saapuu ohjelmaan ja lähtee automaattisesti kiertoon, lähetetään manuaalisesti kiertoon, tai lähetetään seuraavalle vuorossa olevalle tarkastajalle / hyväksyjälle
- Tämän lisäksi käyttäjille lähetetään joka kolmas päivä klo 12:00 muistutusviesti tarkastamattomista / hyväksymättömistä laskuista
- Viestin lähetysajankohta lasketaan siitä hetkestä 3 päivää eteenpäin, kun toiminto asetetaan päälle
- Huomautus kerran ja muistutukset kerran viikossa
- Procountor lähettää yhden huomautusviestin sähköpostitse tarkastettavasta / hyväksyttävästä laskusta, kun lasku saapuu ohjelmaan ja lähtee automaattisesti kiertoon, lähetetään manuaalisesti kiertoon, tai lähetetään seuraavalle vuorossa olevalle tarkastajalle / hyväksyjälle
- Tämän lisäksi käyttäjille lähetetään kerran viikossa klo 12:00 muistutusviesti tarkastamattomista/hyväksymättömistä laskuista
- Viestin lähetysajankohta lasketaan siitä hetkestä viikko eteenpäin, kun toiminto asetetaan päälle
HUOM! Muutokset vaikuttavat ympäristön kaikkiin käyttäjiin, jotka ovat valinneet vastaanottaa asiatarkastukseen tai hyväksyntään liittyviä sähköpostiviestejä.
Pakota sähköpostimuistutukset käyttäjille, jotka esiintyvät laskujen hyväksymiskierrossa
- Mikäli valinta on päällä käyttäjät, jotka eivät ole valinneet Omissa tiedoissa ja asetuksissa valintaa Haluan ilmoituksia esim. tarkastettavista laskuista, saavat pakotettuna tarkastettavien ja hyväksyttävien laskujen sähköposti-ilmoitukset.
Hyväksymiskierron järjestys ja maksaminen
- Asetuksilla määritetään, täytyykö asiatarkastuksen ja hyväksynnän tapahtua järjestyksessä.
- Jos Pakota asiatarkastus ja hyväksyntä tapahtumaan järjestyksessä -asetus on päällä, lähtee asiatarkastusta odottavasta laskusta ilmoitus ensimmäiselle asiatarkastajalle, kun lasku lähetetään kiertoon ja hänen tarkastettuaan laskun, lähtee ilmoitus seuraavalle asiatarkastajalle ja niin edelleen. Laskun tilaksi tulee Asiatarkastettu vasta, kun lasku on asiatarkastettu kaikkien sille määritettyjen asiatarkastajien toimesta. Sama koskee hyväksyntää, eli jos laskulle on merkitty esimerkiksi kaksi hyväksyjää, tulee laskun tilaksi Hyväksytty vasta, kun se on hyväksytty molempien hyväksyjien toimesta.
- Jos henkilö, joka ei ole laskun seuraava asiatarkastaja tai hyväksyjä, tarkastaa tai hyväksyy laskun, huomauttaa ohjelma käyttäjää tästä. Jos kyseinen henkilö tästä huolimatta tarkastaa laskun, muuttuu laskun tilaksi tällöin Asiatarkastettu, vaikka kaikki laskulle määritetyt asiatarkastajat eivät olisi vielä tarkastaneet laskua.
- Jos Pakota asiatarkastus ja hyväksyntä tapahtumaan järjestyksessä -asetus ei ole päällä, lähtee kaikille asiatarkastajille ilmoitus, kun lasku lähetetään kiertoon eikä ole väliä, missä järjestyksessä he laskun tarkastavat. Laskun tilaksi tulee Asiatarkastettu vasta, kun lasku on asiatarkastettu kaikkien sille määritettyjen asiatarkastajien toimesta. Sama koskee hyväksyntää, eli jos laskulle on merkitty esimerkiksi kaksi hyväksyjää, tulee laskun tilaksi Hyväksytty vasta, kun se on hyväksytty molempien hyväksyjien toimesta.
- Asetus vaikuttaa myös laskun näkymiseen ohjelman etusivun Tarkastettavat laskut –widgetissä.
- Salli maksaminen vasta, kun lasku on hyväksytty -asetuksella voidaan estää laskun maksaminen, ennen kuin lasku on hyväksytty. Oletuksena asetus ei ole käytössä.
- Estä maksun saajan tietojen muuttaminen maksamisnäkymällä -valinta estää maksun saajan muuttamisen maksatuksen yhteydessä Maksaminen-näkymällä.
Hyväksymiskierron sijaisuudet
- Asetuksen ollessa päällä käyttäjät voivat määritellä itselleen Omat tiedot ja asetukset -näkymällä sijaisia asiatarkastamaan ja/tai hyväksymään laskuja.
- Mikäli asetus ei ole päällä, sijaisia voidaan määritellä ainoastaan Hyväksymiskierron hallinta -näkymän Sijaisuudet-osiossa.
- Lisätietoa sijaisuuksien määrittämisestä löytyy Hyväksymiskierron sijaisuudet -artikkelista.
Kommunikaatio
- Salli laskukohtainen keskustelu -asetuksella otetaan käyttöön laskukohtainen keskustelu, joka mahdollistaa keskustelun käymisen esimerkiksi kirjanpitäjän ja käyttäjien kesken. Kun laskukohtainen keskustelu on otettu käyttöön, on se näkyvissä kaikilla laskuun liittyvillä näkymillä (kuten Lasku-, Kirjanpito- ja Dimensiot-näkymät). Laskukohtainen keskustelu näytetään kaikille niille käyttäjille, joilla on vähintään katseluoikeudet kyseiseen laskuun.
- Salli laajennettu merkitseminen laskukohtaisessa keskustelussa -asetus mahdollistaa kaikkien sellaisten käyttäjien merkitsemisen, jotka omaavat käyttöoikeudet asiatarkastukseen ja hyväksyntään ympäristössä. Oletuksena vain laskulla esiintyvät käyttäjät on mahdollista merkitä laskukohtaisessa keskustelussa. Laskulla käyty keskustelu on näkyvissä kaikille joilla on katseluoikeudet kyseiseen laskuun.
Muut asetukset
- Asetus mahdollistaa ostotilausten kohdistamisen ostolaskuille. Kun asetus on käytössä, ostolaskun Tarkastaminen-näkymällä on näkyvissä Laskulle kohdistetut ostotilaukset –osio, jossa päästään valitsemaan laskulle kohdistettavat ostotilaukset.
Asiatarkastajien maks. määrä
- Asetuksella määritellään, kuinka monta asiatarkastajaa voidaan maksimissaan määritellä hyväksymiskiertoon.
- Asiatarkastajien maksimimäärään voi vaikuttaa Procountor-tuoteversiokohtainen rajoitus.
Hyväksyjien maks. määrä
- Asetuksella määritellään, kuinka monta hyväksyjää voidaan maksimissaan määritellä hyväksymiskiertoon.
- Hyväksyjien maksimimäärään voi vaikuttaa Procountor-tuoteversiokohtainen rajoitus.
Asiatarkastajalista
- Valikosta voidaan valita oletuksena käytettävä asiatarkastajalista, jos listoja on luotu Asiatarkastajalistat- painikkeen takaa löytyvällä näkymällä.
- Valittaessa tietty asiatarkastajalista, tulee Laskun asiatarkastaja- ja Laskun hyväksyjä –valikoihin automaattisesti valituksi listalle asetettujen tarkastajien ja hyväksyjien mukaiset henkilöt.
- Käyttöasetuksissa valitun asiatarkastajalistan mukaista hyväksymiskiertoa käytetään oletuksena kaikilla osto- matka- ja kululaskuilla, jollei erikseen ole määritetty toimittaja- tai henkilörekisteriin liikekumppanikohtaista hyväksymiskiertoa.
Laskun asiatarkastaja ja Laskun hyväksyjä
- Jos ei valita Asiatarkastajalista-valikosta käytettäväksi mitään listaa, voidaan määritellä erikseen oletuksena käytettävän hyväksymiskierron asiatarkastaja(t) ja hyväksyjät(t).
- Asiatarkastajia ja hyväksyjiä on määriteltävissä niin monta, kuin mikä on määritetty lukumääräksi Asiatarkastajien maks. määrä ja Hyväksyjien maks. määrä –kenttiin.
- Käyttöasetuksiin tallennettua hyväksymiskiertoa käytetään oletuksena kaikilla osto- matka- ja kululaskuilla, jollei erikseen ole määritetty toimittaja- tai henkilörekisteriin liikekumppanikohtaista hyväksymiskiertoa.
Sijaisuudet
Sijaisuudet-osiossa ovat näkyvillä ajankohtaiset tiedot hyväksymiskierron sijaisuuksista. Lisäksi osiossa on mahdollista muokata ja päättää sijaisuuksia sekä tarkastella jo päättyneitä sijaisuuksia.
- Aseta uusi sijaisuus -painikkeella päästään määrittämään halutulle käyttäjälle uusi sijaisuus. Lisätietoa sijaisuuksien asettamisesta löytyy artikkelista Hyväksymiskierron sijaisuudet.
- Muokkaa sijaisuutta -painikkeella voidaan muokata listalla olevia sijaisuuksia. Sijaisuus, jota halutaan muokata, tulee ensin aktivoida klikkaamalla sijaisuuden riviä. Tämän jälkeen painike aktivoituu ja sitä klikkaamalla pääsee muokkaamaan valittua sijaisuutta.
- Päätä olemassa oleva sijaisuus -painikkeella voidaan päättää listalla olevia sijaisuuksia. Sijaisuus, joka halutaan päättää, tulee ensin aktivoida klikkaamalla sijaisuuden riviä. Tämän jälkeen painike aktivoituu ja sitä klikkaamalla pääsee päättämään valitun sijaisuuden. Procountor pyytää vielä varmistamaan sijaisuuden päättämisen.
- Päättyneet sijaisuudet -painike avaa uuden näkymän, jossa pääsee tarkastelemaan jo päättyneitä sijaisuuksia. Näkymällä on mahdollista hakea päättyneitä sijaisuuksia ja rajata hakua käyttäjätunnuksella, päivämäärävälillä tai aikahaarukalla.