Kaikki ilo irti Procountorin oletuksista - Ostot

Ostolaskujen optimaalisilla asetuksilla on mahdollista automatisoida Procountorin käyttöä niin laskun laadinnassa, kuin laskujen kirjanpidossa. Asetusten määrittäminen ennen ostolaskujen laadintaa säästää aikaa jokapäiväisestä työstä ja mahdollistaa kattavamman raportoinnin tulevaisuudessa.

 

 

Tässä artikkelissa kerrotaan vinkkejä ja huomioita ostolaskujen asetusten optimaaliseen käyttöön. Ohjeessa on monta huomioitavaa kohtaa, mutta nämä asetukset tulee tehdä vain kerran, jonka jälkeen ostolaskujen käsittely nopeutuu ja helpottuu huomattavasti.

 

Käyttöasetusten tehokas käyttö

 

Ostolaskujen automatiikan valmistelu aloitetaan Käyttöasetuksista. Käyttöasetusten optimaalinen valmistelu ja valintojen tekeminen ennen laskujen laadintaa nopeuttaa laskujen käsittelyä ja laskuista jää enemmän tietoa ohjelmaan jatkokäsittelyä varten. Huomioi seuraavat valinnat käyttöasetuksissa (Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset):

• Ostolaskujen tiliöinti – Valinta on oletuksena päällä ja se on hyvä jättää päälle, sillä näin ostolaskut tiliöityvät kirjanpitoon tarkasti tuoteriveittäin. 
  • Tällöin ostetut tuotteet, korkokulut, viivästysseuraamukset kirjatuvat omina vienteinä kirjanpitoon ja ne voidaan tarvittaessa kirjata käsin tai oletusasetusten avulla ohjata automaattisesti eri kirjanpidontileille.  
  • Oletustiliöintejä on mahdollista määrittää ohjelman kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tiliöintioletukset. 
  • Ostotuotteille voidaan määrittää erikseen omat kirjanpitotilit ohjelman kohdassa Rekisterit > Tuoterekisteri.
• Liikekumppanien perustaminen - Valinta on oletuksena valittuna ja se on hyvä jättää päälle näin toimittajat perustetaan automaattisesti, kun uusia laskuja tallennetaan.
  • Valinnan ollessa päällä ohjelma perustaa aina uuden toimittajan liikekumppanirekisteriin, mikäli se ei löydä samaa toimittajaa rekisteristä valmiina. Toimittajat tunnistetaan y-tunnuksen ja tilinumeron avulla.
  • Ajantasainen toimittajarekisteri mahdollistaa monipuolisen raportoinnin, helpottaa ostolaskujen käsittelyä ja automatisoi kirjanpidon ja sisäisenlaskennan laadinnan.
    • Raporteilla on mahdollista esimerkiksi hakea tietyn toimittajan laskuja tai seurata ostojen kehitystä toimittajan osalta, kun laskut ovat kohdistuneet toimittajaan.
    • Ostolaskun käsittely ja kirjanpidon laadinta automatisoituu, sillä rekisteristä haetun toimittajan tiedot tuodaan laskulle rekisteristä. Tällaisia tietoja ovat esim.
      • asiatarkastajat ja hyväksyjät
      • toimittajaryhmä (raportointia varten)
      • kirjanpitotili
      • ALV-status
      • sisäisenlaskennan dimensiotiedot
  • Mikäli Procountor ei kohdista saapunutta laskua jo olemassa olevaan toimittajaan, vaan se luo uuden toimittajan, on mahdollista käydä vielä jälkikäteen kohdistamassa virheellisesti kohdistunut lasku oikeaan toimittajaan Tositteiden haussa (Haku > Tositteiden haku > Hae laskut > Lisää toimintoja > Kohdista liikekumppanille).
  • Toimittajaan kohdistuneita laskuja on mahdollista hakea Liikekumppanirekisteristä ja Toimittajarekisteristä valitsemalla toimittaja ja painamalla Hae laskut -painiketta.
• Sallitaanko maksaminen vasta, kun lasku on hyväksytty? – Valinta on hyvä laittaa päälle, koska Procountorissa ostolaskun hyväksyntä ja maksaminen ovat erilliset toiminnot ja niillä on eri vaikutukset kirjanpitoon.
  • Hyväksyntä – Vain hyväksytyt tositteet ovat osa virallista kirjanpitoa eli liiketapahtumia ja vain hyväksytyt ostolaskut nousevat kohde kuukauden ALV-laskelmille. Tällöin ostojen kulut ja ALV-vähennykset kohdistuvat oikealle kuukaudelle.
  • Maksaminen – Ostolasku maksetaan toimittajalle ja maksutapahtuman kirjanpitoviennit kirjautuvat kirjanpitoon.
  • Jos asetusta ei laiteta päälle, ostolaskut voidaan maksaa myös ilman erillistä hyväksyntää. Tällöin ostolasku hyväksytään automaattisesti maksamisen yhteydessä. Tässä tapauksessa kulut, alv-vähennykset ja maksatapahtuman kirjanpito viennit kohdistuvat kaikki samalle päivämäärälle.

 

Sähköisten laskujen tehokas käyttö

Suosittelemme, että yrityksen kaikki laskut saapuvat sähköisessä muodossa Procountoriin. Sähköisellä laskuaineistolla laskun tiedot ajetaan sisään Procountoriin automaattisesti ja yritys välttyy manuaalisen laskun tietojen täyttämiseltä. Procountorin avaamisen yhteydessä on mahdollista ottaa käyttöön Apix Messaging Oy:n verkkolasku ja skannausosoitteet. Osoitteet täytetään automaattisesti tilauksen jälkeen Procountorin puolesta yrityksen Procountor-ympäristöön. Yrityksen on myös mahdollista liittää omat pankissa avatut verkkolaskuosoitteet Procountoriin (Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku ja skannausosoitteet).

Skannausosoitteiden avulla yritys voi ohjata kaikki paperisena tulevat laskut skannauksen postilokeroon tai sähköpostiosoitteeseen, josta laskut skannataan ja laskun tiedot luetaan Procountoriin.

• Mikäli yritys vastaanottaa ostolaskuja ulkomailta, suosittelemme vastaanottamaan nämä laskut postitse tai sähköpostitse ja kirjaamaan ne käsin ohjelmaan. Ulkomaalaisilla laskuilla on usein tietoa, jota ei pystytä skannaamaan ja tästä syystä nopein ja kustannustehokkain tapa on kirjata ne itse käsin. Käsin kirjaamisessa apuna voidaan käyttää toimittajareksiteriä, johon toimittaja perustetaan laskun saapuessa ja jatkossa toimittajan tiedot nousevat automaattisesti luodulle laskulle rekisteritietojen perusteella.

 

Tiliöintioletusten tehokas käyttö

Procountoriin on mahdollista asettaa yrityskohtaisia oletustiliöintejä ja ostolaskujen suosittelemme oletustiliöintien muokkaamista ostotuote ja / tai toimittaja kohtaisesti. Myös tiliotteen, oletustiliöintejä voidaan muokata siten, että toistuvista suorituksista syntyy automaattisesti tiliotetapahtumakohtainen kirjanpito, alv-käsittely ja sisäisenlaskennan dimensioviennit.

Procountorin oletustiliöntien mukaan ostolaskutositteiden kulut kirjautuvat kirjanpidossa tilille 8450 Muut hallintokulut. Tätä oletusta voidaan hyödyntää käyttämällä tiliä 8450 ns. kaatotilinä, jonka saldo tulee olla nolla kuun vaihteessa. Alta löydät esimerkin 8450 tilin käytöstä:

Toimittajien ja tuotteiden oletuskirjanpidon asetukset ohjaavat olemassa olevien toimittajien laskuilta viennit toimittaja- ja tuotekohtaisille kulutileille kirjanpitoon.

Tällöin tilillä 8450 on vain vientejä, jotka ovat syntyneet:

• uusien toimittajien laskuilta
• toimittajilta, joille ei voida antaa oletuskirjanpidontiliä, koska laskut tulee käsitellä aina tapauskohtaisesti.
• tiliotteelta (yksittäinen maksu taikka maksut, jotka tulee käsitellä tapauskohtaisesti)
• matka- ja kululaskuilta (tuotteilta joiden kirjanpito tulee käsitellä tapauskohtaisesti)

Kuun vaihteessa kirjanpitäjä käy läpi kaikki tilin 8450 viennit ja muuttaa käsin vientien kirjantilit oikeiksi. Tässä vaiheessa on hyvä päivittää oletustiliöintejä toistuvien tapahtumien osalta, jotta seuraavassa kuussa samoja vientejä ei enää tarvitse tehdä käsin. Oletustiliöintejä päivitetään

• toimittajarekisteriin
• tuoterekisteriin
• matka- ja tuoterekisteriin
• tiliotteen oletustiliöinteihin

 

 

Dimensiointi ja sisäinen laskenta

Procountorissa käytetään dimensiointia sisäisen laskennan toteuttamiseen. Sisäisen laskennan avulla saadaan seurattuja kuluja tarkemmalla tasolla eri raporttien avulla. Dimensiointi on hyvä ottaa käyttöön jo ennen laskujen laadintaa, jotta laskut saadaan allokoitua halutuille kustannuspaikoille alusta alkaen (Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Dimensiot).  Lue lisää dimensioinnista täältä. 

Dimensioinnin aloittamisen yhteydessä on hyvä miettiä tarkkaan, mitä seurataan, miksi seurataan ja kuinka helppo seurantaa on ylläpitää.

• Tässä on hyvä käyttää apuna oletustilöintejä, joiden avulla sisäinenlaskennan dimensioviennit voidaan automatisoida ja inhimillisen virheen ja unohduksen mahdollisuus pienenee.
• Dimensiointia voi tehdä massana tositteille tositteiden haun kautta, joten jälkikäteen dimensioiminen on mahdollista, jos seurantakohteita tulee lisää.

 

ALV-oletusten tehokas käyttö

Ennen ostolaskujen laadintaa on hyvä käydä läpi, mitä ALV statuksia laskuilla käytetään ja laskeeko ohjelma tuotteiden hinnat ilman arvonlisäveroa vai arvonlisäveron kanssa. Valinnat nopeuttavat ostolaskun rivien käsittelyä ja vähentää virheellisten ALV-statusten valintaa (Hallinta > Kirjanpidon tiedot > ALV-oletukset).

• Ostolaskujen tuotteet – Valitse näytetäänkö ostolaskun tuotteen yksikköhinnat ilman ALV:ta vai sisältäen ALV:n. Oletuksena Procountor laskee tuotteen Hinta-sarakkeessa olevasta hinnasta arvonlisäveron määrän ja tuotteen summaksi tulee hinnan ja ALV-summan yhteenlaskettu summa. Mikäli valitaan, että tuotteen yksikköhinta sisältää ALV:n, Hinta-sarakkeeseen määritetään tuotteen hinta sisältäen ALV:n määrän. Asetusta voi muokata ostolaskulla. On suositeltavaa valita se menettelytapa, jota käytetään suurimmassa osassa laskuissa ja muuttaa poikkeustilanteista asetusta laskukohtaisesti.
• Käytettävät ALV-statukset – Karsi käytettävät ALV-statukset niihin, joita käytetään päivittäin. Määrittely vähentää väärän ALV-statuksen valinnan riskiä ja lyhentää valittavien ALV-statusten määrää laskulla. Asetuksia on mahdollista muuttaa jälkikäteen, jos yritykselle sattuu tulemaan poikkeuksellisesti eri ALV käsittelyn alainen lasku.
• ALV-statusten karsinnassa on hyvä muistaa, että internetistä ostetut tuotteet voivat olla EU ostoja. Esimerkiksi Googlen palvelut luetaan mukaan EU ostoihin.
• Procountoriin on mahdollista saada EU-maiden käsittelysäännöt käyttöön, mikäli yrityksen liiketoiminnassa käytetään useamman EU-maan ALV prosentteja. Kyseinen erikoisoikeus mahdollistaa usean maan ALV-raportoinnin. Maksuttoman erikoisoikeuden voi aktivoida Procountorin asiakaspalvelun avulla. Lisää tietoa EU-maiden käsittelysäännöstä löytyy täältä.

 

Toimittajarekisterin tehokas käyttö

Toimittajat on hyvä perustaa toimittajarekisteriin (Rekisterit > Liikekumppanirekisteri tai Toimittajarekisteri) laskujen saapuessa Procountoriin. Näin toimittajista saadaan tarkempaa tietoa Procountorin raporteille ja voidaan seurata mitä toimittajat toimittavat ja kuinka paljon rahavirtaa näihin toimittajiin kohdistuu. Mikäli lasku saapuu yritykselle paperisena toimittajien perustaminen on erityisen tärkeää, sillä valmiiden toimittajien tietoja ei tarvitse syöttää joka kerta laskulle manuaalisesti, vaan ne tulevat laskulle aina toimittajan takaa automaattisesti, kun toimittaja haetaan laskulle.

Laskun saapuessa Procountoriin, ohjelma etsii y-tunnuksen ja tilinumeron avulla oikeaa toimittajaa ohjelmasta. Mikäli ohjelmasta löytyy toimittaja, jolla on sama y-tunnus tai tilinumero, lasku kohdistuu tähän kyseiseen toimittajaan ja toimittajan taakse määritetyt oletustiliöinnit ja dimensioinnit kirjautuvat automaattisesti laskulle. toimittajaan kohdistettuja laskuja on mahdollista hakea Liikekumppanirekisteristä avaamalla toimittajan toimittajakortti ja painamalla Hae laskut.

Mikäli lasku ei kohdistu oikeaan toimittajaan se voidaan kohdistaa manuaalisesti kohdassa Haku > Tositteiden haku > Hae lasku ja paina Lisää toimintoja > Kohdista toimittajaan. Tämän jälkeen kyseinen lasku allokoituu raporteilla toimittajan laskuihin ja tästä saadaan tarkempaa tietoa jatkokäsittelyä varten.

• Uudelleen kohdistaminen ei muuta laskun tietoja tai tiliöintejä. Tässä tapauksessa tiliöinnit on tehtävä käsin.

Raportointia varten toimittajia on mahdollista ryhmitellä eri ryhmiin ja ryhmittelyä voidaan käyttää esimerkiksi eri projekteihin liittyvien toimittajien mukaan tai kululuokkien mukaan (hallinnon kulut, alihankkijat yms.).

 

Tuoterekisterin tehokas käyttö

Tuoterekisterin perustaminen ja ylläpito on kannattavaa, koska valmiiksi perustettujen tuotteiden avulla laskuun kohdistuneet tuotteet tuovat mukanaan valmiiksi määritetyn ALV prosentin ja statuksen, kirjanpidon tiliöinnin ja sisäisen laskennan dimensioinnin. Tuotteiden ollessa rekisterissä tuotteita voidaan hakea raporteille ryhmittäin ja myyntiä voidaan seurata tarkemmalla tasolla tuotteittain. (Rekisterit > Tuotteet).

Ostolaskujen tuotteiden kohdistuminen Procountorin tuoterekisteriin voi tapahtua automaattisesti Procountoriin määritettyjen toimittajan tuotteiden tuotekoodien mukaan tai manuaalisesti lasku kerrallaan. 

• Procountoriin saapuneen ostolaskun tuotteet kohdistuvat tuoterekisteriin laskulla olevan ja rekisteriin määritetyn tuotekoodin avulla. Mikäli toimittajat käyttävät laskuilla tuotekoodeja, voidaan nämä tuotteet perustaa tuoterekisteriin ja ne kohdistuvat automaattisesti Procountorin tuoterekisteriin laskun saapuessa.
• Mikäli ostolaskulla on useampi tuote, voidaan ostorivit yhdistää painamalla Yhdistä rivit -painiketta. Tämän jälkeen yhdistetyt rivit voidaan kohdistaa yhteen ja samaan tuotteeseen, mikäli yritystä on laskutettu samaan kategoriaan kuuluvista tuotteista.
  • Yhdistetty rivi voidaan jakaa kahdelle eri tuotteelle kopioimalla yhdistetty rivi yhdeksi lisäriviksi ja määrittämällä kpl sarakkeeseen 0,5 ja tämän jälkeen kohdistamalla tämä toinen rivi toiseen ostotuotteeseen. Näin koko lasku on kohdistettu kahteen eri tuotteeseen ja tuotteeseen kohdistunutta laskutettavaa summaa voidaan seurata Procountorin raporteilla. Huomioi, että laskun loppusumma tulee täsmätä laskun kuvan loppusummaa.

 

Tuotereksiteriin kohdistamisen vinkit ja hyödyt:

• Ostotuotteet on hyvä nimetä mahdollisimman kuvaavasti, jotta ostolaskun käsittelijän on tehokasta kohdistaa tuotteet oikeisiin rekisterissä oleviin ostotuotteisiin. Esimerkiksi puhelinlaskun saapuessa tuotteen nimeksi voidaan määrittää puhelinkulu (hallinto), jos kyseinen puhelinkulu on kohdistettu hallinnon kuluihin sisäisessä laskennassa.
  • Tuotteet voidaan nimetä siten, että nimestä käy selville tuotetiedon lisäksi sisäisenlaskennan dimensio tieto. Esim. Raaka-aineet Projekti 123
• Tarkastaminen-näkymällä laskun tarkastaja näkee, mitä tuotteita laskulla on, kun laskut on kohdistettu rekisterituotteisiin.
• Tuoterekisteriin perustettujen tuotteiden taakse on mahdollista määrittää valmiiksi alla olevia oletuksia:

• ALV status
• ALV prosentti
• oletuskirjanpitotili
• dimensio

Aina kun tuotteita kohdistetaan laskun tuoteriveille, tuotteille annetut oletustiedot nousevat laskun tietoihin. Oletusten määrittäminen automatisoi laskun laadintaa/tarkastamista ja kirjanpidon tiliöintien ohjauksia. Oletusten myötä syntyneitä vientejä voidaan muuttaa tarvittaessa.

• Tuotteen oletukset ovat aina vahvemmat kuin toimittajien oletukset, joten tuotteelle määritetyt oletukset voittavat muut oletukset.