Ennen matka- ja kululaskujen laadintaa on hyvä tarkistaa, että alla olevat asetuket ovat kunnossa, jotta laskuja on mahdollista laatia.
Käyttöasetukset
Procountorin käyttöasetuksissa (Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset) on huomioitava kaksi eri kohtaa matkalaskujen laadinnan kannalta.
- Käytettävät matkalaskun/kululaskun tuotteet -valintaa on hyvä valita, sillä matkalaskun/kululaskun tuotteille on mahdollista määrittää omia oletustiliöintejä ja muita asetuksia. Kun matka/kululaskulla voidaan käyttää vain valmiiksi määritettyjä tuotteita, laskun laatija voi käyttää vain automatisoituja tuotteita, joista tietoja siirtyy Procountorin raporteille ja kirjanpitoon. Näin matka/kululaskujen laadintaa ja käsittelyä on mahdollista automatisoida.
- Matkalaskurin käyttö -valinnalla aktivoidaan matkalaskurin käyttö, kun matkalaskun laadinnassa painetaan Luo lasku -painiketta. Matkalaskurin avulla voidaan laskea automaattisesti matka-aikaan perustuva kotimaan päivärahojen määrä ja antaa lisäksi muita matkalaskua ja sen korvausmääriä koskevia tietoja.
Käyttöoikeudet ja asetukset
Matka- ja kululaskuja on mahdollista laatia itselle tai toiselle henkilölle. Jotta matka- ja kululaskujen laatiminen on henkilölle mahdollista, hänet tulee ensin lisätä Procountorin henkilörekisteriin. Mikäli henkilö laatii itselleen laskuja, hänellä tulee olla käyttöoikeudet Procountor-ympäristöön ja käyttäjätunnus tulee olla liitettynä henkilörekisterissä olevaan henkilön rekisteritietoon.
- Matka- ja kululaskujen laatiminen edellyttää, että henkilörekisteriin on syötetty henkilöstä pakolliset tunnistamisen tiedot (suomalainen hetu, nimi ja tilinumero). Henkilörekisterin tietoja hallinnoi yrityksessä henkilö, jolla on Procountoriin kaikki oikeudet Henkilörekisteriin. Tarkemmat ohjeet tunnistamisen tiedoista löytyy täältä.
- Henkilötunnuksen puuttuessa esim. ulkomaalaisilta henkilöiltä, voidaan käyttää keinotunnusta, joka on muodoltaan 'ppkkvv-UUUU'.
- Mikäli henkilö laatii vain itselleen matka- ja kululaskuja voidaan hänelle määrittää käyttäjärooliksi Henkilökunta. Henkilökunta-roolinen käyttäjä voi tehdä itselleen matka- ja kululaskuja ja tarkastella procountorin kautta laadittuja palkkalaskelmia.
- Jos käyttäjällä on käyttöoikeuksia enemmän, voi laskuja tehdä tarvittaessa myös muille henkilöille.
- Käyttäjätunnus on hyvä liittää henkiörekisterissä olevaan rekisteritietoon, jotta omia laskuja on mahdollista laatia. Ohjelman kohdassa Rekisterit > Henkilörekisteri on mahdollista kohdistaa olemassa oleva käyttäjätunnus henkilörekisteritietoon aktivoimalla henkilörekisteritieto ja painamalla Yhdistä käyttäjään -painiketta. Kohdistuksen jälkeen Käyttäjätunnus-sarakkeessa tulisi lukea kohdistettu käyttäjätunnus.
Omat tiedot ja asetukset
Mikäli henkilö laatii itselleen matka- ja kululaskuja tulisi hänen tarkistaa ohjelman Omat tiedot ja asetukset -näkymä.
- Tarkista, että henkilötunnus on määritetty näkymälle oikein. Henkilötunnuksen avulla kohdistetaan käyttäjätunnus ja henkilörekisteriin merkitty henkilö toisiinsa.
- Omissa tiedoissa ja asetuksissa määritetty käyttökieli (kieli, jolla Procountorin painikkeet ja tekstit näytetään) määrittää laskulla näkyvien otsikkotietojen (osoite, päivämäärät, rivitietojen otsikot yms) kielen, mutta laskulla näkyvien kulujen kieli (laskulla käytetyt kulutuotteet) määräytyy henkilörekisteriin tehdyn valinnan mukaan. Tarvittaessa pyydetään pääkäyttäjää tai muuta vastaavaa käyttäjää vaihtamaan henkilörekisteriin merkitty kieli.