Toiminnon avulla voidaan kohdistaa viitemaksuja Procountorissa oleviin myyntilaskuihin, tehdä oikaisuja, poistaa olemassa olevia kohdistuksia ja merkitä viitemaksut kohdistetuksi muualla. Viitemaksujen uudelleen kohdistus -toiminto löytyy ohjelman kohdasta Maksut > Tiliotteet ja viitemaksut > Viitemaksujen uudelleenkohdistus.
- Viitemaksujen uudelleen kohdistus -painikkeesta avautuu Viitemaksujen uudelleen kohdistus -näkymä, mikäli valitulla rivillä on viitemaksuja. Mikäli viitemaksuaineistoa ei ole tullut Procountoriin, ohjelma ilmoittaa viitemaksujen puuttumisesta.
Viitemaksujen kohdistamisen (automaattisen ja manuaalisen) yhteydessä on syytä tarkkailla, että myyntireskontran sekä 1700 (Myyntisaamiset) saldot pysyvät samana. Laskut poistuvat myyntireskontrasta, kun niille on tallennettu maksutapahtuma eli ne ovat tilassa Maksettu tai Maksettu muualla.
Maksu on kohdistunut johonkin laskuun silloin, kun Viitemaksujen uudelleen kohdistus -näkymän rivillä on OK-merkintä Kohdistettu-sarakkeessa. Klikkaamalla tätä merkintää päästään siirtymään kohdistetulle laskulle.
Viitemaksun kohdistaminen myyntilaskuun
Automaattinen viitemaksujen kohdistus toimii siten, että viiteaineiston saapuessa Procountoriin, etsitään vanhin avoin lasku (lasku tilassa Hyväksytty, Siirretty pankkiin, Odottaa siirtoa pankkiin, Osittain maksettu), jolla on aineistolla oleva viitenumero. Viitemaksujen on mahdollista kohdistua yhteen myyntilaskuun niin kauan, kuin myyntilasku on avoinna (eli ei tilassa Maksettu tai Maksettu muualla) ja viitesuorituksella on sama viite, kuin myyntilaskulla.
- Viitemaksut eivät kohdistu Kesken-tilassa oleviin myyntilaskuihin.
- Viitemaksun uudelleen kohdistus on mahdollinen vain, jos kohdistettavan myyntilaskun tila on avoin (eli ei tilassa Maksettu tai Maksettu muualla).
Viitemaksun uudelleen kohdistus
- Jos viitemaksu ei ole automaattisesti kohdistunut myyntilaskuun, eli rivin Kohdistettu-sarake on tyhjänä, kirjoitetaan kohdistettavan myyntilaskun viitenumero Oikea viite -sarakkeen kenttään ja painetaan ylärivin Tallenna-painiketta. Tämän jälkeen ohjelma etsii oikeaa myyntilaskua samalla viitteellä. Jos määritellyn viitteen sisältävä myyntilasku löytyy, muuttuu myyntilaskun tilaksi Maksettu.
- Jos viitesuoritus on kohdistunut väärään myyntilaskuun, syötä Oikea viite -sarakkeeseen oikea viitenumero ja paina tämän jälkeen näkymän ylärivin Tallenna -painiketta.
- Jos myyntilasku luodaan vasta viitemaksun saapumisen jälkeen, tulee lasku laittaa Hyväksytty-tilaan. Tämän jälkeen voidaan käyttää Oikea viite -toimintoa viitesuorituksen ja laskun kohdistamiseen. Oikea viite -sarakkeen alla olevaan kenttään voi ensin syöttää virheellisen viitteen (esim. 12345) ja painaa näkymän ylärivin Tallenna-painiketta. Tämän jälkeen voi syöttää laskun oikean viitteen ja painaa Tallenna-painiketta uudelleen niin suoritus kohdistuu laskulle.
- Mikäli laskuun kohdistuu liikasuoritus (eli alkuperäisen myyntilaskun summa on pienempi kuin viitemaksun summa), kuittaantuu lasku Osittain maksettu -tilaan ja siitä jää avoimeksi ylimenevän osuuden mukainen miinusmerkkinen summa.
- Liikasuoritus tulisi kuitata myyntilaskun Erikoistilanteissa kuvatulla tavalla pois, eli tasata laskun maksettu summa lisäämällä uusi maksutapahtuma, joka korjaa ylisuorituksen.
- Kun laskun maksutapahtumien summa on sama kuin laskun alkuperäinen summa, kuittaantuu lasku tilaan Maksettu, jolloin siihen ei enää kohdistu suorituksia. Tämän jälkeen yli menevä summa kuitata pois toiselta myyntilaskulta, lisäämällä siihen ylimenevää summaa vastaava Maksettu muualla -merkintä.
- Toinen vaihtoehto on palauttaa ylisuorituksen osuus takaisin asiakkaalle, jolloin muutoksia muihin laskuihin ei tarvitse tehdä.
Viitemaksun oikaiseminen
Viitesuorituksen kohdistuessa myyntilaskuun ja suorituksen ollessa pienempi tai suurempi kuin alkuperäinen myyntilasku, tulee Maksuero-sarakkeeseen erotuksen summa. Tässä tilanteessa, mikäli erotus on pieni, voidaan käyttää Oikaisu-saraketta korjaamaan kyseinen erotus kirjanpitoon.
- Jos viitesuorituksella on maksettu liikaa, Oikaisu-sarakkeen kenttään kirjoitetaan maksueron mukainen positiivinen luku.
- Kun Tallenna-painiketta kilkataan, syntyy kirjanpidon tilille 3000 (Myynti) syötettyä oikaisua vastaava kirjaus. Samalla myyntilaskun Erikoistilanteet-näkymälle syntyy tapahtumarivi, jonka Maksupäivä on viitemaksun päiväys, Maksutapa on Oikaisu, Maksettu määrä on maksueron määrä ja Vientiselite on Viitemaksun oikaisu. Jos laskun avoimeksi summaksi jää 0 eur, muuttuu laskun tilaksi Maksettu muualla.
- Jos viitesuorituksella on maksettu vähemmän verrattuna alkuperäisen laskuun, syötetään Oikaisu-sarakkeen kenttään maksueron mukainen luku miinusmerkkisenä.
- Kun Tallenna-painiketta kilkataan, syntyy kirjanpidon tilille 3000 (Myynti) syötettyä oikaisua vastaava kirjaus. Samalla myyntilaskun Erikoistilanteet-näkymälle syntyy tapahtumarivi, jonka Maksupäivä on viitemaksun päiväys, Maksutapa on Oikaisu, Maksettu määrä on maksueron määrä ja Vientiselite on Viitemaksun oikaisu. Jos laskun avoimeksi summaksi jää 0 eur, muuttuu laskun tilaksi Maksettu muualla.
- Tällainen tilanne voi syntyä esimerkiksi silloin, kun lasku on maksettu käteisalennuksella vähennettynä.
Kohdistuksen poistaminen
Tilanteessa, jossa viitesuoritus kohdistuu väärään myyntilaskuun, voidaan kohdistus poistaa Poista kohdistus -painikkeen avulla.
1. Aktivoi viitesuoritus, jonka kohdistusta ollaan purkamassa ja paina Poista kohdistus -painiketta Viitemaksun uudelleen kohdistus -näkymällä.
2. Avautuvalla Maksutapahtumat-näkymällä voidaan poistaa maksutapahtumia ja/tai kohdistusmerkintöjä:
- Jos halutaan poistaa sekä maksutapahtuma että kohdistusmerkintä, laitetaan Maksutapahtumat-näkymällä rasti pelkästään kyseisen viitemaksun kohdalle (tai useamman samalle laskulle kohdistuneen maksutapahtuman kohdalle).
- Jos sen sijaan halutaan poistaa ainoastaan kohdistusmerkintä (OK merkintä Kohdistettu -sarakkeesta), mutta ei maksutapahtumaa, laitetaan rasti kohtaan Poista kohdistusmerkintä viitemaksulta päiväyksellä (xx.xx.xxxx) ja summalla (xx,xx).
- Jos rasti on laitettu kohtaan Poista kohdistusmerkintä viitemaksulta päiväyksellä (xx.xx.xxxx) ja summalla (xx,xx), ohjelma huomauttaa, että tällä toiminnolla poistuu pelkkä kohdistusmerkintä.
Viitemaksujen kohdistuksien ja maksutapahtumien poistaminen on mahdollista vain avoimen tilikausien osalta.
Kohdista muualla -merkintä
Jos Procountorissa ei jostain syystä ole esimerkiksi viitemaksua vastaavaa myyntilaskua, voidaan viitemaksu merkistä Kohdistetuksi muualla.
Valittu viitemaksu saa kohdistusmerkinnän Kohdistettu-sarakkeeseen Kohdista muualla -painiketta painamalla.
- Tämän jälkeen viitemaksun suoritus voidaan korjata esimerkiksi muistiotositteen avulla.
- Kohdista muualla -painiketta käyttäessä on huomioitava, ettei Kohdistettu muualla -merkintä tee vielä varsinaisia kirjanpitovientejä.
Jos Kohdistettu muualla -merkintä halutaan poistaa, voidaan toiminto peruuttaa painamalla Peru kohdistus muualla -painiketta.
- Peru kohdistus muualla -painike ilmestyy vain niissä tilanteissa, kun viitesuoritusrivi aktivoidaan, jossa on Kohdistettu muualla -merkintä.