Tässä artikkelissa käydään läpi, kuinka verkkolasku kulkee laskuttajalta asiakkaalle verkkolaskuna. Artikkelin lopussa on kuvattu, verkkolaskujen lähetysvirheitä ja niiden yleisimpiä syitä.
Procountorin kautta voidaan lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja. Kun yritys haluaa lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja, on olemassa kaksi vaihtoehtoa:
- Yritys tilaa Procountorin kautta Apix Messaging Oy:n verkkolaskutusosoitteet.
- Yritys sopii oman tilipankkinsa kanssa verkkolaskutussopimuksella, että verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto toteutetaan Procountoria käyttäen.
Nämä kaksi vaihtoehtoa voivat olla myös käytössä rinnakkain, eli toinen vaihtoehto ei sulje toista pois; yrityksellä voi hyvin olla molemmat vaihtoehdot käytössä riippuen yrityksen tarpeista, mutta molempia ei ole kuitenkaan välttämätöntä olla.
- Laskut luetaan ohjelmaan lähettäjäaineiston antamilla tiedoilla. Procountor-käyttäjän vastuulla on tarkastaa laskun asiasisältö ennen laskun maksamista.
Verkkolaskujen lähetys
Ennen verkkolaskujen lähettämistä on huomioitava, että lähettäjän verkkolaskuosoitteet on avattava (Apix tai pankki) ja täytettävä Procountorin kohtaan Verkkolasku- ja skannausosoitteet. Tämän jälkeen vastaanottajan verkkolaskuosoitteet on täytettävä Liikekumppanirekisteriin asiakkaan tietoihin, jotta ne nousevat aina jokaiselle asiakkaan laskulle automaattisesti. Lue tarkemmat ohjeet verkkolasku- ja skannausosoitteiden tietojen täyttämisestä täältä.
Jotta laskut voidaan lähettää onnistuneesti perille, laskuilla tulisi antaa tiettyjä pakollisia tietoja. Pakolliset tiedot löytyvät ohjekirja-artikkelista Pakolliset tiedot verkkolaskulla (Finvoice 3.0).
1. Myyntilaskun luomisen jälkeen verkkolasku lähtee laskuttajan ohjelmasta Lähetä-painikkeen painamisen jälkeen.
- Mikäli laskun päivä on kaukana tulevaisuudessa, lasku odottaa Procountorin lähetyslistalla ajankohtaa, jolloin laskun päivään on kolme päivää. Tässä tapauksessa lasku lähtee lähetyslistalta kolme päivää ennen laskun päivää.
2. Lasku saapuu laskuttajan verkkolaskuoperaattorille, jossa operaattori tarkistaa laskulla olevat lähetystiedot.
- Mikäli lasku ei jää laskuttajan operaattorin tarkisteista virheeseen, lasku välitetään asiakkaan verkkolaskuoperaattorille.
- Asiakkaan verkkolaskuosoite on se, jonka lähettäjä on määrittänyt laskulle.
3. Asiakkaan verkkolaskuoperaattori tarkastaa laskulla olevat lähetystiedot ja etsii oikean osoitteen, johon lasku välitetään.
- Mikäli oikea osoite löytyy ja lasku ei jää asiakkaan operaattorin tarkistuksessa kiinni, lasku välitetään asiakkaan taloushallinnon ohjelmistoon.
4. Lasku luetaan sisään asiakkaan taloushallinnon ohjelmaan.
Missä lasku jää virheeseen?
Verkkolasku voi jäädä lähetysvaiheessa virheeseen esimerkiksi virheellisen operaattoritunnuksen tai verkkolaskuosoitteen takia.
- Yllä olevassa kuvassa on kuvattu verkkolaskun kaksi todennäköisintä verkkolaskun lähetysvirhettä.
- Verkkolaskun siirtyessä lähettävästä ohjelmistosta (Procountor) lähettäjän verkkolaskuoperaattorille, operaattori tarkistaa lähettäjän verkkolaskuosoitteen. Mikäli osoite on virheellinen, laskusta lähtee virheviesti lähettävään järjestelmään.
- Mikäli lähettäjällä on oikeellinen verkkolaskuosoite, lähtee verkkolasku lähettäjän operaattorista vastaanottajan operaattorille. Vastaanottajaoperaattori tarkistaa, löytyykö annetulla verkkolaskuosoitteella vastaanottajaa. Tilanteessa, jossa operaattori ei löydä vastaanottajaa annetuilla verkkolaskuosoitteilla, virheestä välitetään viesti laskun lähettävälle ohjelmistolle.
- Tilanteessa, jossa verkkolaskua ei voida välittää vastaanottajalle, verkkolaskuoperaattorit välittävät virheviestin lähettäjäohjelmistolle, joka välittää virheen syyn ja korjausohjeet laskun lähettäjätaholle.
- Procountor vastaanottaa verkkolaskuvirheet ja käsittelee ne manuaalisesti. Tämän jälkeen verkkolaskuvirheestä ilmoitetaan sähköpostitse verkkolaskun lähettäjälle (jos toisin ei ole mainittu).
- Sähköpostissa on kerrottu tarkemmin, mitkä laskut ovat jääneet virheeseen ja virheen korjausohjeet.
- Verkkolasku tulee korjata sähköpostissa olevien ohjeiden mukaisesti ja lähettää korjauksen jälkeen uudelleen.
Yleisimmät syyt verkkolaskuvirheisiin ja virheiden korjausohjeet
Vastaanottajaa ei löytynyt
- Tilanteessa, jossa vastaanottajaa ei löydy laskulla käytetyllä verkkolaskuosoitteella, verkkolasku on lähetetty laskulla käytetylle verkkolaskuoperaattorille. Tämän jälkeen vastaanottajaoperaattori tarkistaa omasta rekisteristään, löytyykö verkkolaskuosoitteella vastaanottajaa. Mikäli vastaanottajaa ei löydy, lähtee siitä virheviesti lähettäjäoperaattorille ja siitä lähettäjäohjelmistolle.
- Lähettäjäohjelmisto käsittelee virheviestin ja välittää sen verkkolaskun lähettäjälle.
Verkkolaskuvirhe tulee korjata Procountorissa seuraavalla tavalla:
- Tarkista asiakkaalta oikea käytössä oleva verkkolaskujen vastaanotto-osoite ja verkkolaskuoperaattori.
- Korjaa tarvittaessa vahvistetut osoitteet asiakkaan tietoihin Procountorin kohtaan Rekisterit > Liikekumppanirekisteri, jotta lähetysvirhe ei toistu jatkossa.
- Mikäli hyödynnät Verkkolaskuosoitteistoa asiakkaan verkkolaskuosoitteen etsimiseksi, huomioithan, ettei Verkkolaskuosoiterekisteri ole aina täysin ajan tasalla, sillä jokainen operaattori huolehtii itse omien asiakkaidensa tietojen lisäykset, päivitykset ja poistot.
- Virheen sattuessa laskut palautetaan Procountorin toimesta Lähettämätön-tilaan, jotta sitä päästään muokkaamaan.
- Palauta lasku Kesken-tilaan Lasku-näkymällä klikkaamalla Muokkaa > Palauta kesken. Muokkaa laskun verkkolaskuosoitteet oikeiksi.
- Muokkauksen jälkeen lähetä lasku uudestaan.
- Tarvittaessa vaihda laskukanavaa, jos haluat lähettää laskun jotain muuta laskukanavaa käyttäen.
Verkkolaskun lähetyksen palvelusopimus puuttuu
- Verkkolaskun lähettämisen yhteydessä lähettävä operaattori (pankki) tarkistaa, löytyykö lähettäjän antamalla verkkolaskuosoitteella lähettäjän kanssa tehtyä verkkolaskutussopimusta.
- Mikäli operaattori toteaa, että lähetyksessä käytettyä lähetysosoitetta vastaavaa verkolaskuosoitetta ei löydy operaattorin järjestelmästä, operaattori lähettää tästä virhevietin Procountorille.
- Viesti käsitellään Procountorin toimesta ja virheestä lähtee tieto lähettäjätaholle (laskun lähettäjälle).
Verkkolaskuvirhe tulee korjata Procountorissa seuraavalla tavalla:
- Ole yhteydessä omaan pankkikonttoriin ja tarkistat asian, että verkkolaskujen lähettämisen osalta on sopimus edelleen voimassa.
- Mikäli sopimus on voimassa tarkista, että Procountorin kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku- ja skannausosoitteet on käytetty sopimuksella olevaa verkkolaskuosoitetta.
- Huomioi, että Nordean, Danske Bankin ja OP:n osalta on valittava tarkasti myös sopimuksella oleva web services –kanava ja tämä kanava tulee valita Verkkolasku ja skannausosoitteet –näkymälle kohtaan ws-asiakasnumero. Lisää tietoa WS-kanavista löytyy täältä.
- Virheen sattuessa laskut palautetaan Procountorin toimesta Lähettämätön-tilaan, jotta sitä päästään muokkaamaan tarvittaessa.
- Mikäli laskulla olevia esimerkiksi asiakkaan verkkolaskuosoitteita on tarve muokata, palauta lasku Kesken-tilaan Lasku-näkymällä klikkaamalla Muokkaa > Palauta kesken. Tee muokkaukset ja tallenna.
- Tarvittavien muokkauksien jälkeen lähetä lasku uudestaan.
- Voit muuttaa myös laskukanavaa, jos haluat lähettää laskun jotain muuta laskukanavaa käyttäen.