Tilanteessa, jossa yritys ottaa ulkopuolisen (saatavat rahaksi, factoring, myyntisaatava rahoitus) rahoituksen käyttöön tulisi yrityksen ensimmäiseksi tehdä sopimus, jonkun ulkopuolisen rahoitusyhtiön kanssa. Tämän jälkeen on selvitettävä, kuinka rahoitusyhtiö vastaanottaa yrityksen myyntilaskut ja kuinka rahoitusyhtiö myyntisaatavat tilittää.
Tällä ohjekirjasivulla käydään läpi ulkopuolisen rahoituksen prosessia Procountorin näkökulmasta. Tarkemmat ja teknisemmät ohjeet löytyvät täältä.
Ulkopuolisen rahoituksen prosessi
Prosessi koostuu viidestä eri vaiheesta.
- Yritys ja rahoitusyhtiö laativat rahoitussopimuksen.
- Pankkiyhteyksien avaaminen ja tarvittaessa lisäpankkitilin avaaminen, jos rahoitusyhtiö sitä vaatii.
- Ulkopuolisen rahoituksen aktivointi ja pankkitilin määrittäminen Procountoriin
- Laskuaineiston välitys rahoitusyhtiölle.
- Myyntisaamisten tilitys yrityksen tilille.
Vaihe 1. Sopimus rahoitusyhtiön kanssa
Yrityksen, joka harkitsee ulkopuolista rahoitusyhtiötä rahoittamaan osan tai kaikki myyntisaamisistaan, tulee ensin perehtyä eri rahoitusyhtiöiden tarjontaan. Tämän jälkeen valita sopiva rahoituskumppani ja tehdä sopimus tämän rahoituskumppanin kanssa.
Rahoitusyhtiöltä tulisi selvittää seuraavat asiat, kun taloushallinnon ohjelmistona on Procountor:
- Kuinka rahoitusyhtiö haluaa vastaanottaa rahoitettavat myyntilaskut, kun taloushallinnon ohjelmistona on Procountor?
- Kuinka rahoitusyhtiö tilittää myyntisaatavat yritykselle?
- Tilitetäänkö myyntisaamisista vain tietty prosenttiosuus aluksi ja loput, kun lasku maksetaan?
- Otetaanko rahoitusyhtiön palkkio myyntilaskujen tilityksen yhteydessä vai erillisellä ostolaskulla?
- Tilitetäänkö jokainen myyntisaatava erikseen omalla viitteellään vai massana yhtenä könttäsuorituksena?
- Onko tarvetta avata toinen pankkitili vain rahoituslaskuille?
Vaihe 2. Pankkiyhteyksien avaaminen ja täyttäminen Procountoriin
Avaa tarvittavat pankkiyhteydet pankin kanssa, johon rahoitusyhtiö tilittää myyntisaamiset. Täytä pankkiyhteysvaltuutus, jolla sovitaan (yrityksen ja pankin välinen sopimus) tiliotteiden noudosta Procountoriin. Täytä tämän jälkeen pankkiyhteydet Procountorin Pankkiyhteydet-näkymälle.
Lue lisää pankkiyhteyksistä täältä.
Vaihe 3. Aktivoi ulkopuolisen rahoituksen asetukset Procountoriin
Procountorin kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset on kohta Ulkopuolisen rahoituksen asetukset.
- Aktivoi ulkopuolisen rahoituksen asetukset.
Kun asetus on laitettu päälle, täytetään rahoitussopimus Procountorin kohtaan Hallinta > Yrityksen tiedot > Rahoitussopimukset
- Tarkemmat ohjeet asetusten aktivoinnista löytyvät täältä.
Kun asetukset ovat päällä Procountorissa on hyvä miettiä, että rahoitetaanko tiettyjen asiakkaiden jokainen lasku vai vain satunnaiset laskut. Mikäli jokainen tietyn asiakkaan laskuista rahoitetaan, voidaan rahoitussopimus käydä valitsemassa asiakkaan oletukseksi Liikekumppanirekisterissä. Näin rahoitussopimustieto nousee jokaiselle asiakkaan laskulle automaattisesti.
- Mikäli vain satunnaiset laskut rahoitetaan, rahoitussopimus voidaan valita lasku kerrallaan Lasku-näkymällä.
Vaihe 4. Laskuaineiston välitys rahoitusyhtiölle
Rahoitusyhtiön kanssa tehdyn sopimuksen yhteydessä tulee selvittää, kuinka rahoitettavat myyntilaskut siirretään rahoitusyhtiölle. Rahoitusaineisto on mahdollista siirtää Procountorista Finvoice aineistona, API:n kautta tai laskujen manuaalisella toimittamisella.
- Katso täältä, kuinka laskuaineisto kulkee Procountorista.
- Mikäli rahoitusaineisto siirretään rahoitusyhtiölle automaattisesti, Procountorissa myyntilaskun hyväksyntä aktivoi rahoitusaineiston lähetyksen rahoitusyhtiöön.
- Myyntilaskun lähetys lähettää myyntilaskun asiakkaalle.
Vaihe 5. Myyntisaamisten tilitys yrityksen tilille
Rahoitusyhtiön kanssa tehdyn sopimuksen yhteydessä tulee selvittää, kuinka myyntisaamiset tilitetään yrityksen tilille. Koska pankkiyhteydet on avattu ja tiliotteet kulkevat pankista Procountoriin, yrityksen on mahdollista seurata myyntisaamisten tilitystä ja käsitellä myyntilaskut lopulta pois avoimista laskuista.
HUOM! Danske Bank toimittaa rahoituslaskuja koskevat viitemaksut niin sanottuna S-aineistona, jolle ei toistaiseksi ole tukea Procountorissa. Tämä tarkoittaa, että rahoitusyhtiön ollessa Danske Bank, ei rahoituslaskuja koskevia viitemaksuja voida noutaa Procountoriin, eli rahoituslaskut eivät kuittaannu automaattisesti maksetuiksi.