Procountor Tallennus -tuoteversiosta on mahdollista vaihtaa Procountor Solo -tuoteversioon. Tämä tarkoittaa sitä, että yrittäjä toimii Solo-käyttöliittymän puolella ja kirjanpitäjä Procountor-käyttöliittymän puolella. Katso tarkempi kuvaus Solon sopivuudesta ja ominaisuuksista täältä.
Mikäli mietit tuotepaketin vaihtoa, ota yhteyttä Finagon hallintoon, joka voi tehdä tuotepaketin vaihdon hallinto@procountor.com. Ensimmäisen kontaktin yhteydessä on tehtävä alla olevat muutokset ja huomiot.
Ennen tuotepaketin vaihtamista huomioitavat asiat
Solo-ympäristön luomiseen on kaksi vaihtoehtoa:
1. Uuden Solo-ympäristön voi perustaa Tilitoimiston toimesta, kuten Tallennus- ja Taloushallinto -tuoteversion, ohjelman kohdasta Hallinta > Perusta uusi ympäristö. Valitse tuoteversioksi Procountor Solo.
- Solo-ympäristö avataan koekäyttöön sekä yrittäjälle että kirjanpitäjälle.
- Alkuperäinen Tallennus-ympäristö jää uuden Solo-ympäristön rinnalle. Kun yrittäjä päättää siirtyä Solo-ympäristöön pysyvästi, kirjanpidon saldot on siirrettävä alkuperäisestä Tallennus-ympäristöstä Solo-ympäristöön.
2. Toinen vaihtoehto on muuttaa nykyinen Procountor Tallennus-tuoteversio Solo-tuoteversioksi.
- Vaihtoa ei ole mahdollista peruuttaa muutoksen jälkeen.
- Samalla tilitoimiston omistama Tallennus-ympäristö siirtyy laillisesti yrittäjän omistamaksi Solo-ympäristöksi.
Haluatko muuttaa Tallennus-tuoteversion Solo-tuoteversioksi?
Solo-ympäristöstä tehdään erillinen sopimus yrittäjän kanssa. Ennen sopimuksen tekoa vaihdamme Tallennus-version Solo-versioon. Tämän jälkeen yrittäjä pääsee kirjautumaan Soloon ja tekemään sopimuksen Solon käytöstä. Solon sopimuksen voi tehdä myös täällä.
Mikäli yrittäjä ja kirjanpitäjä niin keskenään sopivat, voi kirjanpitäjä täyttää Solon tilauslomakkeen myös yrittäjän puolesta.
Jotta tuoteversion muuttaminen onnistuu Tallennus-ympäristöstä Solo-ympäristöksi, käy tekemässä alla olevat asetusmuutokset:
- Solon kirjanpito tehdään automaattisesti maksuperusteisesti. Mikäli olet tehnyt arvonlisäverokäsittelyn Tallennus-versiossa maksuperusteisesti, käy ottamassa maksuperusteinen valinta pois käytöstä Procountorin kohdasta Hallinta > Kirjanpidon tiedot > ALV-oletukset.
- Solossa käytetään vain yhtä dimensiota. Mikäli ympäristössä on ollut useampi dimensio käytössä Procountorin näkymällä Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Dimensiot, vain listalla ensimmäisenä oleva dimensio jää käytettäväksi Soloon siirryttäessä. Tämä tarkoittaa, että muita dimensioita ei näy raporteilla eikä niitä voi hakea kirjanpidosta erikseen. Huomioithan tämä muutoksen yhteydessä.
- Solon verkkolaskuosoitteina käytetään operaattori Apix Messaging Oy:n verkkolaskuosoitteita. Yrittäjälle perustetaan uusi verkkolaskutusosoite, joka näkyy Solon käyttöliittymässä. Mikäli Tallennusympäristöön on otettu Apix Messaging Oy:n verkkolaskuosoitteet käyttöön, ne irtisanotaan automaattisesti tuotepaketin vaihtuessa. Huomioithan, että tämä saattaa aiheuttaa katkoksia laskujen välitykseen, joten ilmoitathan siitä asiakkaille ja toimittajille.
- Huom! Solo -tuoteversiossa ei ole mahdollista käyttää pankin verkkolaskuosoitteita. Jos ympäristössä on ollut käytössä pankin verkkolaskuosoite, käythän poistamassa sen ympäristöstä kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku- ja skannausosoitteet ennen kuin ympäristö muutetaan Soloon. Pyydä myös yrittäjää ilmoittamaan pankille, ettei pankki enää lähetä laskuja Procountoriin.
- Jotta yrittäjälle on mahdollista lähettää tarvittavat tunnukset Solon käyttöön, luo yrittäjälle käyttäjätunnus Procountoriin Johto/Tarkastaja –käyttäjäroolilla väliaikaisesti – tämä käyttäjärooli muutetaan myöhemmin Solo-yrittäjän rooliksi. Mikäli yrittäjällä on jo käyttäjätunnus Procountoriin, huomioithan, että yrittäjällä on oltava puhelinnumero tallennettuna Omat tiedot ja asetukset -näkymällä. Puhelinnumeron täyttäminen on erityisen tärkeää, jotta yrittäjä saa tarvittavat kirjautumistunnukset Soloon. Käyttäjän sähköpostiosoite on myös hyvä tarkistaa samalla kertaa.
- Pakettimuutoksen jälkeen yrittäjän rooliksi muutetaan Procountor Solo -yrittäjä, jotta yrittäjä pääsee kirjautumaan Soloon.
Kun muutokset on tehty, tulisi Finagon hallinnolta tulleeseen sähköpostiin vastata ja vahvistaa tuoteversion muutos. Tämän jälkeen tuotepaketti muutetaan Procountor Soloksi.
Paketin muuttamisen jälkeen tehtävät toimenpiteet
Tuoteversiomuutoksen jälkeen ilmoitamme versiovaihdosta vaihdon pyytäneelle yhteyshenkilölle. Tämän jälkeen kirjanpitäjä voi kirjautua Procountoriin normaalisti, jossa Procountor ohjaa seuraavissa toimenpiteissä:
1. Ohjelma pyytää vaihtamaan ostotuoterekisterin Soloon sopivaksi. Rekisteri näkyy myös yrittäjälle ja hän käyttää sitä kulujen luokitteluun.
- Valittavia rekistereitä ovat Oy, toiminimi tai olemassa olevan Solo-ympäristön tuoterekisteri.
- Huomioi, että tilikartan tulee täsmätä yllä mainittujen yhtiömuotojen tuoterekisterin kanssa.
- Mikäli tilikartta ei täsmää oletuspohjien kanssa, voit ladata tuoterekisterimallin alla olevista linkeistä ja muokata sen tilikarttaasi sopivaksi. Valmiin tuoterekisteripohjan voi ladata Procountoriin kohdassa Hallinta > Aineiston sisäänluku.
- Vanhat tuoterekisterissä olleet tuotteet asetetaan tuoterekisterivalinnan jälkeen passiiviseksi. Tuotteet voi kuitenkin käydä muuttamassa takaisin aktiivisiksi Procountorin tuoterekisterin kautta, jolloin ne tulevat näkyviin myös yrittäjän valittavissa oleviksi kulutyypeiksi Solon käyttöliittymässä.
2. Tuoterekisterin valinnan jälkeen siirry Procountorin kohtaan Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet ja muuta ympäristön käyttäjien käyttäjätunnukset seuraavasti:
- Vaihda yrittäjän Procountor-käyttäjätunnuksen käyttäjärooli Procountor Solo -yrittäjä -rooliin ohjelman kohdassa Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet. Mikäli yrittäjällä ei ole ollut käyttäjätunnusta Procountor Tallennus -tuoteversiossa, perusta uusi käyttäjätunnus käyttäjäroolilla Procountor Solo -yrittäjä.
- Huomioi, että vain yksi käyttäjä voi olla Procountor Solo -yrittäjä -roolilla.
- On erityisen tärkeää, että käyttäjätunnuksen perustamisen yhteydessä yrittäjälle määritetään puhelinnumero sekä sähköpostiosoite, jotta hän saa kirjautumistunnukset Solon käyttöliittymään.
- Yrittäjän käyttäjätunnuksen ollessa Procountor Solo -yrittäjä -roolilla hänelle lähtee automaattinen sähköposti, jossa ohjataan kirjautumaan Procountor Soloon.
- Yrittäjä kirjautuu sisään Procountor Solon sivuilla ja Solon käyttöliittymä ohjaa yrittäjän alkuasetusten läpi. Samalla yrittäjä tekee Procountor Solon käytöstä sopimuksen.
- Vaihda oma käyttäjäroolisi Kirjanpitäjäksi tai Palkanlaskijaksi. Mikäli ympäristössä on muitakin käyttäjiä, vaihda heidän roolikseen joko Kirjanpitäjä tai Palkanlaskija.
- Solo-ympäristöä perustava kirjanpitäjä tai palkanlaskija on aina myös samalla ympäristön pääkäyttäjä: vaikka Solo-ympäristössä ei voi valita varsinaista Pääkäyttäjä-roolia, kuuluu Solo-ympäristöä perustavan kirjanpitäjän tai palkanlaskijan Kirjanpitäjä- tai Palkanlaskija-rooliin oletuksena Kaikki oikeudet kohtaan Yrityksen käyttäjähallinta. Jos Solo-ympäristöä perustava käyttäjä kuitenkin lisää ympäristöön myöhemmin muita käyttäjiä esimerkiksi Kirjanpitäjä- tai Palkanlaskija-roolilla, vastaavat näiden käyttäjien käyttöoikeusvalinnat tässä artikkelissa esitettyä taulukkoa.
3. Varmista yrittäjältä, että pankkiyhteydet ovat tarvittavalla tasolla, jotta tiliotteet välitetään Soloon. Esimerkiksi, jos palkat on tarkoitus laskea Solon puolella, tulisi pankkiyhteyksissä huomioida myös palkkojen maksu.
- Mikäli pankkiyhteydet ovat tarvittavalla tasolla ei toimenpiteitä tarvitse tehdä. Samat pankkiyhteydet, jotka on tallennettu Procountoriin ennen tuotepaketin vaihtoa toimivat edelleen.
- Mikäli pankkiyhteyksiä ei ole vielä avattu, yrittäjän tulee avata pankkiyhteydet pankkiyhteysvaltuutuksella oman pankkikonttorinsa kanssa. Löydät pankkiyhteyslomakkeet täältä.
- Tämän jälkeen palkkiyhteydet tulee täyttää kirjanpitäjän toimesta Procountoriin. Pankkiyhteyksien täyttämisohje löytyy tästä.
- Huom! Pankkitilin täytyy olla yritystili, jotta sitä voidaan käyttää Procountorissa ja myös Solon yrittäjän käyttöliittymän puolella. Yleisesti ottaen pankit eivät voi antaa ohjelmistotalolle oikeutta yksityishenkilön tilin maksuaineiston välittämiseen.
4. Huomioithan vielä nämä asiat Solon käytössä:
- Mikäli yrityksellä on ollut käytössä ulkopuolinen rahoitussopimus tai Procountorin lisäpalveluita, ei niitä voi käyttää Solossa.
- Mikäli Tallennus-tuoteversion aikana laaditusta laskusta tulee maksuvirhe, tulee tämä maksuvirheeseen jäänyt lasku käsitellä Procountorin puolella kirjanpitäjän toimesta. Se ei näy yrittäjälle Solossa.
- Tuotepaketin vaihtuessa on huomioitava vaihtoajankohdan tositteet, että niitä ei käsitellä kahteen otteeseen. Esimerkki: Tallennus-tuoteversio on ollut käytössä joulukuussa ja tuoteversio vaihdetaan Soloon 1. tammikuuta. Jokin ostolasku on kirjattu joulukuussa ja kirjanpito arvonlisäveroineen tehdään suoriteperusteisesti, mutta itse laskun maksu on tammikuussa. Ostotapahtuma näkyy tällöin tammikuun tiliotteella; osto näkyy siis myös yrittäjälle tammikuun tiliotteella Solon puolella. Tässä tilanteessa yrittäjä saattaa liittää vahingossa kyseiselle tapahtumalle kuitin sekä tuoteluokan Solossa. Vahinko voidaan korjata kirjanpitäjän toimesta Tiliotteet ja viitemaksut -näkymällä Päivitä kirjanpito -painikkeen avulla.
- Procountor Solo -tuoteversiossa matkalaskujen laadinta ja kuittien kuvaaminen tapahtuu Solon omalla applikaatiolla. Jos Procountor Tallennus -ympäristössä on käytetty eTasku-sovellusta tulisi vanhat kuitit käsitellä ja eTaskun palvelu irtisanoa eTaskulta sähköpostitse asiakaspalvelu@etasku.fi.