Accountor Finagon laskutus

Mistä päivästä palvelun laskutus käynnistyy?

• Laskutus alkaa sopimukseen merkityn tuotantopäivämäärän mukaan.
• Kuukausimaksu veloitetaan aina kokonaan myös ensimmäiseltä kuukaudelta, riippumatta siitä missä kohtaa kuukautta ympäristö on mennyt tuotantoon.

Minne ensimmäinen Accountor Finagon lasku ohjelman käytöstä lähetetään?

• Mikäli verkkolaskuosoitteet on tilattu kauttamme, ensimmäinen Accountor Finagon lasku lähetetään aina Procountoriin, ellei muuta ole sovittu. 

Milloin laskutatte?

• Laskutamme kerran kuukaudessa pääsääntöisesti kuukauden ensimmäisenä arkipäivänä.
• Edellisen kuukauden kuukausimaksu, pakettiin sisältyvät tositteet ja mahdollisesti paketin ylittävät tositteet, sekä mahdolliset muut veloitukset, laskutetaan tapahtuman laadinnan jälkeisen kuukausilaskutuksen yhteydessä.
• Ohjelmiston hinta ja maksuehdot ovat Accountor Finagon kulloinkin voimassaolevan, valittuun palvelukuvaukseen liittyvän hinnaston mukainen. 
  • Procountorin tämän hetkinen maksuehto on laskuillamme 10 päivää.
• Laskutamme toteutuneen käyton mukaan, joten valitettavasti emme voi laskuttaa palveluista etukäteen.

Voinko saada laskut ennakoon?

• Laskutamme palveluistamme tapahtuman laadinnan jälkeisen kuukausilaskutuksen yhteydessä.
• Valitettavasti emme voi laskuttaa tulevia veloituksia ennakkoon.
• Mikäli maksatte ylimääräisiä veloituksia ja yrityksellänne ei ole avoimia laskuja Accountor Finagolle, palautuu suoritus maksajan tilille.

Mitä lasketaan tositteiksi Procountorin laskutuksessa?

• Tositteisiin lasketaan mukaan myynti-, osto-, matka- ja kululaskut, palkkalaskelmat, myynti/tarjous-  ja ostotilaukset, muistiotositteet, alv-laskelmat, viranomaisilmoitukset, joukkokirjeet, maksumuistutukset, dokumentit ja suora tilisiirto.
• Procountor Taloushallinnon eri tuoteversioihin sisältyy kuukausimaksuun tietty määrä tositteita ja yli menevistä tositteista laskutetaan kuukausilaskutuksen yhteydessä sen mukaan milloin tosite on luotu. Voit tutustua hinnastoomme tarkemmin täältä.

 

Mitä tarkoittaa minimilaskutus?

• Emme lähetä alle 10 euron suuruista laskua, vaan laskua kerrytetään kuukausittain, kunnes 10 euron loppusumma tulee täyteen. Kun laskun summa on 10 euroa tai enemmän, lähetämme ohjelmiston kuukausimaksun.
• Laskutamme vähintään kaksi kertaa vuodessa, vaikka laskujen loppusumma alittaisi 10 euroa. 
• Minimilaskutus koskee Procountor Taloushallinto- ja Solo -ympäristöjä sekä Allekirjoitus -palvelua.

 

Laskullani on lisätositteita, mitä ne on? Miten tositeveloitukset muodostuu?

• Procountorin kuukausipakettiin sisältyy aina tietty määrä tositteita ja sen yli meneviä tositeita kutsutaan lisätositteiksi.
  • Esim. Procountor Taloushallinto Kevyt-pakettiin sisältyy 10 kpl tositteita. Jos tositteita on kuukauden aikana luotu enemmän kuin 10 kappaletta, ovat tämän ylimenevät lisätositteita ja niistä veloitetaan lisätosite veloitus.
• Huomioithan, että laskutamme tositteet luontipäivämäärän /-kuukauden mukaan. Laskutuksessa ei siis huomioida tositepäivämäärää.
• Mikäli luot virheellisiä tositteita, mitätöithän ne luontikuukauden aikana, jotta niitä ei lasketa mukaan kuukauden sisältyviin/lisätositteisiin. Lisätietoja laskujen mitätöinnistä löytyy täältä.

 

Laskullani on veloitettu lisäpalkansaajista, mitä ne on?

• Procountorin kuukausipakettiin sisältyy aina tietty määrä palkansaajia ja sen yli meneviä palkansaajia kutsutaan lisäpalkansaajiksi. Pois lukien Taloushallinto Alku-paketti, johon ei sisälly palkansaajia.
  • Esim. Procountor Taloushallinto Kevyt-pakettiin sisältyy yksi palkansaaja. Jos kuukauden aikana palkat lasketaan kahdelle henkilölle, tulee toisesta henkilöstä lisäpalkansaajaveloitus.

 

Laskullani on lähetys/vastaanottomaksuja myynti/ostolaskuista, mitä ne on?

• Kun lasku lähetetään Procountorista Apix Messaging Oy:n yhteyksien tai pankin verkkolaskuosoitteiden kautta, lähetysmaksu veloitetaan lähetystavan mukaisella tuotteella (esim. ”Myyntilasku verkkolaskuna”). Tämän lisäksi luotu myyntilasku lasketaan mukaan joko pakettiin sisältyviin, tai lisätositteisiin, riippuen kuukauden tositemäärästä.
• Kun lasku vastaanotetaan Procountoriin Apix Messaging Oy:n yhteyksien tai pankin verkkolaskuosoitteiden kautta, vastaanottomaksu veloitetaan vastaanottotavan mukaisella tuotteella (esim. ”Ostolasku verkkolaskuna”). Tämän lisäksi vastaanotettu lasku lasketaan mukaan joko pakettiin sisältyviin, tai lisätositteisiin, riippuen kuukauden tositemäärästä.
• Mikäli lähetys tai vastaanotto ei tapahdu Procountorin kautta, eli vastaanotat ostolaskun esimerkiksi yrityksen fyysiseen postiosoitteeseen ja kirjaat ostolaskun ohjelmaan manuaalisesti, lähetys- tai vastaanottomaksua ei veloiteta.

 

Haluan laskusta tarkemman erittelyn, mitä teen?

• Laskuerittelyn löydät Procountorista kohdasta Hallinta > Laskutushistoria.
• Laskutushistoria-näkymä näyttää yhteenvedon Procountorin kuukausittaisista käyttöveloituksista. Näkymällä listataan kaikki tositteet ja lisäpalvelut, joista Procountor-ympäristöä on laskutettu lokakuusta 2018 lähtien.

• Huom! Laskutushistoria on näkyvillä ainoastaan niitä laskuja koskien, jotka on vastaanotettu verkkolaskuina laskuttajalta Accountor Finago Oy.

• Mikäli näkymä ei ole käytössäsi, voit pyytää meiltä erittelyn osoitteesta laskutus@finago.com. Kerrothan yrityksen nimen ja y-tunnuksen josta on kyse, sekä laskunumeron, josta haluat erittelyn.

 

Laskulla lukee minimiveloitus, mitä se tarkoittaa?

• Mikäli yrityksellä on käytössä Procountorin Jousto -tuoteversio, jossa on minimiveloitus, veloitamme minimiveloitukset, mikäli laskutuskuukauden aikana veloitusmäärä ei ylitä minimiveloitus summaa.
• Veloitamme minimiveloitukset, mikäli laskutuskuukauden aikana ei ole tehty tositteita, lähetetty tai vastaanotettu niitä tai tositteiden veloitusmäärä ei ylitä minimiveloitusta.
  

 

Miten saa vaihdettua laskutusosoitteen ja yrityksen nimen?

• Voit käydä vaihtamassa laskutusosoitteen Procountor-ympäristön kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot, jolloin se päivittyy tietoihimme. Täältä löydät ohjeet Perustiedot-näkymän tietojen täyttämiseen.
• Perustietoihin muutettu nimi ei muuta laskuilla käytettyä nimeä. 
• Voit lähettää meille muutosilmoituksen suoraan Procountorista Hallinto > Yrityksen tiedot > Perustiedot-näkymän lomaketyökalun kautta. Kerro lomakkeella yrityksen vanha ja uusi nimi.
• Mikäli käytössäsi on verkkolaskuosoitteet ja haluat vaihtaa nimen myös skannauspalvelun osoitteeseen, voit ilmoittaa muutoksesta lomaketyökalun kautta.
• Lomaketyökalu näkyy vain käyttäjille, joilla on oikeudet muuttaa yrityksen perustietoja ja käyttöoikeuksia.

 

Voiko laskun eräpäivää siirtää?

• Olethan yhteydessä meihin sähköpostitse laskutus@finago.com niin teemme parhaamme auttaaksemme sinua.
• Ilmoitathan viestissäsi yrityksen nimen, y-tunnuksen ja laskun numeron sekä päivän, jolle toivot eräpäivän siirtoa.

 

Voinko vaihtaa laskutuskanavaa?

• Voit käydä itse määrittämässä mitä kanavaa pitkin haluat vastaanottaa Accountor Finago Oy:n laskut Procountor-ympäristön Perustiedoissa.
• Täältä löydät ohjeet Perustiedot-näkymän tietojen täyttämiseen.
• Solossa yrittäjä ei valitettavasti voi muutosta tehdä, mutta kirjanpitäjä pystyy tehdä muutoksen ympäristössä.

 

Procountor -lasku on maksettu kahdesti, miten toimitaan?

Alkuperäinen lasku on maksettu kahdesti

1. Liikasuoritukset kohdistetaan muille avoimille laskuille. Mikäli avoimia laskuja ei ole, palautetaan liikasuoritus Procountor-ympäristöön liitetylle pankkitilille.
2. Tarvittaessa voit tarkistaa laskutuksestamme, miten liikasuoritus on käsitelty. Tavoitat laskutuksemme sähköpostitse osoitteesta laskutus@finago.com tai puhelimitse.

Alkuperäisen laskun lisäksi maksettu maksumuistutus tai perintäkirje

Maksumuistutuksilla on perintäkumppanimme Ropo Oy:n tilinumero, kun taas alkuperäisellä laskulla on Finago Oy:n tilinumero.

Jos maksat jo muistutettavaksi tai perittäväksi siirtyneen laskun alkuperäisen laskun tiedoilla, ilmoitamme Ropo Oy:lle pääoman ohimaksusta. Tällöin Ropo Oy lähettää sinulle uuden laskun, joka sisältää maksumuistutus ja/tai perintäkulut. Jos maksat sekä alkuperäisen laskun meille että maksumuistutuksen tai maksuvaatimuksen Ropolle, emme voi palauttaa liikasuoritusta Ropo Oy:n puolesta.

Laskut on maksettu samana päivänä

Mikäli sekä alkuperäinen lasku että maksumuistutus on maksettu samana päivänä, olethan yhteydessä laskutukseemme, jotta voimme tarkistaa onko liikasuoritus meillä vai Ropolla. Liikasuorituksen palauttaa se taho, jonka tilille liikasuoritus on maksettu.

Laskut on maksettu eri päivinä

Jos alkuperäinen lasku ja maksumuistutus on maksettu eri päivinä, tarkista mille tilille jälkimmäinen suoritus on tehty. Jos suoritus on tehty tilille:

• FI96 1078 3000 2512 97 = ole yhteydessä Ropo Oy:hyn
  • Ropo Oy:n tavoitat parhaiten suoraan MyRopo -palvelussa, josta voit tarkistaa avoimet laskusi sekä niiden maksutiedot. Voit myös soittaa Ropolle numeroon +358 9 856 080 45, jossa he auttavat sinua ma-pe 8–17.
• FI21 1112 3000 3297 45 = ole yhteydessä Accountor Finago Oy:hyn
  • laskutus@finago.com tai puhelimitse.

 

Sähköpostiviestit menevät väärälle henkilölle, miten ilmoitan uuden yhteyshenkilön?

• Yhteyshenkilön vaihdosta tulee ilmoittaa meille kirjallisesti osoitteeseen hallinto@procountor.com.
• Viestissä tulee olla uuden yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
• Voit lähettää muutosilmoituksen meille myös suoraan Procountorista Hallinto > Yrityksen tiedot > Perustiedot-näkymän lomaketyökalun kautta.
• Lomaketyökalu näkyy vain käyttäjille, joilla on oikeudet muuttaa yrityksen perustietoja ja käyttöoikeuksia.

 

Miten toimitaan, kun yrityksen y-tunnus vaihtuu?

• Sopimukset on aina y-tunnus kohtaisia, joten y-tunnuksen muuttuessa tulee yrityksen tehdä uusi sopimus ja irtisanoa vanha sopimus.
• Kun vanha sopimus irtisanotaan, irtisanomisen yhteydessä kyseisen y-tunnuksen verkkolaskuosoitteet irtisanotaan ja ympäristö suljetaan.
• Uudelle y-tunnukselle tulee perustaa uusi Procountor-ympäristö, johon uusi sopimus voidaan liittää. Uuden sopimuksen myötä yritykselle tilataan myös uudet verkkolaskuosoitteet. Verkkolaskuosoitteet on aina y-tunnuskohtaisia.
• Taloushallintosopimuksen pääset tekemään täällä ja Solo sopimuksen täällä.
• Tarjouslaskuri auttaa oikean paketin valinnassa.

Miten saan vaihdettua sähköpostiosoitteen käyttäjätunnuksen taakse?

• Procountorissa Perustiedot -kohdasta pääset muokkaamaan Omat tiedot ja asetukset -välilehteä. Täältä pääset muuttamaan myös sähköpostiosoitteen, joka on yhdistetty käyttäjätunnukseesi.
• Lisätietoja löytyy täältä.

 

Laskullani on ylimääräisiä Tallennus-käyttäjiä, mitä minun pitäisi tehdä?

• Laskutamme Tallennus ympäristöistä käyttäjien mukaan. Meillä ei valitettavasti ole mahdollisuutta tarkistaa käyttäjien oikeellisuutta, joten laskutamme sen tiedon mukaan mitä ympäristöissä on. 
• Käyttäjien hallinta Tallennus-ympäristöjen osalta on tilitoimiston vastuulla.
• Käythän läpi käyttäjät aina ennen kuun vaihdetta ja poistat ylimääräiset käyttäjät tai muutat ne maksuttomaan Johto/Tarkastaja tai Henkilökunta Tallennus -rooliin.
• Käyttäjät, joiden oikeuksia ei ole muokattu ajallaan, laskutetaan normaalisti ja valitettavasti näitä virheellisiä käyttäjäveloituksia emme hyvitä.

Kuka voi ilmoittaa yritykseen liittyvistä muutoksista?

• Tietoturvasyistä tarkistamme, että muutoksesta ilmoittava henkilö on yrityksen ympäristössäkäyttäjänä ja että käyttäjällä on oikeus muuttaa yrityksen tietoja (Pääkäyttäjä tai Muokattu -roolit). Vaihtoehtoisesti henkilön tulee olla merkitty kaupparekisteriin yrityksen nimenkirjoitusoikeudelliseksi henkilöksi.
• Kätevimmin ilmoitat muutoksista suoraan Procountorissa lomaketyökalulla: Hallinto > Yrityksen tiedot > Perustiedot
• Lomaketyökalu näkyy vain käyttäjille, joilla on kaikki oikeudet yrityksen perustietoihin ja käyttäjähallintaan.

 

Tilitoimiston muutos, tuotepaketin vaihto sekä Procountor-sopimuksen irtisanominen

Kaikki kuluvalle kuulle tulevat muutospyynnöt tulee ilmoittaa kuun 15. päivään mennessä. Kuun 16. päivänä tai sen jälkeen ilmoitetut muutokset astuvat voimaan seuraavan kuun alusta.

Käsittelyaika koskee:

• Pakettikoon muutoksia
• Tilitoimiston muutoksia,
• Tallennus-ympäristön pakettikoon muutoksia sekä Tallennuksen muuttamista Taloushallinto -versioihin (ei koske Taloushallinto-tilauksen tehneitä asiakkaita). 

Käsittelyaika ei koske:

• Irtisanomista, jossa on 1 kk irtisanomisaika, kuitenkin siten, että sopimus päättyy sopimuksen päättymiskuukauden viimeisenä päivänä.

Ilmoitathan muutospyynnöt sähköpostitse osoitteeseen hallinto@procountor.com tai Procountorin Sopimus- ja tuotemuutokset -lomakkeen kautta (Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot).

 

Procountor taloushallinto -ympäristöä koskevat muutospyynnöt

• Voit ilmoittaa tilitoimiston tai tuotepaketin vaihtumisesta tai sopimuksen irtisanomisesta Procountorin Sopimus- ja tuotemuutokset -lomakkeen kautta (Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot) tai sähköpostitse osoitteeseen hallinto@procountor.com.
• Yrityksen, jota muutos koskee, tiedot tulevat automaattisesti lomakkeelle, kun muutos on tehty suoraan Procountorista.
• Lomaketyökalu näkyy vain käyttäjille, joilla on oikeudet muuttaa yrityksen perustietoja ja käyttöoikeuksia.
• Ympäristön pääkäyttäjä vastaa käyttöoikeuksien muokkaamisesta ja uusien käyttäjien lisäyksestä. 
  • Mikäli pääkäyttäjä on vaihtumassa, pääkäyttäjän tulisi lisätä/muokata toinen henkilö pääkäyttäjäksi ennen kuin itse poistuu ympäristöstä tai tilitoimisto vaihtuu. Muutokset koskien käyttäjiä tehdään Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet -näkymällä.

 

Procountor Tallennus-ympäristöä koskevat muutospyynnöt

• Ilmoita muutospyyntö meille sähköpostitse osoitteeseen hallinto@procountor.com.
  • Kaikki kuluvalle kuulle tulevat muutospyynnöt tulee ilmoittaa kuun 15. päivään mennessä. Kuun 16. päivänä tai sen jälkeen ilmoitetut muutokset astuvat voimaan seuraavan kuun alusta.
• Huomioithan että Tallennus-ympäristöjen irtisanomisaika on yksi (1) kuukausi, kuitenkin siten, että ympäristö on käytössä päättymiskuukauden loppuun saakka.
• Säilytämme ympäristön tietoja sopimusehtojemme mukaisesti kolmen kuukauden ajan. Tilitoimiston vastuulla on huolehtia, että tarvittava aineisto on otettu ohjelmasta talteen irtisanomistilanteissa. Mikäli myöhemmin tulee tarve päästä tarkastelemaan ohjelman tietoja, voit olla meihin yhteydessä ja tiedustella mahdollisuutta. Ohjeet tietojen talteen ottamiseen löydät ohjekirjastamme.
• Muistathan poistaa ympäristöön tallennetut pankkitilit. Mikäli tiliä ei poistettu ja yritys haluaa myöhemmin palata käyttämään Procountoria, ei pankkitilin lisäys onnistu. Samaa tiliä ei voi olla kahdessa ympäristössä samanaikaisesti.
• Mikäli ympäristöön tulee vaihtaa tilitoimisto, tarvitsemme kirjallisen ilmoituksen sekä uudelta että vanhalta tilitoimistolta, jossa kummatkin hyväksyvät siirron sekä mihin versioon uusi tilitoimisto haluaa Tallennus-ympäristön. Lisääthän viestiin kopion saajaksi myös uuden/vanhan tilitoimiston edustajan, jotta hän voi vahvistaa siirron samaan viestiketjuun, jolloin asian käsittely nopeutuu.
• Käyttäjätunnusten siirrot tulee tilitoimistojen hoitaa keskenään, sillä meillä ei ole valitettavasti mahdollisuutta muuttaa niitä.
• Teettehän käyttäjämuutokset vasta, kun olemme vahvistaneet, että ympäristö on siirretty uudelle tilitoimistolle.
• Mikäli uuden tilitoimiston käyttäjä halutaan lisätä ympäristöön jo ennen kuin ympäristö on siirretty uudelle tilitoimistolle, voi käyttäjän tarvittaessa lisätä ympäristöön Johto/Tarkastaja-roolilla, jolloin käyttäjällä on vain katseluoikeudet ympäristöön. Lisätietoa käyttäjäoikeuksista löydät täältä.

•