Tässä ohjeessa käydään läpi Procountor Solon käyttöönoton prosessia kirjanpitäjän näkökulmasta.
Perusta uusi ympäristö -näkymä
Procountor Solo-ympäristön perustaminen tapahtuu Procountorissa kohdassa Hallinta > Perusta uusi ympäristö.
- Toinen vaihtoehto on muuttaa nykyinen Procountor-ympäristö Solo-ympäristöksi. Ohjeet löytyvät täältä.
1. Siirry Perusta uusi ympäristö –näkymälle.
2. Syötä tiedot ja valitse tuoteversioksi Procountor Solo.
3. Valitse tilikartaksi joko perustilikartta tai kopioi tilikartta toisesta Solo-ympäristöstä.
4. Valitse tuoterekisteri. Voit halutessasi kopioida jo olemassa olevasta Solo-ympäristöstä tuoterekisterin tai valita oletusrekisterin.
- Tilikartan ja tuoterekisterin kopioiminen olemassa olevasta Solo-ympäristöstä helpottaa uusien Solo-ympäristöjen perustamista.
- Kopioiminen valmiista jo olemassa olevasta ympäristöstä on kannattavaa, jos käytössäsi on muokattu tilikartta ja ostojen tuoterekisteri.
- Mikäli kopioit tilikartan toisesta ympäristöstä, kopioidaan tuoterekisterikin samasta ympäristöstä, jotta oletustiliöinnit säilyvät.
- Tuoterekisterin merkityksestä lisää ohjeita löydät täältä.
- Mikäli valitset oletustilikartan, voit valita tuoterekisteriksipohjaksi joko toiminimi tai osakeyhtiö suomeksi tai englanniksi.
- Toiminimen ja osakeyhtiön tuoterekisterin erot ovat seuraavat:
- Tmi:n rekisterissä on "Yksityisnosto / Oma nosto" -tuote, kun taas Oy:n rekisterissä on "Oma osto / osakaslaina"-tuote
- Tmi:n rekisterissä puhutaan työntekijän palkasta, kun osakeyhtiöllä nimi on yrittäjän ja työntekijän palkasta
5. Kopioi halutessasi käyttöasetukset.
6. Ympäristön perustamisen jälkeen luo Solo-yrittäjälle uusi käyttäjätunnus tai lisää yrittäjän olemassa oleva käyttäjätunnus ympäristöön.
- On erityisen tärkeää, että yrittäjä lisätään käyttäjäroolilla Procountor Solo -yrittäjä, jolloin hänelle lähetetään kirjautumisohjeet Procountor Solon käyttöliittymään.
- Jos lisäät olemassa olevan yrittäjän käyttäjätunnuksen ympäristöön, tulee varmistaa, että yrittäjä on lisännyt omiin tietoihin ja asetuksiin matkapuhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen. Mikäli näitä tietoja ei ole lisätty, yrittäjälle ei voida lähettää kirjautumisohjeita.
- Ympäristöön voi lisätä vain yhden yrittäjän Procountor Solo -yrittäjä -roolilla.
- Mikäli yrittäjällä on jo käyttäjätunnus Procountor taloushallintoon, hänelle ei tarvitse luoda uutta käyttäjätunnusta, vaan hän voi kirjautua olemassaolevalla käyttäjätunnuksellaan Soloon, mikäli käyttäjärooli muutetaan Procountor solo yrittäjäksi.
- Solo-yrittäjä kirjautuu yrittäjän käyttöliittymään Solon kirjautumisikkunan kautta. Solo-yrittäjä ei tarvitse kirjautumiseen Procountorin salasanalistaa tai Avain-sovelluksella tehtävää vahvistusta.
- Solo-yrittäjä käyttää Avain-sovellusta maksujen vahvistamiseen Solon käyttöliittymässä. Jos Solo-yrittäjän käyttäjätunnus on myös liitettynä joihinkin Procountorin Taloushallinto- tai Tallennus-tuoteversioiden ympäristöihin, voi yhdessä matkapuhelimessa olevaa Avain-sovellusta käyttää sekä Solo-käyttöliittymän maksujen vahvistamiseen että Procountor-ympäristöihin kirjautumisen vahvistamiseen samaan aikaan. Tämä edellyttää, että näissä kaikissa ympäristöissä käytettävä käyttäjätunnus on sama – Avain-sovellusta ei voi liittää useampaan eri käyttäjätunnukseen yhtäaikaisesti.
Käyttöoikeuksien määrittely
Kirjanpitäjälle ja yrittäjälle tulee antaa käyttäjäoikeudet uudessa Procountor-ympäristössä. Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet.
- Procountorin Käyttäjät ja käyttöoikeudet –näkymällä tulee olla ainakin kaksi käyttäjää, yrittäjä ja kirjanpitäjä.
Käyttäjäroolit
Kirjanpitäjä
Kirjanpitäjälle annetaan käyttäjärooliksi Kirjanpitäjä.
- Ympäristön perustanut kirjanpitäjä saa automaattisesti käyttöoikeuden yrityksen käyttäjähallintaan.
- Mikäli ympäristöön lisätään useampi kirjanpitäjä tai palkanlaskija, tulee ainakin yhdellä käyttäjällä olla käyttöoikeus Käyttäjähallintaan.
Procountor Solo -yrittäjä
Yrittäjälle annetaan käyttäjärooliksi Procountor Solo-yrittäjä.
- Kun käyttäjärooliksi annetaan Procountor Solo-yrittäjä, ohjelma lähettää automaattisesti käyttäjälle sähköpostin, jossa on linkki Procountor Solon kirjautumissivulle.
- Yrittäjä toimii ainoastaan Procountor Solo -yrittäjän käyttöliittymässä, joten yrittäjä ei kirjaudu Procountor-ympäristöön lainkaan. Procountor Solo -yrittäjän käyttöoikeuksiin on oletuksena asetettu kirjautumisen esto Procountorin käyttöliittymään.
- Yrittäjä käyttää Procountor Soloon kirjautumisessa Procountorin käyttäjätunnuksia.
Palkanlaskija
Palkanlaskijalle voidaan asettaa Palkanlaskija-käyttäjärooli.
- Mikäli palkanlaskenta päätetään toteuttaa Procountorin palkanlaskennan avulla ja palkanlaskennan hoitaa joku muu kuin kirjanpitäjä, voidaan ympäristöön lisätä palkanlaskijan käyttäjätunnus.
Johto / Tarkastaja
Tilintarkastajalle voidaan antaa rooli Johto / Tarkastaja.
- Mikäli yhtiö on tilintarkastusvelvollinen, voidaan tilintarkastus toteuttaa Procountorin Procountor Solo-ympäristössä sähköisesti lisäämällä tilintarkastajan Procountor-käyttäjätunnus ympäristöön.
Muokattu
Mikäli käyttöoikeuksia on tarkoitus räätälöidä manuaalisesti, valitaan rooliksi Muokattu.
Pankkiyhteyden määrittely
Procountor Solon käytössä keskeistä on se, että pankkitili on liitetty Procountor Soloon (kirjanpitäjän käyttöliittymässä) jotta tiliotteet ja viitemaksut tulevat pankista säännöllisesti. Yrittäjän on täytettävä pankkiyhteysvaltuutus, joka toimitetaan pankkiin. Tämän jälkeen, kun pankkiyhteys on avattu pankissa, yhtiön pankkitili lisätään Procountor-ympäristöön kirjanpitäjän toimesta kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet.
Huom! Lisättävän pankkitilin täytyy olla yritystili, jotta sitä voidaan käyttää Procountorissa ja myös Solon yrittäjän käyttöliittymän puolella. Yleisesti ottaen pankit eivät voi antaa ohjelmistotalolle oikeutta yksityishenkilön tilin maksuaineiston välittämiseen.
- Tarkemmat ohjeet pankkitilin lisäämisestä löytyy täältä.
- Pankkiyhteysvaltuutuslomakkeet löytyvät täältä.
Verkkolaskuosoitteet
Verkkolaskuosoitteet aktivoidaan automaattisesti Procountorin toimesta. Verkkolaskuosoitteiden aktivointi edellyttää sitä, että olemme käsitelleet sopimuksen ja että ympäristö on siirretty tuotantoon. Tämän jälkeen aktivointi aloitetaan heti yrittäjän kirjauduttua Procountor Soloon. Aktivoinnissa kestää normaalisti noin kolme arkipäivää.
Huom! Sen jälkeen, kun verkkolaskuosoitteet on aktivoitu ja niitä voidaan käyttää, kestää vielä keskimäärin noin viikon ennen kuin osoitteet näkyvät julkisesti https://verkkolaskuosoite.fi/ -sivustolla.
- Yrittäjän verkkolaskuosoitteet eivät näy kirjanpitäjän puolella Procountorin Verkkolasku- ja skannausosoitteet -näkymällä.
Ostojen tuoterekisterin hallinnointi
Procountor-ympäristössä hallinnoidaan ostojen tuoterekisteriä, joka näkyy Procountor Solo -yrittäjän käyttöliittymässä. Yrittäjä käyttää ostojen tuoterekisteriä Solo-näkymässä, kun hän valitsee kulutyypin ostolaskulle tai kuitille. On suositeltavaa muokata tuoterekisteriä yrittäjän liiketoimintaa vastaavaksi, jotta yrittäjällä on helppo lista kulutyypeistä käytössään omassa Solo-käyttöliittymässään. Saman tuoterekisterin voi kopioida seuraaviin uusiin Solo-ympäristöihin.
Ostojen tuoterekisteri löytyy ohjelmasta kohdasta Rekisterit > Ostojen tuoterekisteri.
Lisää tuote -painikkeen avulla voidaan lisätä uusi tuote tuoterekisteriin. Poista-painikkeen avulla voidaan poistaa olemassa oleva tuote rekisteristä. Poistettua tuotetta ei voi palauttaa, mutta tuoterekisteriin voi luoda uuden vastaavan tuotteen tarvittaessa. Tuoterekisterin tuotteita voi myös asettaa passiiviseksi. Tuoterekisterin kaikki ostotuotteet näkyvät yrittäjälle Solon käyttöliittymässä.
Suosittelemme määrittämään tuotteiden oletustiliöinnin mahdollisimman tarkasti, jotta kulujen tiliöinti olisi jatkossa vaivatonta. Kulut tiliöidään oletusten mukaan ja yrittäjä määrittää kuluille oikeat tuotteet Solon käyttöliittymässä. Lue lisää tuoterekisteristä täältä.
Saapuneiden suoritusten tiliöintiohjaukset
Yrittäjä luo ja lähettää myyntilaskut Procountor Solo -käyttöliittymässä. Yrittäjän lähettämässä myyntilaskussa on aina oletuksena mukana viitenumero. Kun loppuasiakas maksaa myyntilaskun viitenumeroa käyttäen, maksutapahtuma näkyy pankista saatavalla viitesuoritusluettelolla.
Procountorissa viitesuoritusluettelosta muodostuu oma kirjanpitosivu. Procountor Solo -yrittäjän kirjanpitoa käsitellään maksuperusteisesti, jolloin saamisia ei käsitellä ja Procountorissa myyntikirjaus toteutetaan viitesuoritusten kirjanpitosivulle.
Myyntilaskujen ALV-prosentit, ALV-statukset ja kirjanpidontili (3000) kulkevat Solo-ympäristöstä Procountoriin kirjanpitoaineiston toimittamisen yhteydessä, myös mikäli myyntilaskulla on useampia ALV-prosentteja.
Jos haluat muuttaa muuttaa kirjanpidon tiliä voit tehdä muutoksen viitesuoritusten oletustiliöintiin. Tämä tieto on vahvempi kuin Procountor Solosta tuotu kirjanpidon tili tieto. Huomioithan tämän myös toiseen suuntaan, jos kirjaus kirjautuu eri tilille kuin 3000, kannattaa tarkistaa olemassa olevat viitesuoritusten oletustiliöinnit. Katso tarkemmat ohjeet muokkauksesta täältä.
Kirjanpidon aloittaminen Procountorissa
Uuteen Procountor-ympäristöön tulee tehdä muutamia määrityksiä Hallinto-valikon kautta, jotta kirjanpitoa voidaan alkaa toteuttamaan.
Tilikaudet
Tilikaudet määritellään Procountorissa kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tilikaudet.
Uusi tilikausi -painikkeella näkymälle aukeaa rivi, jolle annetaan tilikauden alku- ja loppupäivämäärä. Mikäli aiot tuoda edellisen tilikauden saldotiedot, perusta myös edellinen tilikausi.
Suosittelemme perustamaan tilikaudelle myös seurantajaksot, joiden avulla voidaan kirjanpito sulkea kuukausittain. Seurantajaksojen hallinnointi onnistuu näkymällä Tilikaudet > Muokkaa seurantajaksoja > Perusta seurantajaksot. Lue lisää seurantajaksoista täältä.
Procountor Solo -yrittäjät toimittavat ympäristöön kirjanpitoaineistoa kuukauden ajanjaksoissa, jolloin myös tiliotetta käsitellään kuukauden ajanjaksoissa. Kun kuukauden kirjanpito on tehty ja OAV-ilmoitus on lähetetty, suljetaan kuukauden seurantajakso. Näin toimimalla suojataan kirjanpitoa muutoksilta.
Procountorissa Tiliotteet ja viitemaksut -näkymällä Päivitä kirjanpito -painike muokkaa kaikkien näkymälle haettujen tiliotteiden ja viitesuoritusten kirjanpitosivuja. Sulkemalla seurantajakson voit suojata edellisten kuukausien kirjanpitoa niin, että Päivitä kirjanpito -painike ei vahingossa tee muutoksia jo käsitellyille kausille.
Verotustiedot
Verotustiedot-näkymässä annetaan tiedot yhtiön ALV-kauden pituudesta sekä verotilin viite- ja pankkitilinumero Oma-aloitteisten verojen veroilmoituksen muodostamista varten. Näkymässä myös määritellään, mitä tuloveroilmoituksen lomaketta käytetään. Tuloveroilmoitus-valikosta valitaan tuloveroilmoituslomake 6B yhtiölle tai 5 toiminimelle.
Verotustiedot-näkymä löytyy Procountorista kohdasta Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Verotustiedot.
ALV-oletukset
ALV-oletukset -näkymällä määritellään, mitä ALV-statuksia kirjanpitoviennille voidaan valita. On mahdollista, että yksityisyrittäjän kirjanpidossa ei tarvitse käyttää kaikkia ALV-statuksia, joita ohjelma oletuksena tarjoaa. Ympäristöön kannattaa jättää aktiiviseksi vain sellaiset ALV-statukset, joita tarvitaan kirjanpidon toteutettamisessa.
Oletus Alv-statuksia tai - prosentteja ei voi muokata tai poistaa käytöstä, vaan valinnat ovat lukittuna. Arvot on muutettu takaisin oletusarvoihin versiopäivityksen v69 yhteydessä, mikäli niitä on aiemmin muokattu.
ALV-oletukset määritellään kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > ALV-oletukset.
Kirjanpidon alkusaldojen siirto
Kirjanpidon aloittamiseen liittyy usein myös tarve siirtää aiemmasta kirjanpidosta vertailutiedot ja tilikauden tapahtumien saldotiedot. Kirjanpidon aloittamisen tarkempi ohjeistus löytyy täältä.
Muut asetukset
Yllä on kuvattu keskeisimmät Solo-tuoteversion käyttöönotossa huomioitavat asetusvalinnat. Solo-ympäristön käyttöönottovaiheessa kannattaa myös tarkistaa kaikki muut yleiset Procountorin asetusvalinnat Perustiedot- ja Käyttöasetukset-näkymiltä.
Dimensioasetukset
Procountor Solo -tuoteversioon kuuluu oletuksena yksi dimensio. Tämän dimension voi nimetä halutulla tavalla ja sen alle voi perustaa nimikkeitä Dimensiot -näkymällä, jonne päästään valitsemalla päävalikosta Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Dimensiot. Dimensiointeja voi asettaa Solo-tuoteversion tiliotetapahtumille ja tositteille samoin kuin muissakin tuoteversioissa. Dimensiointiin voi tutustua tarkemmin tämän artikkelin avulla.
Kieliasetukset
Voit kieliasetuksilla muokata halutessasi Solon myös englanninkieliseksi asiakkaallesi. Asiakkaalle asetetuista kieliasetuksista huolimatta voit itse käyttää Procountoria haluamallasi kielellä. Lue lisää kieliasetuksista ja mitä muutoksia se edellyttää: Procountor Solon vaihtaminen englanninkieliseksi.