Tässä ohjeessa kerrotaan, kuinka kuluttajaverkkolaskutus siirretään toisesta järjestelmästä Procountoriin, jos tämä toisen järjestelmän kautta tehty laskuttajailmoitus on vielä voimassa.
Yleisesti kuluttajaverkkolaskutuksen siirrosta
Jos yritys on tehnyt kuluttajaverkkolaskutusta tai välittänyt suoramaksuaineistoja toisen järjestelmän kautta aikaisemmin, on mahdollista että yrityksellä on vielä voimassa tämä kyseinen laskuttajailmoitus. Laskuttajailmoituksella yritys on ilmoittanut kuluttaja-asiakkaille sen, että yritys tarjoaa e-lasku- tai e-lasku ja suoramaksu-mahdollisuutta.
Jos yrityksellä on voimassa tällainen vanha laskuttajailmoitus, mikä on tehty toisen järjestelmän kautta aikoinaan, ei ole tarvetta tehdä Procountorin kautta uutta laskuttajailmoitusta vaan tämän vanhan laskuttajailmoituksen tiedot sekä vanhojen vastaanottoilmoitusten tiedot voidaan siirtää Procountoriin.
Tärkeitä huomioita
Laskuttajailmoituksen tiedot
Yrityksen tulee täsmällisesti tietää mitkä tiedot tällä voimassa olevalla laskuttajailmoituksella on. Muun muassa seuraavat tiedot ovat ensisijaisen tärkeitä:
- Onko laskuttajailmoitus varmasti voimassa.
- Mikä laskutusaiheen koodi eli PaymentInstructionIdentifier laskuttajailmoituksella on.
- Mikä on yrityksen oma verkkolaskuosoite sekä verkkolaskuoperaattori, jotka tällä laskuttajailmoituksella ovat käytössä.
Jos laskuttajailmoituksen voimassaoloon tai sen sisältöön liittyen on epäselvyyttä, tulisi asia varmistaa omasta pankista.
Laskuttajailmoitukseen liittyvien verkkolaskuosoitteiden sopimus
Lisäksi ennen kuin olemassa olevaa laskuttajailmoitusta siirretään Procountoriin, on yrityksen hyvä huomioida/varmistaa myös seuraavat verkkolaskuosoitteisiin liittyvät asiat:
- Pankin kanssa tehdyllä sopimuksella kyseisellä verkkolaskuosoitteella (joka laskuttajailmoituksella on) tulee olla aineiston hoitajana Accountor Finago
- Lisäksi sopimuksella tulee olla aineistonhoitajan WS-kanavana Accountor Finagon Procountorissa käytössä oleva WS-kanava (löytyy Procountorin Procountorin pankkiyhteysvaltuutukselta).
- Tarvittaessa tee pankin kanssa uusi pankkiyhteysvaltuutus, jotta verkkolaskusopimukselle juuri tästä kyseisestä osoitteesta saadaan aineistonhoitajaksi määriteltyä Accountor Finago.
Jos verkkolaskuosoitteiden voimassaoloon tai sopimuksen sisältöön liittyen on epäselvyyttä, tulisi asia varmistaa omasta pankista.
Laskuttajailmoitukseen liittyvät olemassa olevat vastaanottoilmoitukset
Kuluttajaverkkolaskutuksen ja suoramaksujen lähettämisen edellytyksenä on myös se, että laskun vastaanottajalla (asiakkaalla) on voimassa oleva vastaanottoilmoitus, joka liittyy tähän tiettyyn laskuttajailmoitukseen.
Yrityksen tulee tietää mahdollisten olemassa olevien vastaanottoilmoitusten tiedot ennen kuin niitä luetaan sisään Procountoriin CSV-tiedostolla. Olemassa oleva vastaanottoilmoitus tarkoittaa sitä, että kuluttaja-asiakas on tehnyt juuri tähän olemassa olevaan laskuttajailmoitukseen liittyen pankissa e-lasku- tai suoramaksusopimuksen eli on vahvistanut halukkuutensa vastaanottaa näitä aineistoja. Sen sijaan, että kuluttaja-asiakkaan tarvitsee tehdä tätä sopimusta uudelleen niin jo tehdyn sopimuksen eli vastaanottoilmoituksen tiedot voidaan siirtää Procountoriin. Lisätietoja vastaanottoilmoitusten siirrosta seuraa myöhemmin tässä ohjeessa.
Laskuttajailmoituksen siirto
1. Ohjelman kohtaan Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku- ja skannausosoitteet täytä laskuttajailmoituksella oleva verkkolaskuosoite sekä oikea operaattori näkymälle. Verkkolaskuosoite tulee syöttää täsmälleen siinä muodossa kuin se on laskuttajailmoituksella ja pankin sopimuksella. Teknisesti on mahdollista, että laskuttajailmoituksella oleva osoite voi olla joko IBAN tai OVT -muotoinen, myös TE-alkuinen, mutta oikea osoitteen muoto tulee itse tarkistaa. Operaattorina tulee olla pankki.) Valitse oikea web services -kanava WS-asiakasnumero -alasvetovalikosta. Tarkemmat täyttöohjeet löytyvät täältä.
2. Aktivoi täytetty verkkolaskuosoiterivi ja paina Laskuttajailmoitus > Lisää olemassaoleva –painiketta.
3. Täytä näkymään avautuva lomake:
Laskuttajan tarjoamat palvelut -kenttään valitse Kuluttajaverkkolasku (E-lasku) tai Kuluttajaverkkolaskut sekä suoramaksu sen mukaan mistä palveluista on sovittu pankin kanssa.
Yksilöintitieto-kenttään voit valita joko Viitenumeron, Asiakasnumeron tai yhdistelmän Asiakasnumero ja viitenumero.
- Kuluttaja-asiakas syöttää yksilöintitiedon verkkopankissaan tehdessään E-laskusopimusta. Tieto tulisi olla mahdollisimman selkeä, jotta asiakas löytää oikean numerosarjan laskulta.
- Jos yksilöintitietona käytetään sekä asiakasnumeroa että viitenumeroa, molemmat ovat pakollisia tietoja asiakkaan laatiessa E-laskusopimusta. Asiakasnumeron täytyy olla 1-35 merkkiä pitkä ja sen ei tulisi sisältää muita erikoismerkkejä kuin tavuviivoja tai välilyöntejä. Viitenumeroa käytettäessä asiakkaalle tulee olla tehtynä myyntilasku, joka löytyy Procountorista.
Laskutusaiheen koodi -kohtaan tulee antaa sama laskutusaiheen koodi ((elementti PaymentInstructionIdentifier) kuin vanhassa järjestelmässä olleessa laskuttajailmoituksessa. Koodi voi sisältää kirjaimia, numeroita ja merkkejä.
- Tarkista tieto vanhasta taloushallinnon ohjelmistosta tai ohjelmiston tarjoajalta.
Valitse tilit -osiossa valitaan pankkitilit, joita ilmoitus koskee. Valittuna tulee olla ainakin yksi tili. Vasemmanpuoleisessa valikossa näet kaikki valittavissa olevat tilit (pankkiyhteydet). Valitse yksi tai useampi tilinumero listalta ja käytä nuolipainiketta, jolloin valitut tilit siirtyvät ilmoitukselle. Tilejä voi vastaavasti siirtää pois ilmoitukselta valitsemalla poistettava tili ja käyttämällä alempaa nuolipainiketta.
4. Paina Tallenna-painiketta.
Olemassaolevien vastaanottoilmoitusten siirto
Vanhassa järjestelmässä olevat asiakkaiden vastaanottoilmoitukset on mahdollista siirtää Procountoriin CSV-tiedoston avulla (tietoerottelut tehdään puolipisteellä, joka on Excelin oletus).
- Ennen vastaanottoilmoitusten siirtoa on siirrettävä asiakkaiden tiedot asiakasrekisteriin. On suositeltavaa, että asiakkaalla on asiakasnumero sekä Procountorissa että CSV tiedostossa, jotta olemassaolevat asiakkaiden vastaanottoilmoitukset saadaan kohdistettua oikeaan asiakkaan rekisteritietoon.
- CSV-tiedoston mallipohja löytyy täältä.
1. Siirry vanhaan taloushallinnon järjestelmään ja nouda kaikki vastaanottoilmoitukset CSV-tiedostona. Järjestä CSV tiedoston tietokentät alla olevan kuvauksen mukaisesti.
- Älä lisää Nimi-saraketta CSV tiedostoon.
|
|
Nimi |
Muoto |
Kuvaus |
Pakollinen |
|
A |
Tila |
A D |
A: lisäys (asiakas haluaa jatkossa vastaanottaa kuluttajaverkkolaskuja) D: poista (asiakas ei halua jatkossa vastaanottaa kuluttajaverkkolaskuja) |
Kyllä |
|
B |
Päiväys |
pp.kk.vvvv tai pp.k.vvvv tai pp.kk.vvvv hh.mm.ss
|
Voit antaa joko päiväyksen tai päiväysajan |
|
|
C |
Tyyppi (ilmoitus) |
00 01 |
00: Kuluttajaverkkolasku 01: Suorasiirto |
Kyllä |
|
D |
Yksilöintitieto (rekisteristä) |
numerosarja |
Asiakasnumero tai viitenumero |
|
|
E |
Nimi (ilmoitus) |
|
Asiakkaan nimi |
Kyllä |
|
F |
Operaattorin tunnus |
BIC tunnus |
Asiakkaan pankin BIC tunnus |
Kyllä |
|
G |
Verkkolaskuosoite |
IBAN numero |
IBAN numero FI muodossa ilman välilyöntejä. |
Kyllä |
|
H |
Laskutusaiheen koodi |
merkkisarja |
Sama merkkisarja kuin laskutusaiheen koodi olemassa olevan laskuttajailmoituksen lisäyksessä. Voi olla numeroita, merkkejä tai kirjaimia. |
Kyllä |
Huom. sarakkeessa G ilmoitetaan asiakkaan verkkolaskuosoite IBAN muotoisena. Verkkolaskuosoite on usein sama kuin asiakkaan pankkitili, mutta verkkolaskuosoite ja pankkitilinumero eivät aina ole sama asia. Oikean IBAN-muotoisen verkkolaskuosoitteen tarkistaminen vanhasta järjestelmästä tai pankista on tärkeää.
2. Lue CSV-tiedosto Procountoriin sisään kohdassa Rekisterit > Asiakasrekisteri > Vastaanottoilmoitukset > Vastaanottoilmoituksien sisäänluku.
3. Sisäänluettu tiedosto näytetään ennen lopullista sisäänlukua. Mikäli jossakin rivissä on virheellisiä arvoja, näytetään ne punaisella.
- Virheellisiä rivejä ei voi muokata tällä näkymällä ja niitä ei lueta sisään.
- Korjaa CSV tiedosto tarvittaessa.
4. Tarkista sisäänluettavat tiedot ja lue tiedosto sisään.
Ohjelma kohdistaa automaattisesti Procountorin rekisterissä olevan asiakkaan ja vastaanottoilmoituksen asiakasnumeron tai asiakkaan myyntilaskulla olleen viitenumeron perusteella. Mikäli ohjelmaan ei ole luotu yhtään myyntilaskua kyseiselle asiakkaalle, tulee kohdistuskeinona (yksilöintitieto) käyttää asiakasrekisterin asiakasnumeroa.
5. Käsittele sisäänluetut vastaanottoilmoitukset vertaamalla Nimi (rekisteristä) –sarakkeen asiakasnimeä Nimi (ilmoitus) –sarakkeen nimeen.
6. Aktivoi vastaanottoilmoitusrivi ja paina Kohdista liikekumppanille –painiketta.
7. Tarvittaessa valitse oikea liikekumppani näkymän Kohdista liikekumppanille –alasvetovalikosta ja paina Jatka.
- Kun ilmoituksen tilana on Lisäys, vaihdetaan käsittelyn yhteydessä asiakkaan laskukanavaksi verkkolasku ja asiakkaan verkkolaskuosoite tallennetaan Liikekumppanirekisteriin.
- Kun ilmoituksen tilana on Poisto ja ilmoitus käsitellään Kohdista liikekumppanille -painikkeella, vaihtuu tässä yhteydessä asiakkaan laskukanavaksi posti.
8. Tämän jälkeen asiakkaalle on mahdollista lähettää kuluttajaverkkolaskuja.
Jatkossa uudet vastaanottoilmoitukset käsitellään seuraavan ohjeen mukaisesti.