Mikäli Procountorin käyttö aloitetaan kesken vuoden, voidaan kuluvan vuoden vanhat palkkatiedot syöttää Procountoriin, jolloin ne saadaan palkkalaskelmien kumulatiiviseen kertymään ja raporteille. Tiedot voidaan syöttää palkkalaskelma kerrallaan tai käyttäen koontipalkkalaskelmia.
- Huomioi, että nämä palkkalaskelmat on todennäköisesti ilmoitettu jo toisesta järjestelmästä Tulorekisteriin. Tästä syystä on erittäin tärkeää, että kaikille siirrettäville laskelmille merkitään Ei huomioida kummallakaan ilmoituksella, jotta ilmoitukset eivät mene kahteen kertaan.
- Mikäli vanhat palkkalaskelmat ovat osa siirrettävää kirjanpitoa, siirrettävien palkkalaskelmien kirjanpitosivut tulee nollata, jotta vältytään tuplakirjauksilta.
- Menneiden vuosien palkkalaskelmien siirtoa ei suositella, sillä ne ovat jo osa kirjanpitoa ja niiden siirto on työlästä.
Tilanteesta (esim. oma raportointitarve) riippuu mitä menetelmää kannattaa käyttää. Tiedot kilometrikorvauksista, päivärahoista yms. voidaan syöttää samoilla periaatteilla käyttäen matkalaskuja.
Ennen palkkalaskelmien tietojen tuontia on perustettava palkansaajat Procountoriin. Tarkemmat ohjeet löytyvät täältä.
Tietojen tuonti palkkalaskelma kerrallaan
Yksi vaihtoehto palkkojen syöttämiseen takautuvasti on tehdä jokainen palkkalaskelma alkuperäisiä tietoja vastaavilla tiedoilla Procountoriin. Tämä on selkeä mutta työläs tapa saada tiedot järjestelmään. Tämä on kuitenkin ainoa keino, joka mahdollistaa palkkaraporttien kuukausitason tietojen saamisen.
Jos henkilöiden laskelmien kuukausittaiset tiedot eivät suuresti eroa toisistaan, on mielekästä käyttää palkka-aineiston siirtotiedostoa laskelmien tekoon. Tällöin tehdään sisäänlukutiedosto, jossa on kaikkien palkansaajien tiedot, ja luetaan se sisään joka kuulle erikseen. Jos on vaihtelevia lisiä, ylitöitä, tuntipalkkalaisia yms., voidaan palkkalaskelmia käydä muokkaamassa vielä sisäänluvun jälkeen. Sisäänluettu palkkalaskelma menee automaattisesti Kesken-tilaan, jossa laskelmia voidaan vielä muokata.
- Kullekin kuukaudelle voidaan myös tehdä oma siirtotiedosto.
- On erityisen tärkeää, että palkkalaskelmille merkitään Ei huomioida kummallakaan ilmoituksella, jotta ilmoitukset eivät mene kahteen kertaan Tulorekisteriin.
- Merkintä laitetaan palkkalaskelman Laskelma-näkymällä.
Palkkalaskelmilla voidaan kerryttää lomia, mikäli palkansaajalle on asetettu lomalaskenta käyttöön ennen laskelmien laatimista. Lue lisää lomalaskennan käyttöönotosta ja takautuvien lomien syöttämisestä täältä.
Jotta tiedot palkkalaskelmilta sekä matkalaskuilta tulee oikein kumulatiiviseen kertymään ja raporteille, täytyy ne käydä merkitsemässä Maksettu muualla -tilaan Maksaminen-näkymällä maksupäivän ollessa oikealla kaudella.
Huom! Jos avaussaldot tuodaan erikseen, täytyy näiden tositteiden kirjanpitomerkinnät kumota muistiolla tehtävillä vastakirjauksilla.
Tietojen tuonti koontipalkkalaskelmalla
Jos ei ole tarvetta saada palkkaraporteille tietoja kuukausitasolla, voidaan alkuvuoden tiedot tuoda koontipalkkalaskelmilla sekä matkakoontilaskuilla.
Koontipalkkalaskelmalla on huomioitava, että ohjelmassa on automaattinen ennakonpidätyksen laskenta, mutta koontipalkkalaskelmalle se ei välttämättä ole sama kuin aikaisemmin on pidätetty. Tällöin ennakonpidätyksen määrä oikaistaan Ennakonpidätyksen oikaisu -palkkalajilla.
- Tee tammikuun palkkalaskelma erikseen, jotta ohjelma osaa laskea veroprosentin oikein. Mikäli tammikuun palkkalaskelma lasketaan helmikuusta alkavaan verokorttiin mukaan, palkansaajan tuloraja ylittyy virheellisesti. Eli tee oma laskelma tammikuun palkkalaskelmalle erikseen tammikuun verokortilla ja tämän jälkeen loppuvuoden takautuville palkkalaskelmille yksi laskelma helmikuusta alkaen.
Ohjelma laskee myös eläkevakuutus ja työttömyysvakuutumaksut automaattisesti. Tämän johdosta henkilölle, joka on täyttänyt 18 tai 53 vuotta, on tehtävä koontipalkkalaskelma ajalle ennen syntymäpäivää (mukaan lukien syntymäpäiväkuukausi) ja toinen ajalle jälkeen syntymäpäivän, jotta eläkemaksut saadaan oikein.
- On erityisen tärkeää, että palkkalaskelmille merkitään Ei huomioida kummallakaan ilmoituksella, jotta ilmoitukset eivät mene kahteen kertaan Tulorekisteriin. (Tilanteessa, jossa palkat on jo ilmoitettu toisesta ohjelmasta)
- Merkintä laitetaan palkkalaskelman Laskelma-näkymällä.
Jotta tiedot palkkalaskelmilta sekä matkalaskuilta tulee oikein kumulatiiviseen kertymään ja raporteille, täytyy ne käydä merkitsemässä Maksettu muualla –tilaan palkkalaskelman/matkalaskun Maksaminen-sivulla, merkitse maksupäivä halutulle kaudelle.
Huom! Jos avaussaldot tuodaan erikseen, täytyy näiden tositteiden kirjanpitomerkinnät kumota muistiolla tehtävillä vastakirjauksilla.
Oikaisupalkkalajit
Kun Procountoriin tallennetaan toisessa palkkajärjestelmässä laskettuja palkkalaskelmia tai takautuvia kokonaistietoja, täytyy tietoja oikaista, sillä Procountor laskee ennakonpidätykset sekä eläkevakuutus- ja työttömyysvakuutusmaksut palkasta automaattisesti. Oikaisupalkkalajeja joudutaan käyttämään, koska näihin palkkalaskelmalle automaattisesti muodostuviin palkkariveihin ei suoraan voida tehdä muutoksia.
Jotta ennakonpidätys ja vakuutukset saadaan täsmäämään aiempiin palkkatietoihin, käytetään oikaisupalkkalajeja:
- Ennakonpidätyksen oikaisu
- Työntekijän TyEL-maksun oikaisu
- Työttömyysvakuutusmaksun oikaisu
Tämän jälkeen palkkalaskelman lopulliset tiedot tarkastetaan Palkkalista-näkymällä. Tästä listauksesta tarkastetaan riviltä, että kokonaisennakonpidätys, TyEL-maksu ja työttömyysvakutuusmaksun määrät ovat oikeat ja korjaus on mennyt oikein. Palkkalistan saa myös exceliin tarvittaessa klikkaamalla listaa hiiren oikealla painikkeella.
Tieto vain maksetusta palkasta (vaikutus ennakonpidätykseen)
Mikäli palkansaajan palkkalaskelmia ei tuoda takautuvasti ohjelmaa, mutta palkkaa on maksettu olemassa olevalle verokortille, voidaan jo maksettu palkka ilmoittaa palkansaajan palkkatiedot-näkymällä (Palkat > Palkansaajarekisteri > Palkkatiedot).
- Verokortilla maksettujen palkkojen summa määritetään verokortin kenttään Vuositulorajasta käytetty. Tämän jälkeen ohjelma osaa laskea, milloin vuosituloraja täyttyy.