Kevät on vaihtunut kesäksi. Varmoja kesän merkkejä ovat kesätyöntekijöiden saapuminen työpaikoille sekä kollegojen kesälomista kielivät automaattisähköpostit, jotka ilmestyvät sähköpostin Saapuneet-kansioon vastauksiksi lähetettyihin kalenterikutsuihin. Monilla myös omat kesälomat ovat jo nurkan takana ja lomasuunnitelmat lyötyinä lukkoon. Ennen lomalle lähtöä on usein tapana hoitaa työasiat sellaiseen kuntoon, että tuuraajan on mahdollista ottaa työt hoitaakseen, ja että lomailijaa ei tarvitsisi turhanpäiten häiritä työasioilla, vaan lomailija voisi keskittyä yhteen loman tärkeimmistä tarkoituksista, eli töistä irtautumiseen ja palautumiseen. Tästä syystä kokosimmekin kesää ja lomia silmällä pitäen muistilistan, jota voi käyttää apuna lomaan valmistautumisessa.
Käyttöoikeudet kuntoon
Procountoria ajatellen eräs ensiarvoisen tärkeä huomioitava asia ovat käyttöoikeudet. Mikäli tuuraajan on tarkoitus pystyä hoitamaan lomalla olijan työtehtäviä Procountorin puolella, hänelle tulisi määrittää samanlaiset käyttöoikeudet, kuin lomalla olevalle henkilölle, jonka työtehtäviä hän hoitaa. Esimerkiksi, jos tuuraajan on tarkoitus laatia myyntilaskuja lomailijan puolesta, hänellä tulisi olla tarvittavat oikeudet myynteihin, jotta hän saa käyttöönsä tarvittavat myyntejä koskevat osiot Procountorissa ja kykenee täysipainoisesti hoitamaan sijaisuutensa. Mikäli tarkoitus on saada tuuraajalle täysin samat käyttöoikeudet kuin henkilölle, jota hän sijaistaa, Procountorissa voi näppärästi käyttää Käyttöoikeuksien kopiointi -toimintoa.
Käyttöoikeuksien kopiointi Procountorissa:
1. Siirry Käyttäjät ja käyttöoikeudet -näkymälle ohjelman kohdasta Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet.
2. Valitse vasemman reunan listauksesta Käyttäjät-listauksesta käyttäjä, jonka oikeudet halutaan kopioida ja käyttäjä / käyttäjät, joille oikeudet halutaan kopioida. Valittujen käyttäjien käyttöoikeudet aukeavat näkymän Käyttöoikeudet-osioon.
3. Valitse käyttäjä, jonka oikeudet halutaan kopioida klikkaamalla valintalaatikkoa käyttäjän nimen edessä ja paina sitten Kopioi oikeudet -painiketta.
4. Valitse sitten käyttäjä / käyttäjät, joille oikeudet halutaan kopioida ja paina Liitä oikeudet -painiketta.
5. Tämän jälkeen aukeaa ikkuna, jossa pääset varmistamaan oikeuksien kopioinnin painamalla Kopioi-painiketta.
6. Tallenna muutokset Tallenna-painikkeella.
Lisätietoa käyttäjän oikeuksien kopioinnista löydät täältä.
Eräs erityisen tärkeä käyttöoikeus, johon ainakin yhdellä töissä olevalla henkilöllä olisi äärimmäisen tärkeää olla jatkuvasti kaikki oikeudet, on oikeus yrityksen Procountor-ympäristön käyttäjähallintaan. Kaikki oikeudet kyseiseen käyttöoikeuteen kuuluvat oletuksena Pääkäyttäjä-rooliin, mutta ne on mahdollista muokata myös muhin rooleihin pois lukien Henkilökunta-rooli. Oikeus käyttäjähallintaan on ensiarvoisen tärkeä, sillä se mahdollistaa muiden käyttäjien käyttöoikeuksien muokkaamisen tarpeen niin vaatiessa. Otetaan esimerkiksi edellinen tilanne, jossa tuuraajan olisi tarkoitus pystyä muodostamaan myyntilaskuja. On päässyt käymään niin, että käyttöoikeudet on unohdettu hoitaa kuntoon ennen sijaisuuden alkua ja nyt tuuraaja ei pääse laatimaan uusia myyntilaskuja. Tässä tapauksessa tuuraaja voi kääntyä Pääkäyttäjän tai kaikki oikeudet käyttäjähallintaan omaavan henkilön puoleen ja käyttöoikeudet voidaan hoitaa kuntoon. Mutta entäpä jos kyseiset käyttöoikeudet omaava henkilö olisi myös ollut lomalla ja kukaan töissä oleva henkilö ei olisi näin ollen voinut tehdä muutosta? Tällöin olisi pakko ottaa yhteys lomalla olevaan henkilöön ja pyytää häntä kenties mökiltä tai aurinkotuolista käsin hoitamaan tilanne kuntoon. Kuinka helppoa tai vaikeaa häntä olisi tavoittaa ja kuinka paljon aikaa siihen kuluisi? Tällaisten kysymysten pohtimisen voi tyystin unohtaa, kunhan huolehditaan, että ainakin yhdellä töissä olevalla henkilöllä on oikeus yrityksen Procountor-ympäristön käyttäjähallintaan.
Käyttäjähallinnan oikeuksien määrittäminen:
1. Siirry Käyttäjät ja käyttöoikeudet -näkymälle ohjelman kohdasta Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet.
2. Valitse vasemman reunan listauksesta Käyttäjät-listauksesta käyttäjä, jonka käyttöoikeuksia on tarkoitus muokata. Valitun käyttäjän käyttöoikeudet aukeavat Käyttöoikeudet-osioon.
3. Yrityksen käyttäjähallinta -oikeus löytyy käyttöoikeuksien Hallinta-osiosta. Valitse Yrityksen käyttäjähallinta -oikeuteen Kaikki oikeudet.
- Kaikki oikeudet käyttäjähallintaan kuuluvat oletuksena Pääkäyttäjä-rooliin.
- Kaikki oikeudet käyttäjähallintaan on mahdollista muokata kaikkiin rooleihin lukuun ottamatta Henkilökunta-roolia.
4. Tallenna muutokset Tallenna-painikkeella.
Yhteystietotarkistus kesän kunniaksi
Kesätyöntekijöiden aloittaessa työnsä Procountorin parissa heille luodaan joko uusi käyttäjätunnus tai vaihtoehtoisesti liitetään käyttäjän jo olemassa oleva käyttäjätunnus yrityksen Procountor-ympäristöön. Mikäli luodaan kokonaan uusi tunnus, on tärkeää, että uuden käyttäjän yhteystiedot syötetään huolellisesti, jotta käyttäjälle luotu käyttäjätunnus ja salasana lähetetään oikeisiin yhteystietoihin. Jos puolestaan lisätään olemassa oleva käyttäjätunnus yrityksen Procountor-ympäristöön, tulee olla tarkkana, että lisättävä käyttäjätunnus on juuri se, mikä on tarkoituskin lisätä. Käyttäjistä puhuttaessa on myös tärkeää muistuttaa, että käyttäjien omista tiedoista pitäisi löytyä ajantasaiset yhteystiedot, joiden avulla käyttäjät voivat tarvittaessa palauttaa kirjautumistunnuksiaan. Olisikin hienoa, jos näin kesän kynnyksellä kaikki Procountor-käyttäjät tekisivät pikaisen yhteystietojen tarkistuksen ja tarvittaessa myös päivityksen niihin.
Uuden käyttäjän lisääminen Procountoriin:
1. Siirry Käyttäjät ja käyttöoikeudet -näkymälle ohjelman kohdasta Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet.
2. Paina Lisää uusi käyttäjä -painiketta.
3. Syötä tarvittavat tiedot ja tee tarvittavat valinnat.
4. Kun tiedot on syötetty ja olet tarkistanut, että kaikki on varmasti oikein, paina Valmis-painiketta.
Tarkemmat ohjeet uuden käyttäjän lisäämisestä löydät täältä.
Olemassa olevan käyttäjän lisääminen Procountoriin:
1. Siirry Käyttäjät ja käyttöoikeudet -näkymälle ohjelman kohdasta Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet.
2. Paina Lisää olemassa oleva käyttäjä -painiketta.
3. Ohjelma avaa näkymän, johon määritetään käyttäjän olemassa oleva käyttäjätunnus.
- Virhetilanteiden välttämiseksi, tarkistathan käyttäjältä käyttäjätunnuksen oikean muodon, jotta lisäät varmasti oikean henkilön ympäristöön.
4. Käyttäjätunnuksen syöttämisen jälkeen painetaan OK, minkä jälkeen ohjelma kysyy varmistuskysymyksen, jossa näkyy kyseisellä käyttäjätunnuksella olevan henkilön suku- ja etunimi.
- Tarkista, että ohjelma ehdottaa oikeaa henkilöä.
- Käyttäjätunnus liitetään yrityksen käyttäjiin, kun lisättävän käyttäjän nimi on tarkastettu.
5. Tämän jälkeen käyttäjälle tulee vielä antaa halutut käyttöoikeudet Käyttäjät ja käyttöoikeudet –näkymällä.
6. Kun käyttäjäoikeudet on määritelty, paina lopuksi Tallenna-painiketta.
Tarkemmat ohjeet uuden käyttäjän lisäämisestä löydät täältä.
Laskujen hyväksymiskierron ei tarvitse pysähtyä loman ajaksi
Käyttöoikeuksien ja yhteystietojen päivityksen ohella eräs lomien kannalta tärkeä huomioitava asia on laskujen hyväksymiskierto. Työssään laskujen asiatarkastusta tai hyväksyntää tekevien henkilöiden tuuraajat olisi hyvä määrittää loman ajaksi lomailijoiden tilalle laskujen hyväksymiskiertoon, jotta he voivat asiatarkastaa ja hyväksyä laskuja lomalla olijoiden puolesta. Näin hyväksymiskierto pyörii jouhevasti ja laskut siirtyvät asianmukaisesti maksuun, eivätkä jää turhaan odottelemaan lomalaisen töihin paluuta.
Lisätietoa hyväksymiskierron sijaisuuksista ja sijaisten asettamisesta löydät täältä.
Pieni muistilista
- Varmista, että tuuraajallasi on tarvittavat käyttöoikeudet Procountoriin.
- Varmista, että vähintään yhdellä töissä olevalla henkilöllä on kaikki oikeudet yrityksen Procountor-ympäristön käyttäjähallintaan.
- Varmista, että laskujen hyväksymiskierto pyörii esimerkiksi siten, että tuuraajasi voi tarkastaa tai hyväksyä laskut puolestasi.
- Nauti kesästä ja lomastasi!