Procountoriin on mahdollista asettaa sijaisia asiatarkastamaan ja hyväksymään laskuja, jotta hyväksymiskierto toimii sujuvasti Procountor-käyttäjien lomista ja poissaoloista huolimatta. Sijaisia päästään määrittämään Omat tiedot ja asetukset -näkymällä (Oikean yläkulman hahmoikoni > Omat tiedot ja asetukset), tai vaihtoehtoisesti Hyväksymiskierron hallinta -näkymällä, jonne pääsee valitsemalla Hallinta > Yrityksen tiedot > Hyväksymiskierron hallinta.
Hyväksymiskierron sijaisuuteen tarvittavat asetukset ja käyttöoikeudet
- Mikäli käyttäjien halutaan voivan itse määritellä sijaiset poissaolojensa ajaksi, tulee Hyväksymiskierron hallinta -näkymällä (Hallinta > Yrityksen tiedot > Hyväksymiskierron hallinta) olla valittuna kohta Hyväksymiskierron sijaisuudet: Salli käyttäjien asettaa itse sijaisuuksia poissaolojensa ajaksi. Kun kohta on valittuna, käyttäjät voivat määritellä sijaisia Omat tiedot ja asetukset -näkymällä.
- Kaikki oikeudet Yrityksen perustietoihin omaava käyttäjä pystyy lisäämään sijaisuuksia Hyväksymiskierron hallinta -näkymällä.
- Käyttäjällä, joka aiotaan asettaa sijaiseksi, tulee olla riittävät oikeudet ostolaskuille sekä tarvittaviin toimenpiteisiin (asiatarkastukseen ja/tai hyväksyntään), jotta käyttäjä on mahdollista asettaa sijaiseksi. Jos sijaiseksi valituilla on käyttöoikeusrajoitus vain omille laskuille, Procountor antaa asiasta huomautuksen sijaisuutta asetettaessa.
- Käyttäjä ei voi asettaa itselleen sijaista sellaiselle aikavälille, jolloin käyttäjä on jo itse toisen käyttäjän sijaisena. Sijaisuutta ei siis voi siirtää eteenpäin kolmannelle henkilölle.
- Kun käyttäjälle on asetettu sijainen, kaikki käyttäjälle hyväksyttäväksi saapuneet tai saapuvat laskut näkyvät sekä käyttäjällä itsellään, että sijaisella. Kumpi tahansa voi suorittaa asiatarkastuksen ja/tai hyväksynnän.
- Sijaisuus-toimintoa ei voi hyödyntää, mikäli yrityksellä on käytössä Dimensiokohtainen käyttöoikeusrajoitus.
Hyväksymiskierron sijaisen asettaminen
Sijaisen asettaminen sijaistettavan toimesta
1. Jotta käyttäjät voivat itse määritellä sijaiset poissaolojensa ajaksi, tulee Hyväksymiskierron hallinta -näkymällä (Hallinta > Yrityksen tiedot > Hyväksymiskierron hallinta) olla valittuna kohta Hyväksymiskierron sijaisuudet: Salli käyttäjien asettaa itse sijaisuuksia poissaolojensa ajaksi.
2. Siirry Omat tiedot ja asetukset -näkymälle (Oikean yläkulman henkilöikoni > Omat tiedot ja asetukset).
3. Valitse Poissaolot-osiosta kohta Aseta sijainen, jonka jälkeen pääset määrittämään aikavälin sekä sijaisen/sijaiset.
4. Aseta päivämääräväli.
- Alkupäivämäärän tulee olla kuluva päivä tai tulevaisuuteen sijoittuva päivä.
- Loppupäivämäärä voi olla joko sama, kuin alkupäivämäärä tai vaihtoehtoisesti se voi sijoittua alkupäivämäärästä katsoen tulevaisuuteen.
5. Valitse sijainen/sijaiset asiatarkastukseen ja/tai hyväksyntään.
- Alasvetovalikoissa näkyvät henkilöt, joilla on tarvittavat oikeudet asiatarkastamiseen/hyväksymiseen.
6. Lisää halutessasi muistiinpanoja.
7. Tallenna määritetty sijaisuus Tallenna-painikkeella.
- Sijaisuuteen liittyville käyttäjille ilmoitetaan sähköpostitse, ellei käyttäjä ole estänyt Procountorin sähköposti-ilmoituksia. Ilmoitukset lähtevät seuraavissa tilanteissa:
- Uusi sijaisuus
- Muutoksia sijaisuuteen
- Poistettu sijaisuus
- Muistutus alkavasta sijaisuudesta (jos sijaisuus alkaa myöhemmin kuin samana päivänä tai seuraavana päivänä sijaisuuden asettamisen jälkeen)
8. Asetettu sijaisuus tulee näkyviin Hyväksymiskierron hallinta -näkymälle Sijaisuudet-osioon.
9. Asetettua sijaisuutta on mahdollista muokata Omat tiedot ja asetukset -näkymällä tai Hyväksymiskierron hallinta -näkymällä.
Sijaisen asettaminen toisen käyttäjän toimesta
1. Siirry Hyväksymiskierron hallinta -näkymälle (Hallinta > Yrityksen tiedot > Hyväksymiskierron hallinta).
2. Paina Sijaisuudet-osion painiketta Aseta uusi sijaisuus päästäksesi lisäämään sijaisuuden painikkeesta avautuvalle ikkunalle.
3. Lisää Käyttäjätunnus-kenttään se käyttäjä, jolle on tarkoitus valita sijainen.
4. Aseta päivämääräväli.
- Alkupäivämäärän tulee olla kuluva päivä tai tulevaisuuteen sijoittuva päivä.
- Loppupäivämäärä voi olla joko sama, kuin alkupäivämäärä tai vaihtoehtoisesti se voi sijoittua alkupäivämäärästä katsoen tulevaisuuteen.
5. Valitse sijainen/sijaiset asiatarkastukseen ja/tai hyväksyntään.
- Alasvetovalikoissa näkyvät henkilöt, joilla on tarvittavat oikeudet asiatarkastamiseen/hyväksymiseen.
6. Lisää halutessasi muistiinpanoja.
7. Tallenna määritetty sijaisuus Tallenna-painikkeella.
- Sijaisuuteen liittyville käyttäjille ilmoitetaan sähköpostitse, ellei käyttäjä ole estänyt Procountorin sähköposti-ilmoituksia. Ilmoitukset lähtevät seuraavissa tilanteissa:
- Uusi sijaisuus
- Muutoksia sijaisuuteen
- Poistettu sijaisuus
- Muistutus alkavasta sijaisuudesta (jos sijaisuus alkaa myöhemmin kuin samana päivänä tai seuraavana päivänä sijaisuuden asettamisen jälkeen)
8. Asetettu sijaisuus tulee näkyviin Hyväksymiskierron hallinta -näkymälle Sijaisuudet-osioon.
9. Asetettua sijaisuutta on mahdollista muokata Omat tiedot ja asetukset -näkymällä tai Hyväksymiskierron hallinta -näkymällä.