Verkkopalkka

Verkkopalkka on palkkakanava, jonka kautta palkansaaja saa sähköisen palkkalaskelman verkkopankkiinsa. Palkansaaja pääsee tarkastelemaan palkkalaskelmaansa verkkopankkinsa kautta henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksillaan. Verkkopalkka on käytettävissä kaikissa suomalaista Procountoria käyttävissä yrityksissä, joiden tuoteversiossa on mahdollista lähettää palkkalaskelmia. Tämä tarkoittaa sitä, että verkkopalkka ei ole käytettävissä Tallennus Kevyt -tuoteversiossa. Yrityksellä tulee olla myös Apixin verkkolaskujen lähetyosoite aktiivisena. Verkkopalkkaoperaattorimme on Apix Messaging Oy.

 

Pankit, jotka tukevat Procountorin verkkopalkkaa

• Aktia (HELSFIHH)
• POP Pankki (POPFFI22)
• Nordea (NDEAFIHH)
• Osuuspankki (OKOYFIHH)
• Handelsbanken (HANDFIHH)
• Säästöpankki, myös Oma Säästöpankki (ITELFIHH)
• Ålandsbanken (AABAFI22)
• Danske Bank (DABAFIHH)
• S-Pankki (SBANFIHH)

 

Verkkopalkan käyttöönoton valmistelu

Tarvittavat käyttöoikeudet ja asetukset

• Käyttäjällä tulee olla Käyttäjät ja käyttöoikeudet -näkymälle määritettynä kaikki oikeudet Yrityksen perustietoihin ja Palkanlaskentaan, jotta hän pääsee sallimaan verkkopalkan käytön yrityksen Procountor-ympäristössä.
• Jotta Procountor-ympäristössä on mahdollista asettaa palkkakanavaksi verkkopalkka, se tulee sallia ohjelman Käyttöasetukset-näkymällä (Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset) kohdassa Palkkakanava: Salli verkkopalkka palkkalaskelmien lähetyskanavana. Verkkopalkan aktivointi avaa lähetyssopimuksen Apixilla.

 

 

• Kun verkkopalkka sallitaan palkkakanavaksi Käyttöasetukset-näkymällä, Procountor antaa vielä ilmoituksen verkkopalkan käyttöönottoon liittyvistä asioista, kuten palvelun maksullisuudesta (lähetys maksaa 0,55€/laskelma), sekä palveluntarjoajan, Apix Messaging Oy:n, tietojen käsittelystä. Verkkopalkan käyttöönotto viimeistellään painamalla Jatka-painiketta.

 

 

• Verkkopalkan käytön salliminen Käyttöasetuksissa ei vielä aseta verkkopalkkaa palkansaajien palkkakanavaksi, vaan ainoastaan mahdollistaa verkkopalkan käytön yrityksen Procountor-ympäristössä. 

 

Verkkopalkan käyttöä varten tarvittavat palkansaajan tiedot

• Procountor suorittaa palkansaajan tiedoille tarkistuksia, ennen kuin palkansaajalle on mahdollista valita palkkakanavaksi verkkopalkka. Mikäli palkansaajan tiedot läpäisevät tarkistuksen ja tarvittavat asetukset on asetettu päälle, Verkkopalkka ilmestyy vaihtoehdoksi palkansaajan Palkkakanava-alasvetovalikkoon. Mikäli kaikki tiedot eivät läpäise tarkistusta, Verkkopalkka ei ilmesty vaihtoehdoksi Palkkakanava-alasvetovalikkoon. Tarkistus suoritetaan seuraaville tiedoille:
  • Pankki: Palkansaajan pankin tulee tukea Procountorin verkkopalkkaa. Tuetut pankit on lueteltu aiemmin tässä artikkelissa.
  • Pankkitili: Palkansaajan pankkitilin tulee olla IBAN-muotoinen suomalainen pankkitili.
  • HETU: Palkansaajalla tulee olla suomalainen henkilötunnus.

 

Verkkopalkan käyttöönotto palkansaajille

Mikäli palkansaajan palkkakanavaksi asetetaan verkkopalkka, yrityksen tulee informoida työntekijää asiasta, jotta työntekijä löytää jatkossa palkkalaskelmansa verkkopankistaan. Procountorista ei lähde palkansaajalle ilmoitusta siitä, että palkansaajan palkkakanavaksi on asetettu verkkopalkka. Mallikirje palkansaajien informoimiseksi löytyy täältä. 

 

Verkkopalkan asettaminen yksittäisen palkansaajan palkkakanavaksi

• Yksittäiselle palkansaajalle voidaan asettaa palkkakanava Palkansaajarekisterissä (Palkat > Palkansaajarekisteri) palkansaajan Palkkatiedot-näkymällä.
• Palkkakanava valitaan Palkkakanava-alasvetovalikosta. Valikon vieressä oleva info-kuvake antaa tietoa, mikäli jotain palkkakanavaa ei ole mahdollista valita.
• Palkkakanavaa on mahdollista vaihtaa myös palkkalaskelmalla tai palkkalistalla.

 

Verkkopalkan asettaminen massana usean palkansaajan palkkakanavaksi

• Mikäli verkkopalkka halutaan asettaa kerralla usealle palkansaajarekisterissä olevalle palkansaajalle, voidaan palkansaajien palkkatietoja muokata massana.
• Mikäli yhdenkin palkansaajan osalta puuttuu tarvittavia tietoja/tiedot eivät läpäise tarkistusta, verkkopalkkaa ei ole mahdollista valita palkkakanavaksi massamuokkauksessa.

 

Verkkopalkan asettaminen palkkakanavaksi aineiston sisäänluvulla

• Verkkopalkka voidaan asettaa palkkakanavaksi myös aineiston sisäänluvulla seuraavien sisäänlukutiedostojen avulla:
  • Palkkojen siirtotiedosto 
  • Tikon palkansaajien siirtotiedosto
• Tuotaessa palkansaajien tietoja siirtotiedostoilla tarkistetaan palkansaajilta vaadittavat tiedot verkkopalkan käyttöönottamiseksi.

 

Palkkalaskelmien lähettäminen verkkopalkkana

1. Kun palkkalaskelmat on laadittu ja ne ovat valmiita lähetettäviksi, laskelmat lähetetään normaalisti Lähetä-painikkeella.

• Painettaessa Lähetä-painiketta veloitetaan verkkopalkkana lähetettävän laskelman hinta 0,55€/laskelma. Mikäli sama palkkalaskelma lähetetään esimerkiksi kahdesti, myös laskelman hinta laskutetaan kahdesti.

2. Lähetä-painikkeen painamisen jälkeen verkkopalkkana lähettyjen palkkalaskelmien tilaa voi tarkastella palkkalistalla.

 

 

• Verkkopalkan lähetyksen tilat
  • Lähettää -tilassa oleva palkkalaskelma odottaa lähetystä Procountorista. Palkkalaskelmaa ei ole mahdollista muokata sen ollessa Lähettää-tilassa.
  • Lähetetty -tilassa oleva palkkalaskelma on lähtenyt eteenpäin Procountorista ja saapuu pian tai on jo saapunut palkansaajan pankkiin.
  • Virhe -tila kertoo siitä, että laskelman lähetys on mennyt virheeseen. Mikäli verkkopalkan lähetyksen tila menee virheeseen, ole yhteydessä asiakaspalveluumme.
  • Verkkopalkan tila -sarake on nähtävillä myös Palkkalaskelmien haussa (Palkat > Palkkalaskelmien haku).

3. Verkkopalkka kohdistuu palkansaajan pankkiin henkilötunnuksen perusteella. Jotta verkkopalkka näkyy oikean henkilön verkkopankissa, on erittäin tärkeää, että palkansaajan henkilötunnus on tallennettu oikein Procountorin henkilörekisteriin.

• Verkkopalkkana lähetetty palkkalaskelma näkyy palkansaajan verkkopankissa PDF-muodossa. Kukin palkkalaskelma säilyy verkkopankissa Apix Messaging Oy:n arkistossa kolmen vuoden ajan.
• Jos verkkopalkan vastaanottajalla on käytössään yhteistili (esimerkiksi puolison kanssa), näkyy verkkopalkka tällöin verkkopankissa vain sille tilinkäyttäjälle, jolle palkkalaskelma on Procountorista lähetetty. Tämä edellyttää siis sitä, että verkkopankkiin kirjautuu omilla pankkitunnuksillaan se henkilö, jolle palkkalaskelma on lähetetty.

4. Verkkopalkan lähetyksen prosessin kesto Lähetä-painikkeen painamisesta siihen, kun laskelma näkyy palkansaajan pankissa, vaihtelee hieman riippuen siitä, onko verkkopalkan lähetyksessä ruuhkaa. Normaalitilanteessa verkkopalkka näkyy palkansaajalla saman päivän aikana.

 

Huom! Verkkopalkan lähetyksestä ei lähde palkansaajalle ilmoitusta. Mikäli palkansaajia halutaan informoida laskelmien lähetyksestä, informointi tulee hoitaa palkan maksajan toimesta.

 

Lähetetyn laskelman korjaaminen

Mikäli verkkopalkkana lähetetyssä palkkalaskelmassa havaitaan tarvetta korjauksille, seuraavat asiat tulisi ottaa huomioon:

• Lähettää-tilassa olevaa verkkopalkkana lähetettävää palkkalaskelmaa ei voi muokata. Vasta, kun verkkopalkan tila on Lähetetty, palkkalaskelmaa voi muokata laskelman tilan puitteissa.
• Mikäli verkkopalkkana lähetettyä laskelmaa korjataan ja laskelma lähetetään korjausten jälkeen uudelleen verkkopalkkana, korjattu versio korvaa aiemmin lähetetyn version.
• Mikäli laskelma lähetetään korjausten jälkeen uudelleen verkkopalkkana, lähetyksestä laskutetaan 0,55€/laskelma.

 

Lähetetyn laskelman mitätöiminen

• Mikäli palkkalaskelma on jo lähetetty verkkopalkkana, ja lähetyksen jälkeen laskelma mitätöidään Procountorissa, laskelma ei mitätöidy työntekijän verkkopankissa, vaan on edelleen siellä työntekijän nähtävillä.
• Mikäli verkkopalkkana lähetetty laskelma mitätöidään ja sitten tehdään uusi laskelma, joka lähetetään jälleen verkkopalkkana, näkyy työntekijän verkkopankissa kaksi laskelmaa.

 

Mahdolliset virhetilanteet verkkopalkan lähetyksessä

 

 

Verkkopalkan lähetyksen tila jää pitkäksi aikaa Lähettää-tilaan

• Lähettää-tilassa oleva verkkopalkka on lähdössä Procountorista eteenpäin.
• Kun verkkopalkan lähetyksen tila on Lähettää, älä yritä lähettää laskelmaa toistuvasti Lähetä-painikkeella. Mikäli yrität painaa Lähetä-painiketta uudelleen, ohjelma antaa asiasta huomautuksen.
• Tarkista, olemmeko tiedottaneet viiveestä verkkopalkan lähetyksessä etusivun Tiedotteet-widgetissä tai Procountorin ohjekirjan Häiriötiedotteet-sivulla.
• Mikäli verkkopalkan lähetys on ollut tilassa Lähettää useita tunteja, ole yhteydessä asiakaspalveluumme.

 

Verkkopalkan lähetyksen tila on Lähetetty, mutta palkkalaskelma ei näy palkansaajan verkkopankissa

• Varmista, että palkansaajan henkilötunnus on tallennettu ohjelmaan oikein.
• Ole yhteydessä asiakaspalveluumme.
• Jotta asiakaspalvelumme pääsee heti selvittämään tilannetta, kerrothan kyseessä olevan yrityksen nimen, palkkalaskelman numeron ja laskelman lähetysajankohdan.

 

Verkkopalkan lähetyksen tila on tilassa Virhe

• Jos lähetys johtaa virheeseen, yritetään laskelman lähetystä uudelleen automaattisesti.
• Jos jokin laskelma on kuitenkin edelleen Virhe-tilassa vielä muutaman tunnin jälkeen lähtien alkuperäisestä lähetysajankohdasta, ole yhteydessä asiakaspalveluumme.
• Jotta asiakaspalvelumme pääsee heti selvittämään tilannetta, kerrothan kyseessä olevan yrityksen nimen, palkkalaskelman numeron ja laskelman alkuperäisen lähetysajankohdan.

 

Verkkopalkan käytön lopettaminen Procountor-ympäristössä 

1. Verkkopalkan käytön lopettamiseen tarvitaan samat käyttöoikeudet, kuin sen käytön aloittamiseenkin.

• Tarvittavat käyttöoikeudet ovat kaikki oikeudet Yrityksen perustietoihin ja Palkanlaskentaan.

2. Vaihda palkansaajien palkkakanavat.

• Ennen kuin verkkopalkka voidaan kytkeä pois päältä ympäristön Käyttöasetukset-näkymällä, kaikille palkansaajille tulee olla valittuna jokin muu palkkakanava kuin verkkopalkka.
• Myös kaikkien Kesken- tai Hyväksytty-tilassa olevien laskelmien palkkakanava tulee muuttaa verkkopalkasta toiseen palkkakanavaan.

3. Kytke verkkopalkka pois päältä poistamalla valinta kohdasta Palkkakanava: Salli verkkopalkka palkkalaskelmien lähetyskanavana ohjelman Käyttöasetukset-näkymällä (Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset).