Finvoice 3.0 -formaatin mukainen myyntilaskuaineisto

Finvoice 3.0 -lähetysmuoto

Apix Messaging oy:n osoitteita käytettäessä lähetysmuoto on Finvoice 3.0. 

Verkkolaskujen lähetysmuodolla tarkoitetaan sitä muotoa, jossa verkkolaskuaineisto lähetetään Procountorista verkkolaskuoperaattorille, eli Apix Messaging Oy:lle. Sitten Apix konvertoi aineiston vastaanottajan operaattorille sopivaan muotoon, kuten Finvoice tai TEAPPS.

Verkkolaskujen lähetysvirheiden välttämiseksi lähetettäviltä laskuilta tulee löytyä pakolliset vähimmäistiedot, joista osa tulee automaattisesti. Osa tiedoista tulisi kuitenkin tarkistaa ja täydentää yrityksen tietoihin tai asiakasrekisteriin.

Tällä sivulla listataan, mitkä tiedot aineistolla ovat pakollisia sekä myös luetellaan mitkä kentät Procountorissa vastaavat mitäkin elementtejä Finvoice 3.0 -formaatin verkkolaskuaineistolla. 

 

Pakolliset tiedot laskulla

Finvoice3.0 määrittelee verkkolaskujen pakolliset tiedot. Finvoice3.0. on suomalaisten pankkien määrittelemä ja Suomessa yleisin sähköisen laskutuksen formaatti. Mikäli laskulta puuttuu jokin Finvoice 3.0 -muodon vaatima alla mainittu tieto,  ohjelma antaa laskua tallentaessa ilmoituksen, mitkä kentät tulee vielä täyttää. 

 

Lähettäjän tiedot

Verkkolaskuja lähettävän yrityksen perustiedoista (Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot) tulee löytyä vähintään:

• Y-tunnus
• Yrityksen nimi
• Katuosoite
• Postinumero
• Postitoimipaikka
• Maa

 

Pankkitilitiedot

Verkkolaskuja lähettävän yrityksen Pankkiyhteydet-näkymältä (Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet) tulee löytyä:

• Pankkitilin IBAN-muotoinen numero
• Pankkitilin BIC-koodi

 

Asiakkaan osoite -osio laskulla

Pakollisia tietoja myyntilaskun Asiakkaan osoite -osioon ovat:

• Asiakkaan nimi
• Katuosoite
• Postinumero
• Postitoimipaikka
• Maa eli maakoodi (jos maakoodia ei ole, käytetään oletusta FI. Eli jos kentän jättää tyhjäksi on se yhtä kuin FI)

 

Laskutusosoite-osio laskulla

Mikäli yksikin alla mainituista tiedoista annetaan laskulla, kaikki muutkin alla mainitut tiedot tulee täyttää Laskutusosoite-osioon.

• Asiakkaan nimi
• Katuosoite
• Postinumero
• Postitoimipaikka
• Maa eli maakoodi (jos maakoodia ei ole, käytetään oletusta FI. Eli jos kentän jättää tyhjäksi on se yhtä kuin FI)

 

Laskutustiedot-osio laskulla

• Laskun päivä

 

Maksutiedot-osio laskulla

• Eräpäivä
• Tilinumero (Valitaan kenttään alasvetovalikosta, jossa ovat vaihtoehtoina Pankkiyhteydet-näkymälle lisätyt tilinumerot.)

 

Rivitiedot-osio laskulla

• Laskurivin veroton yksikköhinta (Tulee joko tuoterekisteristä tai syötetään käsin.)
• Laskurivin veron osuus (Tulee laskulle automaattisesti.)
• Laskurivin veroton summa (Tulee laskulle automaattisesti.)
• Laskurivin verollinen summa (Tulee laskulle automaattisesti.)
• Laskun verollinen loppusumma (Näkyvissä rivitietojen alla, tulee laskulle automaattisesti)

 

Ostajan alv-tunnus silloin, kun laskulle on merkitty käännetty verovelvollisuus

Jos myyntilaskulla on käytetty käänteistä verovelvollisuutta (alv-statusta Rakennusalan käänteinen ALV 25,5 %), tulee laskulle merkitä ostajan alv-tunnus. Lisätietoja tästä löytyy Verottajan sivuilta. Laskun vastaanottajan ALV-tunnuksen voi merkitä laskulla ALV-tunnus-kenttään.

Kun asiakasrekisteriin täydentää asiakkaan y-tunnuksen, niin Procountor osaa automaattisesti muodostaa myyntilaskuille alv-tunnuksen tämän tiedon perusteella.

 

Automaattisiirtoliittymän tai API-rajapinnan kautta Procountoriin tuotavat myyntilaskut

Valtaosassa liittymäasiakkaita laskun asiakas- ja osoitetiedot tuodaan laskun mukana lähtöjärjestelmästä, eikä tietoja haeta Procountorista asiakasrekisteristä.

Asiakkaan osoite (asiakkaan nimi, katuosoite, postinumero, maa) tulisi täydentää lähtöpään järjestelmään. Myös laskutusosoite on hyvä täydentää kokonaisuudessaan (asiakkaan nimi, katuosoite, postinumero, maa) lähtöjärjestelmään, koska jos yksikin seuraavista tiedoista annetaan, ovat muutkin laskutusosoitteeseen kuuluvat tiedot pakolliset:

• Asiakkaan nimi
• Katuosoite
• Postinumero
• Maa eli maakoodi

Maakoodi / Maa on aina oletuksena FI / Finland, joten sitä ei tarvitse tuoda, jos asiakkaan osoite tai laskutusosoite on Suomessa.

Ostajan alv-tunnusta koskeva vaatimus silloin, kun laskulle on merkitty käännetty verovelvollisuus, koskee myös rajapinnan kautta siirtyviä laskuja.

Vastaanottajan verkkolaskuoperaattoritunnus tulee myös tarkistaa ja tarvittaessa korjata lähtöjärjestelmään. Tämä koskee erityisesti sitä, jos vastaanottajan verkkolaskuoperaattori-kenttä on ollut tyhjä. Finvoice 3.0:n vaatimuksiin kuuluu, että operaattoritunnus tulee olla aineistolla mukana.

 

Kentät Procountorissa ja vastaavien konekielisten kenttien nimet Finvoice 3.0 -formaatin laskuaineistolla

Myyjän tiedot

Yrityksen y-tunnus	SellerPartyIdentifier
Nimi	SellerOrganisationName
ALV-tunniste	SellerOrganisationTaxCode
Katuosoite	SellerStreetName
Kaupunki	SellerTownName
Postitoimipaikka	SellerPostCodeIdentifier
Maakoodi	Countrycode
Maa	CountryName
Puhelin (täydennetty yrityksen perustietoihin Puhelin-kenttään)	SellerPhoneNumberIdentifier
Laskutuksen yhteyshenkilö	SellerContactPersonName
Laskutuksen yht.hlön sähköpostiosoite	SellerEmailaddressIdentifier ja SellerCommonEmailaddressIdentifier

 

Asiakkaan osoite -osio

Asiakkaan nimi	BuyerOrganisationName
Asiakkaan osoite	BuyerStreetName
Kaupunki	BuyerTownName
Postitoimipaikka	BuyerPostCodeIdentifier
Maakoodi	CountryCode
Maa	CountryName

 

Laskutusosoite-osio

Asiakkaan nimi	InvoiceRecipientOrganisationName
Asiakkaan osoite	InvoiceRecipientStreetName
Kaupunki	InvoiceRecipientTownName
Postitoimipaikka	InvoiceRecipientPostCodeIdentifier
Maakoodi	CountryCode
Maa	CountryName
Laskun kielikoodi	InvoiceRecipientLanguageCode

 

Toimitusosoite-osio

Asiakkaan nimi	DeliveryOrganisationName
Asiakkaan osoite	DeliveryStreetName
Kaupunki	DeliveryTownName
Postitoimipaikka	DeliveryPostCodeIdentifier
Maakoodi	CountryCode
Maa	CountryName
Työmaatunnus *	DeliverySiteCode

*Huom! Mikäli myyntilaskulle täydennetään Työmaatunnus -kenttä, tulee laskulle täydentää myös Toimitusosoite -osion tiedot (Asiakkaan nimi, asiakkaan osoite, kaupunki ja postitoimipaikka). Mikäli nämä tiedot puuttuvat, tieto työmaatunnuksesta ei välttämättä välity vastaanottavalle operaattorille.

 

Laskutustiedot-osio

Laskun numero	InvoiceNumber
Laskun päivämäärä	InvoiceDate
Ostajan y-tunnus	BuyerPartyIdentifier
VAT-tunniste	BuyerOrganisationTaxCode
Asiakkaan asiakasnumero	SellersBuyerIdentifier
Tilausviite*	OrderIdentifier
Tilausnumero*	OrderIdentifier
Sopimusnumero	AgreementIdentifier
Myyjän viitetunniste	SellerReferenceIdentifier
Ostajan viitetunniste	BuyerReferenceIdentifier

*Procountorin laskunäkymässä olevien Tilausviite ja Tilausnumero-kenttien sisältö ohjataan oheisesti Finvoice-standardissa: Tilausnumero ja Tilausviite ohjautuvat molemmat OrderIdentifier-elementtiin, mutta sillä periaatteella, että jos Tilausnumero-kenttään on syötetty tekstiä, niin pelkästään Tilausnumero välittyy OrderIdentifier-elementtiin riippumatta siitä, onko Tilausviite-kenttään syötetty mitään. Jos Tilausnumeroa ei ole syötetty, mutta Tilausviite-kenttään on syötetty tekstiä, välittyy tällöin OrderIdentifier-elementtiin Tilausviite-kenttään syötetty teksti.

 

Maksutiedot-osio

Laskun maksutapa	PaymentMethodText
Lähettävän yrityksen pankkitilin numeron (IBAN)	EpiAccountID
Laskun viitenumero	EpiRemittanceInfoIdentifier
Laskun eräpäivä	EpiDateOptionDate
Laskun maksuehto	PaymentTermsFreeText
Viivakoodi	VirtualBankBarCode

 

Lisätiedot-osio

Toimituspäivät*	DeliveryPeriodDetails > StartDate & EndDate
Toimitustapa	DeliveryMethodText
Lisätiedot	InvoiceFreeText

*Tiedot siirtyvät verkkolaskuaineistolta ostolaskun kirjanpitosivun Toimituspäivät-kenttiin seuraavassa prioriteettijärjestyksessä:

1. DeliveryPeriodDetails - StartDate ja EndDate: Jos molemmat arvot ovat saatavilla, niitä käytetään toimituspäivien alku- ja loppupäivinä
2. Invoice row - StartDate ja EndDate: Jos molemmat arvot ovat saatavilla, niitä käytetään toimituspäivien alku- ja loppupäivinä
3. DeliveryDetails - DeliveryDate: Jos vain yksi päivämäärä on saatavilla, sitä käytetään toimituspäivien aloituspäivänä
4. Ei toimituspäiviä saatavilla: Jos mitään edellä mainituista tiedoista ei löydy, kentät jätetään tyhjiksi manuaalista syöttöä varten

 

Rivitiedot-osio

Tuotekoodi*	ArticleIdentifier
Tuoteryhmän koodi	ArticleGroupIdentifier
Tuote	ArticleName
Laskurivin määrä ja yksikkö	DeliveredQuantity
Laskurivin määrä ja yksikkö	InvoicedQuantity
Laskurivin yksikköhinta, veroton	UnitPriceNetAmount
Laskurivin yksikköhinta, veroton	UnitPriceAmount
Rivikommentti	RowFreeText
Laskurivin järjestysnumero	RowPositionIdentifier
Laskurivin alennusprosentti	RowDiscountPercent
Laskurivin ALV-prosentti	RowVatRatePercent
ALV-status	RowVatCode
Laskurivin veron osuus	RowVatAmount
Laskurivin veroton summa	RowVatExcludedAmount
Laskurivin verollinen summa	RowAmount

*Saapuvien laskujen eli ostolaskujen osalta tuoterivin tuotekoodi tulkitaan ArticleIdentifier -elementistä, mutta jos saapuvalla laskuaineistolla on jokin arvo myös BuyerArticleIdentifier -elementissä, tulkitaan tuotekoodi kyseisestä elementistä.