Finvoice 3.0 -lähetysmuoto
Apix Messaging oy:n osoitteita käytettäessä lähetysmuoto on Finvoice 3.0.
Verkkolaskujen lähetysmuodolla tarkoitetaan sitä muotoa, jossa verkkolaskuaineisto lähetetään Procountorista verkkolaskuoperaattorille, eli Apix Messaging Oy:lle. Sitten Apix konvertoi aineiston vastaanottajan operaattorille sopivaan muotoon, kuten Finvoice tai TEAPPS.
Verkkolaskujen lähetysvirheiden välttämiseksi lähetettäviltä laskuilta tulee löytyä pakolliset vähimmäistiedot, joista osa tulee automaattisesti. Osa tiedoista tulisi kuitenkin tarkistaa ja täydentää yrityksen tietoihin tai asiakasrekisteriin.
Tällä sivulla listataan, mitkä tiedot aineistolla ovat pakollisia sekä myös luetellaan mitkä kentät Procountorissa vastaavat mitäkin elementtejä Finvoice 3.0 -formaatin verkkolaskuaineistolla.
Pakolliset tiedot laskulla
Finvoice3.0 määrittelee verkkolaskujen pakolliset tiedot. Finvoice3.0. on suomalaisten pankkien määrittelemä ja Suomessa yleisin sähköisen laskutuksen formaatti. Mikäli laskulta puuttuu jokin Finvoice 3.0 -muodon vaatima alla mainittu tieto, ohjelma antaa laskua tallentaessa ilmoituksen, mitkä kentät tulee vielä täyttää.
Lähettäjän tiedot
Verkkolaskuja lähettävän yrityksen perustiedoista (Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot) tulee löytyä vähintään:
- Y-tunnus
- Yrityksen nimi
- Katuosoite
- Postinumero
- Postitoimipaikka
- Maa
Pankkitilitiedot
Verkkolaskuja lähettävän yrityksen Pankkiyhteydet-näkymältä (Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet) tulee löytyä:
- Pankkitilin IBAN-muotoinen numero
- Pankkitilin BIC-koodi
Asiakkaan osoite -osio laskulla
Pakollisia tietoja myyntilaskun Asiakkaan osoite -osioon ovat:
- Asiakkaan nimi
- Katuosoite
- Postinumero
- Postitoimipaikka
- Maa eli maakoodi (jos maakoodia ei ole, käytetään oletusta FI. Eli jos kentän jättää tyhjäksi on se yhtä kuin FI)
Laskutusosoite-osio laskulla
Mikäli yksikin alla mainituista tiedoista annetaan laskulla, kaikki muutkin alla mainitut tiedot tulee täyttää Laskutusosoite-osioon.
- Asiakkaan nimi
- Katuosoite
- Postinumero
- Postitoimipaikka
- Maa eli maakoodi (jos maakoodia ei ole, käytetään oletusta FI. Eli jos kentän jättää tyhjäksi on se yhtä kuin FI)
Laskutustiedot-osio laskulla
- Laskun päivä
Maksutiedot-osio laskulla
- Eräpäivä
- Tilinumero (Valitaan kenttään alasvetovalikosta, jossa ovat vaihtoehtoina Pankkiyhteydet-näkymälle lisätyt tilinumerot.)
Rivitiedot-osio laskulla
- Laskurivin veroton yksikköhinta (Tulee joko tuoterekisteristä tai syötetään käsin.)
- Laskurivin veron osuus (Tulee laskulle automaattisesti.)
- Laskurivin veroton summa (Tulee laskulle automaattisesti.)
- Laskurivin verollinen summa (Tulee laskulle automaattisesti.)
- Laskun verollinen loppusumma (Näkyvissä rivitietojen alla, tulee laskulle automaattisesti)
Ostajan alv-tunnus silloin, kun laskulle on merkitty käännetty verovelvollisuus
Jos myyntilaskulla on käytetty käänteistä verovelvollisuutta (alv-statusta Rakennusalan käänteinen ALV 25,5 %), tulee laskulle merkitä ostajan alv-tunnus. Lisätietoja tästä löytyy Verottajan sivuilta. Laskun vastaanottajan ALV-tunnuksen voi merkitä laskulla ALV-tunnus-kenttään.
Kun asiakasrekisteriin täydentää asiakkaan y-tunnuksen, niin Procountor osaa automaattisesti muodostaa myyntilaskuille alv-tunnuksen tämän tiedon perusteella.
Automaattisiirtoliittymän tai API-rajapinnan kautta Procountoriin tuotavat myyntilaskut
Valtaosassa liittymäasiakkaita laskun asiakas- ja osoitetiedot tuodaan laskun mukana lähtöjärjestelmästä, eikä tietoja haeta Procountorista asiakasrekisteristä.
Asiakkaan osoite (asiakkaan nimi, katuosoite, postinumero, maa) tulisi täydentää lähtöpään järjestelmään. Myös laskutusosoite on hyvä täydentää kokonaisuudessaan (asiakkaan nimi, katuosoite, postinumero, maa) lähtöjärjestelmään, koska jos yksikin seuraavista tiedoista annetaan, ovat muutkin laskutusosoitteeseen kuuluvat tiedot pakolliset:
- Asiakkaan nimi
- Katuosoite
- Postinumero
- Maa eli maakoodi
Maakoodi / Maa on aina oletuksena FI / Finland, joten sitä ei tarvitse tuoda, jos asiakkaan osoite tai laskutusosoite on Suomessa.
Ostajan alv-tunnusta koskeva vaatimus silloin, kun laskulle on merkitty käännetty verovelvollisuus, koskee myös rajapinnan kautta siirtyviä laskuja.
Vastaanottajan verkkolaskuoperaattoritunnus tulee myös tarkistaa ja tarvittaessa korjata lähtöjärjestelmään. Tämä koskee erityisesti sitä, jos vastaanottajan verkkolaskuoperaattori-kenttä on ollut tyhjä. Finvoice 3.0:n vaatimuksiin kuuluu, että operaattoritunnus tulee olla aineistolla mukana.
Kentät Procountorissa ja vastaavien konekielisten kenttien nimet Finvoice 3.0 -formaatin laskuaineistolla
Myyjän tiedot
| Yrityksen y-tunnus | SellerPartyIdentifier |
| Nimi | SellerOrganisationName |
| ALV-tunniste | SellerOrganisationTaxCode |
| Katuosoite | SellerStreetName |
| Kaupunki | SellerTownName |
| Postitoimipaikka | SellerPostCodeIdentifier |
| Maakoodi | Countrycode |
| Maa | CountryName |
| Puhelin (täydennetty yrityksen perustietoihin Puhelin-kenttään) | SellerPhoneNumberIdentifier |
| Laskutuksen yhteyshenkilö | SellerContactPersonName |
| Laskutuksen yht.hlön sähköpostiosoite | SellerEmailaddressIdentifier ja SellerCommonEmailaddressIdentifier |
Asiakkaan osoite -osio
| Asiakkaan nimi | BuyerOrganisationName |
| Asiakkaan osoite | BuyerStreetName |
| Kaupunki | BuyerTownName |
| Postitoimipaikka | BuyerPostCodeIdentifier |
| Maakoodi | CountryCode |
| Maa | CountryName |
Laskutusosoite-osio
| Asiakkaan nimi | InvoiceRecipientOrganisationName |
| Asiakkaan osoite | InvoiceRecipientStreetName |
| Kaupunki | InvoiceRecipientTownName |
| Postitoimipaikka | InvoiceRecipientPostCodeIdentifier |
| Maakoodi | CountryCode |
| Maa | CountryName |
| Laskun kielikoodi | InvoiceRecipientLanguageCode |
Toimitusosoite-osio
| Asiakkaan nimi | DeliveryOrganisationName |
| Asiakkaan osoite | DeliveryStreetName |
| Kaupunki | DeliveryTownName |
| Postitoimipaikka | DeliveryPostCodeIdentifier |
| Maakoodi | CountryCode |
| Maa | CountryName |
| Työmaatunnus * | DeliverySiteCode |
*Huom! Mikäli myyntilaskulle täydennetään Työmaatunnus -kenttä, tulee laskulle täydentää myös Toimitusosoite -osion tiedot (Asiakkaan nimi, asiakkaan osoite, kaupunki ja postitoimipaikka). Mikäli nämä tiedot puuttuvat, tieto työmaatunnuksesta ei välttämättä välity vastaanottavalle operaattorille.
Laskutustiedot-osio
| Laskun numero | InvoiceNumber |
| Laskun päivämäärä | InvoiceDate |
| Ostajan y-tunnus | BuyerPartyIdentifier |
| VAT-tunniste | BuyerOrganisationTaxCode |
| Asiakkaan asiakasnumero | SellersBuyerIdentifier |
| Tilausviite* | OrderIdentifier |
| Tilausnumero* | OrderIdentifier |
| Sopimusnumero | AgreementIdentifier |
*Procountorin laskunäkymässä olevien Tilausviite ja Tilausnumero-kenttien sisältö ohjataan oheisesti Finvoice-standardissa: Tilausnumero ja Tilausviite ohjautuvat molemmat OrderIdentifier-elementtiin, mutta sillä periaatteella, että jos Tilausnumero-kenttään on syötetty tekstiä, niin pelkästään Tilausnumero välittyy OrderIdentifier-elementtiin riippumatta siitä, onko Tilausviite-kenttään syötetty mitään. Jos Tilausnumeroa ei ole syötetty, mutta Tilausviite-kenttään on syötetty tekstiä, välittyy tällöin OrderIdentifier-elementtiin Tilausviite-kenttään syötetty teksti.
Maksutiedot-osio
| Laskun maksutapa | PaymentMethodText |
| Lähettävän yrityksen pankkitilin numeron (IBAN) | EpiAccountID |
| Laskun viitenumero | EpiRemittanceInfoIdentifier |
| Laskun eräpäivä | EpiDateOptionDate |
| Laskun maksuehto | PaymentTermsFreeText |
| Viivakoodi | VirtualBankBarCode |
Lisätiedot-osio
| Toimituspäivät | DeliveryPeriodDetails > StartDate & EndDate |
| Toimitustapa | DeliveryMethodText |
| Lisätiedot | InvoiceFreeText |
Rivitiedot-osio
| Tuotekoodi* | ArticleIdentifier |
| Tuoteryhmän koodi | ArticleGroupIdentifier |
| Tuote | ArticleName |
| Laskurivin määrä ja yksikkö | DeliveredQuantity |
| Laskurivin määrä ja yksikkö | InvoicedQuantity |
| Laskurivin yksikköhinta, veroton | UnitPriceNetAmount |
| Laskurivin yksikköhinta, veroton | UnitPriceAmount |
| Rivikommentti | RowFreeText |
| Laskurivin järjestysnumero | RowPositionIdentifier |
| Laskurivin alennusprosentti | RowDiscountPercent |
| Laskurivin ALV-prosentti | RowVatRatePercent |
| ALV-status | RowVatCode |
| Laskurivin veron osuus | RowVatAmount |
| Laskurivin veroton summa | RowVatExcludedAmount |
| Laskurivin verollinen summa | RowAmount |
*Saapuvien laskujen eli ostolaskujen osalta tuoterivin tuotekoodi tulkitaan ArticleIdentifier -elementistä, mutta jos saapuvalla laskuaineistolla on jokin arvo myös BuyerArticleIdentifier -elementissä, tulkitaan tuotekoodi kyseisestä elementistä.