Mikä on Jackbot?
Jackbot on Procountoria käyttäville tilitoimistoille suunnattu tiedolla johtamisen palvelu, jonka tuottaa Jackbot Oy. Palvelu perustuu tilitoimiston asiakkaista noudettaviin tietoihin, jotka jalostetaan automaattisesti tilitoimistolle hyödylliseen muotoon. Tietoa noudetaan Procountorin lisäksi julkisista lähteistä kuten YTJ:stä ja kaupparekisteristä.
Tilitoimisto saa käyttöönsä monipuoliset ja helppokäyttöiset työkalut, joilla on mahdollista seurata koko tilitoimiston asiakaskunnasta noudettuja tietoja.
Palvelu auttaa tilitoimistoa menestymään ja kehittymään useilla eri tavoilla:
1. Tehokas ja laadukas työskentely
Tilitoimisto voi varmistaa palvelun avulla koko asiakaskuntansa osalta tärkeiden tehtävien valmistumisen aikataulussa. Palveluun noudetaan tietoa esim. alv-ilmoituksista, työnantajan erillisilmoituksista ja alv-yhteenvetoilmoituksista, joista kaikista palvelu myös muistuttaa automaattisesti.
Palvelu auttaa tilitoimistoa myös varmistamaan laadukkaan tilitoimistopalvelun tuottamisen, kun palvelun myötä seurannassa on muun muassa kirjanpitokausien sulkeminen, täsmäytykset ja selvittelytilien saldot.
Tehokkaan työskentelyn tueksi palvelussa pystyy seuraamaan kuinka kattavasti Procountorin tarjoamat automaatiomahdollisuudet (esim. oletustiliöinnit) on hyödynnetty.
2. Asiakaskunnassa tapahtuviin muutoksiin reagoiminen
Palveluun noudetaan tietoa tilitoimiston asiakkaiden taloustilanteista ja tilitoimisto voi helposti seurata minkälaisia muutoksia asiakasyritysten liikevaihdossa, liiketuloksessa ja maksuvalmiudessa tapahtuu. Muutokset on helppo havaita ja yritysten taloustilanteeseen on mahdollista pureutua myös hieman pintaa syvemmälle tunnuslukuraporttien muodossa.
Palvelun tarjoamien tietojen avulla merkittävät muutokset asiakaskunnassa eivät jää huomaamatta ja muutoksiin on helppo reagoida esimerkiksi olemalla asiakkaisiin yhteydessä ja tarjoamalla asiakkaan muuttuneeseen tilanteeseen sopivaa palvelua tai neuvontaa.
3. Proaktiivisen palvelun tuottaminen
Palvelu tarjoaa myös automaattisesti tehdyt analyysit asiakasyritysten talouden tilasta ja antaa ehdotuksia aiheista, joista tilitoimiston voisi olla hyödyllistä keskustella asiakkaiden kanssa. Palveluun muodostuu aina kirjanpitokauden sulkemisen jälkeen raportti, joka sisältää tunnuslukuja ja graafeja yrityksen talouden tilasta sekä ehdotukset aiheista, joista tilitoimiston ja asiakkaan voisi olla hyvä keskustella. Raportti on luotu sellaiseksi, että sen voi myös lähettää asiakkaalle tutustuttavaksi.
Ehdotuksien on tarkoitus toimia avaajina keskustelulle tilitoimiston ja asiakkaan välille. Ne tarjoavat tilitoimistolle mahdollisuuden neuvoa asiakasta taloushallinnon kehittämisessä. Lisätietoa palvelusta löytyy Jackbotin nettisivuilta.
Miten palvelu toimii?
Palvelu perustuu tietoihin, jotka Jackbot noutaa automaattisesti tilitoimiston asiakkaiden Procountor-ympäristöistä sekä julkisista lähteistä kuten YTJ:stä ja kaupparekisteristä.
Tietojen nouto Procountorista tapahtuu siten, että tilitoimisto antaa Jackbotin hallinnoimalle Procountor-käyttäjätunnukselle rajatut katseluoikeudet asiakkaidensa Procountor-ympäristöihin. Oikeudet annetaan vain niihin tietoihin, joita palvelun tuottamiseksi tarvitaan. Katseluoikeuksista rajataan kokonaan pois palkanlaskenta, henkilörekisteri ja käyttäjähallinta. Jackbotilla ei ole siten pääsyä tilitoimiston asiakkaiden työntekijöiden henkilötietoihin.
Jackbot käyttää sekä API-rajapintaa että ohjelmistorobotiikkaa tietojen noudossa Procountorista. Jackbot huolehtii API-rajapinnan avauksesta eikä siihen liittyen tilitoimistolta vaadita mitään toimia. Jackbot ja Finago ovat sopineet, että API-rajapinnan käytöstä Jackbotin palvelun tuottamiseksi ei tule veloituksia tilitoimistolle tai tilitoimiston asiakkaille.
Jackbot noutaa tietoja Procountorista useita kertoja vuorokaudessa niiden tietojen osalta, jotka ovat kriittisiä, esimerkiksi tiedot alv-ilmoitusten ja työnantajan erillisilmoituksen lähetyksestä. Vähemmän kriittisiä tietoja noudetaan kerran vuorokaudessa tai viikonloppuisin.
Kenelle palvelu soveltuu?
Palvelu soveltuu kaikille Procountoria käyttäville tilitoimistoille, jotka haluavat kehittää omaa toimintaansa. Palvelua käyttävien tilitoimistojen joukosta löytyy yhden hengen tilitoimistoja, kymmeniä henkilöitä työllistäviä tilitoimistoja ja kaikenkokoisia tilitoimistoja niiden väliltä.
Palveluun on kytkettävissä sekä Taloushallintoa, Tallennusta että Soloa käyttävät asiakkaat, minkä myötä palvelu tarjoaa mahdollisuuden seurata koko asiakaskunnan tietoja.
Palvelu soveltuu käytettäväksi samanaikaisesti Finago Toiminnanohjauksen kanssa. Palvelut tukevat toisiaan ja tarjoavat hyvän kokonaisuuden tilitoimiston toiminnan ohjaamiseen ja kehittämiseen.
Palvelun hinnoittelu
Palvelun hinnoittelu perustuu tilitoimiston asiakasmäärään ja tilitoimistolla on valittavana erilaisia versioita palvelusta. Palvelun avaus käyttöön on veloituksetonta ja tarjolla on myös mahdollisuus kokeilla palvelua 2kk ajan alennettuun hintaan. Kynnys palvelun kokeilulle on matala ja kokeilemalla tilitoimisto saa parhaan käsityksen, miten palvelu tukee tilitoimiston toimintaa. Lisätietoja palvelun eri versioista ja hinnoittelusta saa Jackbotilta: info@jackbot.fi
Palvelun avaus käyttöön
Palvelun avaus tilitoimiston käyttöön on yksinkertaista ja nopeaa.
Avaukseen kuuluvat seuraavat vaiheet:
1. Sopimus tilitoimiston ja Jackbot Oy:n välille
- Palvelun käytöstä tehdään sopimus tilitoimiston ja Jackbot Oy:n välille. Palvelun kokeilu ei sido tilitoimistoa ja käytön voi halutessa lopettaa ilman irtisanomisaikaa. Kokeilujakson jälkeen irtisanomisaika on yksi kuukausi.
2. Asiakaslistauksen täyttäminen
- Tilitoimisto täyttää listauksen omista asiakkaistaan, jotka tilitoimisto haluaa ottaa mukaan palveluun. Listaukseen täytetään yritysten nimien ja y-tunnusten lisäksi muutamia täydentäviä tietoja, joiden perusteella palvelu toimii. Nimet ja y-tunnukset on helppo kopioida Procountorin tilitoimistotyökaluista.
3. Tilitoimiston asiakkaiden informoiminen
- Tilitoimistot voivat halutessaan informoida omia asiakkaitaan palvelun käyttöönotosta. Palvelun käyttö ei vaikuta suoraan tilitoimiston asiakkaisiin, mutta läpinäkyvä tiedottaminen on hyvä käytäntö. Jackbot tarjoaa valmiin tiedotepohjan tilitoimiston käytettäväksi.
4. Käyttöoikeudet Procountorissa
- Tilitoimiston asiakkaiden Procountor-ympäristöihin annetaan katseluoikeudet Jackbotin tunnukselle, jonka avulla palvelussa tarvittavat tiedot noudetaan Procountorista. Jackbot ei saa lainkaan oikeuksia palkanlaskentaan, henkilörekisteriin tai käyttäjähallintaan, minkä myötä Jackbot ei näe tilitoimiston asiakkaiden työntekijöiden henkilötietoja.
5. Käyttökoulutus
- Palvelun käytön aloittamisen yhteydessä Jackbot järjestää lyhyen käyttökoulutuksen, jonka avulla tilitoimisto pääsee helposti alkuun palvelun hyödyntämisessä.
Palvelun käyttö
Tilitoimisto saa käyttöönsä Jackbotin pilvipalvelun, josta voi seurata tilitoimiston koko asiakaskunnan tietoja. Tyypillisesti pilvipalveluun avataan pääsy tilitoimiston johdolle, mutta pääsyn voi avata myös koko henkilöstölle.
Pilvipalvelun lisäksi tilitoimisto saa monipuolisia muistutuksia ja raportteja sähköpostitse kulloinkin ajankohtaisista asioista. Kukin kirjanpitäjä saa muistutusten ja raporttien myötä kattavan näkymän omien asiakkaiden tietoihin.
Palvelua on helppo käyttää, koska palvelu muistuttaa automaattisesti tärkeistä asioista, eikä palvelun hyödyntäminen pääse siten unohtumaan.
Palvelun käytön lopettaminen
Tilitoimisto voi valita asiakkaat, jotka tilitoimisto haluaa tuoda mukaan palveluun. Tilitoimisto voi halutessaan jättää palvelussa mukana olleen asiakkaan pois palvelusta, jolloin kyseisen asiakkaan tiedot poistetaan automaattisesti Jackbotin palvelusta. Näin tapahtuu myös silloin, kun asiakas poistetaan palvelusta asiakkaan vaihtaessa tilitoimistoa.
Mikäli tilitoimisto päättää lopettaa Jackbotin palvelun käyttämisen kokonaisuudessaan, Jackbot poistaa tietokannoistaan kaikista tilitoimiston asiakkaista noudetut tiedot sekä myös tilitoimistoon liittyvät tiedot.
Tuki
Jackbot tarjoaa palvelua käyttäville tilitoimistoille maksuttoman asiakaspalvelun sähköpostitse: asiakaspalvelu@jackbot.fi
Jackbot järjestää palvelusta kiinnostuneille tilitoimistoille etäesittelyjä, joissa pääsee tutustumaan palvelun ominaisuuksiin tarkemmin ja esittämään kysymyksiä palvelusta. Etäesittelyn voi tilata Jackbotilta jättämällä yhteydenottopyynnön täällä.