Yleisyritys Oy vastaanottaa samalta laskuttajalta laskuja Procountoriin. Jokainen lasku kuuluu omalle seurantakohteelleen tai toimipisteelleen, jolla on Yleisyritys Oy:ssä omat vastuuhenkilöt. Laskuille halutaan asettaa hyväksymiskierto sen mukaan, mille seurantakohteelle lasku kuuluu. Miten Kerttu Kirjanpitäjä saa tehtyä asetukset niin, että manuaalista työtä tulee mahdollisimman vähän?
Ratkaisu:
Valitettavasti manuaaliselta työltä ei kokonaan voida välttyä. Erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja voisivat olla seuraavat:
A toimittajarekisteriin tallennettu oletushyväksymiskierto yleisimmin toistuvan hyväksymiskierron mukaiseksi
Jos on niin, että samalta toimittajalta tulee useamman eri toimipisteen laskuja, voisi mahdollisesti toimittajarekisteriin täydentää sellaisen hyväksymiskierron toimittajan oletukseksi, joka toistuu useimmiten. Toisin sanoen siis sellaisen hyväksymiskierron, minkä mukainen toimipiste toistuu laskuissa useimmiten. Tästä vaihtoehdosta voi olla hyötyä silloin, jos suuri osa laskuista menee tietyn hyväksymiskierron mukaan eli tietylle toimipisteelle.
Aina silloin, jos sattuukin tulemaan eri toimipisteelle kuuluva lasku, jolle halutaan erilainen hyväksymiskierto kuin toimittajan oletuksissa, tulee hyväksymiskierto muuttaa laskulle käsin. Tämän muutoksen voi tehdä laskun ollessa Kesken tai Vastaanotettu -tilassa suoraan laskun näkymällä, ei laskun Tarkastaminen-näkymällä.
Hyväksymiskierron asettamista voi nopeuttaa tekemällä jo ennakkoon valmiit asiatarkastajalistat kunkin toimipisteen nimellä. Silloin riittää, että laskulle valitaan haluttu asiatarkastajalista ennen sen lähettämistä kiertoon.
Uusia asiatarkastajalistoja pääsee lisäämään ja muokkaamaan kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Hyväksymiskierron hallinta painikkeen Asiatarkastajalistat kautta.
Laskulle asiatarkastajalistan saa valittua Asiatarkastajalista-alasvetovalikosta.
Kun laskulle on korjattu haluttu hyväksymiskierto ja muutokset on tallennettu, voidaan lasku lähettää kiertoon Lähetä kiertoon -painikkeesta, jolloin se lähtee kiertoon uuden, laskulle tallennetun asetuksen mukaisesti.
Tässä vaihtoehdossa ongelmana voi olla se, että jää helposti niiden käyttäjien vastuulle tarkistaa mille toimipisteelle lasku kuuluu, ketkä ovat toimittajan oletushyväksymiskierrossa mukana. Jos laskun asiatarkastaja tai hyväksyjä ei huomaakaan laskun kuuluvan toiselle toimipisteelle, ei laskulle huomata muuttaa hyväksymiskiertoa ja oikeilta henkilöiltä jää kokonaan väliin laskun tarkastus ja hyväksyntä.
B toimittajarekisteriin tallennettu oletushyväksymiskierto, jossa on tietty yleinen henkilö ensimmäinen ja ainut asiatarkastaja tai hyväksyjä
Jos on niin, että samalta toimittajalta tulee tasaisesti eri toimipisteille kuuluvia laskuja, voi olla hyvä, että joku henkilö aina tarkistaa mille toimipisteelle lasku kuuluu ja valitsee oikean hyväksymiskierron sen mukaisesti.
Sellainen olisi mahdollista, että toimittajarekisteriin tallennettaisiin toimittajan taakse oletushyväksymiskierto, johon suoraan joko ensimmäiseksi asiatarkastajaksi tai ensimmäiseksi hyväksyjäksi (kumpi vain riittää) tallennetaan sellainen henkilö, jonka ainut tehtävä olisi tarkistaa mille toimipisteelle lasku kuuluu, muuttaa laskulle hyväksymiskierto ja lähettää lasku kiertoon.
Esimerkiksi, jos Kerttu Kirjanpitäjä itse on aina tällainen henkilö, voisi hänet asettaa ensimmäiseksi tarkastajaksi toimittajan oletuksiin. Kun lasku saapuu ohjelmaan, Kerttu katsoisi mille toimipisteelle lasku kuuluu ja muokkaisi Lasku-näkymällä laskulle halutun hyväksymiskierron.
Myös tässä vaihtoehdossa kannattaa hyödyntää valmiita asiatarkastajalistoja. Uusia asiatarkastajalistoja pääsee lisäämään ja muokkaamaan kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Hyväksymiskierron hallinta painikkeen Asiatarkastajalistat kautta. Kerttu voisi valita suoraan laskulle sitten halutun asiatarkastajalistan Asiatarkastajalista-alasvetovalikosta ja tallennuksen jälkeen lähettää laskun kiertoon Lähetä kiertoon -painikkeesta.