Procountorissa on kaksi yritystä, joilla on edessä fuusioituminen. Kerttu Kirjanpitäjä haluaisi siirtää yhdestä Procountor-ympäristöstä ostolaskut toiseen ympäristöön. Miten siirto tapahtuu ja minkälaisia asioita siinä tulee ottaa huomioon?
Ratkaisu:
Procountorissa ei ole valmista toimintoa, jolla suoraan voisi siirtää laskuja ympäristöstä toiseen. Laskut tulee luoda manuaalisesti, mutta tähän työhön on pari vaihtoehtoista tapaa: Ostolaskut on mahdollista joko käsin syöttää yksi kerrallaan toiseen ympäristöön kohdassa Uusi > Ostolasku. Tai sitten useita laskuja kerralla hyödyntäen Laskuaineiston siirtotiedostoa, jonka voi lukea sisään Aineiston sisäänluku -toiminnolla.
Tässä esimerkkitapauksessa laskuja on paljon, joten Kerttu päättää hyödyntää laskuaineiston siirtotiedostoa.
Siirtotiedoston muodostaminen:
Ensimmäinen vaihe on siirtotiedoston muodostaminen. Siirtotiedosto tulee muodostaa CSV-formaatissa Laskuaineiston siirtotiedoston tietuekuvauksen mukaisesti. Tieto siitä, mitä tietoja mihinkin kenttään tai sarakkeeseen tulee syöttää, löytyy Laskuaineiston siirtotiedoston ohjeesta.
Siirtotiedoston muodostamisessa on mahdollista käyttää apuna Laajennettu export-tuloste -nimistä raporttia, jonka voi ottaa siitä ympäristöstä, mistä laskut halutaan siirtää. Laajennettu export-tuloste -raportti ei kuulu oletuksena Procountorin raportteihin, mutta se voidaan kytkeä käyttöön yritykselle Procountorin asiakaspalvelusta käsin veloituksetta.
Procountorin asiakaspalvelun kytkettyä yritykselle erikoisoikeuden käyttöön, on kyseinen raportti löydettävissä Tositteiden haku -näkymällä Lisää toimintoja -painikkeen takaa. Kerttu on yhteydessä tässä tapauksessa Procountorin asiakaspalveluun ja pyytää kytkemään erikoisoikeuden päälle yritykselle, josta ostolaskut halutaan siirtää.
Se etu, mikä laajennettu export-tuloste -raportissa on, on se, että raportti muodostaa hakutuloksissa olevista laskuista jo valmiiksi sellaisen tiedoston, jossa tiedot ovat laskuaineiston siirtotiedoston tietuekuvauksen mukaisissa kohdissa. Tämän tiedoston tiedot tulee kuitenkin vielä tarkistaa ja niitä joudutaan muokkaamaan tarvittaessa ennen kuin tiedostoa luetaan sisään toiseen ympäristöön.
Esimerkiksi sillä on väliä, mitä mahdollisia kohdistustietoja käytetään. Kerttu käy tiedoston vielä läpi ja muokkaa sen sellaiseksi, että siinä on halutut kohdistustiedot, jotta laskut tai tuotteet eivät kohdistu kohdeympäristössä väärin. Jos tiedostolla esitetään toimittajan y-tunnus ja sama y-tunnus löytyy myös kohdeympäristön toimittajarekisteristä toimittajalta, kohdistetaan lasku tähän toimittajaan. Tai jos y-tunnuksella ei löydy vastaavuutta, mutta tilinumerolla taas löytyy, kohdistetaan lasku sen perusteella toimittajarekisteriin. Tai viimeistään, jos siirtotiedostolla sarakkeessa AF on jokin asiakasnumero, jolla löytyy toimittajarekisteristä kohdeympäristön puolelta toimittaja, kohdistetaan lasku sen perusteella toimittajarekisteriin. Jos on niin, että siirtotiedostolla laskujen tuoteriveillä on tuotekoodit, ja kohdeympäristön puolelta ostojen tuoterekisteristä löytyy samalla koodilla tuote, kohdistuu tuote tähän tuotteeseen tuoterekisterissä.
Huomio koskien laskujen numerointia:
Siinä ympäristössä, mihin laskut siirretään, muodostuu ostolaskuille juokseva numerointi. Numerointi ei ole sama kuin mikä alkuperäisessä ympäristössä on ollut. Lisäksi laskuille ei tule automaattisesti tietoa alkuperäisen Procountor-ympäristön generoimasta ostolaskun numerosta tai alkuperäisestä laskuttajan laskunumerosta.
Kerttu Kirjanpitäjä haluaa, että muodostettavilla ostolaskuilla lukee Alkuperäinen laskunumero –kentässä laskuttajan laskunumero eli se, minkä laskuttaja muodosti laskulle. Hän täydentää siis laskuaineiston siirtotiedostolle ennen sisäänlukua vielä käsin laskuttajan laskunumerot kunkin laskun laskutietueen kohdalle AM-sarakkeeseen. Jos tietoa ei täydennetä siirtotiedostolle, on mahdollista toki vielä täydentää tieto suoraan ostolaskulle sen muodostamisen jälkeen.
Laajennettuun export-tulosteeseen ei automaattisesti tule tietoa laskutietueen AM-sarakkeeseen.
Huomio koskien kulujen jaksotusta:
Palvelujaksoja ei ole mahdollista tuoda laskuille aineiston sisäänluvun avulla. Laskuaineiston csv-muotoista siirtotiedostoa käytettäessä on mahdollista määritellä tiedoston N-sarakkeessa yksi toimituspäivämäärä, joka tuodaan Procountoriin muodostettavalle laskulle jakson alkupäiväksi. Päättymispäivää ei ole mahdollista kyseisellä tiedostolla tuoda.
Jos siirretään Procountoriin ostolasku, joka halutaan jaksottaa Jaksotustyökalulla, tulee tälle täydentää palvelujakso käsin laskun muodostamisen jälkeen. Toinen vaihtoehto voi olla tuoda ostolasku sellaisenaan ja tähän laskuun liittyvät jaksotusmuistiot myös käsin. Laskuaineiston siirtotiedostolla on mahdollista tuoda myös muistioita, mutta useiden muistioiden tuominen käsin voi olla työläämpää kuin palvelujaksojen syöttäminen laskuille niiden muodostamisen jälkeen.
Huomio koskien laskujen liitteitä:
Kerttu Kirjanpitäjä haluaa, että siirretyillä ostolaskuilla on mukana myös niiden alkuperäiset liitteet. Vaihtoehtona on täydentää liitteet laskuille käsin sen jälkeen, kun laskut on muodostettu. Tai siirtää liitteet jo valmiiksi laskuille samalla, kun luetaan siirtotiedosto sisään.
Kerttu haluaa liitteiden siirtyvän sisäänluvun yhteydessä, joten hän muodostaa ZIP-paketin, jossa on itse laskuaineiston siirtotiedosto sekä alkuperäisestä ympäristöstä otetut laskujen liitteet.
ZIP-paketin käyttämisestä ohjeistetaan Laskuaineiston siirtotiedoston ohjesivulla seuraavasti:
”ZIP-tiedosto: ZIP-tiedoston tulee aina sisältää laskujen tiedot sisältävä CSV-tiedosto. Lisäksi ZIP-pakettiin voidaan sisällyttää muita tiedostoja, jotka tulevat laskujen liitetiedostoiksi. Liitetiedoston nimi kerrotaan vastaavan laskutietueen kentässä 34 (sarake AH). ZIP-tiedostossa olevien tiedostojen nimissä ei tule käyttää skandinaavisia merkkejä (å, ä ja ö).”
Huomioitavaa on, jos tuodaan siirtotiedostolla myös liitteet, että laskulla voi olla vain yksi liitetiedosto ja yksi tiedosto voi liittyä vain yhteen laskuun. Jos olisi niin, että laskuilla on useampia liitteitä, voisi halutessa yhden liitteen per lasku tuoda halutessaan siirtotiedoston sisäänluvun yhteydessä, ja täydentää loput käsin laskuille niiden muodostumisen jälkeen.
Kerttu muokkaa siirtotiedostoa vielä ennen ZIP-paketin muodostamista siten, että kullakin laskutietueella on kyseiseen laskuun liittyvän liitteen nimi AH-sarakkeessa samalla nimellä kuin millä kyseiseen laskuun liittyvä liite löytyy ZIP-paketista. Laajennettu export-tuloste ei tuo tiedostolle laskujen liitteiden nimiä eli nimet tulee täydentää siirtotiedostolle käsin. Liitteet voi tarvittaessa nimetä uudelleen siten, että tiedostoissa ei ole skandinaavisia merkkejä (å, ä ja ö). Pääasia on se, että liitetiedoston nimi ZIP-paketissa täsmää siihen, liitetiedoston nimeen, mikä on laskutietueella AH-sarakkeessa ja että saman niminen liite löytyy vain kerran.
Miten Kerttu saa otettua ZIP-pakettiin kaikki liitteet? Procountorista ei saada suoraan otettua kaikkien laskujen liitteitä ulos kerralla siten, että niillä olisi alkuperäinen tiedostonimi. Vaihtoehtoja liitteiden lataamiseen voivat olla seuraavat:
A: Ladataan liitteet talteen yksi kerrallaan. Kun ostolaskut ovat alkuperäisessä ympäristössä hakutuloksissa, klikataan ne auki yksi kerrallaan ja otetaan niiden liitteet talteen myös yksi kerrallaan. Valitaan ostolaskulla liitetiedoston rivi aktiiviseksi ja klikataan Avaa sekä ladataan liite omalle koneelle. Varmistetaan, että liitteen tiedoston nimi löytyy myös kyseiseen laskuun liittyvästä laskutietueesta AH-sarakkeesta. Muodostetaan lopuksi ZIP-paketti, johon otetaan mukaan sekä laskuaineiston siirtotiedosto että liitteet.
B: Otetaan liitteet kerralla ulos myös ZIP-pakettina. Kun ostolaskut ovat alkuperäisessä ympäristössä hakutuloksissa, valitaan Tulostettava listaus > Tulostettava zip-paketti. Kopioidaan liitteet sieltä omalle koneelle. Muokataan liitetiedostojen nimet sellaisiksi, että ne täsmäävät laskuaineiston siirtotiedostossa kyseisen laskun laskutietueessa olevaan AH-sarakkeessa ilmoitettuun liitteen nimeen. Muodostetaan lopuksi ZIP-paketti, johon otetaan mukaan sekä laskuaineiston siirtotiedosto että liitteet.
Havainnollistetaan vaihe vaiheelta ostolaskujen ja liitteiden siirtämistä yksinkertaistetun esimerkin avulla
Alkuperäisessä ympäristössä, mistä ostolaskut halutaan siirtää, on kaksi ostolaskua:
Ostolasku numero 1. Ostolaskulla 1 on liitetiedosto, jonka tiedoston nimi on Kuva1.pdf. Ostolaskun numero 1 alkuperäinen laskuttajan käyttämä laskunumero on 15.
Ostolasku numero 2. Ostolaskulla 2 on liitetiedosto, jonka tiedoston nimi on Kuva2.pdf. Ostolaskun numero 2 alkuperäinen laskuttajan käyttämä laskunumero on 280.
Kerttu Kirjanpitäjä on hakenut nämä laskut kohdassa Haku > Tositteiden haku hakutuloksiin ja ottanut niistä Tulostettava listaus > Laajennettu export-tuloste -valikon kautta CSV-tulosteen, josta muokataan sisäänluettava tiedosto.
Tiedosto on tarkistettu ja sitä on muokattu siten, että laskut tai tuotteet eivät tule kohdistumaan väärin toisessa ympäristössä.
Kerttu haluaa, että ostolaskuille tulee toisessa ympäristössä Alkuperäinen laskunumero -kenttään alkuperäinen laskuttajan käyttämä laskunumero. Koska laajennettuun export-tulosteeseen tietoa ei tullut automaattisesti, täydentää Kerttu laskunumeron käsin AM-sarakkeeseen kunkin laskun laskutietueeseen. Hän katsoo missä kohtaa laskuaineiston siirtotiedostolla olisi tämän ensimmäisen ostolaskun laskutietue ja asettaa sarakkeeseen AM luvun 15. Ja katsoo missä kohtaa laskuaineiston siirtotiedostolla olisi tämän toisen ostolaskun laskutietue ja asettaa sen kohdalle sarakkeeseen AM luvun 280.
Kerttu haluaa lisäksi lukea liitteet myös sisään samalla, kun luetaan sisään laskuaineiston siirtotiedosto. Hän katsoo missä kohtaa laskuaineiston siirtotiedostolla olisi tämän ensimmäisen ostolaskun laskutietue ja asettaa sarakkeeseen AH tekstin Kuva1.pdf. Lisäksi hän katsoo missä kohtaa laskuaineiston siirtotiedostolla olisi tämän toisen ostolaskun laskutietue ja asettaa sen kohdalle sarakkeeseen AH tekstin Kuva2.pdf.
Kerttu ottaa seuraavaksi liitteet Procountorista alkuperäisestä ympäristöstä omalle koneelleen talteen. Hänellä on vielä alkuperäisessä ympäristössä kohdassa Haku > Tositteiden haku kyseiset ostolaskut hakutuloksissa. Hän ottaa valikon Tulostettava listaus > Tulostettava ZIP-paketti kautta näiden laskujen tiedot liitteineen ulos. Kun tarkastellaan ZIP-pakettia, huomataan, että siellä näiden laskujen ja liitteiden tiedot esitetään seuraavasti:
O_1
O_1_liite1_Kuva1
O_2
O_2_liite1_Kuva2
Sama vielä kuvan muodossa:
O_1 tarkoittaa Procountorin generoimaa ostolaskun kuvaa ja O_1_liite1_Kuva1 taas on laskulla oleva liitet. Kerttu kopioi vain liitteet eli ne rivit, missä lukee ”liite” omalle koneelleen: O_1_liite1_Kuva1 ja O_2_liite1_Kuva2.
Koska liitetiedostojen tulee olla oikealla nimellä eli täsmätä siihen, mikä laskutietueella ilmoitetaan, Kerttu muokkaa vielä liitteiden nimet seuraavasti: O_1_liite1_Kuva1 muutetaan muotoon Kuva1 ja O_2_liite1_Kuva2 muokataan muotoon Kuva2. Jos tarkastellaan minkä nimiset ovat näiden liitteiden tiedostojen nimet, ovat ne siis todellisuudessa Kuva1.pdf ja Kuva2.pdf eli samat kuin mikä tieto kirjoitettiin laskutietueeseen.
Lopuksi Kerttu Kirjanpitäjä tarkistaa vielä kertaalleen ennen sisäänluettavan ZIP-paketin muodostamista, että liitteiden nimet ovat ok ja laskuaineiston siirtotiedosto on ok. Lopputarkistusten jälkeen hän valitsee kaikki tiedostot mitkä ZIP-pakettiin halutaan ja muodostaa ZIP-paketin. ZIP-paketin muodostaminen voi tapahtua eri tavoin kuin kuvassa, riippuen käyttöjärjestelmästä tai sen versiosta.
ZIP-paketin muodostamisen jälkeen voidaan vielä halutessa nimetä uudelleen ja tarkastella mitä tietoja se pitää sisällään.
Viimeinen vaihe on se, että Kerttu lukee tämän ZIP-paketin sisään haluttuun ympäristöön aineiston sisäänluku -toiminnolla. Tämä onnistuu kyseisessä ympäristössä kohdassa Hallinta > Aineiston sisäänluku.
Valitaan sisäänluvun tyypiksi Laskuaineiston sisäänluku, valitaan tiedosto Valitse tiedosto -painikkeen takaa ja klikataan Jatka.
Tämä toiminto ohjaa käyttäjää sitten eteenpäin laskujen muodostamisessa.
