Kerttu Kirjanpitäjä on lisännyt myyntirekisterin tuotteelle oletustilin. Kun hän katsoo myyntilaskua, jolla kyseistä tuotetta on käytetty, ei kyseisen laskun kirjanpitosivulle ole kuitenkaan tullut tätä oletustiliä. Miksi?
Syy ja ratkaisu:
Jotta tuotteen oletustili voisi tulla myyntilaskun kirjanpitosivulle, tulisi tuotteen olla haettuna myyntilaskulle tuoterekisteristä. Toisin sanoen, tuote on pitänyt hakea Hae tuote -painikkeella. Jos tuote olisi lisätty laskulle manuaalisesti Lisää rivi -toiminnolla eli vain kirjoittamalla tuotteen nimi ja muut tiedot, ei yhdistämistä tuoterekisteriin tapahdu ja näin ollen myöskään tuotteen oletustiliä ei voida hakea. Kerttu on itse tehnyt kyseisen laskun ja tietää, että hän hakee tuotteet laskulle aina tuoterekisteristä. Jos laskun olisi tehnyt Kertun kollega, varmistaisi Kerttu vielä häneltä hakeeko hän laskulle tuotteet aina tuoterekisteristä.
Lasku pitää olla luotu ohjelmaan vasta sen jälkeen kun tuotteelle on lisätty oletustili tuoterekisteriin. Jos lasku olisi luotu jo ennen kuin oletustili on asetettu tuotteelle, ei oletustiliä käytetä. Muutos tuoterekisterin oletustileihin ei siis vaikuta jo luoduille laskuille.
Jotta tuotteen oletustiliä voidaan käyttää, pitää laskunäkymällä olla myös rasti Kirjanpito riveittäin? -kohdassa. Tämä muodostaa kirjanpidon riveittäin ja mahdollistaa sen että tuotteen oletustiliä pystytään käyttämään.
Kerttu huomaa, että laskulta on puuttunut rasti tästä kohdasta. Koska lasku on jo Maksettu-tilassa, ei Kerttu enää pääse rastia lisäämään, koska maksetun laskun laskunäkymän muokkaus ei ole enää mahdollista. Sen sijaan hän pääsee laskun kirjanpitosivulla painamaan Viennit riveiksi -painiketta. Kyseinen painike on kirjanpitosivulla näkyvissä silloin kun kirjanpitoa ei ole määritelty tehtäväksi riveittäin. Tällä painikkeella saa siis kirjanpidon viennit riveittäin, jolloin riveille haetaan oletustili tuotteen takaa jos sinne on sellainen määritelty.
Toisinaan Kerttu tuo laskuja Procountoriin laskuaineiston siirtotiedostolla. Jos kyseinen myyntilasku olisi tuotu ohjelmaan laskuaineiston siirtotiedostolla, olisi Kertun pitänyt varmistaa että siirtotiedoston laskurivitietueessa on tuotu tuotteen koodi sarakkeessa C. Muuten tuote ei kohdistu tuoterekisteriin, eikä tuoterekisterissä olevaa oletustiliä näin ollen voida käyttää. Lisäksi olisi pitänyt tarkistaa onko laskurivitietueen sarakkeessa N tuotu kirjanpitotiliä. Jos kyllä, yliajaisi tämä tuotteelle tuoterekisterissä asetetun oletustilin päälle.