Yrityksen tilille tulee viitemaksuja jotka halutaan tiliöityvän automaattisesti tietylle kirjanpidon tilille. Kerttu Kirjanpitäjä on luonut tätä varten viitemaksujen tiliöintisäännön, mutta siitä huolimatta suoritukset ohjautuvat ohjelman oletustilille eivätkä sille tilille mitä Kerttu on säännölle asettanut. Mistä tämä johtuu ja miten tiliöintisäännön saa toimimaan?
Syy ja ratkaisu:
Aluksi tulisi tarkastella maksetaanko suoritus tilille viitteellisenä vai ilman viitettä. Jos se maksetaan viitteellisenä, näkyy suoritus viitemaksuaineistolla ja jos ilman viitettä, näkyy se tilioteaineistolla. Tämän näkee selkeiten niin, että jättää Tiliotteet- ja viitemaksut -näkymän hakuehdoissa Näytä-kohtaan rastin pelkästään Viitemaksut -kohtaan, jolloin näytetään vain viitemaksut.
Kun on varmistettu että maksu on tullut viitemaksuna, tulisi tarkistaa että tiliöintisääntö on varmasti luotu oikeaan paikkaan. Viitemaksujen tiliöintisäännöt luodaan ohjelman kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tiliöintioletukset > Viitesuoritusten oletustiliöinnit. Tiliotteen tiliöintisäännöt puolestaan löytyisivät ohjelman kohdasta Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tiliöintioletukset > Tiliotteen oletustiliöinnit.
Kerttu tarkistaa että maksut ovat tulleet viitteellisinä ja hän on myös luonut tiliöintisäännön oikeaan paikkaan eli Viitesuoritusten oletustiliöinnit -näkymälle.
Seuraavaksi pitäisi vielä verrata tiliöintisäännölle asetettuja määrityksiä siihen mitä tietoja viitemaksun mukana on tullut:
Säännön nimi -kenttään voi itse määritellä tiliöintisäännölle nimen, mutta tällä ei ole vaikutusta siihen toimiiko tiliöintisääntö vai ei.
Kirjausselite -kentässä on viitesuoritusten oletustiliöinneissä aina kirjausselite 705 eikä tätä voi vaihtaa, koska viitemaksut saapuvat aina kyseisellä kirjausselitteellä. Myöskään tämä ei siis vaikuta siihen toimiiko tiliöintisääntö. Sama pätee myös Otto/Pano-kenttään: Viitemaksuissa kyseisessä kentässä on aina automaattisesti valinta Pano.
Tilinro-kenttä täytetään silloin, jos yrityksellä itsellään on käytössä useita tilinumeroita jonne suorituksia saapuu ja halutaan että tiliöintisääntöä käytettäisiin vain tietylle tilille saapuville viitemaksuille. Jos kenttään on valittu joku tilinumero, tulisi tarkistaa että viitemaksu on saapunut varmasti tälle tilille. Kentän ollessa tyhjä sovelletaan tiliöintisääntöä kaikille tileille saapuville viitemaksuille.
Saaja/Maksaja -kentästä pitäisi katsoa onko tiliöintisäännölle määritelty nimi kirjoitettu samalla tavalla kuin se näkyy viitemaksulla. Tässä riittää että sääntöön määritelty Saaja/Maksaja -kentän nimi sisältää nimen alkuosan: Esimerkiksi jos viitemaksu tulisi yritykseltä Yritys ABC12, riittäisi että Saaja/Maksaja -kentässä lukisi Yritys ABC. Jos Saaja/Maksaja -kentässä nimi olisi kuitenkin kirjoitettu eri tavalla kuin miten se viitemaksuissa näkyisi, ei sääntöä käytettäisi kyseiseen viitemaksuun. Näin olisi esimerkiksi silloin jos kenttään on määritelty Yritys ABCD ja viitemaksulla maksajana on Yritys ABC12.
Viite-kentästä tulisi tarkistaa onko tiliöintisäännölle määritelty viitettä eli halutaanko että vain tietyllä viitenumerolla saapuvat viitemaksut tiliöityisivät tiliöintisäännön mukaan. Tätä tiliöintisäännölle asetettua viitenumero pitäisi verrata viitemaksulla näkyvään viitteeseen.
Kaikkien tiliöintisäännölle täytettyjen tietojen pitää täsmätä saapuneeseen viitemaksuun, jotta sääntöä käytetään kyseisen viitemaksun tiliöintiin. Jos siis olisi esimerkiksi täytetty Saaja/Maksaja -kenttään Yritys ABC ja Viite-kenttään 5678, käytetään tiliöintisääntöä niille viitemaksuille joilla molemmat ehdot täyttyvät. Jos sen sijaan viitemaksu tulisi maksajalta Yritys ABC mutta maksaja olisi käyttänyt viitettä 3456, ei sääntöä käytettäisi koska kaikki asetetut ehdot eivät täyttyisi.
Jos viitesuoritusten tiliöintisääntöjä on luotu useita, tulisi lisäksi tulisi tarkistaa sääntöjen järjestys. Kun sääntöjä on useita, käy ohjelma ne läpi aina järjestyksessä. Ensin ohjelma tarkistaa saapuneesta viitemaksusta täsmääkö se ensimmäiseen sääntöön ja jos ei, tarkistetaan seuraava sääntö ja niin edelleen. Jos suoritus tiliöityy esimerkiksi jo ensimmäisen säännön mukaan, ei ohjelma enää käy läpi järjestyksessä seuraavia tiliöintisääntöjä. Sääntöjen järjestystä voi muutta klikkaamalla sääntörivin päältä hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla Siirrä yksi ylöspäin tai Siirrä yksi alaspäin.
Oleellista on myös se milloin tiliöintisääntö on tehty. Sääntö ei vaikuta automaattisesti takautuvasti jo saapuneille viitemaksuille vaan sitä käytetään vasta seuraaville viitemaksuille. Halutessaan säännön voi päivittää koskemaan jo saapuneitakin viitemaksuja, hakemalla viitemaksut näkyviin Tiliotteet ja viitemaksut -näkymällä ja painamalla Päivitä kirjanpito -painiketta. Silloin ohjelma hakee näkymälle haetulle tiliotteelle ja viitemaksuille Procountorin tämän hetkisten oletusten mukaisen kirjanpidon uudestaan. Toiminto ei ole peruttavissa ja sitä kannattaa käyttää vain silloin, jos tiliotteen ja viitemaksujen kirjauksiin ei ole vielä ehditty tehdä manuaalisesti muutoksia, jotta niitä ei menetettäisi. Toiminnosta on kerrottu tarkemmin täällä.
Kertun tapauksessa tiliöintisääntö oli sisällöltään kunnossa ja sääntöjä oli luotu vain yksi, mutta hän oli luonut tiliöintisäännön vasta sen jälkeen kun viitemaksu oli saapunut.