Teppo Työntekijä haluaa tietää kuinka paljon yritys on myynyt tuotetta Suksipaketti. Hän menee tarkastelemaan tuotteen myyntejä Myynnin raportointi -näkymällä. Kyseistä tuotetta ei kuitenkaan näy raportin hakuehdoissa Tuote-kohdassa. Sitä ei myöskään näy eriteltynä raportin hakutuloksissa, jos tarkastelee kaikkien tuotteiden myyntejä. Mistä tämä johtuu ja miten Teppo saa tuotteen myynnit näkyviin?
Syy ja ratkaisu:
Jotta tietyn tuotteen myyntiä pääsee tarkastelemaan Myynnin raportointi -näkymällä, joka löytyy ohjelman kohdasta Raportointi > Myynnin raportointi, pitää kyseistä tuotetta olla myyty hakuehdoissa määritellyllä aikavälillä. Tepon tulee siis ensin tarkistaa, että ohjelmasta löytyy myyntilaskuja, joilla on käytetty tätä tuotetta ja joiden laskun päivä sisältyy raportille asetettuun aikaväliin.
Lisäksi Tepon tulisi huomioida raportin päivittymistahti. Myynnin raportointi päivittyy automaattisesti muutaman tunnin välein. Viimeisin päivitysaika on näkyvillä raportin vasemman laidan yläosassa. Jos olisi siis tehty esimerkiksi juuri äsken vain yksi lasku jolla on käytetty tätä tuotetta, pitäisi odottaa raportin seuraavaa päivittymistä ennen kuin lasku ja sen myötä tämän tuotteen myynti näkyisivät raportilla.
Jotta myynti näkyisi raportilla tietyn tuotteen kohdalla, pitää tuotteen olla haettuna laskulle tuoterekisteristä. Jos tuoterivi olisi tehty laskulle sen sijaan manuaalisesti esimerkiksi Lisää rivi -toiminnolla kirjoittamalla siihen tuotteen nimen, ei tämä tee kohdistusta tuoterekisterin tuotteeseen. Tällaiset rivit näkyvät Myynnin raportoinnissa merkinnällä N/A.
Jos siis raportin Tuote-osiossa hakuehdoissa ja hakutuloksissa näkyy N/A, kertoo tämä sen että ainakin jotkut myyntilaskujen tuoterivit on tehty niin että tuotteita ei ole haettu tuoterekisteristä. Toinen vaihtoehto on, että tuote on poistettu tuoterekisteristä sen jälkeen kun sitä on käytetty laskulla.
Teppo tarkistaa että Suksipaketti-tuote löytyy yhä tuoterekisteristä eli tuotetta ei ole sieltä poistettu.
Sen jälkeen hän palaa Myynnin raportointi -näkymälle ja katsoo mitä tuotteita raportilla näkyvä N/A pitää sisällään, siltä varalta jos hän olisi unohtanut hakea Suksipaketti-tuotteen laskulle tuoterekisteristä. Tämä tehdään raportin hakuehdoissa valitsemalla tuotteeksi pelkästään N/A ja klikkaamalla raportin hakutulosten oikean reunan ylimmäisen laatikon oikeasta yläkulmasta >> Rivitietoihin.
Aukeavan näkymän alimmassa laatikossa Laskun tuote -sarakkeessa listataan tuotenimet sillä tavalla kuin ne on laskulle kirjoitettu. Teppo löytää tästä listauksesta Suksipaketti-tuotteen ja muistaa sen myötä, että hän ei ollut hakenut tuotetta myyntilaskulle tuoterekisteristä. Samanlainen tilanne voisi tulla myös silloin vastaan, jos lasku olisi kopioitu sellaisesta laskusta, jolle tuotetta ei ole haettu tuoterekisteristä.
Jos myyntilaskuja tuotaisiin ohjelmaan laskuaineiston siirtotiedostolla, olisi Tepon pitänyt varmistaa että siirtotiedoston laskurivitietueessa on tuotu tuotteen koodi sarakkeessa C. Siirtotiedoston tuote kohdistetaan tuoterekisteriin tuotekoodin avulla.
Jotta tuotteen myynnit saisi näkymään Myynnin raportointiin erikseen, tulisi laskua muokata. Mahdollisuus tähän riippuu siitä, missä tilassa myyntilasku tällä hetkellä on. Jos se olisi tilassa Kesken, Hyväksytty tai Lähettämätön, voisi laskulta käydä poistamassa tuoterivin ja hakea sen uudelleen tuoterekisteristä. Jos laskun tilana sen sijaan olisi Lähetetty, Maksettu tai Osittain maksettu, ei laskua pääse enää muokkaamaan. Silloin ainoa ratkaisu olisi tehdä ensin hyvityslasku laskunäkymän painikkeesta Muokkaa > Laadi hyvityslasku. Näin hyvityslasku kopioituu niin, että rivien tuoterekisterikohdistukset ovat identtiset alkuperäisen laskun kanssa (eli käytännössä kohdistus siis puuttuu). Tämän jälkeen tehdään samalle päivälle uusi lasku niin, että tuote haetaan tuoterekisteristä.