Konsernin emoyhtiö SuurFirma Emo sekä tämän tytäryhtiöt SuurFirma Isosisko ja Suurfirma Pikkusisko ovat tehneet kukin kirjanpitonsa Procountorissa viime tilikauden ajan 1.1.-31.12.2020 tähän päivään saakka. Tilikausi ja seurantajaksot 2020 on kussakin ympäristössä suljettu. Nyt vasta hiljattain tammikuussa 2021 on otettu käyttöön konsernilaskenta ja Kerttu Kirjanpitäjän mukaan konserniyhdistely-ympäristöön halutaan muodostaa nyt yhdistelymuistiot eli tehdä konsernikirjanpito takautuvasti viime tilikauden alusta asti.
Alkutiedot:
Konserniyhdistelyä varten on Kerttu Kirjanpitäjä perustanut yhdistely-ympäristön nimeltään SuurFirma yhdistely-ympäristö. Sinne on perustettu tilikausi 1.1.-31.12.2020 vastaavine seurantajaksoineen kuin lähdeympäristöissä. Tilikausi 2020 on seurantajaksoineen yhdistely-ympäristössä avoinna.
Kerttu on tehnyt SuurFirma yhdistely-ympäristössä myös konserniyhdistelyn käyttöönoton yleiset asetukset kuntoon:
- Kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Dimensiot on luotu Konserni-dimensio ja perustettu tämän alle yksi nimike per lähdeympäristö sekä yksi eliminointinimike.
- Kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Konserniyhdistelyt on lisätty konserniyhdistelyyn kaikki lähdeympäristöt SuurFirmaEmo, SuurFirma Isosisko, Suurfirma Pikkusisko sekä määritelty näille vastaava kohdenimike sekä eliminointinimike.
- Kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Konserniyhdistelyt on myös määritelty eliminoitavat kirjapidon tilit. Tilikartta kussakin ympäristössä on samanlainen.
Ratkaisu:
Kerttu tarkistaa onko jossakin lähdeympäristössä sellaista tositetta, joka olisi päivätty 01.01.2020. Jos tällaista ei ole katsotaan mikä on tilikaudelta 2020 muuten vanhin tosite.
- Kerttu löytää lähdeympäristöstä SuurFirmaEmo tositteita päiväyksellä 01.01.2020 ja käy tässä kyseisessä lähdeympäristössä avaamassa tilikauden 2020 ja seurantajaksot tammikuun alkuun 2020 saakka.
- Seuraavaksi kirjanpitäjä etsii tässä avatussa ympäristössä SuurFirmaEmo kyseisen tositteen, joka on päivätty tositepäivällä 01.01.2020. Kerttu muuttaa tositteella mitä tahansa tietoa, esimerkiksi: Valitaan tositteelta jokin vienti ja muutetaan esimerkiksi kirjanpitotiliksi jokin toinen tili. Tallennetaan ja muutetaan tili sitten takaisin alkuperäiseksi ja tallennetaan.
- Tämän jälkeen Kerttu päivittää tässä lähdeympäristössä SuurFirmaEmo raportointitietokannan, sulkee siellä seurantajaksot ja tilikauden 2020 uudelleen ja päivittää uudelleen siellä raportointitietokannan.
Viimeistään seuraavana päivänä yhdistely-muistiot ovat muodostuneet yhdistely-ympäristöön SuurFirma yhdistely-ympäristö.
Logiikka tämän toiminnon takana:
Konserniyhdistely-ympäristöön normaalisti haetaan tiedot yhdistely-ympäristön vanhimmasta avoimesta seurantajaksosta alkaen. Siinä on kuitenkin jonkun verran eroa, onko kokonaan uusi konserni (niin että tehdään yhdistely-muistiot ensimmäistä kertaa) tai jos tehdään konsernirakenteeseen muutoksia. Tällöin haetaan lähdeympäristöistä koko historia, rajoittuen vain kohde-ympäristön mahdollisiin suljettuihin kausiin.
Ensimmäisen yhdistely-muistioiden luonnin jälkeen, kun suoritetaan yhdistely-muistioiden päivitys, niin silloin, kohde-ympäristön suljettujen kausien lisäksi, haku rajoittuu lähdeympäristöistä löytyvän vanhimpaan muuttuneeseen tositteeseen.
Kohdeympäristön suljetut/avoimet kaudet vaikuttavat siten, että kohdeympäristöön ei voi päivittää vanhempia tositteita kuin vanhimman avoinna olevan kauden ensimmäinen päivä. Kun yhdistelymuistioita päivitetään, niin haetaan kaikista lähdeympäristöistä tieto siitä, että mikä on vanhin päivä, jolle löytyy tosite, joka on muuttunut ja sitten siitä päivästä eteenpäin haetaan lähteistä tiedot kohteeseen yhdistely-muistioille.
Jos täytyisi saada koko vuosi 2020 päivittymään kohdeympäristöön yhdistely-muistioille, niin tulisi vähintään yhdessä lähdeympäristössä avata kaudet ja päivittää vähintään yhtä tositetta. Ja mieluiten jotakin 01.01.2020 päivättyä tositetta jotta kaikki päivät huomioidaan.
Aivan ensimmäinen yhdistely-muistioiden muodostus, kun haetaan koko historia kaikista lähteistä, saattaa vaatia raportointitietokannan yöpäivityksen. Tämä johtuu siitä, että jos lähdeympäristöjä ja tapahtumia koko vuodelta on paljon, on kyseessä melko raskas tietokanta-ajo ja tämä saattaa epäonnistua, jos tehdään vain manuaalisesti yhdistely-ympäristössä raportointitietokannan päivitys Päivitä raportointitietokanta -painikkeella. Mutta sitten jatkossa yhdistely-muistioiden päivityksen ei pitäisi vaatia yöpäivitystä vaan raportointitietokannan päivitys yhdistely-ympäristössä riittäisi.