Yrityksellä Yleisyritys Oy on Procountorissa käytössä vain kaksi dimensiota: Maa sekä Myyjä. Muita dimensioita ei ole käytetty lainkaan eikä niiden alle ole perustettu nimikkeitä. Kerttu Kirjanpitäjä haluaisi siirtää Dimensiot-näkymällä Maa- sekä Myyjä-dimensiot järjestyksessä ensimmäisiksi. Lisäksi nimike Ruotsi ei ole enää käytössä, vaan tämän tilalle haluttaisiin nimike Norja.
Ratkaisu:
Seuraavat muutokset dimensioille ja nimikkeille ovat mahdollisia:
- Dimensioiden uudelleen nimeäminen
- Nimikkeiden uudelleen nimeäminen
- Nimikkeiden lisääminen
- Nimikkeiden passivointi
Seuraavat muutokset eivät ole mahdollisia:
- Dimensioiden poistaminen
- Dimensioiden passivointi
- Nimikkeiden poistaminen
- Dimensioiden järjestyksen muuttaminen Dimensiot-näkymällä
- Nimikkeiden järjestyksen muuttaminen Nimikkeiden muokkaus -näkymällä
- Nimikkeiden siirtäminen yhden dimension alta toisen dimension alle
Yleisyritys Oy ei voi varsinaisesti muuttaa siis sitä järjestystä, missä dimensiot esitetään Dimensiot-näkymällä. Projekti sekä Henkilö-dimensiot näkyvät ylimmäisinä, vaikka niitä ei ole käytetty eli dimensioiden alla ei ole nimikkeitä.
Nimikkeen passivointi ja uuden nimikkeen lisääminen on mahdollista. Jos nimike Ruotsi ei ole enää käytössä, voi Kerttu Kirjanpitäjä passivoida sen seuraavasti:
-> Valitaan Dimensiot-näkymällä Maa-rivi aktiiviseksi ja klikataan Muokkaa nimikkeitä. Valitaan aktiiviseksi Ruotsi-nimikkeen rivi ja vaihdetaan Tila-sarakkeen alasvetovalikosta tilaksi Passiivinen. Tallennetaan muutokset.
Ja lisäksi Kerttu voi perustaa uuden nimikkeen Norja seuraavasti:
-> Painetaan Nimikkeiden muokkaus -näkymällä Lisää nimike -painikkeesta. Nimetään nimike nimellä Norja. Tallennetaan muutokset.
Jos olisi sellainen tilanne, että Dimensioiden Maa ja Myyjä nimikkeitä ei olisi vielä ehditty lainkaan käyttää yhdelläkään viennillä tai oletusdimensioinneissa, vaan ne olisi vain perustettu, olisi mahdollista toimia seuraavasti:
Muutetaan olemassa olevan dimension Projekti nimeksi Maa ja dimension Henkilö nimeksi Myyjä. Vaihdetaan sitten vanhojen dimensioiden Maa ja Myyjä nimet siten, että ne eivät mene sekaisin uudelleen nimettyjen dimensioiden kanssa. Esimerkiksi Maa (ei käytössä) ja Myyjä (ei käytössä), tai muuten halutulla tavalla. Dimension nimen muuttaminen onnistuu valitsemalla dimension rivi aktiiviseksi ja klikkaamalla Muokkaa dimensiota -painiketta.
Passivoidaan vanhojen dimensioiden, tässä esimerkissä Maa (ei käytössä) ja Myyjä (ei käytössä) alta niillä olevat nimikkeet. Perustetaan halutut nimikkeet uudelleen nimettyjen Maa ja Myyjä -dimensioiden alle, mukaan lukien uusi nimike Norja.
Dimensioiden nimien muokkaus:
Uudelleen nimettyjen dimensioiden Maa ja Myyjä alle perustetaan halutut nimikkeet:
Vanhojen dimensioiden, jotka on nimetty Maa (ei käytössä) ja Myyjä (ei käytössä), alla olevat nimikkeet passivoidaan:
Jos olisi sellainen tilanne, että Dimensioiden Maa ja Myyjä nimikkeitä oli käytetty vienneillä tai oletusdimensioinneissa, on myös mahdollista tehdä muutoksia, mutta silloin tulee huomioida muutosten vaikutus.
Jos dimension tai nimikkeen nimen muuttaa, niin tämä vaikuttaa myös oletusdimensiointeihin, raportointiin ja tositteisiin takautuvasti missä kyseistä dimensiota on käytetty. Esimerkiksi jos Maa-dimension nimeksi vaihtaa Maa (ei käytössä), niin silloin kaikkialla missä Maa-nimi on aikaisemmin näkynyt, näkyy nimenä Maa (ei käytössä). Jos nimikkeiden nimen muuttaa niin sama juttu, eli oletusdimensioinneissa, tositteilla ja raporteilla ei näytetä vanhaa nimeä vaan tämä uusi nimi, missä tätä nimikettä on käytetty.
Jos nimikkeitä passivoidaan, ei tällaisia nimikkeitä voida käyttää hakuehtoina raporteilla eikä niitä voida valita tositteelle tai viennille. Kuitenkin silloin, jos passiiviseksi asetettu nimike on ollut jossakin oletusdimensiona, eli asetettu oletusdimensioksi ennen passivointia, säilyy tämä sama oletusdimensiointi sellaisenaan. Tämä aiheuttaa virheilmoituksen, kun koitetaan tallentaa jotakin tositetta, jonka dimensiointeihin tämä tieto on tullut oletuksista. Oletusdimensiointi nimikkeeltä olisikin hyvä tyhjentää ennen nimikkeen passivointia.