Yleisyritys Oy on vastaanottanut verkkolaskun laskuttajaltaan Tukku Oy. Verratessaan Procountoriin muodostuneen laskun tietoja laskun kuvaan eli PDF-liitteeseen huomaa Ylermi Yrittäjä, että Procountoriin muodostuneella laskulla tuoteriveillä esitetyt tuotteiden kappalemäärät eivät ole samat kuin kappalemäärät laskun kuvalla. Procountoriin on muodostunut riveille tuotteiden lukumääräksi 1 ja tuotteiden yksikköhinnaksi on asetettu rivisummat.
Yleisiä huomioita alkuun:
Kun kyseessä on verkkolasku, ei tietoja tulkita lainkaan laskun kuvalta, toisin kuin skannauspalvelun kautta tulevissa laskuissa. Procountor pyrkii generoimaan ostolaskun tiedot ohjelmaan sen sijaan XML-verkkolaskuaineiston perusteella. Laskun kuva voi olla verkkolaskuaineiston mukana toimitettava liite, mutta ei siis se tekijä mitä käytetään laskun muodostamisessa Procountorissa.
Verkkolaskuaineisto sekä laskun kuva saatetaan jo lähettävässä päässä muodostaa hieman eri tiedoilla. Ja lisäksi verkkolaskuaineistolle voi olla mahdotonta saada elementtirajoituksista johtuen kaikkia tietoja, mitä saadaan laskun kuvalle. Verkkolaskuaineistolle myös saatetaan esimerkiksi joutua tekemään lukuihin erinäisiä pyöristyksiä, jotka eivät välttämättä laskun kuvalla käy ilmi.
Jos laskun tietojen havaitaan muodostuneen virheellisesti Procountoriin, on hyvä tarkastella sitä millä tavoin tiedot esitettiin verkkolaskuaineistolla, eikä verrata Procountoriin muodostuneen laskun tietoja laskun kuvaan.
Miksi laskun tuoteriveille muodostuu tuotteiden lukumääräksi 1:
Verkkolaskuaineistolla esitetään erikseen laskun loppusumma ja erikseen tuoterivien tiedot. Procountorin automaattinen rivikäsittely katsoo laskun saapuessa, täsmääkö tuoterivien rivisummien yhteissumma laskun loppusummaan sentilleen. Jos nämä täsmäävät, muodostetaan rivitiedot sellaisenaan Procountoriin laskulle. Mukaan lukien esimerkiksi alkuperäiset kappalemäärät ja yksikköhinnat, mitkä esitettiin verkkolaskuaineistolla.
Jos rivien yhteissumma ei täsmää loppusummaan, pyrkii rivikäsittely muokkaamaan rivien tietoja niin, että ne täsmäävät loppusummaan, sillä rivisummien yhteissumman on oltava aina sama kuin saadulla aineistolla esitetty laskun loppusumma. Procountor koittaa sisäänlukua uudelleen vajaammilla tiedoilla, mikä käytännössä tarkoittaa sitä, että rivikäsittelyssä tuoterivien yksikköhinnaksi asetetaan alkuperäinen rivisumma ja lukumääräksi 1.
Mistä voi johtua se, että rivisummien yhteissumma ja laskun loppusumma eivät täsmää:
Tähän voi olla hyvin monia syitä tai eri syiden yhdistelmiä. Kyse voi olla esimerkiksi pienistä pyöristyseroista tai siitä, että verkkolaskuaineistolla on esimerkiksi ilmoitettu omina tuoteriveinään sekä oikeita tuotteita että näiden välisummia. Hyvin yleistä on myös, että alennusten käyttö laskuilla aiheuttaa rivitietojen ja laskun loppusumman täsmäämättömyyden, jos alennukset on laskettu verkkolaskuaineistolla valmiiksi, mutta sen lisäksi verkkolaskuaineistolla ilmoitetaan myös alennusprosentti.
Miten Yleisyritys Oy:n tapauksessa tilanne on syntynyt sekä miten se korjataan:
Verkkolaskuaineistolla on esitetty laskun tiedot yksinkertaistettuna seuraavasti:
Laskun loppusumma:
115,50
Rivitiedot:
Tuote: Kirja
Määrä: 4,00
Yksikkö: kpl
Hinta: 22,00
Alennus: 0,00
ALV: 10,00
Koko summa: 88,00
Kokonaissumma ilman ALV: 80,00
Tuote: Lehti
Määrä: 10,00
Yksikkö: kpl
Hinta: 2,50
Alennus: 0,00
ALV: 10,00
Koko summa: 27,50
Kokonaissumma ilman ALV: 25,00
Kirja-tuotteen kohdalla, jos lasketaan alkuperäisellä kappalemäärällä 4 ja yksikköhinnalla 22, saadaan verottomaksi rivisummaksi 88,00. Tämä olisi verollisena 96,80. Tämä yhdistettynä Lehti-tuotteen verolliseen rivisummaan (27,5) tekisi 124,30. Jos lasketaan alkuperäisillä kappalemäärillä, eivät saadut rivisummat tule täsmäämään laskun loppusummaan 115,50. Kun Procountorin automaattinen rivikäsittely laskee tiedot uudelleen kappalemäärällä 1 ja asettamalla yksikköhinnaksi rivisumman, saadaan rivisummat ja laskun loppusumma täsmäämään.
Alkuperäisellä verkkolaskuaineistolla on saattanut käydä jokin näppäilyvirhe yksikköhinnan määrittelyssä, tai sitten verkkolaskuaineistolta on jäänyt pois tieto käytetystä alennuksesta.
Ylermi Yrittäjä haluaa seurailla Procountorissa ostojen määriä tuotekohtaisesti alkuperäisillä kappalemäärillä. Kun lasku on muodostunut Procountoriin nyt siten, että tuotteiden kappalemäärät ovat 1, täytyy laskua muokata käsin, jotta oikeat kappalemäärät saadaan näkyviin. Ylermi Yrittäjän tulee tarkistaa itse ja harkita mitä tietoa hänen tulisi muokata. Ylermi voi tarkistaa tarvittaessa laskun kuvalta, miten tiedot on siellä ilmoitettu, olisiko siellä esimerkiksi näkyvissä tieto oikeista yksikköhinnoista tai alennuksista. Kun tiedossa on, miten tiedot halutaan korjata, voidaan rivitiedot muokata käsin haluttuun muotoon Lasku-näkymällä.