Yleisyritys Oy sekä Pieniyritys Oy ovat kumpikin Procountorissa ja kirjanpitoa sekä reskontraa on kummassakin toteutettu ohjelmassa jo usean vuoden ajan. Pieniyritys Oy tullaan sulauttamaan kokonaan Yleisyritykseen 01.06.2021. Mitä on hyvä ottaa huomioon?
Ratkaisu:
Aluksi on hyvä päättää, kummassa Procountor-ympäristössä ohjelman käyttöä tullaan jatkamaan ja kumpi ympäristö on ylimääräinen ja voidaan sulkea. Tässä tapauksessa valintana on pitää Yleisyritys Oy:n Procountor-ympäristö ja jatkaa käyttöä siellä, mutta yhtä lailla olisi mahdollista jatkaa käyttöä Pieniyritys Oy:n ympäristössä:
Ympäristön nimi, y-tunnus ja osoitetiedot on mahdollista muuttaa yrityksen perustiedoissa. Jos kuitenkin yhdessä ympäristössä y-tunnukseksi muutetaan toisen yrityksen y-tunnus, tulee sitten myös Apix Messaging Oy:n verkkolaskuosoitteet siirtää siitä toisesta ympäristöstä Procountorin toimesta, sillä osoitteiden muoto on riippuvainen y-tunnuksesta. Tästä tulee keskustella tarvittaessa Procountorin kanssa tilannekohtaisesti. Mikäli ympäristön y-tunnus muutetaan yrityksen perustiedoissa, tulee siitä aina ilmoittaa myös hallintoomme hallinto@procountor.com.
Kun on päätetty missä ympäristössä käyttöä jatketaan, voidaan aloittaa itse tietojen siirtäminen ympäristöstä toiseen. Siirtoa on hyvä suunnitella siten, että vanhaan, ylimääräiseen ympäristöön jää mahdollisimman vähän tehtävää sulautumisen jälkeen.
Tositteet ja rekisterit:
Valitettavasti Procountorissa ei ole työkalua, jolla suoraan saisi siirrettyä yhdessä Procountor-ympäristöstä toiseen. Tositteiden, kirjanpitoaineiston ja rekisteritietojen (liikekumppanit, tuotteet) siirtämisessä voidaan hyödyntää Aineiston sisäänluku -toimintoa, jolla voidaan lukea sisään paljon aineistoa kerralla. Siirtotiedostojen muodostamisessa tulee olla tarkkana, eli tiedostojen tulee olla tietuekuvauksien mukaiset sekä tietojen tulee olla tiedostoilla sellaiset, että kohdeympäristössä ei muodostu vääriä tietoja, kuten esimerkiksi ylimääräisiä liikekumppaniprofiileita.
Käyttäjän päätettävissä on, riittääkö kohdeympäristöön siirrettävän yrityksen kirjanpitoaineisto (muistioiden avulla), vai halutaanko siirtää esimerkiksi laskut laskuina reskontraan. Mahdollista on siirtää esimerkiksi pelkästään avoimet laskut ja siirtää loppujen osalta pelkästään kirjanpitotiedot.
Aihetta on sivuttu läheisesti Kirjanpidon aloittaminen -ohjeessa. Kirjanpitäjän tulee kuitenkin kiinnittää huomiota siihen, miltä ajalta tiedot halutaan siirtää takautuvasti.
Pankkitili:
Molemmilla yhtiöillä on omat pankkitilinsä Procountorissa. Pankkitilin siirtämisessä ympäristöstä toiseen on huomioitava se, että pankkitilinumero voi olla vain yhdessä Procountor-ympäristössä kerrallaan. Se pitää siis poistaa ensin vanhasta ympäristöstä ennen kuin se voidaan lisätä uuteen ympäristöön.
Vanhat tiliotteet taas itsessään eivät siirry ympäristöstä toiseen. Sen vuoksi ennen tilinumeron poistamista tiliotteet kannattaa ottaa talteen vanhasta ympäristöstä (Tiliotteet ja viitemaksut -näkymän Tulostettava ZIP-paketti -painikkeella). Lisää tietoa tästä löytyy Tietojen ottaminen talteen: Tiliotteet ja viitemaksut -ohjesivulta.
Tilinumeron poistaminen ei kuitenkaan poista tiliotteiden perusteella muodostunutta kirjanpitoa vanhasta ympäristöstä, vaan ainoastaan tiliotteiden selailu ei enää onnistu.
Procountorissa tiliotteet ohjautuvat automaattisesti siihen ympäristöön missä tilinumero kulloinkin on. Ohjelman kannalta uutta pankkiyhteysvaltuutusta ei tarvitse tehdä, mutta tästä tulisi kuitenkin vielä kysyä pankilta, että tarvitsevatko he vielä pankkiyhteysvaltuutuksen vai saavatko he muutettua tiedot muuten. Tässä saattaa olla pankkikohtaisia eroja, joten vain pankki osaa antaa tämän tiedon. On myös mahdollista, että maksut jäisivät pankissa virheeseen, jos tiedot eivät olisi pankin päässä ajan tasalla.
Verkkolaskuosoitteet:
Jos kummallakin yrityksellä on ollut käytössään Apixin verkkolaskuosoite, on luontevaa jatkaa sulautumisen jälkeen sen verkkolaskuosoitteen käyttöä, joka Yleisyritys Oy:llä on, sillä Procountorin käyttöäkin jatketaan samassa ympäristössä. Ylimääräinen osoite irtisanottaisiin Procountorin toimesta.
Jos yrityksillä on ollut käytössä pankin verkkolaskuosoitteet, tulee Yleisyritys Oy:n pohtia, kumman käyttöä jatketaan tai pidetäänkö molemmat voimassa. Pankin verkkolaskuosoitteita hallinnoidaan, eli muokataan, lisätään tai poistetaan itse kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku- ja skannausosoitteet.
Tarvittaessa Yleisyritys Oy:n tulee miettiä, tarvitaanko uutta toimittajailmoitusta verkkolaskuosoitteiden mahdollisista muutoksista.
Ympäristön sulkeminen:
Kun tiedossa on, milloin vanha Pieniyritys Oy:n ympäristö voidaan sulkea, tulee sopimuksen irtisanomisesta laittaa sähköpostia osoitteeseen hallinto@procountor.com. Viestin muoto on vapaa, mutta siitä tulisi käydä ilmi irtisanottavan Procountor-ympäristön nimi sekä maininta siitä, että yritystoiminta on tarkoitus sulauttaa osaksi toista Procountor-ympäristöä. Jos ympäristön y-tunnusta muutetaan tai on tarve siirtää tai sulkea Apixin verkkolaskuosoitteita, tästä tulee myös mainita viestissä. Irtisanomisaikamme on yksi (1) kuukausi, kuitenkin siten että sopimus päättyy sopimuksen päättymiskuukauden viimeisenä päivänä.
Välttämätöntä toisen ympäristön irtisanominen ei ole, jos tämä halutaan vielä pitää saatavilla vielä jonkin siirtymäkauden ajan. Avoimesta ympäristöstä veloitetaan normaalit kuukausiveloitukset, mutta toki tarvittaessa sopimuksesta on tuotepaketti mahdollista vaihtaa pienempään versioon.
Huomioita tästä ohjeesta:
Tässä yleisohjeessa on hyvin yleisellä tasolla ohjeistettu huomioitavista asioista. Eri yrityksillä voi olla todellisuudessa hyvin eri lähtökohdat sulautumiselle ja sille, mitä tietoja halutaan siirtää tai sulauttaa. Mahdollisista epäselvyyksistä on hyvä keskustella Procountorin kanssa.