Vanha Kirjanpitoraportit -näkymä on poistettu käytöstä V72 yhteydessä (21.1.2023). Koska vanha näkymä on poistettu, tilikarttauudistuksen myötä lisätyn uuden näkymän Kirjanpitoraportit (uusi)-nimen perästä on poistettu sana 'uusi'. Kaikissa ympäristöissä on käytössä nyt vain yksi Kirjanpitoraportit -näkymä.
Kirjanpitoraportit -näkymä on uudistettu ja paranneltu versio vanhasta Kirjanpitoraportit-näkymästä. Kirjanpitoraportit -näkymällä voidaan luoda ja tarkastella keskeisimpiä kirjanpitoraportteja, jotka ovat seuraavat:
- Tuloslaskelma
- Tase
- Päiväkirja
- Pääkirja
- Pääkirjatilit
- Tapahtumat dimensioittain
- Tulosraportti (ei ole saatavilla kiinteistö- ja yhdistystilikartan ympäristöissä. Saatavilla vain perustilikartan ympäristöille.)
Edelliset linkit vievät kunkin raportin omalle ohjesivulle, jossa kyseiseen raporttiin perehdytään tarkemmin. Tämä ohje keskittyy Kirjanpitoraportit -näkymän yleistoimintoihin, jotka eivät ole raporttikohtaisia.
Yksi tärkeä muutos Kirjanpitoraportit -näkymällä on se, ettei näkymällä ole enää Päivitä raportointitietokanta -painiketta. Kirjanpitoon välittömästi ennen raporttien luomista tehdyt muutokset ovat aina mukana raporttien tiedoissa ilman erillistä raportointitietokannan päivittämistä.
Kirjanpitoraportit -näkymälle päästään valitsemalla päävalikosta Raportointi > Kirjanpitoraportit tai valitsemalla vaihtoehtoisesti Kirjanpito > Kirjanpitoraportit .
Näkymän yleiskatsaus
Näkymän yläosan painikkeet
Aja raportti -painike luo raportin valintojen mukaisen kirjanpitoraportin. Muodostettavan raportin tiedot ovat aina ajan tasalla suhteessa kirjanpitoon: erillistä Päivitä raportointitietokanta -painiketta ei enää ole, vaan raporteille tulevat tiedot päivittyvät aina uudelleen jokaisen erillisen raportin luomishetken yhteydessä.
Tyhjennä-painike tyhjentää raportin valintojen kenttiin lisätyt tiedot (esim. raportille asetettu päivämäärärajaus) tai palauttaa kenttien sisällön oletustilaan (esim. Tositteen tila -kenttä, jossa on valittuna oletuksena vain tilat, jotka ovat liiketapahtumia) riippuen siitä, millainen kenttä on kyseessä.
Raporttikaavat -painikkeesta siirrytään Raporttikaavat-näkymälle, jolla voidaan luoda ja muokata raporttikaavoja. Kun raporttikaava tallennetaan halutulla nimellä, tulee kyseinen raporttikaava valittavaksi vaihtoehdoksi Kirjanpitoraportin tyyppi -alasvetovalikkoon. Tarkempaa tietoa raporttikaavojen luomisesta on saatavilla Raporttikaavat-näkymää koskevasta ohjeesta.
Raportin vaihtoehdot
Kirjanpitoraportit -näkymällä olevat valinnat jakautuvat kahteen osaan. Oletuksena näkymällä näytetään Vaihtoehdot-osion alla olevat Perusvaihtoehdot ja Suosikkivaihtoehdot. Näiden alla on Lisävaihtoehdot-osio, jonka voi avata klikkaamalla Lisävaihtoehdot-tekstiä tai tekstin vasemmalla puolella olevaa nuolikuvaketta. Näkymällä olevat vaihtoehdot muuttuvat sen mukaan, mikä raportti Kirjanpitoraportin tyyppi -valikosta on valittu. Tarkemmat tiedot kunkin raportin käytettävissä olevista vaihtoehdoista löytyvät kunkin raportin omalta ohjesivulta:
- Tuloslaskelma
- Tase
- Päiväkirja
- Pääkirja
- Pääkirjatilit
- Tapahtumat dimensioittain
- Tulosraportti (ei vielä saatavilla kiinteistö- ja yhdistystilikartan ympäristöissä)
Suosikkivaihtoehtojen määrittäminen
Kirjanpitoraportit -näkymällä kullekin kirjanpitoraportille voidaan määrittää suosikkivaihtoehtoja, jotka ovat oletuksena aina esillä näkymän Vaihtoehdot-osiossa. Jos suosikkivaihtoehtoja ei ole vielä määritetty, on Suosikkivaihtoehdot-osio tyhjänä:
Suosikkivaihtoehtoja lisätään Suosikkivaihtoehdot -osioon klikkaamalla Lisävaihtoehdot-osiossa olevien vaihtoehtojen tähtikuvakkeita. Kun jonkin vaihtoehdon tähtikuvaketta on klikattu, siirtyy kyseinen vaihtoehto Suosikkivaihtoehdot-osioon, eikä kyseistä vaihtoehtoa näy enää Lisävaihtoehdot-osiossa. Suosikkivaihtoehdoksi määritetty vaihtoehto voidaan poistaa Suosikkivaihtoehdot-osiosta klikkaamalla kyseisen vaihtoehdon tähtikuvaketta uudelleen, jolloin se siirtyy takaisin Lisävaihtoehdot-osioon.
Kun suosikkivaihtoehtojen määrityksiä tehdään, tallentuvat tehdyt määritykset automaattisesti Kirjanpitoraportit -näkymälle muistiin oletusvaihtoehdoiksi jatkoa varten. Tämä tarkoittaa sitä, että kerran suosikkivaihtoehdoiksi määritetyt vaihtoehdot pysyvät suosikkivaihtoehtoina niin kauan, kunnes niiden suosikkimääritys mahdollisesti joskus poistetaan.
Suosikkivaihtoehdot ovat käyttäjä- ja ympäristökohtaisia. Tämä tarkoittaa sitä, että kun jokin käyttäjä tekee suosikkivaihtoehtojen määrityksiä tietyssä ympäristössä, eivät nämä suosikkivaihtoehdot näy toisille saman ympäristön käyttäjille. Jokaisen ympäristön käyttäjän tulee tehdä omat suosikkivaihtoehtomääritykset kyseisessä ympäristössä. Samalla on myös niin, että tietyn käyttäjän yhdessä ympäristössä määrittämät suosikkivaihtoehdot eivät vaikuta toisten ympäristöjen, joissa kyseinen käyttäjä myös on, Kirjanpitoraportit -näkymällä määritettäviin suosikkivaihtoehtoihin.
Suosikkivaihtoehtojen määrälle ei ole ylärajaa, eli tarvittaessa kaikki Lisävaihtoehdot-osion vaihtoehdot voidaan lisätä suosikkivaihtoehdoiksi. Tällöin Lisävaihtoehdot-osio on kokonaan tyhjänä:
Osa Lisävaihtoehdot-osiossa olevista vaihtoehdoista on sellaisia, että ne ovat käytössä kaikilla kirjanpitoraporttien tyypeillä. Jos jokin tällainen vaihtoehto (esimerkiksi Tositelaji) määritetään suosikkivaihtoehdoksi silloin, kun Kirjanpitoraportin tyyppi -kentästä on valittu esimerkiksi Tuloslaskelma-valinta, niin kyseinen vaihtoehto on suosikkivaihtoehtojen joukossa kaikilla muillakin kirjanpitoraportin tyypeillä. Jos taas suosikkivaihtoehdoksi määritetään jokin sellainen vaihtoehto (esimerkiksi Pääkirjatilit), joka ei ole käytössä kaikilla raporttityypeillä, ei kyseinen vaihtoehto näy Suosikkivaihtoehdot-osiossa kuin vain niillä kirjanpitoraportin tyypeillä, joilla kyseistä vaihtoehtoa on mahdollista käyttää.
Valintojen tallentaminen
Kirjanpitoraportit -näkymän oikeassa laidassa on Tallennetut valinnat raporttien ajamiseen -osio, jonne voidaan tallentaa raportin vaihtoehtoihin tehdyt valinnat. Tallentaminen tapahtuu klikkaamalla Tallenna valinnat -painiketta. Tämän jälkeen aukeaa ikkuna, jossa tallennettavat valinnat nimetään:
Tallenna kirjanpitotositteen päivät -asetuksella määritetään, tuleeko tallennettaviin valintoihin mukaan myös raportille asetettu päivämäärärajaus. Jos tallennettuja valintoja on tarkoitus käyttää pitkälle tulevaisuuteen, voi olla hyödyllisempää tallentaa valinnat ilman päivämäärärajausta – tällöin raportin päivämäärävalinnat liikkuvat ajan myötä eteenpäin esimerkiksi aina tilikauden vaihteen myötä, vaikka raportteja luodessa käytetäänkin alun perin jo useita vuosia sitten tallennettuja valintoja.
Kun valinnat on tallennettu, ilmestyvät ne näkyviin Tallennetut valinnat raporttien ajamiseen -otsikon alle. Tallennettujen valintojen mukaiset asetukset päivittyvät näkymän kenttiin, kun tallennettujen valintojen nimiä klikataan. Tallennuksen yhteydessä annetun nimen lisäksi tallennetut valinnat sisältävät suluissa olevan tiedon kirjanpitoraportin tyypistä:
Tallennettujen valintojen jakaminen muille käyttäjille
Kun raportin valintoja tallennetaan, jäävät tallennetut valinnat vain tallennuksen tehneen käyttäjän käyttöön kyseisessä Procountor-ympäristössä. Tallennettuja valintoja voidaan kuitenkin jakaa muille saman ympäristön käyttäjille. Jakaminen tapahtuu siten, että ensin klikataan Tallennetut valinnat raporttien ajamiseen -osiossa olevaa Muokkaa-painiketta. Tällöin tallennetut valinnat voidaan aktivoida tallennettujen valintojen nimien vieressä olevien valintaruutujen avulla:
Tallennettuja valintoja voi aktivoida yhden tai useamman. Kun valintaruutujen aktivointi on tehty, voidaan kyseiset tallennetut valinnat jakaa muille saman ympäristön käyttäjille klikkaamalla jakokuvaketta:
Tällöin avautuu Jaa tallennetut valinnat -ikkuna:
Kenelle haluat jakaa? -kenttään annetaan sen käyttäjän käyttäjätunnus, jolle tallennetut valinnat halutaan jakaa. Jos käyttäjätunnus annetaan virheellisessä muodossa, tai kyseisen käyttäjätunnuksen mukainen käyttäjä ei ole saman ympäristön käyttäjänä, ilmoitetaan ikkunassa virheestä Jaa-painikkeen klikkaamisen yhteydessä.
Kun taas käyttäjätunnus annetaan oikeassa muodossa, tulee näkymälle vielä vahvistusikkuna, jolla tallennettujen valintojen jakaminen vahvistetaan annetulle käyttäjälle.
Kyseinen käyttäjä näkee hänelle jaetut tallennetut valinnat Kirjanpitoraportit -näkymällä samoin Tallennetut valinnat raporttien ajamiseen -osiossa verrattuna siihen käyttäjään, joka on kyseiset tallennetut valinnat alun perin luonut. Se käyttäjä, jolle tallennetut valinnat on jaettu, voi jakaa näitä samoja tallennettuja valintoja edelleen seuraaville käyttäjille edellä kuvatulla tavalla; jakamisen mahdollisuutta ei ole siis rajoitettu ainoastaan siihen käyttäjään, joka kyseiset tallennetut valinnat on alun perin luonut.
Tallennettuja valintoja ei voi jakaa kerralla useammalle käyttäjälle, eli jakamisen voi tehdä vain yhdelle käyttäjälle kerrallaan. Jos siis on tarve jakaa tallennettuja valintoja useammalle käyttäjälle samalla kertaa, tulee jakaminen tehdä jokaiselle käyttäjälle erikseen edellä kuvattujen vaiheiden mukaisesti.
Tallennettujen valintojen poistaminen
Tallennettuja valintoja voidaan poistaa klikkaamalla Tallennetut valinnat raporttien ajamiseen -osion Muokkaa-painiketta. Tällöin tallennetut valinnat voidaan aktivoida tallennettujen valintojen nimien vieressä olevien valintaruutujen avulla.
Tallennettuja valintoja voi aktivoida yhden tai useamman. Kun valintaruutujen aktivointi on tehty, voidaan kyseiset tallennetut valinnat poistaa klikkaamalla roskakorikuvaketta:
Tämän jälkeen näkymälle tulee vielä vahvistusikkuna, jossa tallennettujen valintojen poistaminen vahvistetaan Poista-painikkeella.
Jos tallennettuja valintoja on tarkoitus vain muokata jonkin kentän osalta, niin tällaisessa tilanteessa voi toimia seuraavalla tavalla:
- Klikataan jotakin tallennettua valintaa, jolloin kyseisen rivin mukaiset määritykset tulevat Kirjanpitoraportit -näkymän vaihtoehtojen kenttiin.
- Tehdään sitten halutut muutokset aiemmin tallennettuihin valintoihin verrattuna.
- Tallennetaan nämä valinnat uusina tallennettuina valintoina uudella nimellä, käyttäen Tallenna valinnat -painiketta.
- Poistetaan lopuksi vanhat, vanhalla nimellä tallennetut valinnat käyttäen Muokkaa-painiketta ja roskakorikuvaketta (edellä kuvattujen vaiheiden mukaisesti).
Hakutulosten tulostaminen
Päiväkirjan ja Pääkirjan raporttien hakutulokset voidaan tulostaa Excel-, HTML- tai PDF-muodossa. Klikkaamalla raportin hakutuloksia hiiren oikealla aukeaa valikko, josta voi valita Lasku, Kirjanpito, Liitteet, Avaa Excel, Avaa PDF, Avaa HTML.
Tapahtumat dimensioittain-raportin valikko sisältää valinnat Dimensiot, Kirjanpito, Liitteet, Avaa Excel, Avaa PDF, Avaa HTML.