Oletusraporttikaavat

 

 

Oletusraporttikaavat-näkymille siirrytään valitsemalla päävalikosta Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Oletusraporttikaavat, ja tämän alta joko Tuloslaskelma ja tase tai Muut oletusraportit.

Oletusraporttikaavat-näkymillä voi muokata Procountor-ympäristökohtaisia oletusraporttikaavoja, jotka ovat käytössä Kirjanpitoraportit -näkymällä sekä Tilinpäätöstyökalujen tuloslaskelmana ja taseena. 

Tässä tekstissä tarkastellaan esimerkkinä Tuloslaskelma ja tase -näkymää: Muut oletusraportit -näkymä toimii samalla tavalla ja logiikalla kuin tuloslaskelman ja taseen muokkausnäkymä.

Oletusraporttikaavat -näkymien muokkaamista voidaan tarvittaessa rajoittaa käyttäjäkohtaisesti käyttöoikeusasetusten Tilikartta ja oletusraportit -valinnalla.

 

Näkymän yleiskatsaus

 

Tarkasteltava ja muokattava oletusraporttikaava valitaan klikkaamalla joko Tuloslaskelma- tai Tase-välilehteä. Näkymälle tultaessa Tuloslaskelma-välilehti on oletuksena esillä. Oletusraporttikaavojen sisältöä voi muokata joko

• suoraan rivikohtaisesti sarakkeiden mukaisissa kentissä, josta kerrotaan tarkemmin seuraavien otsikoiden alla, tai
• tekstimuodossa Muokkaa tekstinä -painikkeen kautta, mistä kerrotaan tarkemmin tämän otsikon alla.

Näkymän oikeassa laidassa on Tililuettelo-osio, joka liittyy tietynlaisten raporttikaavarivien muokkaamiseen. Tarkempaa tietoa tästä osiosta on saatavilla tämän otsikon alta.

 

Oletusraporttikaavojen versiohistoria ja palauttaminen

Kun oletusraportteja mahdollisesti muokataan useampia kertoja ajan kuluessa, on näkymällä muutama keskeinen toiminto, joiden avulla muutoksia voidaan tarkastella takautuvasti ja palauttaa raportti aiempaan versioon tai täysin muokkaamattomaan Procountor-oletusraporttiin.

Ylälaidan Tallenna-painikkeen kautta löytyy kaksi vaihtoehtoa: Tallenna ja Tallenna versio nimellä. Jos oletusraporttikaavalle tehdyt muutokset tallennetaan normaalisti Tallenna-valinnalla, jää kyseisen oletusraporttikaavan versiohistoriaan uusi rivi pelkällä tallennuksen tehneen käyttäjän nimellä sekä tallennuksen aikaleimalla. Jos taas tallennus tehdään Tallenna versio nimellä -valinnalla, tulee versiohistoriassa näkyvälle riville mukaan myös annettu version nimi ja kuvaus.

Näkymän yläpalkin Versiohistoria-painikkeesta voidaan siirtyä tarkastelemaan tuloslaskelman versiohistoriaa:

 

 

Nykyinen versio -osion alla näytetään raportin nykyinen versio. Historiaversiot-osiossa taas näytetään raportin aiemmat versiot omina riveinään. Rivitietoina esitetään vähintään raporttiversion tallennusajankohta sekä tallennuksen tehnyt käyttäjä, mutta lisäksi riveillä voi olla nimitieto ja lisätietoja, jos versio on tallennettu nimellä ja lisätietoja on annettu. On hyvä huomioida, että versiohistorian varhaisin rivi (numerolla 1) on aina täysin muokkaamaton Procountor-oletusraporttikaava – tämä ensimmäinen versiohistorian rivi muodostuu silloin, kun ympäristö perustetaan. Jos siis oletusraporttikaava on tarpeen palauttaa alkuperäiseen, muokkaamattomaan tilaan, voi sen tehdä palauttamalla versiohistoriassa näkyvän varhaisimman version käyttöön.

Aiemman raporttiversion palauttaminen tapahtuu Avaa esikatselu -painikkeen kautta, kun haluttu versiorivi on ensin valittu aktiiviseksi. Tällöin avautuu erillinen esikatselunäkymä, jossa valitun version rivisisältöä voi tarkastella. Versio palautetaan klikkaamalla näkymän ylälaidan Käytä tätä versiota -painiketta, jolloin avautuu vahvistusikkuna:

 

 

Lopputuloksena on se, että palautetusta versiosta muodostuu versiohistoriaan uusi versiorivi, jonka Lisätietoja-sarakkeessa mainitaan, mistä versionumerosta kyseinen versio on palautettu:

 

 

Muokkaamattoman tuloslaskelman tai taseen Procountor-oletusraporttikaavan voi palauttaa myös näkymän ylälaidan Näytä Procountor-oletukset -painikkeella, jolloin avautuu muokkaamattoman oletusraportin esikatselunäkymä. Kun Palauta Procountor-oletukset -painiketta klikataan, palautuu muokkaamaton oletusraportti vastaavalla tavalla kuin yllä kuvatun versiohistorian kautta. Palautuksen jälkeen versiohistoriassa nykyisenä versiona näkyvän rivin lisätietona on maininta, että kyseinen versio on palautettu Procountor-oletusten kautta:

 

 

Taulukon painikkeet ja valinnat

Oletusraporttikaavojen rivitasoisessa muokkaamisessa on käytössä seuraavat painikkeet ja valinnat:

• Uusi rivi lisätään Lisää rivi -painikkeella. Uusi rivi tulee lisätyksi sen rivin alle, joka on valittu aktiiviseksi ennen Lisää rivi -painikkeen klikkaamista.
• Kun jokin rivi on valittu aktiiviseksi, voi sen poistaa Poista rivi -painikkeella tai kopioida Kopioi rivi -painikkeella.
• Siirrä yksi ylöspäin / alaspäin -painikkeilla voi muuttaa raportin rivien järjestyksen haluttuun muotoon siirtämällä aktiiviseksi valittua riviä ylös- tai alaspäin.
• Näytä / piilota graafisten raporttien KPI:n valinta -painikkeella valitaan, näytetäänkö taulukossa KPI-sarake. KPI:t ovat Johdon raportointi- ja Johdon raportointi dimensioittain -raporteilla käytettäviä tunnuslukuja (KPI, Key Performance Indicator), joita voidaan muokata halutulla tavalla oletusraporttikaavojen kautta. Tarkempaa tietoa ja esimerkkejä KPI-valintojen tekemisestä löytyy tämän otsikon alta. Kun KPI-sarake on aktiivisena, on sen kautta valittavissa seuraavat valinnat:
  • KPI1
  • KPI2
  • KPI3
  • KPI4
  • Vastaavaa
  • Vastattavaa
• Näytä / piilota käännökset -painikkeella valitaan, näytetäänkö saraketiedoissa kentät eri kielten käännöksiä varten.
  • Eri kielten sarakkeissa näytetään valmiina käännökset niille riveille, jotka perustuvat Procountorin oletustilikarttaan.
  • Jos kentissä olevia oletuskäännöksiä muutetaan, tulee kenttiin asetettu uusi käännös käyttöön ensisijaisena raportin rivien käännöksenä, kun raportteja muodostetaan eri kielillä.
  • Kun raportteja tulostetaan eri kielillä, muodostuu jokaisen raporttirivin nimi eri kielten mukaisista sarakkeista, eikä rivien Nimi-sarakkeeseen asetetun rivin yleisen nimen perusteella.
  • Huomioitavaa on se, että mikäli oletusraporttikaavassa käytetään oletustilikartasta eroavia, muokattuja kirjanpitotilejä tai otsikkorivejä, ei näille kirjanpitotileille ja otsikkoriveille ole olemassa valmiita käännöksiä, ja sen vuoksi eri kielten kentät ovat tällaisten rivien osalta tyhjänä. Tällöin käännökset tulee asettaa eri kielten mukaisiin kenttiin itse.
• Vaihdetaanko saldojen etumerkki -valinnalla muodostettavan raportin luvut saadaan käännettyä koko raporttikaavan osalta päinvastaisiksi.

 

Taulukon sarakkeet

Oletusraporttikaavojen rivejä voi tarkastella ja muokata seuraavien sarakkeiden avulla:

• Rivi-sarake kertoo rivin numeron. Ensimmäinen rivi on R1, toinen on R2, kolmas on R3 ja niin edelleen. Rivi-sarakkeen rivitunnistetta (kuten R1, R2 ja R3) voidaan käyttää Kaava-sarakkeessa, jonka avulla luodaan erilaisia muihin riveihin liittyviä tai viittaavia laskutoimituksia.
• Nimi-sarakkeessa määritellään rivin nimi. 
  • Kun raportteja tulostetaan eri kielillä, muodostuu jokaisen raporttirivin nimi eri kielten mukaisista sarakkeista, eikä rivien Nimi-sarakkeeseen asetetun rivin yleisen nimen perusteella.
  • Oletusraportin kieli on sidottu käyttäjän kielivalintaan. Jos käyttäjä on valinnut kieleksi esimerkiksi suomen, on myös oletusraporttikaava suomeksi.
• Sisennys-sarakkeessa valitaan, mille sisennystasolle rivi asettuu. Valittavana on numerot välillä 1-6. Numero 1 tarkoittaa, että riviä ei ole sisennetty lainkaan. Numero 6 puolestaan tarkoittaa, että rivin sisennys on suurin mahdollinen. Eri sisennystasojen avulla raportille voidaan muodostaa halutun kaltainen portaittainen rakenne.
• Tyyppi-sarakkeessa määritetään rivin tyyppi:
  • Otsikko-valinta tarkoittaa, että rivi on raporttikaavan otsikkorivi, jolle ei muodostu mitään saldoa. Tällainen rivi on esimerkiksi taseen Vastaavaa- tai Vastattavaa-otsikkorivi.
  • Tyhjä-valinnalla raporttikaavaan muodostetaan tyhjä rivi, jolle ei tule mitään sisältöä. Tällainen rivi näkyy raportissa tyhjänä välirivinä. Tyhjien rivien avulla voidaan siis muodostaa raportille halutun kaltainen rakenne, jos tarkoituksena on esimerkiksi erotella tiettyjä raportin osioista toisistaan tyhjien välirivien avulla.
  • Saldo-valinta tarkoittaa, että rivin saldona esitetään Kaava-sarakkeessa valittujen tilien yhteissumma. Tilit voidaan valita joko
    • suoraan Kaava-sarakkeessa käyttämällä [XXXX:XXXX] -muotoista tilivalintaa, tai
    • näkymän oikean laidan Tililuettelo-osiossa, josta kerrotaan tarkemmin oman otsikon alla.
  • Rivifunktio-valinnalla raporttikaavan rivin Kaava-sarakkeeseen voidaan tehdä muihin riveihin liittyviä tai viittaavia laskutoimituksia. Tarkempia esimerkkejä rivifunktioiden muodostamisesta käydään läpi myöhemmin oman, erillisen otsikon alla.
• Piilota-sarakkeen valintaruutu piilottaa rivin tulostettavalla raportilla.
• Lihavoitu-sarakkeen valintaruutu lihavoi rivin tulostettavalla raportilla.
• Piilota jos nolla -sarakkeen valinta piilottaa sellaisen rivin, jonka saldo on nolla. Jos esimerkiksi jollakin kirjanpitotilillä ei ole lainkaan saldoa, ja tämä valinta on aktivoitu, kyseisen kirjanpitotilin rivi ei tule näkyviin tulostettavalle raportille.
• Sis. oletuspituuteen -sarakkeen valinnalla määritetään, kuuluuko rivi oletuspituudella tulostettuun raporttiin. Raportin tulostuspituuden voi määrittää Kirjanpitoraportti (uusi) -näkymän hakuehdoissa.
• Sis. lyhyeen pituuteen -sarakkeen valinnalla määritetään, kuuluuko rivi lyhennetyllä pituudella tulostettuun raporttiin. Raportin tulostuspituuden voi määrittää Kirjanpitoraportti (uusi) -näkymän hakuehdoissa.
• Käännä-sarakkeen valintaruutu kääntää tulostettavalla raportilla riville muodostuvan positiivisen arvon negatiiviseksi ja päinvastoin.
• Kaava-sarakkeessa määritetään, millä perusteella rivin arvo muodostuu. Kaava-sarakkeessa voi olla esimerkiksi tietty tiliväli muotoa [XXXX:XXXX], joka tarkoittaa, että rivin arvo muodostuu tämän tilivälin kirjanpitotilien yhteenlasketusta summasta. Kaava-sarakkeessa voi olla myös viittauksia muihin raporttikaavan riveihin, jolloin sarakkeessa esitetään viitattavat rivit esimerkiksi seuraavalla tavalla: [R21:R25]. Tarkempaa tietoa Kaava-sarakkeen mahdollistamista laskutoimituksista ja sovellutuksista on saatavilla tämän otsikon alla.
• Tilikartan hierarkian taso -sarake on näkyvissä ainoastaan Tuloslaskelma ja tase -näkymällä Oletusraporttikaavat-valinnan alla. Sarakkeen käyttämisestä kerrotaan tarkemmin seuraavan otsikon alla.

 

Tilikartan hierarkian taso

Tilikartan hierarkian taso -sarakkeella määritetään tuloslaskelman ja taseen rivien hierarkia tilikartassa, joka on näkyvillä Tilikartta (uusi)-näkymällä. Tilikartan esitystavaksi Tilikartta (uusi) -näkymällä voi valita hierarkiamäärityksen mukaisen esitystavan tai pelkän tililuettelon. Jokaiselle riville valitaan soveltuva hierarkiamääritys rivikohtaisesta alasvetovalikosta. Kullekin riville on valittavissa vain sellaiset hierarkiamääritykset, jotka täyttävät seuraavat ehdot:

Yleiset ehdot hierarkiamääritykselle:

• Tietystä rivistä tulee emorivi, jos tämän rivin alapuoliselle, seuraavalle riville asetetaan yhden numeron suurempi valinta Tilikartan hierarkian taso -sarakkeeseen. Tästä syystä kaikilla emorivin alle kuuluvilla lapsiriveillä on yhden numeron suurempi tilikartan hiearkianumero verrattuna emorivin numeroon. Esimerkkinä:
  • Rivi numero 1: Tilikartan hierarkian taso -sarakkeeseen on valittu arvo 1. Tämä rivi on rivin numero 2 emorivi.
  • Rivi numero 2: Tilikartan hierarkian taso -sarakkeeseen on valittu arvo 2. Tämä rivi on rivin numero 1 lapsirivi.
• Hierarkia määritetään aina ylhäältä alaspäin. Tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi rivi numero 5 ei voi olla emorivi millekään sen yläpuolella olevalle riville (kuten riville 3 ja 4). Rivi numero 5 voi olla emorivi ainoastaan sen alapuolella oleville riveille (kuten riveille 6 ja 7). Tähän perussääntöön on kuitenkin yksi poikkeus sellaisten rivien kohdalla, joiden Tyyppi-sarakkeeseen on valittu Rivifunktio (tästä tarkempaa tietoa alempana).
• Hierarkiataso 1 on asetettu oletuksena seuraaville riveille (joita ei voi muokata):
  • Tuloslaskelman ensimmäinen rivi
  • Taseen Vastaavaa- ja Vastattavaa-rivit
• Jos Tyyppi-sarakkeen rivityypiksi on valittu Tyhjä, on ainoa mahdollinen hiearkiavalinta Ei tilikartassa.
• Jos rivi on piilotettu aktivoimalla Piilota-sarakkeen valintaruutu, on ainoa mahdollinen hierarkiavalinta Ei tilikartassa.
• Jos Tyyppi-sarakkeen rivityypiksi on valittu Saldo, ei rivi voi olla emorivi millekään sen alapuolella olevalle riville.
• Jos Tyyppi-sarakkeen rivityypiksi on valittu Saldo ja rivin Piilota-sarakkeen valintaruutu aktivoidaan, tulee rivin hierarkiavalinnaksi automaattisesti Ei tilikartassa.
• Jos Tyyppi-sarakkeen rivityypiksi on valittu Otsikko, tulee tällaisella rivillä olla lapsirivi, jonka Tyyppi-sarakkeen valintana on Saldo.

Hierarkiamäärityksen ehdot sellaisille riveille, joiden Tyyppi-sarakkeen valintana on Rivifunktio:

• Niiden rivien, joihin rivifunktiorivin Kaava-sarakkeessa viitataan, tulee olla rivifunktiorivin lapsirivejä. Sellaiset rivit, joihin ei viitata rivifunktiossa, eivät voi olla rivifunktiorivin lapsirivejä.
• Rivifunktiorivillä tulee olla aina vähintään yksi lapsirivi, jonka Tyyppi-sarakkeeseen on valittu Saldo.
• Jos rivifunktiossa viitataan vain sellaisiin riveihin, joiden Piilota-sarakkeen valintaruutu on aktivoitu, tulee rivifunktiorivin Tilikartan hierarkian taso -sarakkeeseen valita Ei tilikartassa.
• Jos rivifunktiossa viitataan vain sellaisiin riveihin, jotka ovat rivifunktiorivin yläpuolella, tulee rivifunktiorivin Tilikartan hierarkian taso -sarakkeeseen valita Ei tilikartassa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että rivifunktiorivi on kuitenkin emorivi sen yläpuolella oleville riveille (koska rivifunktiossa viitataan näihin riveihin, ja rivifunktiossa viitattujen rivien tulee olla rivifunktiorivin lapsirivejä), vaikka yleisten hierarkiamääritysehtojen mukaan jokin rivi voi olla emorivi vain sen alapuolella oleville riveille. Jos taas rivifunktiorivin Kaava-sarakkeessa viitataan sekä rivifunktiorivin ylä- että alapuolella oleviin riveihin, voi rivifunktiorivin Tilikartan hierarkian taso -sarakkeen arvo olla esimerkiksi 2 (ja rivifunktiorivin ylä- ja alapuolisilla saldoriveillä, joihin rivifunktiossa viitataan, voi Tilikartan hierarkian taso -sarakkeen arvo olla normaalisti lapsirivien mukainen 3).
• Jos rivifunktiossa oleva viittaus tiettyyn lapsiriviin poistetaan rivifunktiorivin Kaava-sarakkeesta, häviää kyseisen lapsirivin Tilikartan hierarkian taso -sarakkeen arvo automaattisesti samaan aikaan. Jos tätä lapsiriviä koskeva viittaus myöhemmin palautetaan rivifunktiorivin Kaava-sarakkeeseen, palautuu aiemmin näkyvillä ollut arvo takaisin lapsirivin Tilikartan hierarkian taso -sarakkeeseen.

 

Tililuettelo-osio

 

Raporttikaavan muokkausnäkymän oikeassa laidassa on Tililuettelo-niminen osio. Tämä osio on aktiivisena ja käytettävissä silloin, kun aktiiviseksi valitun raporttikaavan rivin Tyyppi-sarakkeen valikosta on valittu Saldo-valinta. Tililuettelo-osio on puolestaan harmaana eli epäaktiivisena aina silloin, kun aktiiviseksi valitun raporttikaavan rivin Tyyppi-sarakkeen valikosta on valittu mikä tahansa muu rivin tyyppi kuin Saldo.

Tililuettelo-osiossa valitaan tilejä tai tilivälejä saldoriveille. Jos tilikarttaan lisätään myöhemmin raporttikaavan luomisen jälkeen uusia, jonkin saldorivin tilivälin sisälle kuuluvia tilejä, tulevat ne lasketuksi mukaan kyseisen rivin saldoon automaattisesti.

Tililuettelo-otsikon alla on kaksi tilien valintaan vaikuttavaa vaihtoehtoa: Käytä laajennettua väliä ja Käytä tarkkaa väliä:

• Käytä laajennettua väliä -valinta tarkoittaa, että tililistasta valittuun tiliin tai tiliväliin sisällytetään jo olemassa olevien tilien ja valitun tilivälin sisälle tulevaisuudessa perustettavien tilien lisäksi myös kaikki mahdolliset tulevaisuudessa perustettavat tilit, jotka perustetaan valitun tilin tai tilivälin viimeisen tilin jälkeen tulevalla numerolla, joka on ennen seuraavaa, jo nyt tilikartassa olevaa tilin numeroa.
• Esimerkki 1: Tililistasta valitaan vain yksi tili, numerolla 4000. Tästä numerosta seuraava tili tililistassa on 4090. Kun Käytä laajennettua väliä -asetus on valittu, niin tilin 4000 valinnan myötä kyseisen rivin kaavaksi muodostuu [4000:4089]. Tämä tarkoittaa sitä, että mikäli tulevaisuudessa tilikarttaan perustettaisiin uusi tili, esimerkiksi numerolla 4010, sisältyisi tämä tili kyseisen rivin kaavaan mukaan.
• Esimerkki 2: Tililistasta valitaan tilit 4000, 4090 ja 4110. Kun Käytä laajennettua väliä -asetus on valittu, niin kolmen edellisen tilin valinnan myötä kyseisen rivin kaavaksi muodostuu [4000:4129]. Koska tilistä 4110 seuraava olemassa oleva tili on numeroltaan 4130, muodostetaan laajennetun valinnan kaava siten, että tilin 4110 jälkeisille numeroille mahdollisesti tulevaisuudessa perustettavat tilit (numeroon 4129 saakka) sisältyvät kyseisen rivin kaavaan mukaan.
• Käytä tarkkaa väliä -valinta tarkoittaa, että tililistasta valittuun tiliin tai tiliväliin ei sisällytetä jo olemassa olevien tilien ja valitun tilivälin sisälle tulevaisuudessa perustettavien tilien lisäksi muita tilejä.
• Esimerkki 1: Tililistasta valitaan vain yksi tili, numerolla 4000. Kun Käytä tarkkaa väliä -asetus on valittu, niin tilin 4000 valinnan myötä kyseisen rivin kaavaksi muodostuu 4000.
• Esimerkki 2: Tililistasta valitaan tilit 4000, 4090 ja 4110. Kun Käytä tarkkaa väliä -asetus on valittu, niin kolmen edellisen tilin valinnan myötä kyseisen rivin kaavaksi muodostuu [4000:4110]. Jos tulevaisuudessa tilikarttaan perustetaan uusi tili, esimerkiksi numerolla 4050, sisältyy se kyseisen rivin kaavaan mukaan. Toisaalta taas (verrattuna Käytä laajennettua väliä -asetuksen edellä kuvattuun esimerkkitilanteeseen) tilikarttaan lisättävä tilin 4110 jälkeen tuleva tili, esimerkiksi numerolla 4115, ei sisälly Käytä tarkkaa väliä -asetuksen mukaisen rivin kaavaan.

Tililuettelo-osion alaosassa on Valittu kaava -kenttä:

 

 

Kun raporttikaavan rivin Tyyppi-sarakkeesta on valittu Saldo, rivin Kaava-sarakkeen sisältöä voi muokata suoraan Kaava-sarakkeen kohdalla. Muokkauksen jälkeen kaava voidaan päivittää Tallenna -painikkeella. Tilit voidaan siis valita joko Kaava-sarakkeessa käyttämällä [XXXX:XXXX] -muotoista tilivalintaa tai tililuettelo-osiossa Valittu kaava -kentän ja Päivitä kaava -painikkeen kautta.

Kun tilejä valitaan tililistasta, niin Valittu kaava -kentän sisältö päivittyy valintojen mukaisesti automaattisesti. Kun valinnat on tehty, siirtyy kaava varsinaiselle kyseisen raporttikaavan riville (Kaava-sarakkeeseen) Päivitä kaava -painikkeella.

Valittu kaava -kentän sisältö muodostuu automaattisesti tililistasta valittujen tilien perusteella, minkä vuoksi kaavarivin muodostaminen on helpointa juurikin tililistaa käyttämällä. Kentän sisältöä voi muokata myös manuaalisesti; tällöin esimerkiksi tietyn tilivälin mukaisen sisällön syöttäminen tekee vastaavanlaiset valinnat Tililuettelo-osion tililistaan. Kun Valittu kaava -kentän sisältöä muokataan manuaalisesti, tulee tilivälin hakasulkeiden sisällä olevan ensimmäisen numeron olla pienempi kuin jälkimmäisen numeron. Jos kentässä on virheellistä sisältöä, niin kenttä muuttuu punaiseksi virheellisten tietojen tai muodon merkiksi. Virheen tarkka syy tulee esille, kun kursori viedään kentän päälle.

Kentän sisältö voi muodostua esimerkiksi seuraavin tavoin (kun Käytä tarkkaa väliä -asetus on valittu):

• Jos tililistasta on valittu jokin yhtenäinen tiliväli (jossa ei esimerkiksi hypätä joitakin tilejä yli), niin kentän sisältö on muotoa [XXXX:XXXX].
• Jos tililistasta on valittu jokin tiliväli, jossa hypätään joitakin tilejä yli (tai toisin sanoen, tililistasta on valittu kaksi toisistaan erillistä tiliväliä), niin kentän sisältö on muotoa [XXXX:XXXX]+[XXXX:XXXX].
• Jos tililistasta on valittu jokin tiliväli ja sen lisäksi yksittäinen tili, niin kentän sisältö on muotoa [XXXX:XXXX]+XXXX.
• Jos tililistasta on valittu vain yksittäinen tili, niin kentän sisältö on muotoa XXXX.
• Jos tililistasta on valittu kaksi yksittäistä (mutta ei peräkkäistä) tiliä, niin kentän sisältö on muotoa XXXX+XXXX.

Valittu kaava -kentän sisältö eroaa edellisistä esimerkeistä silloin, kun tilivalinnan asetukseksi on valittu Käytä laajennettua väliä. Tällöin esimerkiksi yksittäisen tilin valinnan myötä kentän sisältö on muotoa [XXXX:XXXX], koska kaavaan tulee mukaan tällöin mahdollisesti tulevaisuudessa perustettavat tilit, jotka perustetaan jollekin valitun tilin jälkeiselle numerolle ennen tilikartassa jo olemassa olevaa seuraavaa tiliä.

Kun Käytä tarkkaa väliä -asetus on valittu, niin kaavaan voidaan poimia yksittäisiä, ei-peräkkäisiä tilejä, jotka eivät muodosta [XXXX:XXXX] -muodossa olevaa tiliväliä. Jos tililistasta kuitenkin valitaan sellaisia yksittäisiä tilejä, jotka ovat peräkkäisessä järjestyksessä, niin [XXXX:XXXX] -muotoinen tiliväli muodostuu valittujen tilien perusteella automaattisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että jos tulevaisuudessa tilikarttaan perustetaan jokin uusi tili, jonka numero kuuluu kyseisen tilivälin sisälle, niin tämä uusi tili tulee lasketuksi mukaan rivin kaavaan.

• Jos tarkoituksena on muodostaa kaava, joka ei muodostu [XXXX:XXXX] -muotoiseksi tiliväliksi silloin, kun peräkkäisiä tilejä valitaan, voidaan toimia seuraavalla tavalla: Valittu kaava -kenttään syötetään halutut peräkkäiset tilit plusmerkillä erotettuna. Kentän sisältö voi tällaisessa tapauksessa olla esimerkiksi 4000+4090+4110. Kun Päivitä kaava -painiketta painetaan, niin kyseinen kaavan muoto päivittyy rivin Kaava-sarakkeeseen. Tällä mallilla saavutetaan siis toisin sanoen se tilanne, että jos tilikarttaan lisätään tulevaisuudessa esimerkiksi tili 4005, niin tämä tili ei tule lasketuksi kyseisen rivin kaavaan, koska nyt kaava muodostuu pelkistä yksittäisistä, jo olemassa olevista tileistä.

Jos tilivalintoja tehdessä huomataan, että tilikartan tileihin pitää tehdä muutoksia, voidaan näkymän yläpalkin Siirry Tilikarttanäkymälle -painikkeesta siirtyä muokkaamaan tilikarttaa.

 

Laskutoimitusten luominen rivifunktioiden avulla

Raporttikaavan riveille voidaan luoda erilaisia laskutoimituksia, kun rivin Tyyppi-sarakkeesta on valittu Rivifunktio. Tällöin rivin Kaava-sarakkeeseen voidaan muodostaa laskutoimituksia seuraavilla tavoilla:

• Muiden rivien tai rivivälien plus-, miinus-, kerto- ja jakolaskut. Rivien tunnisteina käytetään taulukon Rivi-sarakkeen tietoa (R1, R2, R3 jne.). Jos esimerkiksi jokin raporttikaavan rivi halutaan jakaa toisella raporttikaavan rivillä, asetetaan rivifunktiorivin Kaava-sarakkeeseen halutut rivit seuraavalla tavalla: R1/R2. Jos taas kyseessä on esimerkiksi kahden rivivälin yhteenlasku, asetetaan rivifunktiorivin Kaava-sarakkeeseen halutut rivivälit seuraavalla tavalla: [R1:R5]+[R10:R15].
• Muihin riveihin tai riviväleihin liittyvät plus-, miinus-, kerto- ja jakolaskut, joissa käytetään manuaalisesti syötettyjä summia, kertoimia tai jakajia. Jos johonkin raporttikaavan riviin halutaan esimerkiksi lisätä tietty summa, asetetaan rivifunktiorivin Kaava-sarakkeeseen haluttu rivi ja summa seuraavalla tavalla: R20+32500. Jos taas jokin riviväli halutaan jakaa tietyllä luvulla, asetetaan rivifunktiorivin Kaava-sarakkeeseen haluttu riviväli ja jakaja seuraavalla tavalla: [R8:R15]/2,5.
• Muihin riveihin tai riviväleihin liittymättömät laskutoimitukset plus-, miinus-, kerto- ja jakolaskujen avulla, jolloin rivifunktiorivin Kaava-sarakkeeseen syötetään suoraan manuaalisesti erilaisia summia, kertoimia ja jakajia.

Rivifunktiorivien kohdalla on huomioitava, että Kaava-sarakkeessa ei voi tehdä viittauksia suoraan tiettyihin tilinumeroihin tai tiliväleihin käyttämällä tilien numeroita kaavan sisällä (esimerkiksi 4000/2):

• Kaava-riville annetut arvot tulkitaan laskennassa normaaliksi laskutoimituksen luvuiksi, jolloin edellisen esimerkin tapauksessa kaavarivin tulos on aina 2000, eikä sellainen, että laskutoimituksen tulos perustuisi tilin 4000 saldoon.
• Jos kaavaan siis halutaan luoda tilin 4000 saldon kahdella jakava rivi, tulee tämä laskutoimitus toteuttaa riviin viittaamalla (esim. R5/2).
• Jos pelkkää tilin 4000 sisältävää riviä ei ole raporttikaavassa vielä olemassa omana, erillisenä rivinään, niin tällaisen rivin voi lisätä raporttikaavaan valitsemalla rivin Tyyppi-sarakkeesta Saldon ja määrittämällä kyseisen tilin Kaava-sarakkeeseen pelkästään tilin 4000 (käyttämällä näkymän oikean laidan Tililuettelo-osiota).

Rivifunktiorivien Kaava-sarakkeen laskutoimituksiin voidaan siis sisällyttää riviviittauksia (esim. R3), riviväliviittauksia (esim. [R10:R20]), plusmerkkejä (+), miinusmerkkejä (-), kertomerkkejä (*), jakomerkkejä (/), sulkeita () sekä lukuarvoja korkeintaan neljällä desimaalilla (esim. 12500,1663).

 

Graafisten raporttien KPI-valinnat

Huom! KPI-valintojen asettaminen toimii vain Oletusraporttikaavat-näkymien kautta. Vaikka KPI-valintoja voidaan määrittää myös itse luoduille raporttikaavoille Kirjanpitoraportit  -näkymän kautta, ei KPI-tietoa välity graafisille raporteille itse luotujen raporttikaavojen kautta.

Uusien tilikarttaominaisuuksien myötä myös graafisista raporteista on luotu uudet versiot, joiden varsinaiset toiminnallisuudet ovat kuitenkin samanlaiset kuin ennenkin. 

KPI:t ovat Johdon raportointi- ja Johdon raportointi dimensioittain -raporteilla käytettäviä tunnuslukuja (KPI, Key Performance Indicator), joita voidaan muokata halutulla tavalla oletusraporttikaavojen kautta.

• Tuloslaskelmaraporteilla on käytössä neljä eri KPI-valintaa, jotka vastaavat kyseisillä graafisilla raporteilla näkyviä KPI-valintoja.
• Taseen puolella on sen sijaan Vastaavaa- ja Vastattavaa-valinnat, jotka määrittävät kyseisillä graafisilla raporteilla näkyviä Vastaavaa- ja Vastattavaa-saldoja.

Jokainen KPI-valinta (KPI1, KPI2, KPI3, KPI4, Vastaavaa, Vastattavaa) kannattaa olla asetettuna vain yhden kerran jollekin raportille yhdessä Procountor-ympäristössä. Jos KPI-valinnat on tehty Oletusraporttikaavat-toiminnon Tuloslaskelmaan ja Taseeseen, tulevat graafisten raporttien KPI-tiedot näiden raporttien kautta. Jos KPI-valintoja tehtäisiin tässä tilanteessa myös esimerkiksi joillekin myöhemmin luoduille omille raporttikaavoille, nousevat graafisten raporttien tiedot silti Oletusraporttikaavojen KPI-valinnoista. Oletusraporttikaavoille määritellyt KPI-valinnat ovat ainoa paikka, mistä luetaan KPI-arvoja. Omista raporttikaavoista ei lueta KPI-arvoja, vaikka KPI-arvot otettaisiin pois Oletusraporttikaavoilta.

Kun jokin KPI-määritys asetetaan esimerkiksi Palkat ja palkkiot -nimiselle riville, tulee kyseisen rivin nimi näkyviin graafisille raporteille kyseisen KPI:n arvon yhteyteen. Graafisilla raporteilla näkyvien KPI-laatikoiden nimet voidaan täten määritellä täysin vapaasti, kun rivien nimiä muokataan raporttikaavassa halutulla tavalla.

 

Raporttikaavan muokkaaminen tekstimuodossa

Raporttikaavan muokkaaminen tekstimuodossa on kätevä ratkaisu silloin, jos Procountor-ympäristössä A tehty raporttikaava halutaan siirtää sellaisenaan käytettäväksi myös Procountor-ympäristöön B:

• Klikataan Muokkaa tekstinä -painiketta ympäristössä A, jolloin kyseinen raporttikaava esitetään avautuvassa ikkunassa tekstimuodossa.
• Valitaan ikkunan koko sisältö (Ctrl + A) aktiiviseksi ja kopioidaan se (Ctrl + C). Tekstimuotoisen raporttikaavan voi liittää (Ctrl + V) tässä kohdassa myös esimerkiksi erilliseen Word-tiedostoon talteen.
• Siirrytään ympäristöön B ja klikataan tämän ympäristön raporttikaavan kohdalla Muokkaa tekstinä -painiketta. Tyhjennetään kaavan nykyinen sisältö, ja liitetään (Ctrl + V) sen tilalle ympäristöstä A otettu raporttikaava tekstimuodossa. Klikataan Jatka-painiketta.

Lopputuloksena on se, että ympäristöön B sisäänluettu tekstimuotoinen raporttikaava ympäristöstä A asettuu sarakkeittain rivimuotoon vastaavalla tavalla kuin ympäristössä A.

 

Tärkeää ottaa huomioon

Yrityksillä voi olla käytössään hyvin erilaisia kirjanpidon tilejä, jotka saatetaan esimerkiksi haluta todellisuudessa esittää oletusraporttikaavoilla eri kohdissa kuin miten Procountorin tarjoama oletuskaava tilit esittäisi. Ennen virallisten raporttien laatimista on hyvä tarkistaa, että oletusraporttikaavat ovat halutunlaiset ja halutut tilit huomioidaan juuri niissä kohdissa kuin on tarkoitus.

Mainittakoon esimerkiksi se, että oletusraporttikaavoilla käytetään tilivälien saldoa myös piilossa olevilla riveillä, jotka eivät näy siis raporteilla, mutta toimivat esimerkiksi jonkin yhteensä-rivin rivifunktion laskennassa raporttikaavalla. Yrityksen on hyvä tarkistaa, että halutut tilit tai tilivälit ovat myös tällaisilla piilotetuilla saldoriveillä huomioituina.

Seuraavassa kuvassa havainnollistetaan sitä, kuinka Materiaalit ja palvelut yhteensä lasketaan Tuloslaskelmalle rivifunktiona piilotetulta riviltä R26. Saldo riville R26 haetaan tiliväliltä [4000:4999]. Jos yrityksen tilikartan ja raportoinnin kannalta halutaan olevan niin, että esimerkiksi ostot tilikauden aikana sisältävät muitakin kirjanpidon tilejä, tulee raporttikaavaa muokata tarvittaessa myös rivin R26 osalta, jos oletuksena tarjottu tiliväli ei ole oikea.

Klikkaamalla kuvaa saadaan se avattua hieman isompana selaimeen.