Yleisyritys Oy on ottanut käyttöön uuden Osuuspankin pankkitilin ja tältä tililtä on jo tehty ohjelman kautta maksuja. Osa maksuista on veloitettu normaalisti, mutta vielä sen jälkeen, kun maksuja oli tehty onnistuneesti, on muita maksuja samalta tililtä jäänyt maksuvirheeseen ”Käytetyllä liiketunnuksella ei löydy voimassaolevaa sopimusta”. Maksutilin asetukset Procountorissa ovat kunnossa. Miten Ylermi Yrittäjän kannattaa lähteä selvittämään tilannetta?
Ratkaisu:
Pankki on se taho, joka tarkistaa maksussa käytettävien tietojen oikeellisuuden. Ylermi Yrittäjän kannattaa siis ensi alkuun olla tässä tapauksessa Osuuspankkiin yhteydessä ja varmistaa mikä täsmällisesti on syy maksuvirheelle. Maksuvirhepalaute voi johtua useammasta eri seikasta tai näiden yhdistelmästä.
Pankki saattaa kertoa, että virheeseen jääneet maksut on tehty väärällä liiketunnuksella (voi olla myös nimellä palvelutunnus, maksatustunnus, asiakastunnus pankissa) tai väärän web services -kanavan kautta. Kyse saattaa olla myös jostakin muutoksesta pankin kanssa tehtyyn sopimukseen, kuten esimerkiksi tilisiirto-ominaisuuden pois kytkemisestä.
Jos kyse on pankkisopimuksesta, on hyvä varmistua pankin kanssa siitä, muutetaanko sopimuksen tiedot niin, että maksatus jatkossa tilin kautta onnistuu. Ja myös siitä, milloin maksatus onnistuu.
Jos taas kyse on liiketunnuksen virheellisyydestä tai web services –kanavan virheellisyydestä, on tarkistettava ovathan ne tällä hetkellä Procountorissa oikein eli samat mitkä pankki vahvistaa oikeiksi. Tarvittaessa nämä tulee korjata oikeaan muotoon, minkä jälkeen virheeseen jääneen maksutapahtuman voi poistaa ja tehdä sitten uudelleen.
Lisähuomioita koskien liiketunnusta ja web services -kanavaa:
Procountorissa kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet on pankkitilin rivin kohdalla sarake Liiketunnus sekä sarake WS-asiakasnumero.
Liiketunnus on usein yrityksen y-tunnus ilman väliviivaa ja lisättynä yhdellä etunollalla. Liiketunnuksen pituus ja muoto on syytä kuitenkin aina tarkistaa pankista, sillä eri pankeilla voi olla käytössään eri menetelmät liiketunnuksen muodostamiseksi. Lisätietoja liiketunnuksesta löytyy tältä sivulta.
Procountorin Pankkiyhteydet-näkymälle ei saa tallennettua lainkaan etunollia liiketunnukseen. Se on siis normaalia, että tallennusvaiheessa ensimmäinen nolla katoaa näkyvistä, mikäli liiketunnus alkaa nollalla (0). Ohjelma osaa lisätä tietokantaan tarvittavan määrän etunollia jokaisen maksuun, joka lähetetään pankkiin, mikäli liiketunnus alkaa nollalla. Liiketunnus täydennetään Osuuspankin tilien kohdalla esimerkiksi 9-merkkiseksi etunollalla tietokantaan.
Liiketunnuksen tulee olla määriteltynä Procountorissa samaksi minkä pankki vahvistaa oikeaksi.
Web services -kanava on sähköinen kanava, mitä pitkin aineistot liikkuvat Procountorin ja pankkien välillä. Suuren aineistomäärän vuoksi osalla pankeista (Osuuspankki, Nordea, Danske Bank) on Procountorin kanssa käytössä useampia web services -kanavia. Lisätietoja näistä on kerrottu tällä sivulla.
Osuuspankilla esimerkiksi on kaksi kanavaa käytössä: 1000064472 ja 1000019742. Nämä kanavat näkyvät kumpikin WS-asiakasnumero -sarakkeen alasvetovalikossa valittavissa olevina vaihtoehtoina.
Numerosarjan tulisi olla valittuna Procountorissa samaksi, jonka pankki on vahvistanut olevan sopimuksella. Tällöin maksuaineisto ohjautuu Procountorista juuri siihen oikeaan kanavaan, johon pankki on avannut palvelut.
Osuuspankki voi nimittää web services -kanavia toimipaikka-termillä. Web services -kanavaa 1000019742 vastaa toimipaikka 000 ja web services –kanavaa 1000064472 vastaa toimipaikka 100. Jos pankki on vahvistanut toimipaikan olevan 100, tulisi web services -kanavan ohjelmassa olla 1000064472. Ja jos toimipaikka on 000, tulisi web services -kanavan ohjelmassa olla 1000019742.
Miksi maksu voi jäädä virheeseen, vaikka liiketunnus ja web services -kanava ovat Procountorissa oikein:
Procountorissa maksutapahtuman tietoihin tulevat se liiketunnus ja web services -kanava mitkä ovat määriteltyinä maksutilin tietoihin Pankkiyhteydet-näkymällä Maksa-painikkeen painamisen yhteydessä. Tämä maksutapahtuma odottelee Odottaa siirtoa pankkiin -tilassa siihen asti, kunnes maksutapahtumalle määritelty maksupäivä koittaa ja siirtyy sitten pankin käsittelyyn. Mahdolliset Pankkiyhteydet-näkymälle tehdyt muutokset/korjaukset eivät päivity takautuvasti jo tehtyihin Odottaa siirtoa pankkiin -tilassa oleviin maksuihin. Jos Maksa-painiketta on painettu sellaisena ajankohtana, jolloin Pankkiyhteydet-näkymän tiedoissa oli virheellisyyttä, tulee tällainen maksu jäämään virheeseen.
Mitä Yleisyritys Oy:n tapauksessa on käynyt:
Ylermi Yrittäjä oli tehnyt pienen näppäilyvirheen liiketunnusta syöttäessään. Tämä virhe oli jäänyt vielä huomaamatta ja pari laskua, joiden eräpäivä oli kuukauden päästä, oli ehditty laittaa maksuun. Maksupäiväksi ehdotettiin maksuille maksuvaiheessa samaa päivää kuin eräpäivä, eikä maksupäivää muutettu ennen Maksa-painikkeen painamista. Nämä laskut menivät Odottaa siirtoa pankkiin -tilaan odottamaan maksupäivää.
Tehty näppäilyvirhe havaittiin heti seuraavana päivänä ja liiketunnus korjattiin Pankkiyhteydet-näkymälle oikeaksi.
Jotta nämä kaksi jo tehtyä maksua eivät olisi tulleet jäämään maksuvirheeseen, olisi Ylermi Yrittäjän pitänyt peruuttaa nämä maksutapahtumat vielä siinä vaiheessa, kun ne olivat Odottaa siirtoa pankkiin -tilassa. Maksutapahtuman peruutus onnistuu Peruuta maksutapahtuma -painikkeesta laskun Maksaminen-näkymällä.
Tämän jälkeen maksut olisi voinut tehdä uudelleen Maksa-painikkeesta niin niiden taustalle olisivat tulleet juuri sillä hetkellä Procountorin Pankkiyhteydet-näkymälle olevat, oikeat, tiedot.
Nyt, kun maksut olivat jääneet virheeseen riittää, että virheeseen jääneen maksutapahtumat poistetaan ja maksut tehdään uudelleen. Kun kerran Pankkiyhteydet-näkymälle oli jo korjattu oikeat tiedot tulevat oikeat tiedot nyt uusien maksutapahtumien taustalle.