Kerttu Kirjanpitäjä huomaa Kirjanpitotilit ja viennit -raportilla että tulos ja tase erottaa. Kerttu tietää että usein erotuksen syy liittyy arvonlisäveroon, mutta tämä ympäristö ei ole ALV-velvollinen eli ALV-laskelmia ei ympäristössä tehdä. Mistä erotus voi tällaisessa tapauksessa johtua?
Syy ja ratkaisu:
Tuloksen ja taseen erotuksen voi havaita Kirjanpitotilit ja viennit -raportilla, joka löytyy ohjelman kohdasta Kirjanpito > Täsmäytystyökalut > Kirjanpitotilit ja viennit. Oikeassa yläkulmassa Muutokset ALV:ssa ja tositteiden täsmäytyserot -osiossa näkyy kohdat Taseen tilit yhteensä ja Tuloslaskelman tilit yhteensä sekä alla näiden erotus.
Aina kun tulos ja tase erottaa, tulisi ensin katsoa milloin erotusta alkaa muodostua. Kirjanpitotilit ja viennit -raportti kannattaa käydä tätä varten läpi kuukausi kerrallaan alusta asti ja poimia sitten ensimmäinen kuukausi, jossa ero muodostuu. Kerttu huomaa että erotus muodostuu maaliskuussa.
Tämän jälkeen tulisi tarkistaa löytyykö ympäristöstä täsmäämättömiä tositteita. Täsmäämättömät tositteet voi katsoa Tositteiden täsmäytyseroraportilta, joka löytyy ohjelman kohdasta Kirjanpito > Täsmäytystyökalut > Tositteiden täsmäytyseroraportti. Aikaväliksi asetetaan sama aikaväli jolla erotus on huomattu. Kerttu tarkistaa tilanteen ja toteaa että tässä tapauksessa täsmäämättömiä tositteita ei löydy.
Toinen tuloksen ja taseen erotuksen aiheuttaja liittyy arvonlisäveroon. Jos ympäristö olisi alv-velvollinen, kuten monet muut Kertun hoitamat ympäristöt, tulisi seuraavaksi tarkistaa onko erottavan kuukauden ALV-laskelman jälkeen tehty kyseiselle kuukaudelle arvonlisäveroon vaikuttavia muutoksia. Kuukausittainen ALV-laskelma kirjaa tuloslaskelman kirjausten perusteella laskettavan arvonlisäverovelan tai -saamisen taseeseen. Mahdolliset muutokset näkisi Kirjanpito > ALV-laskelma -näkymällä valitsemalla kyseisen kuukauden ALV-laskelman ja painamalla Hae muokatut tositteet. Tarvittaessa kuukaudelle muodostetaan uusi ALV-laskelma ja katsotaan poistuuko erotus sen myötä.
Koska Kertun ympäristö ei ole ALV-velvollinen, ei ALV-laskelmia tehdä joten hän ei pääse tarkistamaan asiaa tätä kautta. Sen sijaan Kertun tulisi tarkistaa olisiko jollekin viennille vahingossa kirjattu arvonlisäveroa. Tämän voi tarkistaa menemällä kirjanpitoraporteille, Kirjanpito > Kirjanpitoraportit ja valitsemalla kirjanpitoraportin tyypiksi Pääkirja. Kun hakutulosten yläpuolelta painetaan ALV-tiedot, nähdään veron määrät alv-kannoittain.
Jos toiminta on alvitonta, pitäisi kaikissa kohdissa Summa-sarakkeessa olla 0,00. Kerttu huomaa että näin ei ole.
Jotta hän näkisi mille viennille on muodostunut arvonlisäveroa, tulisi seuraavaksi selata pääkirjan hakutuloksia ja katsoa miltä riviltä löytyy vienti, jossa ALV-väh. -sarakkeessa on summa. Kerttu löytää kyseisen viennin ja huomaa, että tälle viennille on laitettu vahingossa ALV-vähennysoikeusprosentiksi 100. Procountorissa se, että ympäristö ei ole ALV-velvollinen määritellään niin, että ALV-vähennysoikeusprosenttina käytetään nollaa, jolloin ohjelma osaa kirjata automaattisesti ostolaskuilla olevan arvonlisäveron samalle kulutilille kuin mitä laskulla on käytetty. Nyt kun ALV-vähennysoikeusprosentiksi oli laitettu näppäilyvirheen vuoksi tälle viennille 100%, oli arvonlisävero jäänyt odottelemaan kirjausta taseeseen ja se aiheutti erotuksen tuloslaskelman ja taseen välillä.
Kerttu muuttaa viennille ALV-vähennysoikeusprosentin nollaksi, päivittää raportointitietokannan ja huomaa että nyt tulos ja tase täsmäävät.