Yleisyritys Oy:n vanha pankkitili poistuu käytöstä ja tili on tarkoitus poistaa myös Procountorista. Ylermi Yrittäjä pohtii mitä hänen tulisi huomioida ennen pankkitilin poistamista.
Ratkaisu:
Huomioitavaa on, että pankkitiliä ei ole välttämätöntä poistaa, ellei sitä ole tarve jossakin vaiheessa käyttää jossakin toisessa Procountor-ympäristössä. Jos Procountorin käyttö lopetettaisiin ja ympäristö suljettaisiin kokonaan, on pankkitili silloin poistettava ympäristöstä ennen sulkemista.
Yleisyritys Oy:n tapauksessa toiminta kuitenkin jatkuu normaalisti, vanha pankkitili vain poistuu käytöstä. Yleisyritys Oy:n tapauksessa yrityksen on seuraavaksi päätettävä haluaako yritys pitää pankkitilin varmuuden vuoksi ohjelmassa esimerkiksi vanhojen tiliotteiden tai viitemaksujen selailua varten vai haluaisivatko he kokonaan poistaa tilin. Kumpikin on mahdollista.
- Jos tili halutaan pitää ohjelmassa ja jotta tiliä ei vahingossa koitettaisi käyttää maksamiseen tai tiliä esitettäisi myyntilaskuilla, tulee nämä ominaisuudet vain kytkeä pois tilin kohdalta kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet. Siitä, missä nämä määritykset tehdään, on tarkemmin kerrottu alempana kuvien kera.
- Jos kuitenkin pankkitili halutaan poistaa, niin ennen pankkitilin poistamista on Ylermi Yrittäjän hyvä tarkistaa, mihin tarkoitukseen tiliä on käytetty Procountorissa:
- Onko tiliä käytetty maksamiseen ja onko tilille vastaanotettu säännöllisesti suorituksia?
- Tulevatko tilin tiliotteet ja viitemaksut Procountoriin?
- Onko tili asetettuna mahdollisesti oletusmaksutiliksi tai asiakasrekisteriin oletustiliksi?
Yleisyritys Oy:n tapauksessa pankkitili on ollut käytössä seuraaviin tarkoituksiin:
-
Maksaminen
- Tililtä on tehty aktiivisesti maksuja joista osa on vielä Odottaa siirtoa pankkiin -tilassa tulevalla maksupäivällä.
- Tili on määritelty oletusmaksutiliksi ohjelmassa kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet.
-
Myynnit
- Yleisyritys Oy:llä on avoimia laskuja, joissa pankkitiliksi esitettiin tämä tili, joten maksuja odotetaan vielä tälle tilille.
- Tili on määritelty oletustiliksi laskulla ohjelmassa kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet.
- Tili on määritelty myös asiakkaiden oletustiliksi ohjelmassa kohdassa Rekisterit > Asiakasrekisteri.
-
Tiliotteet ja viitemaksut
- Tilin tiliotteet sekä viitemaksut tulevat Procountoriin.
Alla on esitelty mitä Ylermi Yrittäjän tulee Yleisyritys Oy:n osalta ottaa huomioon kuhunkin käyttötarkoitukseen liittyen:
Maksaminen: Yleisyritys Oy:n on hyvä varmistaa pankin kanssa mikä on se ajankohta, minkä jälkeen sopimus pankin kanssa on lakannut. Eli tarkalleen se päivämäärä, minä jälkeen tililtä ei voida tehdä maksuja tai mikä ajankohta on se, milloin maksuja ei saa tehdä Accountor Finagon web services -kanavan kautta.
Tämä päivämäärä määrittää sen, minkä jälkeisellä päivämäärällä tehdyt maksut tulisivat jäämään virheeseen pankissa. Jos yrityksellä on parhaillaan Odottaa siirtoa pankkiin -tilassa olevia maksuja tältä tililtä sellaisella maksupäivällä, joka on sopimuksen lakkautuspäivämäärän jälkeen, tulisi nämä maksut peruttaa Peruuta maksutapahtuma -painikkeesta ja joko tehdä uudelleen aikaisemmalla maksupäivällä tai sitten maksutilin voi vaihtaa uudeksi tiliksi ja tehdä maksut alkuperäisellä maksupäivällä uudelleen.
Jos uusi ja vanha tili ovat samanaikaisesti hetken voimassa, voi olla hyvä vaihtaa oletusmaksutili Procountorissa kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet hyvissä ajoin uudeksi tiliksi, niin maksuihin ei ehdoteta enää automaattisesti vanhaa tiliä.
Viimeistään siinä vaiheessa, kun vanha pankkitili ei enää ole lainkaan käytössä, mutta se halutaan pitää vielä esimerkiksi tiliotteiden tarkastelua varten ohjelmassa tallennettuna, on syytä tarkistaa se, ettei Pankkiyhteydet-näkymällä vanhan tilin kohdalla ole määriteltynä täppää sarakkeeseen "Oletusmaksutili".
Kun pankkitili poistetaan kokonaan kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet, ei tiliä ole mahdollista sen jälkeen valita ohjelmassa näkyviin missään kohdassa, mukaan lukien laskuilla.
Myynnit: Yleisyritys Oy:n on hyvä jo hyvissä ajoin tiedottaa asiakkaitaan pankkitilin vaihdoksesta, jotta maksuja ei yritetä tehdä tilille enää sen jälkeen, kun pankkitili poistuu käytöstä. Tiedottamisessa voi hyödyntää esimerkiksi myyntilaskun Lisätietoja-kenttään.
Asiakasrekisteriin on mahdollista halutessa asettaa oletuslisätieto, jolloin sama oletuslisätieto tulee automaattisesti kaikille laskuille Lisätietoja-kenttään, joita laaditaan kyseiselle asiakkaalle (ei toimi joukkolaskutuksessa tai sopimuslaskutuksessa). Myös käyttöasetuksiin kohtaan Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset on mahdollista asettaa yleinen oletuslisätieto, joka tulee kaikille laskuille Lisätietoja-kenttään, jos asiakasrekisteriin ei ole määritelty asiakaskohtaista oletuslisätietoa, joka on vahvempi tieto (ei toimi joukkolaskutuksessa tai sopimuslaskutuksessa).
Lisätiedon voi muotoilla esimerkiksi ”Huomioittehan, että tilinumeromme on vaihtunut. Uusi tilinumero xxx-xxx on käytössä x.x.2021 alkaen” jne.
Myyntilaskun kuvalla esitetään laskun kuvan ylätunnisteessa se tili mikä on määritelty laskulle tiliksi Tilinumero-kenttään.
Oletuksena tähän kenttään laskulle tulee asiakasrekisteriin määritelty asiakkaan oletustili ja jos tämä kenttä on asiakasrekisterissä tyhjä, käytetään kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet määriteltyä tietoa sarakkeessa ”Oletustili laskulla”. Asiakkaan mahdollinen oletustili tai se, onko kenttä tyhjä, nähdään asiakasrekisterissä asiakkaan perustiedoissa Maksutiedot-kohdassa.
Laskun alatunnisteessa esitetään tämä tili mikä on Tilinumero-kentässä laskulla sekä muut mahdolliset tilit, mitkä on määritelty näkyviin laskupohjalle kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet sarakkeessa ”Laskupohjalla”.
Jos on niin, että uusi pankkitili on jo voimassa samaan aikaan, kun vanha pankkitili on vielä voimassa, voidaan halutessa joko kokonaan poistaa vanha tili näkyvistä laskun kuvalta tai sitten esittää sekä uusi että vanha tili samanaikaisesti laskun kuvalla. Pankkiyhteydet-näkymällä voidaan vaihtaa oletustili laskulla ja asiakasrekisterissä voidaan joko vaihtaa asiakkaiden oletustili tai tyhjentää kenttä kokonaan, jolloin käytetään Pankkiyhteydet-näkymälle määriteltyä oletustiliä laskulla.
Toki, jos ohjelmasta on jo lähetetty laskuja, ei muutoksia näillä esitettyihin pankkitilitietoihin voida tehdä takautuvasti, paitsi hyvityslaskun sekä uuden laskun avulla.
Viimeistään siinä vaiheessa, kun vanha pankkitili ei enää ole lainkaan käytössä, mutta se halutaan pitää vielä esimerkiksi tiliotteiden tarkastelua varten ohjelmassa tallennettuna, on syytä tarkistaa se, ettei Pankkiyhteydet-näkymällä vanhan tilin kohdalla ole määriteltynä täppää sarakkeisiin ”Oletustili laskulla” tai ”Laskupohjalla”. Sekä se, että asiakasrekisteriin ei vanha tili ole jäänyt asiakkaiden oletustiliksi.
Kun pankkitili poistetaan kokonaan kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet, ei tiliä ole mahdollista sen jälkeen valita ohjelmassa näkyviin missään kohdassa, mukaan lukien asiakasrekisterissä tai laskuilla.
Tiliotteet ja viitemaksut: Tiliotteet ja viitemaksut tulevat Procountoriin niin kauan, kun seuraavat ehdot täyttyvät:
- Pankkitili on tallennettuna Procountoriin kohtaan Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet.
- Tilillä on tilitapahtumia.
- Pankki asettaa tiliotteet ja viitemaksut noudettavaksi Procountoriin eli pankkisopimus tiliotteiden ja viitemaksujen toimittamisesta on voimassa, jossa Accountor Finago on määriteltynä aineiston välittäjäksi.
Tiliotetta käytetään kulu-tositteiden, kuten palkkojen, ostolaskujen, matka- ja kululaskujen sekä ilmoitusten kohdistamiseen automaattisesti Maksettu-tilaan. Tiliotetta voidaan käyttää myös tiliotekohdistuksen tekemiseen sekä kulu-tositteille että myyntilaskuille, jotka on maksettu ilman viitettä. Jos pankkitili poistetaan ohjelmasta, eivät tältä tililtä ohjelman kautta maksetut tositteet tule kohdistumaan automaattisesti Maksettu-tilaan tai tositteille ei voida tehdä tiliotekohdistusta. Tämä johtuu siitä, että tiliotteita ei voida lukea sisään ohjelmaan silloin, kun pankkitiliä ei ole tallennettuna kohtaan Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet.
Käytännössä tämä kohdistumattomuus koskisi sellaisia tositteita, jotka on laitettu maksuun vielä silloin, kun pankkitili oli ohjelmassa, mutta pankkitili on ehditty poistaa ennen kuin viimeinen tiliote tilille muodostui.
Jos yritys varmistaa esimerkiksi verkkopankista, että suoritus oli oikeasti veloitettu, voidaan Siirretty pankkiin -tilaan jääneet tositteet kohdistaa manuaalisesti Maksettu-tilaan Maksujen kohdistus -toiminnolla tai niille voi tehdä käsin manuaalisen Maksettu muualla -maksutapahtuman oikealla maksupäivällä. Maksujen kohdistus -toiminto löytyy reittiä Maksut > Maksujen kohdistus. Maksettu muualla -maksutapahtuman taas pääsee lisäämään laskun Maksaminen-näkymällä Merkitse maksettu muualla -painikkeesta.
Viitemaksuaineistoa käytetään myyntilaskujen kohdistamiseen Maksettu-tilaan. Jos pankkitili poistetaan ohjelmasta, eivät tälle tilille viitteellisenä maksetut suoritukset voi kohdistaa myyntilaskuja ohjelmassa Maksettu-tilaan. Myyntilaskuille ei voida tehdä myös viitemaksun uudelleen kohdistusta. Tämä johtuu siitä, että viitemaksuja ei voida lukea sisään ohjelmaan silloin, kun pankkitiliä ei ole tallennettuna kohtaan Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet.
Käytännössä tämä kohdistumattomuus koskisi sellaisia myyntilaskuja, joille viitteellinen suoritus on maksettu sen jälkeen, kun pankkitili oli ehditty poistaa. Jos yritys varmistaa ensin esimerkiksi verkkopankista, että suoritus on vastaanotettu tilille, voidaan avoin myyntilasku merkitä käsin Maksettu muualla -tilaan oikealla maksupäivällä. Maksutapahtuman lisääminen onnistuu laskun Erikoistilanteet-näkymällä Lisää maksutapahtuma -painikkeesta.
Kun pankkitili poistetaan ympäristöstä, ei tiliotetta tai viitemaksuja päästä selailemaan enää ohjelmassa kohdassa Maksut > Tiliotteet ja viitemaksut. Tiliotteiden ja viitemaksujen kirjanpitosivut säilyvät sellaisenaan eli poistaminen ei vaikuta kirjanpitoon. Tiliotteiden ja viitemaksujen kirjanpitosivuille päästään porautumaan normaalisti esimerkiksi kirjanpitoraporttien kautta. Kirjanpitosivulle porautuessa ei kuitenkaan päästä tarkastelemaan poistetun tilin tiliotteen tai viitemaksun kuvaa
Ennen tilin poistamista Ylermi yrittäjän on hyvä ottaa tarvittava tilioteaineisto talteen zip-paketin avulla kohdassa Maksut > Tiliotteet ja viitemaksut -näkymältä Tulostettava ZIP-paketti -painikkeesta. Mikäli ZIP-paketti halutaan ottaa tilinumeron poistamisen jälkeen, tulee tilinumero lisätä takaisin ympäristöön sitä varten.
Lopuksi:
Kun pankkitilin poistamisessa huomioitavat tekijät on otettu huomioon ja pankkitilin poistaminen tulee ajankohtaiseksi, onnistuu pankkitilin poistaminen kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet valitsemalla pankkitilin rivi aktiiviseksi ja painamalla Poista-painiketta sekä valitsemalla avautuvassa ikkunassa Kyllä-vaihtoehdon.
