Yleisyritys Oy on vastaanottanut verkkolaskuna Procountoriin laskuja toimittajalta Tukku Oy. Laskut ovat kohdistuneet Procountorissa toimittajarekisteriin kuitenkin toimittajalle nimeltä Kauppa Oy. Mistä virheellinen kohdistus johtuu, miten Ylermi Yrittäjä voi korjata kohdistumisen ja miten virheellisen kohdistumisen voisi välttää jatkossa?
Ratkaisu:
Ylermi Yrittäjän tulee aluksi tarkistaa, löytyykö toimittajarekisteristä vielä toimittajaprofiilia oikealle toimittajalle Tukku Oy. Toimittajarekisteriin pääsee esimerkiksi reittiä Rekisterit > Toimittajarekisteri.
Jos toimittaja Tukku Oy löytyy, tulisi varmistaa, että tällä toimittajakortilla ilmoitetaan sekä yrityksen y-tunnus että tilinumero IBAN-muodossa. Jos ei löydy, voi uuden toimittajaprofiilin perustaa painikkeesta Lisää toimittaja.
Sama tarkistus on hyvä tehdä myös Kauppa Oy:lle: Onko toimittajarekisterissä Kauppa Oy:llä tämän yrityksen y-tunnus sekä IBAN-tilinumero tallennettuna.
Kun yllä olevat tiedot on tarkistettu ja täydennetty, voi Ylermi Yrittäjä kohdistaa laskut oikealle toimittajalle. Tämä toiminto löytyy Tositteiden haku -näkymältä. Kaikista kätevimmin kohdistettavat laskut saa rajattua siten, että laskut haetaan toimittajarekisterin kautta.
Vaiheet tässä esimerkissä ovat seuraavat:
Rekisterit > Toimittajarekisteri. Etsitään hakutuloksiin toimittaja Kauppa Oy ja avataan toimittajakortti auki.
Valitaan Hae laskut ja painetaan Jatka ohjelman kysyessä ” Olet poistumassa rekisteristä ja hakemassa tositteiden haun kautta kaikki tälle liikekumppanille tehdyt laskut. Haluatko jatkaa?”.
Hakutuloksiin tulevat kaikki tälle toimittajalle kohdistetut laskut. Valitaan listalta ne laskurivit, mitkä halutaan kohdistaa Tukku Oy:lle ja valitaan Lisää toimintoja sekä Kohdista liikekumppanille.
Etsitään avautuvalta näkymältä hakutuloksiin Tukku Oy ja valitaan Valitse liikekumppani.
Jatkossa laskut näkyvät kohdistuneena toimittajalle Tukku Oy esimerkiksi Tositteiden haussa ja ostojen raportoinnissa.
Mistä syystä laskut kohdistuivat virheellisesti?
Sähköisesti ohjelmaan saapuvat laskut eli verkkolaskut ja skannauspalvelun kautta saapuvat laskut kohdistuvat Procountorissa toimittajarekisteriin ensisijaisesti suomalaisen y-tunnuksen ja toissijaisesti IBAN-muotoisen tilinumeron perusteella.
Yleisyritys Oy:n tapauksessa oli käynyt seuraavasti:
- Toimittajarekisterissä ei ollut Tukku Oy:lle valmiiksi toimittajaprofiilia. Tukku Oy oli merkinnyt laskulleen rahoitusyhtiön IBAN-tilinumeron, sillä Tukku Oy käyttää laskurahoitusta toiminnassaan. Tätä samaa rahoitusyhtiötä käytti sattumoisin myös Kauppa Oy, joka on myös merkinnyt saman IBAN-tilinumeron laskuilleen.
- Lopputuloksena oli se, että kun lasku Tukku Oy:ltä saapui Procountoriin, ohjelma tarkisti löytyikö laskulla ilmoitetun Tukku Oy:n y-tunnuksen perusteella toimittajarekisteristä toimittajaa. Tällaista ei löytynyt.
- Seuraavaksi Procountor tarkisti, löytyisikö laskulla ilmoitetun IBAN-tilinumeron perusteella toimittajarekisteristä toimittajaa. Tämä löytyi, nimittäin Kauppa Oy. Laskut kohdistettiin toimittajarekisteriin siten IBAN-tilinumeron perusteella.
Miten virhe on vältettävissä jatkossa?
Koska Ylermi Yrittäjä kävi nyt täydentämässä toimittajarekisteriin Tukku Oy:n tiedot, mukaan lukien y-tunnuksen manuaalisesti, kohdistuvat laskut jatkossa oikein tälle toimittajalle.
Jos kuitenkin käy niin, että jokin muukin yritys laskuttaa Yleisyritys Oy:tä ensimmäistä kertaa ja heillä on myös laskuillaan sama rahoitusyhtiön tilinumero, tulevat nämä laskut kohdistumaan myös Kauppa Oy:n toimittajaprofiiliin Procountorissa. Näin siis, ellei Ylermi Yrittäjä perusta toimittajarekisteriin tämän uuden toimittajan profiilia valmiiksi ennen laskutusta.
Huomioitavaa loppuun:
Procountorissa kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset on mahdollista asettaa käyttöön asetus ”Perustetaanko uudet asiakkaat ja toimittajat automaattisesti ensimmäisen laskun tallennuksen yhteydessä”.
Tämän asetuksen ollessa käytössä muodostuu toimittajarekisteriin uusi toimittajaprofiili silloin, jos ostolaskua ei voida y-tunnuksen tai IBAN-tilinumeron perusteella kohdistaa olemassa olevaan toimittajaan. Yleisyritys Oy:n tapauksessa, vaikka tämä asetus olisi ollut päällä, ei Tukku Oy:n toimittajaprofiilia olisi muodostunut rekisteriin automaattisesti, sillä laskut saatiin kohdistumaan IBAN-tilinumeron perusteella olemassa olevaan toimittajaan.