Yleisyritys Oy on yrityksen päätoiminimi, kun taas Yleisyritys-konsultointi Oy yrityksen aputoiminimi. Ylermi Yrittäjä haluaa erotella päätoiminimen ja aputoiminimen myynnit eli liikevaihdon kirjanpidossa. Lisäksi Ylermi haluaa, että myyntilaskuilla näytetään joko päätoiminimen tai aputoiminimen nimi riippuen siitä kumman laskusta on kyse. Minkälaisia vaihtoehtoja Ylermillä on tilanteen toteuttamiseen?
Ratkaisu:
Liikevaihdon erottelu: Procountorissa sisäistä laskentaa voidaan toteuttaa Dimensioinnin avulla. Päätoiminimi sekä aputoiminimi voidaan perustaa omiksi nimikkeikseen, joita sitten käytettäisiin laskuilla tai vienneillä sen mukaan mille nimikkeelle tieto halutaan kohdistaa.
Ylermi Yrittäjä tai hänen kirjanpitäjänsä voi käydä Procountorissa kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Dimensiot perustamassa halutun nimisen dimension ja tämän alle nimikkeet. Tässä esimerkissä dimensio on nimetty Toiminimet ja tämän dimension alle on perustettu nimikkeet Yleisyritys Oy sekä Yleisyritys-konsultointi Oy.
Dimension nimeä voi muokata Muokkaa dimensiota -painikkeesta ja nimikkeitä lisäämään ja muokkaaman Muokkaa nimikkeitä -painikkeen kautta.
Kun dimensio ja nimikkeet on määritelty, päästään tekemään dimensiointia. Koko tositteen kaikki viennit voi dimensioida samalla tavalla tositteen Dimensiot-näkymällä Aseta tositteen dimensiot -painikkeen takaa. Jos halutaan dimensioida vain yksittäisiä vientejä tai eri vientejä eri tavoin, voidaan käyttää Aseta viennin dimensiot -painiketta. Halutusta toimintatavasta on hyvä keskustella kirjanpitäjän kanssa.
Esimerkiksi Yleisyritys Oy:n tapauksessa Ylermi Yrittäjä haluaa, että vain myynti-kirjanpitotilin viennit dimensioidaan. Dimensiointi halutaan tehdä 100 % yhdelle toiminimi-nimikkeelle, sillä yhdellä myyntilaskulla on vain yhden toiminimen myyntejä kerrallaan.
Ylermi Yrittäjä avaa halutun myyntilaskun, jonka kirjanpitoarvo on 1500,00 ohjelmassa auki ja etenee tämän Dimensiot-näkymälle. Dimensiot-näkymä löytyy esimerkiksi Siirry-valikon kautta laskulta.
Tämän jälkeen hän valitsee halutun viennin rivin aktiiviseksi ja painaa Aseta Viennin dimensiot.
Tämä lasku halutaan kohdistaa Yleisyritys-konsultointi Oy -aputoiminimelle, joten tämä nimike valitaan listalta. Arvoksi asetetaan 100 %. Lopuksi tallennetaan.
Jos halutaan tarkastella nimike- eli toiminimikohtaista myyntiä, onnistuu tämä esimerkiksi Tuloslaskelmalla kohdassa Raportointi > Kirjanpitoraportit. Alla olevassa esimerkkikuvassa myyntiä on hakuehtona käytettynä 30.04.2021-tositepäivällä ollut vain Yleisyritys-konsultointi Oy –nimikkeelle. Jos myyntiä olisi ollut sekä päätoiminimelle Yleisyritys Oy että aputoiminimelle Yleisyritys-konsultointi Oy näytettäisiin omissa sarakkeissaan eriteltynä kummankin toiminimen liikevaihto.
Dimensiointien tekemisestä on kerrottu tarkemmin omilla ohjesivuillaan:
Sisäisen laskennan ja dimensioinnin ohjevideot
Laskujen laatiminen: Yleisyritys Oy:n tapauksessa Ylermi Yrittäjä haluaa, että myyntilaskun kuvalla näytetään nimi Yleisyritys Oy silloin, kun kyse on Yleisyritys Oy -päätoiminimen laskusta. Ja nimi Yleisyritys-konsultointi Oy silloin, kun kyse on aputoiminimen laskusta.
Laskun kuvalla näytetään se nimi, mikä on määritelty yrityksen perustiedoissa kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot ”Nimi”-kenttään. Vaikka perustiedoissa olisi Aputoiminimi-kenttään syötetty tieto, tätä ei saada näkymään laskun kuvalla.
Erilaisia vaihtoehtoja laskutuksen tekemiseen olisi kolme. Nämä esitellään alla:
Vaihtoehto A: Yrityksen nimi muutetaan Nimi-kenttään ja tallennetaan muutokset aina ennen laskun tekemistä. Esimerkiksi sillä tavoin, että aluksi kentässä on päätoiminimi, laaditaan ja lähetetään kaikki laskut, mitkä sillä erää halutaan päätoiminimellä laskuttaa, vaihdetaan sitten nimeksi aputoiminimi ja tallennetaan sekä laaditaan ja lähetetään kaikki laskut mitkä halutaan sillä erää aputoiminimellä laskuttaa. Lopuksi vaihdetaan nimi takaisin päätoiminimeksi.
Jos esimerkiksi aputoiminimellä laskutetaan harvemmin kuin päätoiminimellä, voi päätoiminimen pitää muuten aina Nimi-kentässä lukuun ottamatta niitä kertoja, kun on tarve laskuttaa aputoiminimellä. Ja vaihtaa sitten nimen taas takaisin tämän jälkeen.
Vaihtoehto B: Pidetään molemmat nimet näkyvissä. Tämä voi olla ihan varteenotettava vaihtoehto, jos yritystä ei haittaa, että kumpikin nimi näkyisi laskulla. Joka tapauksessa dimensioinnin avulla on mahdollista kuitenkin erottaa se, minkä toiminimen laskutuksesta oli kyse.
Tässä vaihtoehdossa sekä päätoiminimi, että aputoiminimi kirjoitettaisiin Nimi-kenttään, esimerkiksi kauttaviivalla eroteltuna.
Vaihtoehto C: Procountorissa kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot pidetään yrityksen päätoiminimen tiedot, näitä ei muuteta. Tilataan lisäksi Procountorilta veloituksellisena ylläpitotyönä erillinen laskupohja aputoiminimen tietoja varten. Veloitus tarkistetaan ajankohtaisesti laskupohjan tilausvaiheessa Procountorin asiakaspalvelusta.
Tässä esimerkissä Ylermi Yrittäjä tilaa Procountorin asiakaspalvelun yhteydenottolomakkeen kautta laskupohjan räätälöintityön. Ainut kiinteä muutos laskupohjalle olisi tässä tapauksessa yrityksen nimi laskun kuvan yläreunaan sekä laskun kuvan alatunnisteeseen. Jos aputoiminimellä ja päätoiminimellä olisi esimerkiksi omat logonsa, voisi halutessa tilata laskupohjalle kiinteästi aputoiminimen logon.
Kun aputoiminimen tietoja varten toteutettu laskupohja on valmis, tämä asetetaan Procountorin toimesta Yleisyritys Oy:n Procountor-ympäristöön.
Laskupohjan valitseminen: Procountorissa käytössä oleva oletuslaskupohja voidaan määrittää kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Laskupohjan asetukset ”Pohja”-kentässä. Valmiita vaihtoehtoja ovat Procountor-oletus sekä Tilisiirto –pohjat. Valikkoon tulee näkyviin myös vaihtoehdoksi räätälöintityönä toteutettu laskupohja.
Se pohja, mikä on asetettu Laskupohjan asetukset -näkymällä oletukseksi tulee automaattisesti kaikille laskuille, ellei asiakaskohtaisesti ole määritelty asiakasrekisteriin toista pohjaa. Jos tässä esimerkissä laadittua aputoiminimen laskupohjaa ei käytetä kovin aktiivisesti, eli suurin osa laskutuksesta tehdään päätoiminimellä, ei ole suositeltavaa määrittää aputoiminimen laskupohjaa oletukseksi Laskupohjan asetukset -näkymälle.
Toinen paikka, mihin laskupohjan voi valita, on asiakasrekisterissä. Tämä asetus on vahvempi kuin Laskupohjan asetukset -näkymällä määritelty asetus ja koskee niitä laskuja, joita laaditaan ohjelman kautta juuri tälle kyseiselle asiakkaalle. Jos tässä esimerkissä laadittua aputoiminimen laskupohjaa käytetään vain tiettyjen asiakkaiden laskuttamiseen, voi halutessa määrittää aputoiminimen laskupohjan näille asiakkaille oletukseksi.
Viimeinen paikka, missä laskupohjan voi valita, on suoraan laskulla. Laskulle tulee oletuksena automaattisesti se pohja mikä on määritelty asiakasrekisterissä kyseisen asiakkaan oletuspohjaksi, tai jos tätä ei ole, se pohja mikä on määritelty Laskupohjan asetukset –näkymällä oletukseksi. Laskupohjaa voi vaihtaa halutessa laskulla. Jos tässä esimerkissä laadittua aputoiminimen laskupohjaa käytetään sellaisten asiakkaiden laskuttamiseen, jota laskutetaan myös päätoiminimellä, voi olla kätevintä vaihtaa laskupohjaksi aputoiminimen laskupohja suoraan laskulla.
Huomioitavaa loppuun:
Laskupohjan räätälöintityö vaikuttaa pelkästään myyntilaskun kuvaan, ei esimerkiksi verkkolaskuaineistoon tai vaikkapa sähköpostiviestissä oleviin saatetietoihin. Laskupohjan räätälöintityönä voidaan toteuttaa vain hyvin rajattuja muutoksia, kuten kiinteää tekstiä tai logo laskun kuvalle. Räätälöintityönä ei voida vaihtaa laskun eri osioiden sijoittelua tai saada laskulle sellaista tietoa mitä asiakkaan olisi tarve itse päästä muokkaamaan. Jokainen mahdollinen muutostarve arvioidaan erikseen asiakaspalvelussa.