Yleisyritys Oy:llä on ollut toisessa taloushallinnon järjestelmässä käytössä kuluttajaverkkolaskutus ja tämä vanha laskuttajailmoitus on vielä aktiivinen. Yritys haluaa ottaa kuluttajaverkkolaskutuksen käyttöön myös Procountorissa ja haluaa siirtää vanhan laskuttajailmoituksen Procountoriin. Samalla yritys haluaa myös vaihtaa laskuttajailmoituksella olevan yrityksen verkkolaskuosoitteen, sillä vanha laskuttajailmoituksella oleva Osuuspankin verkkolaskuosoite on tarkoitus lakkauttaa. Uusi verkkolaskuosoite olisi Aktian verkkolaskuosoite. Miten yritys saa siirrettyä laskuttajailmoituksen sekä vaihdettua laskuttajailmoituksella olevan verkkolaskuosoitteen?
Aluksi:
Yleisyritys Oy, tässä tapauksessa Ylermi Yrittäjä on ollut yhteydessä Procountorin asiakaspalveluun ja pyytänyt asiakaspalvelua kytkemään käyttöön kuluttajaverkkolaskutukseen liittyvät toiminnot Procountorissa. Tämä käytännössä tarkoittaa sitä, että kohtaan Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku- ja skannausosoitteet on ilmestynyt painike Laskuttajailmoitus ja kohtaan Rekisterit > Asiakasrekisteri on ilmestynyt painike Vastaanottoilmoitukset.
Yleisesti, jotta Procountorista voidaan lähettää kuluttajaverkkolaskuja tai suoramaksu-laskuja, tulee yrityksellä olla voimassa pankin verkkolaskuosoite, jossa pankin sopimuksella välittäjäksi on määritelty Accountor Finagon Procountorin web services -kanavan tunnus
Jos yrityksellä on entuudestaan ennen Procountorin käyttöönottoa pankin kanssa sopimus verkkolaskutuksesta, voi yritys muuttaa tähän olemassa olevalle sopimukselle välittäjän. Tai jos ei ole, voidaan tehdä uusi sopimus pankin kanssa. Procountoriin on mahdollista siirtää olemassa oleva laskuttajailmoitus, jos kuluttajaverkkolaskutus/suoramaksu on ollut käytössä toisessa järjestelmässä. Tai sitten ohjelman kautta on mahdollista tehdä uusi laskuttajailmoitus.
Yleisyritys Oy:n tapauksessa, kun halutaan siirtää olemassa oleva laskuttajailmoitus ja muuttaa samalla verkkolaskuosoitetta, on huomioitava muutamia tärkeitä tekijöitä. Vaihtoehtoja tilanteen ratkaisuun on useampia, joista Ylermi Yrittäjän täytyy valita ja päättää tilanteeseen sopiva tapa. Tässä esimerkissä nimetään vaihtoehdot seuraavasti: A, B ja C.
Vaihtoehto A:
Kun Osuuspankin verkkolaskuosoite on vielä voimassa, siirretään jo silloin vanha laskuttajailmoitus sekä vanhat vastaanottoilmoitukset Procountoriin ja kun nämä on siirretty, vaihdetaan tälle olemassa olevalle laskuttajailmoitukselle uusi operaattori Aktia ja Aktian verkkolaskuosoite.
Jotta tämä siirto onnistuu, tulisi ensin yrityksen itse sopia Osuuspankin kanssa, että he päivittävät pankissa tälle vanhalle verkkolaskusopimukselle/osoitteelle aineiston hoitajaksi Accountor Finagon Procountorin web services kanavan käyttäjätunnuksen (vaihtoehtoja ovat 1000064472 ja 1000019742).
Osuuspankin verkkolaskuosoite käydään sen jälkeen tallentamassa ohjelmaan kohtaan Hallinta > Verkkolasku- ja skannausosoitteet. Uuden rivin saa lisättyä Lisää rivi -painikkeesta. Huomioitavaa on, että Osuuspankin verkkolaskuosoitteen kohdalla tulee olla valittuna Procountorissa Verkkolasku- ja skannausosoitteet -näkymällä sarakkeessa ws-asiakasnumero sama web services kanava, josta yritys sopii pankin kanssa (joko 1000064472 tai 1000019742).
Kun verkkolaskusopimukselle on päivitetty aineiston hoitajaksi Accountor Finagon Procountorin web services kanava ja yritys on syöttänyt Osuuspankin verkkolaskuosoitteen Procountoriin, pääsee yritys siirtämään laskuttajailmoituksen. Tämä onnistuu Verkkolasku- ja skannausosoitteet -näkymältä Laskuttajailmoitus > Lisää olemassaoleva -valikon kautta.
Olemassa olevan laskuttajailmoituksen sekä vastaanottoilmoituksen siirtämisestä on olemassa oma ohjesivunsa, joka löytyy tämän linkin kautta. Kyseiseen ohjeeseen on syytä perehtyä huolella sellaisessa tapauksessa, jossa siirretään vanha aktiivinen laskuttajailmoitus Procountoriin. Laskuttajailmoituksen lisäksi myös vanhat vastaanottoilmoitukset siirretään ohjeen mukaisesti.
Sitten kun laskuttajailmoitus on siirretty ja vastaanottoilmoitukset siirretty ja kohdistettu, voidaan tehdä verkkolaskuoperaattorin/osoitteen vaihto laskuttajailmoitukselle.
Tätä siirtoa varten tulee Ylermi Yrittäjän syöttää myös uusi Aktian verkkolaskuosoite Procountoriin kohtaan Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku- ja skannausosoitteet. Yritys sopii Aktian kanssa myös siitä, että tälle Aktian verkkolaskusopimukselle/osoitteelle määritellään myös Accountor Finagon Procountorin web services -kanava aineiston hoitajaksi. Aktialla vaihtoehtoja on vain yksi, 13005487.
Kun sekä vanha Osuuspankin verkkolaskuosoite että tämä haluttu uusi Aktian verkkolaskuosoite ovat Verkkolasku- ja skannausosoitteet -näkymällä ja sopimukset pankin kanssa ovat voimassa (kummallakin välittäjänä Accountor Finagon Procountorin web services -kanavan tunnus), voidaan tehdä vanhalle, siirretylle laskuttajailmoitukselle muutosilmoitus.
Muutosilmoitus tehdään valitsemalla aktiiviseksi vanha Osuuspankin verkkolaskuosoitteen rivi ja klikkaamalla Laskuttajailmoitus > Muokkaa.
Tällä muutosilmoituksella voidaan valita uusi verkkolaskuoperaattori ja -osoite eli Aktian osoitteen tiedot. Pankin vaihdoksesta laskuttajailmoitukselle löytyy myös oma erillinen ohje, tämän linkin kautta, kohta "KULUTTAJAVERKKOLASKUTUKSEN VAIHTAMINEN TOISESTA PANKISTA TOISEEN". Kyseiseen ohjeeseen on syytä perehtyä huolella sellaisessa tapauksessa, kun vaihdetaan laskuttajailmoitukselle verkkolaskuoperaattori- tai -osoite.
Huomioitavaa on, että jotta vaihdos onnistuu, tulee siis tuon vanhan että uuden verkkolaskuosoitteen olla pankeissa voimassa ja kummankin verkkolaskuosoitteen tulee olla syötettynä Procountoriin.
Ylermi Yrittäjän tulee lopuksi olla vielä pankkiin yhteydessä ja varmistaa, onnistuiko muutosilmoituksen teko. Mikäli muutos on mennyt onnistuneesti läpi, poistaa Ylermi vanhan Osuuspankin verkkolaskuosoitteen Procountorista ja voi kokonaan irtisanoa vanhan pankin osoitteen.
Vaihtoehto B:
Jos vanhassa järjestelmässä tämä on mahdollista, voisi verkkolaskuoperaattorin ja -osoitteen vaihdoksen tehdä jo valmiiksi vanhassa järjestelmässä laskuttajailmoitukselle. Tämä muutos tehtäisiin siis jo ennen kuin Procountorissa tehdään mitään.
Sitten, kun verkkolaskuoperaattori ja -osoite on vaihdettu laskuttajailmoitukselle, sopii Ylermi Yrittäjä Aktian kanssa, että Aktian verkkolaskutussopimukselle muutetaan aineiston hoitajaksi Accountor Finagon Procountorin web services -kanava. Aktialla vaihtoehtoja on vain yksi, 13005487.
Yritys voi sen jälkeen syöttää uuden eli Aktian verkkolaskusoitteen Procountoriin Verkkolasku- ja skannausosoitteet -näkymälle Lisää rivi -painikkeesta.
Tämän jälkeen voidaan siirtää myös Procountoriin tämä olemassa oleva laskuttajailmoitus sekä vanhat vastaanottoilmoitukset.
Olemassa olevan laskuttajailmoituksen sekä vastaanottoilmoituksen siirtämisestä on olemassa oma ohjesivunsa, joka löytyy tämän linkin kautta. Kyseiseen ohjeeseen on syytä perehtyä huolella sellaisessa tapauksessa, jossa siirretään vanha aktiivinen laskuttajailmoitus Procountoriin. Laskuttajailmoituksen lisäksi myös vanhat vastaanottoilmoitukset siirretään ohjeen mukaisesti.
Vanhan pankin verkkolaskuosoitteen voi irtisanoa, sitä ei tarvita Procountorissa mihinkään nyt tässä tapauksessa, kun operaattori vaihdettiin jo vanhan järjestelmän puolella.
Tässä B-vaihtoehdossa oletuksena olisi, että yrityksellä on jo olemassa se toinen verkkolaskuosoite ja verkkolaskuoperaattori mikä laskuttajailmoitukselle halutaan päivittää. Jos tätä toista verkkolaskuosoitetta ei vielä ole, voi toki tämän tilata pankista, mutta jotta vanhassa järjestelmässä voi tehdä pankkioperaattorin vaihdoksen laskuttajailmoitukselle, voi tämä vaatia sen, että aineiston hoitajaksi on sopimuksella määritelty se vanha järjestelmä/ vanhassa järjestelmässä käytössä oleva tunnus. Tarvittaessa suositellaan yritystä kuitenkin keskustelemaan vanhan järjestelmän toimittajan sekä pankin kanssa tästä itse.
Vaihtoehto C:
Irtisanotaan vanhan järjestelmän kautta vanha laskuttajailmoitus siten, että se ei ole voimassa enää ollenkaan. Tehdään sitten Procuntorissa aivan uusi laskuttajailmoitus.
Jotta tämä vaihtoehto toimii, tulee Ylermi Yrittäjän olla aluksi joko vanhan järjestelmän toimittajaan ja sopia heidän kanssa miten laskuttajailmoitus poistetaan. Tai sitten sopia tästä vanhan pankkioperaatorin kanssa. Tämän jälkeen Ylermi on yhteydessä uuteen operaattoriin Aktiaan ja pyytää määrittelemään Aktiassa aktiivisen verkkolaskuosoitteen verkkolaskusopimukselle aineiston hoitajaksi Accountor Finagon Procountorin web services -kanavan. Aktialla vaihtoehtoja on vain yksi, 13005487.
Käydään sitten tallentamassa tämä verkkolaskuosoite Procountoriin Verkkolasku- ja skannausosoitteet -näkymälle Lisää rivi -painikeesta. Kun verkkolaskuosoite on täydennetty ja sopimus verkkolaskutuksesta ok, käydään tekemässä uusi laskuttajailmoitus kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku- ja skannausosoitteet > Laskuttajailmoitus > Uusi.
Oma pankki välittää laskuttajailmoituksen eteenpäin muihin pankkeihin ja Kuluttajaverkkolasku/suoramaksu-asiakkaiden tulee tehdä uudet vastaanottoilmoitukset juuri tähän laskuttajailmoitukseen liittyen. Nämä tulee Ylermi Yrittäjän sitten kohdistaa Procountorissa kohdassa Rekisterit > Liikekumppanit > Vastaanottoilmoitukset asiakasrekisteriin.
Vanhan verkkolaskuosoitteen voi hyvin irtisanoa jo silloin, kun siihen liittyvä laskuttajailmoitus on poistettu onnistuneesti käytöstä. Vanhaa verkkolaskuosoitetta ei tässä tapauksessa tarvita Procountorissa mihinkään, kun uusi laskuttajailmoitus tehdään jo uudesta osoitteesta.
Huomioitavaa:
Sekä A että B -vaihtoehdoissa, kun laskuttajailmoitus itsessään säilyy, sen tietoja vain hieman muutetaan, ei asiakkaiden tarvitse tehdä mitään, jos vanhat vastaanottoilmoitukset ovat ladattavissa ja siirrettävissä vanhasta järjestelmästä Procountoriin. Jos siirtoa ei voida tehdä, tulee vastaanottoilmoitukset tehdä uudelleen eli asiakkaiden tulee tehdä pankissa e-laskusopimus uudelleen.
Jos tilataan pankista ihan uusi verkkolaskuosoite, kannattaa pankkiin olla vielä yhteydessä ja varmistaa, että verkkolaskusopimus kattaa sekä yritysten laskutuksen, että kuluttajaverkkolaskutuksen ja suoramaksut. Välillä pankit saattavat esimerkiksi aktivoida vain yritysten väliset verkkolaskut tai sitten pelkästään kuluttajaverkkolaskutuksen ja suoramaksu -ominaisuuden. Kaikki kolme ominaisuutta tulee mahdollistaa verkkolaskusopimuksessa.
Pankeille on hyvä antaa muutama päivä aikaa esimerkiksi verkkolaskusopimuksen aktivoimiseen, tai laskuttajailmoituksille tehtyjen muutosten käsittelyyn. Jos esimerkiksi vaihdetaan pankkioperaattori olemassa olevalla laskuttajailmoituksella muutosilmoituksella toiseksi, pankissa voi mennä pari-kolme pankkipäivää tämän muutosilmoituksen käsittelyyn. Tarvittaessa pankki voi antaa lisätietoja tähän liittyen.