Teppo Työntekijä haluaa saada listauksen toimittajista jonka laskuja hän asiatarkastaa ja hyväksyy. Hän tietää että toimittajia on toimittajarekisterissä niin paljon, että kunkin toimittajan tietojen avaaminen yksitellen veisi liikaa aikaa. Mitä keinoja tiedon saamiseen on?
Ratkaisu:
Procountorista ei saa suoraa listausta toimittajittain, jossa näkyisi toimittajan tietoihin toimittajarekisterissä määritelty oletusasiatarkastaja ja -hyväksyjä. Ohjelmassa on kuitenkin keinoja saada tieto siitä kenen toimittajien laskuille kyseinen käyttäjä on asetettu asiatarkastajaksi tai hyväksyjäksi sekä siitä, kuka käyttäjä asiatarkastuksen tai hyväksynnän on todellisuudessa tehnyt.
Jos halutaan hakea laskut joille käyttäjä on merkittynä asiatarkastajaksi tai hyväksyjäksi, eli käytännössä laskut jossa käyttäjä on merkittynä laskun Hyväksymiskierron tiedot -osiossa Laskun asiatarkastaja tai Laskun hyväksyjä -kenttiin, niin tämä tehdään Haku > Laskujen hyväksymiskierto -näkymällä. Siellä kirjoitetaan Tarkastaja/Hyväksyjä -kenttään käyttäjän nimi, valitaan tositelajit, rastitaan tilaksi kaikki vaihtoehdot ja jätetään päivämääräkentät tyhjiksi.
Hakutuloksiin tulee tämän myötä laskut, joille tämä käyttäjä on merkitty asiatarkastajaksi tai hyväksyjäksi. Hakutulokset saa vietyä esimerkiksi exceliin painamalla hakutulosten päältä hiiren oikealla painikkeella > Avaa Excel. Siellä ne voi järjestää toimittajan nimen mukaan, jolloin nähdään tilanne toimittajittain.
Tämä tapa on siis nähdä tilanne niin kuin se on laskuille merkitty. Jos yrityksellä on tapana muuttaa asiatarkastaja ja hyväksyjä jostain syystä laskulle erilaiseksi kuin mitä toimittajan tiedoissa on, niin tämä ei toki kerro sitä mitä on asetettu toimittajan tiedoissa.
On myös hyvä tiedostaa että laskun on voinut asiatarkastaa tai hyväksyjä joku muukin käyttäjä kuin mitä laskulle on määritelty. Jos sen vuoksi halutaan edellisen vaihtoehdon sijaan hakea listaus laskuista jossa kyseinen käyttäjä on todellisuudessa tehnyt asiatarkastuksen tai hyväksynnän (huolimatta siitä mitä käyttäjiä laskulle on merkitty), tulisi toimia näin:
Mennään Haku > Tositteiden haku, jossa määritellään laskujen päivämääräväli, valitaan tositelajiksi ostolasku ja tilaksi rastitaan kaikki. Sitten painetaan Tarkennettu haku, jossa Laskun tapahtumatiedot -osiossa valitaan Laskun tapahtumatiedon tyyppi -valikosta Asiatarkastus tai Hyväksyntä (molempia ei saa valittua kerralla eli samalle käyttäjälle joudutaan tekemään kaksi hakua) ja alla olevaan Tapahtuman tekijä -kenttään kirjoitetaan käyttäjän nimi. Hakutuloksiin tulee laskut, jotka tämä käyttäjä on oikeasti asiatarkastanut tai hyväksynyt, huolimatta siitä mitä laskulle on määriteltynä.
Hakutulokset saa vietyä esimerkiksi exceliin samalla tavalla kuin äskeisessäkin esimerkissä ja järjestettyä toimittajan nimen mukaan siellä.